راهکارهای افزایش تمرکز کارکنان – مدیریت منابع انسانی
همه ما با مشکل بی‌تمرکزی در محیط کار روبرو بوده و یا هستیم. ممکن است شما هم شنیده و یا تجربه کرده باشید که مدیران راه دور نمی‌توانند به خوبی مدیرانی که در محل کار حاضر هستند، کارکنان خود را مدیریت کنند. همچنین با حضور نداشتن مدیران در محیط کار، میزان عملکرد کارکنان تا حد زیادی کاهش می‌یابد زیرا کسی نیست که روی کار آن‌ها نظارت داشته باشد و آن‌ها هم به راحتی تمرکز خود را از دست می‌دهند. متاسفانه حضور فیزیکی مدیر و یا رييس مستقیم، تا حدی منجر به افزایش تمرکز کارکنان می‌شود. در غیر این‌صورت چه چیزی بهتر از بحث در مورد سکه و دلار و ماشین و زمین…!!
حضور فیزیکی مدیر و یا رييس مستقیم، تا حدی منجر به افزایش تمرکز کارکنان می‌شود. اما آیا باید تا آخر عمر کاری خود مانند یک سر عمله بالای سر کارکنان باشیم؟
به هر ترتيب قرار نیست که ما تا آخر عمر کاری خود مانند یک سر عمله بالای سر کارکنان باشیم و آن‌ها هم از ترس حضور ما کار کنند. وانگهی در لایه‌های مدیریتی که سرعمله! وجود ندارد باید مکانیزمی برای افزایش تمرکز کارکنان در همه لایه‌های سازمان داشته باشیم. ما باید لذت کار آگاهانه و هوشمندانه و متمرکز را ابتدا در لایه‌های مدیریتی بچشیم و آن را به سایر همکاران معرفی کنیم. حتی بی‌تعارف باید بگوییم که کار از لذت بردن و یا نبردن گذشته است. تا حد زیادی این روزها حیات و زندگی سازمان‌های ما در گرو کار هوشمندانه و متمرکز است. چرا که:
همه مانند سازمان‌های دولتی روی چاه نفت ننشسته‌اند که بخواهند بدون کار کردن نیز درآمدی خوب داشته باشند. همه هم که ژن خوب ندارند! این روزها برای ادامه حیات سازمان بیش از هر چیز باید به طور آگاهانه و بهره‌ور تلاش کنیم. تا این‌جا شد شبیه سخنرانی‌های مدیران دولتی که زیاد می‌گویند باید این کار را انجام دهیم و نباید آن کار را انجام دهیم و بعد هم همه چیز فراموش می‌شود. برای این‌که بخواهیم یک پیشنهاد عملی برای افزایش تمرکز کارکنان و بهره‌وری و اثربخشیشان داشته باشیم، این مطلب را با بحث در مورد افزایش تمرکز کارکنان ادامه می‌دهیم. چرا که یکی از پارامتر‌های مهم بهره‌وری و اثربخشی کار وجود تمرکز در انجام وظایف است.
روش‌هایی مؤثر برای افزایش تمرکز کارکنان
ما با کمی جست‌و‌جو و البته با بهره‌گیری از تجربیات خود، راهکارهایی را برای افزایش تمرکز کارکنان پيشنهاد می‌کنیم. به شرط این که بعد از خواندن این مطلب، از وب‌گردی در اینترنت و ولو شدن در این سایت و آن سایت دست بردارید و برای آن سازمان بیچاره‌ای که در آن مشغول هستید دو ریال دهل بزنید!!
۱- سامان‌دهی محیط کار برای افزایش تمرکز کارکنان
محققان دریافته‌اند که داشتن یک محیط کاری تمیز و منظم نه تنها باعث افزایش بهره‌وری شما می‌شود بلکه به شما کمک می‌کند که از فکر کردن به موارد غیر مرتبط دوری کنید و بتوانید تصمیمات بهتری بگیرید. یکی از بهترین کارها برای ایجاد یک محیط کاری تمیز و منظم، استقرار نظام ۵S می‌باشد. ما متخصص نظام ۵S نیستیم اما اگر کمک خواستید می‌توانیم افراد خبره‌ای را در این زمینه به شما معرفی کنیم. علاوه بر فضای فیزیکی محیط کار، فضای کاری دیجیتال هم بسیار مهم است. زیرا:
امروزه یکی از معضلات جدی سازمان‌ها، صرف وقت کارکنان برای استفاده از شبکه‌های اجتماعی و سایت‌های مختلف می‌باشد. شاید برخی احساس کنند که با فیلترینگ سایت‌های مختلف می‌توانند مراجعه به این سایت‌ها را کم کنند. زهی خیال باطل! با استفاده از انواع فیلترشکن‌های این روزها هیچ سایتی فیلتر نيست. در نهایت افراد از تلفن همراه خود برای پرسه‌زنی به ایسنتاگرام و تلگرام و … استفاده می‌کنند. حواس پرتی دیجیتال بسیار خطرناک و دردسر ساز است.
گلوریا مارک که بر روی حواس‌پرتی ناشی از تکنولوژی دیجیتال کار می‌کند می‌گوید:
یک کارمند معمولی در مقابل حواس‌پرتی‌های ناشی از انواع تکنولوژی‌های دیجیتال در اطرافش، تنها می‌تواند ۳ دقیقه مقاومت کند و تمرکز خود را حفظ نماید و بدتر این‌که زمانی که حواسش پرت می‌شود به طور میانگین ۲۳ دقیقه طول می‌کشد تا بتواند به کاری که در حال انجام آن بود بازگردد و مجدداً روی آن تمرکز کند.
متاسفانه روند حواس‌پرتی در جهان مدام در حال بدتر شدن است و راه حل آن تلاش بر روی اراده و یا وضع مقررات نیست.
ما حواس‌پرتی را انتخاب می‌کنیم چون بسیار راحت‌تر از کاری است که باید انجام دهیم.
هر چند که سامان‌دهی فیزیکی محیط کار تا حدی باعث افزایش تمرکز کارکنان و بهره‌وری آن‌ها می‌شود، اما برای سامان‌دهی دیجیتال محیط کار بیش از پيش باید از مکانیزم‌های نرم و تا حدی درونی استفاده کرد. اگر شما می‌خواهید کارکنانتان تمرکز بالاتری داشته باشند، باید عاملی را به وجود آورید که پرت شدن حواس را برای آن‌ها دشوار کند زیرا به صورت ناخودآگاه این موضوع بسیار آسان و سریع اتفاق می‌افتد.
۲- اولویت بندی فعالیت‌ها برای افزایش تمرکز کارکنان
آیا برای شما هم پیش آمده است که کل روزتان را کار کنید ولی حس کنید که هیچ کار مهمی را انجام نداده‌اید؟
به یاد داشته باشید که کارکنان شما نیز از این وضعیت مستثنی نیستند.
مشکل اینجاست که اکثر افراد هنگامی که در محیط کارشان حاضر می‌شوند تعداد بسیار زیادی فعالیت وجود دارد که می‌توانند به آن‌ها بپردازند. در این مواقع باید مدام بین فعالیت‌های مختلف در حال جابجایی باشند. واقعیت اینجاست که در این شرایط هیچ وقت فرصت انجام کارهای اساسی که نیازمند فکر و تمرکز است به وجود نمی‌آید و شما و همکارانتان شما انرژی‌تان را با انجام کارهای بی‌اهمیت هدر می‌دهید.
بنابراین باید:
- اهداف اصلی‌تان را تعیین کنید
- و سپس فعالیت‌هایی را به کارکنان اختصاص دهید که مهمترین اهداف را برآورده می‌کنند.
با این روش از سردرگمی نجات می‌یایید و روی انجام فعالیت‌های مهم تمرکز خواهید داشت.
3- استراحت‌های دوره‌ای برای افزایش تمرکز کارکنان
استراحت‌های دوره‌ای یک راه عالی برای همه است که بتوانند به ذهنشان استراحت دهند و تجدید نیرو کنند. با این وجود موضوعی هم در ارتباط با استراحت‌های بیش از حد وجود دارد که بیان می‌کند: «توقف‌های مکرر بین کار اغلب منجر به تأخیر می‌شود زیرا هر چیزی که در ارتباط با آن زیاده‌روی شود تأثیرات خوبی نخواهد داشت.»
تحقیقات نشان می‌دهد که افرادی که بالاترین بهره‌وری دارند بدین صورت عمل می‌کنند که پس از هر ۵۲ دقیقه کار، ۱۷ دقیقه استراحت می‌کنند. با استفاده از این روش، تمرکز کارکنان در آن ۵۲ دقیقه تقریباً ۱۰۰% خواهد بود. فکر می‌کنم که شما در آن ۱۷ دقیقه هستید که خود را مشغول به مطالعه این مطلب کرده‌اید. نگران نباشید و هنوز فرصت مطالعه ادامه مطلب را دارید!
۴- تعیین مهلت انجام برای کار برای افزایش تمرکز کارکنان
چه بخواهیم و چه نخواهیم همه ما به نحوی افراد دقیقه نود هستیم. این موضوعی است که در دنیا نیز به آن سندروم دانش‌آموزی گفته می‌شود. یعنی هر چقدر هم که وقت داشته باشیم کار را به آخرین لحظات فرصت انجام آن موکول می‌کنیم و عجیب که در این شرایط نیز همه کارهای زائد را کنار می‌گذاریم و در همان لحظات آخر بسیار متمرکز به انجام کار می‌پردازیم. وقت آن رسیده که از این تهدید! به عنوان یک فرصت استفاده کنیم و برای انجام کارهای خود و سایر کارکنان مهلت انجام تعریف کنیم! و میزان تاخیر در کارها را به عنوان عوامل منفی بهره‌وری و در صورت لزوم جریمه در نظر بگیریم. بسیار به جا خواهد بود که انجام پس از موعد یک کار به عنوان یک هنجار بد تعریف شود.
تعریف هنجار و فرهنگ در هر سازمانی یکی از ابزار مهم مدیریت می‌باشد. به عنوان نمونه ما در بهساد پوشیدن کفش و بو گرفتن پا را به عنوان یک رفتار نا پسندیده تعریف کرده‌ایم که جزء مقررات نیز نمی‌باشد. صندل شیک و جوراب تمیز امروز جزئی از فرهنگ و هنجار ما است که با استمرار به دست آمده است. این فرهنگ را در مورد دروغ نگفتن، عدم چاپلوسی و خبرچینی نیز داریم. با تکرار و بحث عمومی در مورد خیلی موضوعات می‌توان فرهنگ را تعریف کرد. در مورد تاخیر نداشتن نیز این موضوع صادق است.
۵- شفافیت برای افزایش تمرکز کارکنان
صادقانه بگویم که گاه به فضای مجازی از جمله توییتر و فیس‌بوک عادت بدی پیدا می‌کنم. مثل یک مخدر در ذهن می‌آید که باید به آن‌ها سر بزنم. خب همه ما می‌دانیم که این کار قاتل تمرکز، بهره‌وری، اثربخشی و به طور مطلق ناپسند و بد است و باز هم همه می‌دانیم که همه ما کارهای بدمان را در خفا انجام می‌دهیم و دوست نداریم که کسی از آن‌ها خبر داشته باشد. پس شاید زمان آن رسیده که همه ما اعم از مدیران و سایر همکاران، مانیتورها را پشت به دیوار و رو به همه قرار دهیم و در اتاق‌های شیشه‌ای بنشینیم تا همه به کار ما و نحوه کار کردن ما نظارت داشته باشند.
شفافیت یکی از عوامل مهم سلامت است:
در بهساد هم دیوار شیشه‌ای وجود دارد و هم این‌که مانیتور هم زاویه بسته‌ای برای دیده نشدن در اولین نگاه ندارند. به طور مشخص در مورد خود زمانی که خود را در معرض نظارت سایر همکاران قرار داده‌ام از کارآیی و بهره‌وری بیشتری برخوردار بوده‌ام.
۵- گزارش به خود و دیگران برای افزایش تمرکز کارکنان
غافل بودن از احوال خويشتن بودن به منزله ریختن هر روز بخشی از عمر در جوی آب است که نمی‌دانیم به کدام باتلاق و رودخانه سرازیر شده است.
برای پرهیز از غفلت:
«مرور هر روز خود» یک عادت و ابزار بسیار بسیار مهم است.
ما باید در پایان هر روز کاری از خود بپرسیم که آن روز را با عمر خود چه کرده‌ایم و این حق را باید دیگران نیز در محل کار ما داشته باشند که بدانند به عنوان یک همکار برای چه کاری حقوق میگیریم و از منابع سازمان مصرف می‌کنیم. با ارائه گزارش به خود و دیگران می‌توانیم بیش از پيش با نقاط ضعف خود آشنا شویم و در جهت بهبود خود حرکت کنیم. وجود یک ژورنال و دفترچه از عملکرد ما که به تفکیک هر روز نوشته شده است، می‌تواند بهبودهای شگرفی را در ما و سازمان ما به وجود بیاورد.
اگر عملکرد ما خوب و درست نیست، راه اصلاح آن پنهان کردن آن از دیگران نيست. گرچه دیگران هم نباید از عملکرد دارای نقص ما به عنوان ابزار سیاسی استفاده کنند، اما این ما هستیم که بر اساس وجدان خود باید با گزارش‌دهی ابتدا به خود و بعد به دیگران مبنای اصلاح خود را فراهم آوریم. افراد به طور ذاتی سعی در بهبود آن چیزی دارند که در معرض مشاهده دیگران است. برای همین است که هیچ کس با پیژامه و زیرپوش به محل کار خود مراجعه نمی‌کند!
چنان‌چه بدانیم که هر روز قرار است حتی فقط به خود حساب پس دهیم، آن‌گاه بیشتر مراقب لحظه‌هایمان خواهیم بود. این فرآیند منجر به ایجاد تمرکز و بهره‌وری و اثربخشی در کار خواهد شد.
ما در بهساد با استفاده از سامانه تایم شیت و مدیریت پروژه بهتایم پيشرفت زیادی در جهت ایجاد تمرکز و افزايش اثربخشی فعالیت‌های خود داشته‌ایم چرا که:
- با بهتایم، به برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی کارهایمان می‌پردازیم و آن را هر روز صبح پيش از شروع کار مرور می‌کنیم.
- برای بسیاری از کارهای خود مهلت انجام تعیین می‌کنیم و تاخیرها را اندازه‌گیری می‌کنیم.
- همه افراد بدون استثنا موظف به ثبت عملکرد و گزارش کار روزانه خود در سامانه هستند.بنابراین:
با ایجاد یک فرآیند خود نظارتی و نظارت همگانی، به بهبود عملکرد خود کمک کرده‌ایم.
پيشنهاد می‌کنیم شما نیز بهتایم را امتحان کنید.