تعریف اهمال کاری و راه‌های مقابله با آن

اهمال کاری

اهمال کاری (procrastination) به شکل‌های زیادی خود را نشان می‌دهد. زمانی که تصمیم می‌گیریم یک کار را انجام دهیم، دلایل بی‌پایانی برای به تعویق انداختن آن و اهمال کاری پیدا می‌کنیم. ممکن است کارهایی را که حتی می‌توانیم به آسانی آنها را از فهرست کارهایمان حذف کنیم، در اولویت قرار دهیم. مثلاً به ایمیل‌ها پاسخ دهیم و کارهای بزرگ و پیچیده خود را به یک روز دیگر موکول کنیم. می‌توانیم از کارهایی که واقعاً مهم هستند اجتناب کنیم و با این حال هنرمندانه مشغول به نظر برسیم و احساس کنیم که موثر هستیم.

اهمال کاری
اهمال کاری

چرا اهمال کاری می‌کنیم؟

به گفته Ned Hallowell، روانپزشک و نویسنده 12 کتاب، از جمله عوامل حواس پرتی، اهمال کاری اغلب نشانه‌ای از میزان مشغله ماست. او می‌گوید: «ما کارها را به تعویق می‌اندازیم، زیرا کارهای زیادی برای انجام دادن داریم و تمایل داریم از انجام دادن کارهایی که دوست نداریم طفره برویم.‌»

Teresa Amabile، استاد مدیریت بازرگانی در مدرسه بازرگانی هاروارد و یکی از نویسندگان کتاب اصل پیشرفت، می‌گوید: «بسیاری از مردم اهمال کاری می‌کنند، زیرا از سختی کاری که از آن اجتناب می‌کنند، می‌ترسند.»

Hallowell می‌گوید: «به تعویق انداختن کار باعث از بین رفتن آن نمی‌شود. انجام دادن آن، این کار را می‌کند.‌»

به گفته Piers Steel، نویسنده کتاب معادله تعویق، حدود 95 درصد از مردم معترفند که اهمال کاری کرده و کارهایشان را به تعویق می‌اندازند.

Tim Pychyl، نویسنده کتاب حل معمای اهمال ‌کاری، در مورد پدیده به تعویق انداختن کارها و اهمال کاری می‌گوید: این پدیده یک واکنش کاملاً احساسی به کاری است که نمی‌خواهیم انجام دهیم. هر چه بیشتر از یک کار بیزار باشید، احتمال به تعویق انداختن آن بیشتر است.

Pychyl در تحقیقات خود هفت عامل را که باعث می‌شوند از یک کار بیزار باشیم، شناسایی کرده است. اگر کارهایی را که به تازگی به تعویق انداخته‌اید، به یاد بیاورید، احتمالاً متوجه خواهید شد که آن کار بسیاری از ویژگی‌هایی را که Pychyl کشف کرده است، دارد:

  • خسته‌کننده است.
  • ناامید کننده است.
  • دشوار است.
  • مبهم است.
  • بدون ساختار مشخص است.
  • سرگرم‌کننده و رضایت بخش نیست.
  • فاقد معنای شخصی است.

به طور کلی، مشکل این است که مغز ما طوری برنامه‌‎ریزی شده که اهمال کاری کند. همه ما تمایل داریم با وظایفی سروکار داشته باشیم که زود نتیجه بدهند. دلیلش این است که دیدن نتایج فوری برای ما ملموس‌تر است.

راهکارهای مقابله با اهمال کاری:

تجسم کنید که تکمیل آن کار چقدر عالی خواهد بود.

محققان کشف کرده‌اند که اگر به مردم عکس‌های سالخورده دیجیتالی از خودشان را نشان دهیم، احتمال بیشتری دارد که برای بازنشستگیشان پس‌انداز ‌کنند. چرا؟ زیرا این کار باعث می‌شود آینده خودشان را واقعی‌تر احساس کنند و مزایای پس‌انداز برای آینده برایشان روشنتر شود.

وقتی یک نسخه از این تکنیک را برای هر کاری که از آن اجتناب کرده‌ایم به کار ببریم یعنی لحظه‌ای را برای ترسیم یک تصویر ذهنی واضح از مزایای انجام آنها صرف کنیم، ممکن است انگیزه کافی برای انجامشان را پیدا ‌کنیم. بنابراین، اگر تماسی وجود دارد که از آن اجتناب می‌کنید یا ارسال ایمیلی را به تعویق می‌اندازید، با تصور احساس رضایتمندی که پس از انجام آن به دست می‌آورید، یا شاید هم احساس آرامشی که با انجامش در چهره یک نفر می‌بینید، به مغزتان کمک کنید.

برای انجام کار پاداش مشخص کنید.

ما اغلب اهمال کاری می‌کنیم، زیرا پاداش انجام یک تکلیف خاص خیلی دور به نظر می‌رسد. ReginaConti، استاد روانشناسی در دانشگاه Colgate‌، پرداخت مالیات را مثال می‌زند. ممکن است شخصی بخواهد مالیات‌های خود را پرداخت کند تا از مجازات‌های قانونی عدم انجام این کار جلوگیری کند، اما از آنجایی که این مجازات‌ها در آینده دور هستند و پرداخت مالیات هم کاری خسته‌کننده است، انگیزه زیادی برای شروع کار نخواهد داشت. او می‌گوید برای اینکه یک کار فوری‌تر به نظر برسد، روی پاداش‌های کوتاه‌مدت، تمرکز کنید. یا اگر وجود ندارد، خود آن را اضافه کنید. مثلا اینکه پس از اتمام کار، با خوردن یک لیوان قهوه یا گپی کوتاه با همکارتان از خود پذیرایی کنید.

به انجام آن کار متعهد شوید.

اینکه به مردم بگوییم می‌خواهیم کاری را انجام دهیم، می‌تواند جذابیت انجام آن را تقویت کند، زیرا سیستم پاداش مغز به جایگاه اجتماعی اهمیت زیادی می‌دهد. تحقیقات نشان داده اینکه در نظر دیگران حتی غریبه‌ها محترم باشیم، برای ما بسیار مهم است. ما دوست نداریم که دیگران ما را به عنوان فردی احمق یا تنبل بشناسند. بنابراین اگر بگوییم گزارش را تا پایان روز برایتان ارسال می‌کنم، تمایل به حفظ احترام اجتماعی، ما را برای انجام گزارش ترغیب می‌کند.

 برای خود سررسید تعیین کنید.

یکی از ساده‌ترین کارهایی که می‌توانید انجام دهید این است که برای هر بخش از یک کار، یک زمان‌بندی با سررسید مشخص ایجاد کنید. Amabile توصیه می‌کند:

«به محض دریافت پروژه، آن را به چند بخش قابل مدیریت که می‌توانید به ترتیب تکمیلشان کنید، تقسیم کنید و برای هر بخش سررسید تعیین کنید.» او می‌گوید: «‌هر روز روی قسمت کوچکی از بخش بعدی کار کنید تا بتوانید آن را کم کم به پایان برسانید.»

این “پیروزی‌های کوچک” به حس پیشرفت شما کمک می‌کنند.

درباره ساختار شکست کار و تقسیم پروژه به کارهای قابل مدیریت بیشتر بخوانید.

پیاده‌سازی ساختار شکست کار برای جلوگیری از اهمال کاری
پیاده‌سازی ساختار شکست کار برای جلوگیری از اهمال کاری

با جنبه منفی اهمال کاری روبرو شوید.

تحقیقات نشان داده که ما به طرز عجیبی از ارزیابی درست وضعیت موجود بیزاریم. در حالی که مزایا و معایب انجام دادن یک کار جدید را می‌سنجیم، کمتر اتفاق می‌افتد که مزایا و معایب انجام ندادن آن را در نظر بگیریم. سوگیری حذف (omission bias) اغلب ما را به نادیده گرفتن برخی از مزایای آشکار انجام دادن کارها سوق می‌دهد.

به بیانی بسیار ساده، از نگاه عموم مردم «انجام دادن یک کار غلط»، زشت‌تر و غیراخلاقی‌تر از «انجام ندادن یک کار درست» است، حتی وقتی که نتیجه هر دو به یک اندازه زیان‌بار باشد. برای مثال تصور کنید که امین قرار است فردا در برابر رقیبش مسابقه بدهد و حالا هر دو در رستوران آماده سفارش غذا هستند. امین می‌داند که رقیبش به یک ماده غذایی آلرژی شدید دارد. دو سناریو داریم:

  • امین غذایی را سفارش می‌دهد که در آن ماده آلرژیک هست.
  • رقیب او نادانسته غذایی را سفارش می‌دهد که ماده آلرژیک در آن هست. اما امین سکوت کرده و به او چیزی نمی‌گوید

کدام کار غیراخلاقی‌تر است؟ در نگاه عموم مردم گزینه یک.

فرض کنید مرتبا آماده شدن برای یک جلسه را به تعویق می‌اندازید، با کارهای هیجان انگیزتر وسوسه می‌شوید و بنابراین به خود می‌گویید فردا یا پس فردا هم می‌توانید آن را انجام دهید. اما اگر خود را مجبور کنید که به جنبه منفی به تعویق انداختن آن فکر کنید، و متوجه ‌شوید که فردا برای دریافت نظراتی که واقعاً از همکاران نیاز دارید، دیر است و حتی اگر همین حالا هم شروع به کار کنید، 50% شانس این را دارید که به موقع به این نظرات برسید، ممکن است خیلی سریع دست به کار شوید.

مرحله اول را شناسایی کنید.

 گاهی اوقات کاری که از آن اجتناب می‌کنیم ما را به وحشت می‌اندازد. به عنوان مثال شاد «یادگیری زبان فرانسه» را در لیست کارهای خود داشته باشیم، اما چه کسی می‌تواند انجام چنین کاری را برای برنامه عصر خود در نظر بگیرد؟

راه حل در اینجا این است که کارهای بزرگ را به مراحل کوچکی تقسیم کنید که به نظر سخت نمی‌آیند. حتی بهتر از آن: کوچکترین قدم اول را شناسایی کنید، چیزی که آنقدر آسان است که حتی مغز متعصبتان هم متوجه می‌شود که مزایای انجام آن، بیشتر از هزینه‌های تلاش است. بنابراین به جای «یادگیری زبان فرانسه»، ممکن است تصمیم بگیرید «به دوستتان ایمیل بزنید و در مورد یادگیری زبان فرانسه راهنمایی بخواهید». دستیابی به چنین هدف کوچکی، انگیزه بیشتری برای برداشتن گام کوچک بعدی در شما ایجاد می‌کند.

برای مقابله با اهمال کاری اولین قدم را به یک پاداش گره بزنید.

 اگر آن گام کوچک را به کاری که واقعاً مشتاق انجام آن هستیم مرتبط کنیم، می‌توانیم هزینه تلاش را حتی کوچک‌تر کنیم. به عبارت دیگر، وظیفه‌ای را که از آن اجتناب می‌کنیم به کاری که از آن اجتناب نمی‌کنیم، گره بزنیم. به عنوان مثال اگر به خود قول دهید که یک کار دشوار را در یک کافه خوب و همراه با نوشیدنی مورد علاقه خود انجام دهید، ممکن است برای انجام آن انگیزه بگیرید.

برای جلوگیری از اهمال کاری انجام کارها را به پاداش گره بزنید.
برای جلوگیری از اهمال کاری انجام کارها را به پاداش گره بزنید.

موانع پنهان را بردارید.

گاهی اوقات متوجه می‌شویم که به طور مرتب سراغ یک کار می‌رویم و تمایلی به برداشتن اولین قدم نداریم. صدای کوچکی در سرمان می‌شنویم که می‌گوید: «آره، ایده خوبی است، اما . . . نه.» در این مرحله، ما باید از آن صدا سؤالاتی بپرسیم تا بفهمیم چه چیزی واقعاً باعث می‌شود که این کار در نظرمان اقدامی ناخوشایند باشد. با حوصله از خود چند سوال «چرا» بپرسید:

«چرا انجام این کار سخت است؟» و «چرا اینطور است؟»

تا موانع به سرعت ظاهر شوند. اغلب، مسئله این است که انگیزه شما در رقابت با یک تعهد دیگر تضعیف می‌شود. به عنوان مثال، فرض کنید برای شما سخت است که هر روز صبح زود هدف گذاری کنید. پرسیدن چند «چرا» ممکن است نشان دهد که این موضوع از تمایلِ به همان اندازه قوی شما برای خوردن صبحانه با خانواده نشات می‌گیرد. با مشخص شدن این علت، می‌توانید راهی برای غلبه بر آن پیدا کنید، مثلا هدف گذاری را شب قبل انجام دهید.

راهنمایی برای هدف گذاری

Hallowell خاطرنشان می‌کند که دو نوع کار وجود دارد که اغلب به تعویق می‌افتد:

  1. کاری که دوست ندارید انجام دهید: این رایج‌ترین علت اهمال کاری است. Hallowell می‌گوید: «شما خوردن دسر مورد علاقه خود را به تعویق نمی اندازید.‌»
  2. کاری که نمی‌دانید چگونه انجامش دهید: زمانی که دانش لازم را ندارید یا مطمئن نیستید که چگونه یک کار را شروع کنید، به احتمال زیاد از آن اجتناب می‌کنید.

هنگامی که علت اهمال کاری و به تعویق انداختن یک کار را شناسایی کردید، می‌توانید این چرخه را بشکنید و از به تعویق انداختن آن در آینده جلوگیری کنید

برای مقابله با اهمال کاری دیگران را درگیر کنید.

یکی از اصولی که Hallowell اغلب تکرار می‌کند این است: «هرگز به تنهایی نگران نباشید.»

 اگر نمی‌دانید چگونه کاری را انجام دهید، کمک بخواهید. برای مشاوره به یک همکار یا دوست قابل اعتماد مراجعه کنید. یا به دنبال نمونه‌‌ی پروژه‌ای باشید که روی آن کار می‌کنید تا به عنوان نقطه شروع از آن استفاده کنید. Conti می‌گوید: «دیگران منبع بزرگی از انگیزه بیرونی هستند. درخواست از یک شخص برای بررسی کارتان می‌تواند با دانستن اینکه او از شما انتظار دارد، مشوق شما باشد.»

نرم افزار بهتایم با کمک به ردیابی کارهای شما و ارسال خودکار گزارش کارتان برای مدیر این کار را برای شما انجام می‌دهد. به رایگان ثبت نام کنید.

برای مقابله با اهمال کاری عادت مناسب ایجاد کنید.

Hallowell می‌گوید: «مردم طوری می‌گویند کارها را به تعویق می‌اندازند که انگار هیچ کنترلی بر روی آن ندارند. در حالی که اینطور نیست و وقتی که این شرایط را تغییر دهند، به خودشان افتخار خواهند کرد.‌»

Hallowell می‌گوید که او قبلاً زیاد کارها را به تعویق می‌انداخته است، اما به خود آموزش داده که این کار را متوقف کند و می‌گوید این عادتی است که می‌توانید آن را پرورش دهید.

Amabile پیشنهاد می‌کند پیشرفت خود را ردیابی کنید. او می‌گوید: «فقط پنج دقیقه در روز را برای یادداشت‌برداری از پیشرفت‌هایی که به دست آورده‌اید، شکست‌هایی که با آن برخورد کرده‌اید، و کارهایی که ممکن است روز بعد انجام دهید تا پیشرفت بیشتری انجام دهید، صرف کنید.»

بهتایم برای ردیابی زمان استفاده می‌شود، دموی آن را تماشا کنید.

راهکاری برای پرورش عادات مناسب

اصولی در ارتباط با اهمال کاری که باید به خاطر بسپارید.

این کارها را انجام دهید:

  • مشخص کنید کدام کارها را به احتمال زیاد به تعویق می‌اندازید.
  • از سررسیدها برای ایجاد انگیزه برای انجام کارها در یک بازه زمانی خاص استفاده کنید.
  • هنگام رسیدن به نقاط عطف به خود پاداش دهید.

این کارها را انجام ندهید:

  • نباید خودتان را یک اهمال‌کننده بنامید، طوری که انگار بخشی از شخصیت شماست.
  • نباید کارهای سخت را به تنهایی انجام دهید. در عوض از دیگران بخواهید که به شما کمک کنند تا از این دست انداز عبور کنید.
  • نباید سعی کنید یک پروژه را یک روزه به پایان برسانید. در عوض آن را به قطعات کوچکتر و قابل دستیابی تقسیم کنید.

مراجع:

,
نوشتهٔ پیشین
دموی بهتایم
نوشتهٔ بعدی
چک لیست چیست و چگونه تهیه می‌شود؟

2 دیدگاه. ارسال دیدگاه جدید

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

این فیلد را پر کنید
این فیلد را پر کنید
لطفاً یک نشانی ایمیل معتبر بنویسید.

فهرست