اهمیت مدیریت پروژه
طبق نظرسنجی مؤسسه مدیریت پروژه PMI، تنها ۵۸٪ از سازمان‌ها متوجه اهمیت واقعی مدیریت پروژه هستند، و درصد شرکت‌هایی که از شیوه‌های استاندارد مدیریت پروژه استفاده می‌کنند، فقط در حدود ۲۳٪ است.
۱۰ منفعت کلیدی مدیریت پروژه – اهمیت مدیریت پروژه
۱) ارتباطات مداوم
ارتباطات جنبه بسیار مهمی در مدیریت پروژه است که می‌تواند تأثیر بسزایی بر عملکرد یک تیم داشته باشد. یک مطالعه به تحلیل دلایل عدم موفقیت پروژه‌های بخش مالی در انگلیس پرداخت و نشان داد که شکست در ارتباطات، عامل اصلی عدم موفقیت ۵۷٪ از پروژه‌های مورد مطالعه بوده است.
مدیران پروژه با استفاده از ارتباط مداوم باید اطمینان حاصل کنند که کل تیم یک هدف مشترک دارند و برای دستیابی به آن با هم همکاری می‌کنند. به این ترتیب، بهره‌وری و کارآیی کلی تیم نیز بهبود می‌یابد.
۲) تخصیص موثر منابع
بزرگترین منبعی که مدیران پروژه در اختیارشان دارند، اعضای تیم هستند. تیم‌های پروژه شامل افراد با پیشینه متفاوت و از بخش‌های مختلف هستند که ممکن است تعهدات دیگری نیز داشته باشند. از طریق برنامه‌ریزی مناسب پروژه، می‌توانید مطمئن شوید که آنها زمانی که به وجودشان نیاز است، در دسترس هستند.
به طور مشابه، می‌توان منابع دیگر مانند بودجه، ابزارها، ماشین آلات و سایر موارد را به طور مؤثر ساماندهی کرد تا از تأخیر پروژه در هنگام اجرا جلوگیری شود.
۳) بهره‌وری بالاتر
مدیریت پروژه با مولد بودن ارتباط تنگاتنگ دارد. با استفاده صحیح از منابع و ایجاد سیستم کارآمد، یک تیم به راحتی می‌تواند در مدت زمان کمتری کارهای بیشتری انجام دهد و بهره‌وری را افزایش دهد.
۴) بهبود رضایت مشتری
حفظ مشتری نسبت به دستیابی به افراد جدید از اهمیت بیشتری برخوردار است و یک روش تضمین شده در انجام آن، ارائه خدمات بی‌نظیر است. مدیریت پروژه مجموعه‌ای مؤثر از عملیات است که روی کیفیت و کارآیی متمرکز است و طبیعتاً باعث می‌شود که مشتری احساس رضایت کند. این بدان معنی است که این مشتریان در آینده با پروژه‌های بیشتری باز می‌گردند. یک مشتری راضی سازمان شما را به سایر مشتریان بالقوه نیز پیشنهاد می‌دهد، این یعنی بازاریابی رایگان برای شما.
۵) مدیریت ریسک
فرایند مدیریت ریسک یک نکته مهم در فرایند توسعه پروژه است و برای موفقیت پروژه بسیار حیاتی است. بیشتر افراد تمایل دارند همه ریسک‌های موجود را زیر فرش را جارو كنند و گویی که هیچ اتفاقی نیفتاده، روند توسعه را شروع كنند. اما بعدا به آنها ثابت می‌شود که این بزرگترین اشتباه آنها است.
یک مدیر پروژه خوب هرگز خطرات را نادیده نمی‌گیرد، مهم نیست که تأثیر آنها تا چه حد جزئی باشد. هر ریسکی باید در اسرع وقت و به درستی تحلیل و بررسی شود.
۶) بهبود روحیه
با موفقیت مستمر و عملکرد مؤثر، تیم شما اعتماد به نفس بیشتری کسب می‌کند. مدیران پروژه مؤثر با تشویق بهترین عملکردها، الهام بخش تیم خود می‌شوند تا اعضای تیم انگیزه خود را حفظ کنند.
۷) برنامه‌ریزی بهتر
برنامه‌ریزی یک پروژه به طور موثر از همان ابتدا، پایه و اساس یک پروژه موفق را بنا می‌کند. مدیریت پروژه شامل مرحله‌ای برای برنامه پروژه است که در آن می‌توانید اهداف، دامنه و زمان‌بندی را به روشنی تعریف کنید. این موضوع از کندی تیم شما جلوگیری کرده و مانع از تشریفات اداری غیر ضروری می‌شود.
با یک برنامه مستحکم می‌توانید اطمینان حاصل کنید که با نیازهای مشتری در توافقید، به تمام ذینفعان دید مشترک داده‌اید و ریسک‌ها را از قبل دیده‌اید.
۸) کنترل کیفیت
بیشتر مدیران پروژه تحت فشار زیادی قرار دارند تا به موقع پروژه را به اتمام برسانند. وقتی تاریخ سررسیدها از دست می‌روند، کارها عجله‌ای انجام می‌شوند و نتیجه آن کار با کیفیت پایین است. متدولوژی‌هایی مانند Agile با ایجاد یک مرحله جداگانه برای بررسی و آزمایش در هر مرحله، کیفیت و کاربرد محصول تحویل داده شده را تضمین می‌کنند. مدیریت صحیح پروژه همچنین به شما امکان کنترل زمان‌بندی و منابع را می‌دهد.
درباره مدیریت پروژه چابک بیشتر بخوانید.
۹) یادگیری از گذشته
به عنوان یک مدیر پروژه، شما نمی‌‌توانید هزینه تکرار یک اشتباه را بپردازید. پروژه‌ها دانش عظیمی را تولید می‌کنند. تقریباً هر روش مدیریت پروژه شامل یک مرحله نگاه به گذشته برای تسهیل این امر است.
مستندات ضبط شده به شما امکان می‌دهد همه فعالیت‌ها را پیگیری کنید و این کار تیم را قادر می‌سازد از موفقیت‌ها و شکست‌ها درس بگیرد. دانش آموخته شده از یک پروژه می‌تواند برای همه پروژه‌های آینده اعمال شود. همچنین این یک ابزار عالی برای برآورد هزینه‌ها و زمان‌بندی پروژه است.
۱۰) نظارت مستمر
مدیریت پروژه از اهمیت فوق العاده‌ای برخوردار است زیرا اطمینان حاصل می‌کند که تک تک کارهای مربوط به پروژه ردیابی می‌شوند که این به نوبه خود به تیم کمک می‌کند تا هرگونه اشکال و مساله را براساس آن گزارش دهند و به پروژه کمک می‌کند تا از موانع موجود در این مسیر به سلامت عبور کند.
تأثیر ابزارهای نوین مدیریت پروژه
مدیریت پروژه امروز، کاملاً متفاوت از مدیریت پروژه در دهه‌های گذشته است. با معرفی ابزارهای مختلف مدیریت پروژه ابری، تیم‌های پروژه دیگر محدود به موقعیت جغرافیایی یا مقررات خسته کننده دپارتمان نیستند. ابزارهای مدیریت پروژه، تمام داده‌ها را متمرکز ساخته و برای کاربران امکان مشاهده پیشرفت پروژه، پیگیری وظایف و مشاهده بازخورد را فراهم می‌کنند. هر سازمان مدرنی که می‌خواهد از رقابت جا نماند، باید ابزارهای مناسبی داشته باشد. اگر به دنبال یک نرم افزار ساده مدیریت پروژه هستید،
نکاتی در مورد استفاده از یک ابزار مدیریت پروژه
• به همه افراد یک ابزار اصلی را معرفی کنید.
به جای این‌که به هر تیم یا عضو تیم اجازه دهید از یک ابزار متفاوتی برای مدیریت پروژه‌ها استفاده کنند، در مورد یک ابزار به توافق برسید. با این روش، می‌توانید همکاری بهتر را ترغیب کرده و سردرگمی در یافتن اطلاعات ضروری را کاهش دهید.
• در مورد نحوه استفاده از این ابزار قراردادهایی را تنظیم کنید.
با ارائه دستورالعمل‌های ساده برای استفاده از ابزار جدید به کاربران کمک کنید. به عنوان مثال، ممکن است بگویید: «همیشه برای وظایف خود تاریخ سررسید تعیین کنید.»، یا «اطمینان حاصل کنید که کلمه بازاریابی را در تمام عناوین پروژه بازاریابی اضافه کرده‌اید.»، یا «اگر درخواست عملی از کسی دارید، به جای ایمیل دادن، در ابزار مدیریت پروژه یک وظیفه جدید ایجاد کنید و به او اختصاص دهید.»
• بروزرسانی‌ها و گزارش‌های وضعیت را به اشتراک بگذارید.
سریعترین راه برای این‌که هم تیمی‌های شما ارزش یک ابزار را ببینند، این است که به آنها قدرت مشاهده بیشتر وضعیت پروژه و پیشرفت آن را بدهید. با به اشتراک گذاشتن بروزرسانی‌های وضعیت پروژه و نشان دادن پیشرفت پروژه به کمک ابزار جدید، می‌توانید هم تیمی‌های خود را به استفاده از این ابزار برای کارهای خود ترغیب کنید.
بخوانید: چرا نرم افزار مدیریت پروژه می‌تواند به شما کمک کند؟