بدون برنامه ریزی پروژه کنترل مؤثری نخواهید داشت و بسیاری از پروژه‌ها از همان ابتدا اشتباه پیش می‌روند. برنامه ریزی پروژه شما را در یافتن زودهنگام مشکلات یاری می‌کند تا بتوانید مشکلات را در مرحله برنامه ریزی حل کنید نه در پروژه.
معمولا مردم سعی می‌کنند برنامه ریزی پروژه را کاهش دهند یا به طور کلی کنار بگذارند تا در زمان صرفه‌جویی کنند. اما تا زمانی که ندانید جایگاه شما در پروژه کجاست، نمی‌توانید تشخیص دهید که از مسیر خارج شده‌اید یا خیر. بخشی از مقاومت در برابر برنامه‌ریزی، تجربه برنامه‌ریزی بیش از حد در پروژه‌هایی است که مدیران در ابتدای پروژه با انبوهی از اسناد و نمودارها روبرو شده‌اند که پس از تایید، هرگز به آنها رجوع نکرده‌اند. اما پاسخ به مشکل برنامه‌ریزی بیش از حد، برنامه‌ریزی کم نیست. پاسخ، سطح صحیحی از برنامه ریزی پروژه است.
۱) سطح صحیحی از برنامه ریزی پروژه
پاسخ به مشکل برنامه‌ریزی کم یا برنامه‌ریزی بیش از حد، تفکر کافی برای رسیدن به سطح دقیقی از جزئیات است. برنامه ریزی بیش از حد به پروژه لطمه می‌زند: ترسیم برنامه در شروع پروژه بیشتر از حد لازم طول می‌کشد و سپس آن برنامه باید در طول پروژه درست حفظ شود که زمان بیشتری را هدر می‌دهد. برنامه ریزی کم به این معنی است که چیزهای مهم مورد توجه قرار نمی‌گیرند و تضادهای آشکار پیش می‌آیند و نتیجه‌ی آن این است که مشکلات تا زمانی که مقابله با آنها بسیار سخت‌تر می‌شود، دیده نمی‌شوند.
بنابراین ارزیابی شما از سطح برنامه ریزی پروژه و کنترلی که در هر پروژه خاص نیاز دارید، بسیار مهم است. شما این تصمیم را بر اساس ماهیت پروژه و محیطی که آن را اجرا می‌کنید، می‌گیرید، بنابراین نمی‌توانید محاسبات آن را در یک کتاب جستجو کنید. این تصمیم یک موضوع قضاوتی است و مدیر پروژه و هیئت مدیره پروژه باید آن را بین خود بررسی کنند.
برای مثال، اگر پروژهای را اجرا می‌کنید که تقریباً شبیه به شش پروژه قبلی است که همه با موفقیت اجرا شده‌اند، برنامه‌ریزی پروژه شما ممکن است نسبتاً سبک باشد زیرا دقیقاً می‌دانید با چه چیزی سر و کار دارید. اگر با کارکنان بسیار باتجربه کار می‌کنید، ممکن است لازم باشد نسبت به زمانی که با افراد کم‌تجربه کار می‌کنید، اطلاعات کمتری در مورد ساخت محصولات قابل تحویل پروژه‌ها به آنها بدهید. پروژهای که از نظر زمانی حیاتی است، نسبت به پروژهای که زمانبندی آن چندان حیاتی نیست، نیاز به برنامه ریزی دقیقتری دارد.
۲) نحوه برنامه ریزی پروژه
برنامه ریزی پروژه برای موفقیت هر پروژه ضروری است. بدون آن، پروژه ممکن است در معرض مشکلات رایج مدیریت پروژه مانند از دست دادن سررسیدها، خزش از محدوده و فراتر رفتن از بودجه قرار بگیرد. برنامه ریزی پروژه موفقیت پروژه و تحویل به موقع را تضمین می‌کند. تلاش برای رسیدن به یک برنامه ریزی کامل به افزایش رضایت مشتریان و اعتماد آنها به سازمان برای سرمایه‌گذاری‌های آتی کمک می‌کند.
برنامه ریزی پروژه را میتوان در موارد زیر خلاصه کرد:
- ذینفعان پروژه خود، محدوده، مبنای کیفیت، محصولات قابل تحویل، نقاط عطف، معیارهای موفقیت و الزامات را تعریف کنید. منشور پروژه، ساختار شکست کار (WBS) و بیانیه کار (SOW) را ایجاد کنید.
- ریسک‌ها را شناسایی کنید و مسئولیت محصولات قابل تحویل را به اعضای تیم خود واگذار کنید تا وظایف مورد نیاز را انجام دهند و ریسک‌های مرتبط با آنها را نظارت کنند.
- تیم پروژه خود (مشتریان، ذینفعان، تیم‌ها، اعضا و غیره) را سازماندهی کنید و نقش‌ها و مسئولیت‌های آنها را مشخص کنید.
- منابع لازم پروژه مانند پرسنل، تجهیزات، حقوق و مواد را فهرست کنید، سپس هزینه آنها را تخمین بزنید.
- روش‌ها و فرم‌های مدیریت تغییر را تولید کنید.
- برنامه ارتباطی، برنامه زمانی، بودجه و سایر اسناد راهنما برای پروژه را ایجاد کنید.
۳) ۵ فاز پروژه
فاز آغازین، برنامه ریزی، جمع کردن منابع، پیاده‌سازی و خاتمه دادن
درباره فازهای مدیریت پروژه بیشتر بخوانید.
فاز برنامه ریزی پروژه
برنامه ریزی پروژه برای هر نوع پروژهای حیاتی است، زیرا در این مرحله است که تمام اسناد راهنمای نحوه اجرای پروژه و نحوه کنترل ریسک‌ها و مسائلی که ممکن است رخ دهد را ایجاد می‌کنید. این اسناد که جزئی از برنامه مدیریت پروژه هستند، بدون استثنا تمامی جزئیات پروژه شما را پوشش می‌دهند.
۴) مراحل برنامه ریزی پروژه
برنامه ریزی پروژه برای موفقیت پروژه شما حیاتی است و به عنوان یک مدیر پروژه، باید به تمام عناصر تشکیل دهنده برنامه پروژه خود مانند کار، زمان، منابع و ریسک‌ها فکر کنید.
- انگیزه تجاری (Business case) را تعیین کنید.
- با ذینفعان کلیدی ملاقات کنید.
- محدوده پروژه را تعریف کنید.
- تیم پروژه را جمع‌آوری کنید.
- بودجه پروژه را تعیین کنید. (درباره مدیریت بودجه بیشتر بخوانید.)
- اهداف عینی (objectives) و آرمان‌های پروژه (goals) را تعیین کنید.
- محصولات قابل تحویل پروژه را تعیین کنید.
- زمانبندی پروژه را ایجاد کنید.
- وظایف را به اعضای تیم پروژه اختصاص دهید.
- تحلیل ریسک انجام دهید.
- برنامه پروژه را ایجاد کنید.
- پیشرفت خود را گزارش دهید.
۴-۱) انگیزه تجاری را تعیین کنید.
اگر پروژهای دارید، دلیلی برای آن وجود دارد و این دلیل همان این انگیزه تجاری شماست. انگیزه تجاری دلایل شروع پروژه، مزایای آن و بازگشت سرمایه را بیان می‌کند. اگر مشکلی برای حل شدن وجود دارد، آن مشکل در اینجا مشخص می‌شود. انگیزه تجاری به کسانی که در سازمان شما تصمیم می‌گیرند ارائه می‌شود و توضیح می‌دهد که چه کاری باید انجام شود و چگونه، همچنین یک مطالعه امکان‌سنجی برای ارزیابی عملی بودن پروژه انجام می‌دهد. در صورت تایید، شما یک پروژه دارید.
۴-۲) با ذینفعان کلیدی ملاقات کنید.
هر پروژه دارای ذینفعانی است، کسانی که در پروژه منافع خاصی دارند. از کسانی که از آن سود می‌برند گرفته تا اعضای تیم پروژه که مسئول موفقیت آن هستند. بنابراین، هر مدیر پروژه باید در طول فرآیند برنامه ریزی پروژه مشخص کند که این سهامداران کلیدی چه کسانی هستند. ملاقات با آنها برای به دست آوردن تصویری بهتر از آنچه برنامه پروژه باید شامل شود و آنچه از محصول نهایی انتظار می رود، بسیار مهم است. ذینفعان ممکن است شامل مدیر پروژه، مشتری یا تیم باشند. اولین قدم، شناسایی و ملاقات با ذینفعان برای بحث در مورد انتظارات آنها و تعیین محدوده پروژه است.
۴-۳) محدوده پروژه را تعریف کنید.
این مورد به کار مورد نیاز برای دستیابی به اهداف پروژه و تولید محصولات قابل تحویل (deliverables) مورد نیاز اشاره دارد. محدوده پروژه باید توسط یک ساختار شکست کار (WBS) تعریف و سازماندهی شود. بنابراین، محدوده پروژه شامل کارهایی که باید در پروژه انجام دهید (محصولات قابل تحویل، محصولات قابل تحویل فرعی، بسته‌های کاری، فعالیت‌ها، وظایف) و همچنین موارد غیرضروری است. مورد دوم برای برنامه ریزی پروژه مهم است، زیرا دانستن آنچه که اولویت بالایی ندارد به جلوگیری از خزش محدوده کمک می‌کند. یعنی جلوگیری از استفاده از منابع ارزشمند برای چیزی که کلید موفقیت پروژه شما نیست. محدوده پروژه به تعیین مرزهای پروژه و مسئولیت‌های هر یک از اعضای تیم کمک می کند.
درباره ساختار شکست کار بیشتر بخوانید.
۴-۴) تیم پروژه را جمع‌آوری کنید.
به یک تیم پروژه توانا نیاز دارید تا به شما در ایجاد برنامه پروژه و اجرای موفقیت آمیز آن کمک کنند. توصیه می‌شود گروهی متنوع از متخصصان با تجربه را برای ایجاد یک تیم جمع‌آوری کنید تا برنامه مدیریت پروژه شما را از دیدگاه‌های مختلف ببینند.
۴-۵) بودجه پروژه را تعیین کنید.
هنگامی که محدوده پروژه خود را مشخص کردید، لیست وظایفی خواهید داشت که باید تکمیل شوند تا پروژه شما با موفقیت ارائه شود. برای انجام این کار، به منابعی مانند تجهیزات، مواد، سرمایه انسانی و البته پول نیاز دارید. بودجه پروژه شما برای همه اینها پرداخت خواهد شد. اولین قدم برای ایجاد بودجه پروژه، برآورد هزینه‌های مربوط به هر کار است. هنگامی که هزینه‌های تخمین زده شده را داشته باشید، می‌توانید مبنای بودجه پروژه خود را مشخص کنید.
۶–۴) اهداف عینی (objectives) و آرمان‌های (goals) پروژه را تعیین کنید.
پس از مشخص شدن انتظارات ذینفعان، اهداف تعیین و اولویت‌بندی می‌شوند. هنگام برنامه ریزی پروژه اهداف و آرمان‌ها متفاوت هستند. آرمان‌ها نتایجی هستند که می‌خواهید به آنها برسید و معمولاً گسترده هستند. از سوی دیگر، اهداف مشخص‌تر هستند: اقدامات قابل اندازه‌گیری که باید برای رسیدن به آرمان خود انجام دهید. هنگام برنامه ریزی پروژه اهداف و آرمان‌ها به طور طبیعی از انگیزه تجاری سرچشمه می‌گیرند، در این مرحله، جزئیات بیشتری را در نظر می‌گیرید. این اهداف و آرمان‌ها در یک منشور پروژه جمع‌آوری می‌شوند که در طول چرخه عمر پروژه از آن استفاده خواهید کرد.
درباره منشور پروژه بیشتر بخوانید.
۴-۷) محصولات قابل تحویل پروژه را تعیین کنید.
یک پروژه می‌تواند محصولات قابل تحویل متعددی داشته باشد. محصولات قابل تحویل دلیل ایجاد پروژه‌ها هستند. محصولات قابل تحویل می‌توانند کالا، خدمات یا نتیجهای باشد که برای تکمیل یک کار، فرآیند، فاز، پروژه فرعی یا پروژه مورد نیاز است. به عنوان مثال، محصولات قابل تحویل نهایی دلیل پروژه است و پس از تولید این محصول، پروژه تکمیل می‌شود. همانطور که در محدوده پروژه تعریف شده است، اولین کاری که باید انجام دهید این است که تعیین کنید محصولات قابل تحویل چیستند، چگونه به موقع تحویل داده می‌شوند و از کجا بدانید که کیفیت آنها انتظارات ذینفعان را برآورده کرده است.
۴-۸) زمانبندی پروژه را ایجاد کنید.
زمانبندی پروژه چیزی است که همه چیز به آن وابسته است. از وظایف گرفته تا بودجه، همه اینها با زمان مشخص می‌شوند. زمانبندیها با جمع‌آوری تمام وظایف مورد نیاز برای رسیدن به محصول نهایی و قرار دادن آنها در جدول زمانی پروژه که در سررسید به پایان می‌رسد، تشکیل می‌شوند. زمانبندیها به فازهایی تقسیم می‌شوند که با نقاط عطف مشخص می‌شوند. زمانبندی پروژه به اندازه‌گیری پیشرفت پروژه و تنظیم گزارش‌های پیشرفت کمک می‌کند.
درباره زمانبندی پروژه بیشتر بخوانید.
۴-۹) وظایف را به اعضای تیم پروژه اختصاص دهید.
برنامه ریزی پروژه نوشته شده است، اما تا زمانی که وظایف موجود در زمانبندی را به اعضای تیم واگذار نکنید، تکمیل نمی‌شود. نقش‌ها و مسئولیت‌های اعضای تیم باید به وضوح مشخص شود تا بدانند چه کاری انجام دهند.
۴-۱۰) تحلیل ریسک انجام دهید.
هر پروژه دارای سطحی از ریسک است. انواع مختلفی از ریسک مانند ریسک محدوده، ریسک فنی و ریسک زمانبندی وجود دارد. حتی اگر برنامه پروژه شما کامل باشد، عوامل داخلی و خارجی می‌توانند بر زمان، هزینه و محدوده پروژه شما تأثیر بگذارند. بنابراین، باید برنامه ریزی پروژه را انعطاف‌پذیر بدانید. راه‌های زیادی برای آماده شدن برای ریسک وجود دارد، مانند ایجاد یک برنامه مدیریت تغییر، اما مهمترین کاری که باید انجام دهید این است که با استفاده از گزارش‌های وضعیت پروژه و/یا نرم‌افزار برنامه‌ریزی پروژه، پیشرفت خود را در طول فاز پیاده‌سازی ردیابی کنید.
شناسایی ریسک‌ها و در نظر گرفتن نحوه برخورد با آنها یک گام اساسی در برنامه ریزی پروژه است. باید اقدامات خاصی برای جلوگیری از وقوع ریسک‌ها یا محدود کردن تأثیر آنها در نظر گرفته شود.
بهتایم کاملترین نرم افزار آنلاین مدیریت پروژه است، آن را به رایگان امتحان کنید.
درباره مدیریت ریسک بیشتر بخوانید.
۴-۱۱) برنامه پروژه خود را ایجاد کنید.
به طور کلی، برای ایجاد برنامه مدیریت پروژه به این اسناد اصلی نیاز دارید:
- منشور پروژه
- زمانبندی پروژه
- بودجه پروژه
- بیانیه محدوده پروژه
برنامه مدیریت:
- ریسک
- تغییر
- هزینه
- منابع
- ذینفعان
4-12) پیشرفت خود را گزارش دهید.
هدف نهاییتان اطمینان از یک پروژه موفق برای سهامداران است. آنها سرمایه‌گذاری کرده‌اند و بدون گزارش‌های وضعیت پروژه برای ردیابی پیشرفت، راضی نمی‌شوند. با ساختن یک ساختار شکست کار (WBS) در فاز برنامه‌ریزی پروژه، می‌توانید پروژه را برای آنها تجزیه کنید تا بفهمند که برنامه پروژه شما چگونه اجرا می‌شود. آگاه نگه داشتن ذینفعان برای مدیریت انتظارات آنها و اطمینان از رضایت آنها مهم است. برگزاری جلسات منظم که در آن گزارش‌های پیشرفت را ارائه می‌کنید، راهی عالی برای نشان دادن این موضوع است که همه چیز طبق برنامه‌ریزی پیش می‌رود و هرگونه سؤال یا نگرانی را که ممکن است داشته باشند، حل کنید. برنامه مدیریت ذینفعان نحوه مشارکت ذینفعان در پروژه را مشخص می‌کند. باید یک برنامه ارتباطی برای بروزرسانی ذینفعان در مورد پیشرفت پروژه وجود داشته باشد. این کار را میتوان به صورت ماهانه، هفتگی یا روزانه انجام داد تا همه اعضای درگیر بتوانند پیشرفت را نظارت کنند.
درباره گزارش پیشرفت پروژه بهتایم بیشتر بدانید.
گزارش پیشرفت پروژه‌ها در بهتایم نمونه خوبی در این زمینه محسوب می‌شود.
۵) چرا برنامه ریزی پروژه مهم است؟
برنامه ریزی پروژه نظارت بر بودجه و زمانبندی را در هر مرحله تضمین می‌کند. شامل زمانبندی است که اعضای تیم را در تکمیل وظایفشان راهنمایی می‌کند و به آنها کمک می‌کند بدانند به کدام ابزار و در چه زمانی نیاز دارند. برنامه پروژه تضمین می‌کند که همه اعضای تیم مشارکت فعال دارند.
برنامه ریزی یک پروژه تست به موقع خروجی را در هر مرحله تضمین می‌کند و وقتی با موفقیت اجرا شود، همه اعضای تیم پروژه می‌توانند مشکلات را قبل از وقوع پیش‌بینی کنند. این موضوع اجرای موفقیت آمیز برنامه را تضمین می‌کند.
علاوه بر این، برنامه ریزی پروژه به تحلیل، اولویت‌بندی و اطمینان از وجود برنامه مناسب برای انواع ریسک‌ها کمک می‌کند. برنامه ریزی صحیح تضمین می‌کند که اگر بیش از یک ریسک وجود داشته باشد، میتوان آنها را اولویت‌بندی کرد و بر اساس آن با آنها برخورد کرد. برنامه باعث می‌شود تیم پروژه به راحتی تمام جزئیات و سررسیدهای حیاتی را به خاطر بسپارد.
۶) ابزارهای برنامه ریزی پروژه
ابزارهای برنامه ریزی پروژه به همه افراد مربوطه کمک می‌کند تا الزامات و سررسیدهای پروژه را پیگیری کنند. برخی از محبوب‌ترین ابزارهای برنامه ریزی پروژه عبارتند از:
گانت چارت:
- نموداری است که به ردیابی زمان و وابستگی متقابل بین وظایف کمک می‌کند.
- ابزاری ضروری برای نشان دادن فازهای مختلف، مشاغل و منابع درگیر در مدیریت پروژه است.
اطلاعات بیشتر درباره گانت چارت بهتایم
روش مسیر بحرانی (CPM)
روش مسیر بحرانی (CPM) ابزاری حیاتی برای تعیین پیشرفت پروژه است تا اطمینان حاصل شود که پروژه طبق برنامه است.
درباره مسیر بحرانی بیشتر بدانید.
نمودار PERT
- تکنیک ارزیابی و بازبینی برنامه (PERT) به تحلیل وظایف برای تکمیل پروژه و زمان لازم برای تکمیل آن کارها کمک می‌کند.
- PERT زمانبندی و برنامه ریزی پروژه‌های بزرگ و پیچیده را ساده می‌کند.
ساختار شکست کار (WBS)
- ساختار شکست کار (WBS) فرآیندی است برای تجزیه کار تیم به بخش‌های قابل مدیریت.
- WBS یک ساختار سلسله مراتبی از محصولات قابل تحویل مورد نیاز برای تکمیل پروژه است.
مستندات پروژه
- مستندات پروژه در طول چرخه عمر پروژه ایجاد می‌شود که شامل محدوده پروژه، زمانبندی آن و تحلیل ریسک است.
- اسناد پروژه به درک بهتر و تحلیل ریسک پروژه کمک می‌کند.
۷) مضمون برنامه ریزی در PRINCE2
۷-۱) برنامه ریزی پروژه برای ممکن شدن کنترل
برنامه‌ها اطلاعات مدیریتی مورد نیاز برای هر پروژه را فراهم می‌کنند؛ بدون برنامه هیچ کنترلی وجود ندارد. بسیاری از مردم تصور می‌کنند که برنامه فقط نموداری است که زمانبندی را نشان می‌دهد. PRINCE2 نمای جامع‌تر و انعطاف‌پذیرتری از برنامه ریزی پروژه دارد. پروژه‌های با برنامه ریزی ضعیف باعث سرخوردگی، اتلاف و دوباره کاری می‌شوند. بنابراین ضروری است که به برنامه ریزی پروژه زمان کافی اختصاص دهید.
تعریف: برنامه ریزی پروژه در PRINCE2
پیشنهادی همراه با جزئیات برای انجام یا دستیابی به چیزی. این پیشنهاد مشخص می‌کند که چه چیزی، چه زمانی، چگونه و توسط چه کسی به دست خواهد آمد. در PRINCE2 انواع زیر وجود دارد: برنامه پروژه، برنامه مرحله، برنامه تیمی و برنامه استثنا.
یک برنامه به تیم پروژه امکان می‌دهد که موارد زیر را درک کنند:
- چه محصولاتی باید تحویل داده شود
- ریسک‌ها؛ فرصت‌ها و تهدیدها
- هر گونه مشکل با تعریف محدوده
- چه افراد، تجهیزات و منابع تخصصی مورد نیاز است
- چه زمانی فعالیت‌ها و رویدادها باید اتفاق بیفتند
- آیا اهداف (زمان، هزینه، کیفیت، محدوده، مزایا و ریسک) قابل دستیابی هستند.
برنامه ریزی پروژه مبنایی فراهم می‌کند که پیشرفت را میتوان با آن اندازه‌گیری کرد و تضمینی برای حمایت از پروژه، موافقت با محدوده و کسب تعهد برای تامین منابع مورد نیاز است.
۷-۲) افق برنامه ریزی پروژه
اصل مدیریت بر اساس مراحل PRINCE2 نشان می‌دهد که معمولاً امکان برنامه ریزی کل پروژه از ابتدا وجود ندارد. از طرفی هرچه برنامه ریزی عقب بیفتد دشوارتر می‌شود. از این رو یک بازه زمانی وجود خواهد داشت که طی آن میتوان با دقت معقولی برنامه ریزی کرد. این بازه زمانی افق برنامه ریزی (planning horizon) نامیده می‌شود.
برای برنامه ریزی فراتر از یک افق برنامه ریزی معقول تلاش زیادی ممکن است تلف شود. به عنوان مثال، یک برنامه دقیق برای نشان دادن کارهایی که هر یک از اعضای تیم برای ۱۲ ماه آینده باید انجام دهند تقریباً پس از چند هفته نادرست خواهد بود. یک برنامه تیمی دقیق برای کوتاه مدت و یک برنامه کلی برای بلند مدت رویکرد مؤثرتری است.
PRINCE2 به موضوع افق برنامه‌ریزی با تعریف برنامه‌های زیر توجه می‌کند:
- یک برنامه پروژه برای کل پروژه. این معمولاً یک برنامه سطح بالا خواهد بود که بر اساس برآوردها زمانبندی، نقاط عطف، هزینه و منابع مورد نیاز را ارائه می‌دهد.
- یک برنامه مرحله‌ای دقیق برای مرحله مدیریت فعلی. این برنامه قبل از شروع مرحله تولید می‌شود و نباید فراتر از افق برنامه ریزی رود.
۷-۳) برنامه ریزی پروژه مبتنی بر محصول
PRINCE2 یک اصل برای تمرکز بر محصولات دارد. فلسفه پشت این موضوع این است که آنچه باید تحویل داده شود (محصولات) باید قبل از تصمیم‌گیری در مورد اینکه چه فعالیت‌ها، وابستگی‌ها و منابعی برای تحویل آن محصولات مورد نیاز است، شناسایی شود. این رویکرد برنامه ریزی مبتنی بر محصول نامیده می‌شود.
درباره اصول PRINCE2 بیشتر بخوانید.
مزایای برنامه ریزی مبتنی بر محصول عبارتند از:
- شناسایی و مستندسازی واضح و پیوسته محصولات برنامه و وابستگی‌های متقابل بین آنها: این امر خطر نادیده گرفته شدن جنبه‌های مهم محدوده را کاهش می‌دهد.
- رفع هرگونه ابهام در مورد آنچه انتظار می‌رود پروژه تولید کند.
- مشارکت دادن کاربران در تعیین الزامات محصول، در نتیجه کاهش اختلافات.
- بهبود ارتباطات: ساختار شکست محصول و نمودار جریان محصول ابزار ساده و قدرتمندی برای به اشتراک گذاشتن و بحث در مورد محدوده ارائه می‌کند.
- شفاف‌سازی مرز محدوده: تعریف محصولاتی که در داخل و خارج از محدوده برنامه قرار دارند و فراهم کردن زمینه‌ای برای کنترل تغییر که از تغییر کنترل نشده یا خزش محدوده scope creep جلوگیری می‌کند.
- شناسایی محصولاتی که خارج از محدوده برنامه هستند اما برای ادامه آن ضروری هستند و تخصیص آنها به پروژه‌ها یا سازمان‌های دیگر.
- به دست آوردن یک توافق روشن در مورد مسئولیت‌های تولید، بررسی و تایید.
۸) الزامات PRINCE2 برای مضمون برنامه‌ها
برای پیروی از PRINCE2، یک پروژه حداقل باید:
- مطمئن شود که برنامه‌ها امکان تحقق انگیزه تجاری را فراهم می‌کنند (اصل توجه دائم به توجیه‌پذیری پروژه Continued Business Justification)
- حداقل دو مرحله مدیریتی دارد: یک مرحله شروع و حداقل یک مرحله مدیریتی دیگر. هرچه یک پروژه پیچیده‌تر و مخاطره‌آمیزتر باشد، مراحل مدیریت بیشتری مورد نیاز خواهد بود (اصل مدیریت مبتنی بر مرحله Manage by Stage)
- یک برنامه کلی برای پروژه و یک برنامه مرحله‌ای برای هر مرحله مدیریتی تولید می‌شود (اصل مدیریت مبتنی بر مرحله)
- از برنامه ریزی مبتنی بر محصول برای برنامه پروژه، برنامه‌های مرحله‌ای و برنامه‌های استثنایی استفاده می‌شود. ممکن است برای برنامه‌های تیمی هم استفاده شود. PRINCE2 مراحل نشان داده شده در شکل زیر را برای برنامه ریزی مبتنی بر محصول توصیه می‌کند.
- تولید برنامه‌های خاص برای مدیریت استثناها (اصل مدیریت مبتنی بر استثنا Manage by Exception )
- تعریف نقش‌ها و مسئولیت‌های برنامه ریزی (اصل تعریف دقیق نقش‌ها و مسئولیت‌ها Defined Roles and Responsibilitie)
- استفاده از درس‌ها برای اطلاع‌رسانی برنامه ریزی (اصل آموختن از تجارب گذشته Learn From Experience)
۸-۱) رابطه بین برنامه‌های PRINCE2
تمامی برنامه‌های PRINCE2 دارای ساختار بنیادی و یکسانی هستند: هدف، محدوده و سطح جزئیات در برنامه‌هاست که متفاوت است. به همین دلیل، PRINCE2 یک برنامه ارائه می‌دهد که تمام این برنامه‌ها را پوشش می‌دهد.
رابطه بین این برنامه‌ها در شکل زیر نشان داده شده است.
۸-۱-۱) برنامه پروژه
برنامه پروژه بیانیه‌ای است که مشخص می‌کند که چگونه و چه موقع اهداف زمان، هزینه، کیفیت و محدوده باید به دست آیند. این برنامه محصولات اصلی، فعالیت‌ها و منابع اصلی مورد نیاز پروژه را نشان می‌دهد:
- هزینه و زمانبندی برنامه ریزی شده را برای انگیزه تجاری فراهم می‌کند و نقاط کنترل اصلی مانند مراحل مدیریت و نقاط عطف را شناسایی می‌کند.
- توسط هیئت مدیره پروژه به عنوان مبنایی برای نظارت بر پیشرفت پروژه استفاده می‌شود.
- باید در صورت لزوم با شرکت، مدیریت برنامه یا برنامه مشتری هماهنگ باشد.
برنامه پروژه در شروع یک فرآیند پروژه ایجاد می‌شود و در پایان هر مرحله مدیریتی بروز می‌شود.
۸-۱-۲) برنامه‌های مرحله
برای هر مرحله مدیریتی یک برنامه مرحله مورد نیاز است. برنامه مرحله از نظر محتوا شبیه برنامه پروژه است، اما هر عنصر به سطح جزئیات مورد نیاز برای کنترل روزانه توسط مدیر پروژه تقسیم می‌شود.
برای تمام محصولاتی که در یک برنامه مرحله شناسایی شده‌اند، توضیحات محصول مورد نیاز است.
برنامه مرحله شروع، در طول فرآیند شروع پروژه، قبل از برنامه پروژه در شروع فرآیند پروژه ایجاد می‌شود. این برنامه تحت تأثیر شرکت، مدیریت برنامه یا برنامه مشتری است. تمام برنامه‌های مرحله بعدی در نزدیکی پایان مرحله مدیریت فعلی هنگام آماده شدن برای مرحله مدیریت بعدی تولید می‌شوند. این رویکرد به برنامه مرحله اجازه می‌دهد:
- نزدیک به زمانی که رویدادهای برنامه ریزی شده انجام می‌شوند، تولید شود.
- برای مدت زمان بسیار کوتاه‌تری نسبت به برنامه پروژه وجود داشته باشد و بر مسئله افق برنامه ریزی غلبه کند.
- با آگاهی از عملکرد مراحل قبلی مدیریت، تولید شود.
۸-۱-۳) برنامه‌های استثنا:
PRINCE2 ایجاب می‌کند که در صورت لزوم، برنامه‌های استثنا تولید شوند.
برنامه‌های استثنا باید برای نشان دادن اقدامات لازم برای بازیابی یا اجتناب از انحراف پیش‌بینی‌شده از دامنه تغییرات قابل قبول در برنامه پروژه یا برنامه مرحله تولید شوند. برنامه‌های استثنا با همان سطح جزئیات برنامه‌ای که جایگزینش می‌شوند، آماده می‌شوند. اگر برنامه مرحله‌ای جایگزین شود، نیاز به تایید هیئت مدیره پروژه دارد.
۸-۱-۴) برنامه‌های تیمی
هر مرحله مدیریتی ممکن است شامل تعدادی بسته کاری باشد که هر یک از آنها ممکن است یک برنامه تیمی دقیق داشته باشد.
یک برنامه تیمی توسط مدیر تیم برای تسهیل در اجرای یک یا چند بسته کاری تولید می‌شود. این برنامه‌ها اختیاری هستند و نیاز به آنها و تعداد آنها با توجه به اندازه و پیچیدگی پروژه و تعداد منابع درگیر تعیین می‌شود. برنامه‌های تیمی در فرآیند مدیریت تحویل محصول ایجاد می‌شوند.
ممکن است بیش از یک تیم در یک پروژه وجود داشته باشد و هر تیم ممکن است از سازمان‌های جداگانه و با روش‌های مختلف مدیریت پروژه (نه لزوما PRINCE2) باشد. در برخی از پروژه‌ها حتی دیدن جزئیات برنامه تیمِ تامین‌کننده می‌تواند برای مدیر پروژه نامناسب باشد. در عوض، اطلاعات خلاصه و کافی ارائه می‌شود تا مدیر پروژه را قادر به اعمال کنترل کند.
اگر مدیر تیم پیش‌بینی کند که بسته کاری تعیین‌شده ممکن است از دامنه تغییرات توافق شده فراتر رود، باید مدیر پروژه را مطلع کند.
۸-۲) مسئولیت‌های برنامه ریزی پروژه در PRINCE2
۹) رویکرد پیشنهادی PRINCE2 برای برنامه ریزی پروژه
۹-۱) طراحی یک برنامه
تعداد مراحل مدیریتی
اگرچه استفاده از مراحل مدیریت در پروژه PRINCE2 اجباری است، اما تعداد مراحل مدیریتی انعطاف‌پذیر است و به مقیاس، مدت و ریسک پروژه بستگی دارد. یک پروژه ساده ممکن است تنها به دو مرحله نیاز داشته باشد، مرحله اول شامل شروع پروژه و مرحله دوم برای انجام کارهای برنامه ریزی شده و بسته شدن پروژه.
پروژه های بزرگتر ممکن است به مراحل مدیریت اضافی نیاز داشته باشند تا تیم مدیریت پروژه را قادر سازد تا سطح مطلوبی از کنترل و برنامه ریزی پروژه داشته باشند.
طول مراحل مدیریتی
PRINCE2 مشخص نمی‌کند که طول یک مرحله مدیریتی چقدر باید باشد. مراحل مدیریتی زمانی که ریسک، عدم قطعیت یا پیچیدگی بیشتری وجود داشته باشد، کوتاهتر هستند (مثلاً در ابتدای پروژه ها). زمانی که ریسک کمتر باشد، مراحل مدیریتی می‌توانند طولانی‌تر باشند.
قالب و ارائه برنامه
PRINCE2 قالبی را برای برنامه توصیه نمی‌کند. نمودارها، اسناد، و طرح‌های روی تخته‌های سفید همگی به یک اندازه معتبر هستند اگر برای هدف مناسب و با مقیاس، افق برنامه‌ریزی و پیچیدگی پروژه متناسب باشند.
۹-۲) تعریف و تجزیه محصولات
PRINCE2 رویکرد زیر را توصیه می‌کند، اما اجباری نمی‌داند.
نوشتن توضیحات محصول پروژه
شرح محصول پروژه در فرآیند راه‌اندازی پروژه ایجاد می‌شود. شرح محصول تحت کنترل تغییرات رسمی است و باید در مراحل مدیریتی بررسی شود تا ببینیم که تغییراتی لازم است یا خیر. در فرآیند بسته شدن پروژه به عنوان تأیید اینکه پروژه آنچه را که از آن انتظار می‌رفته ارائه داده و معیارهای پذیرش را برآورده کرده است، استفاده می‌شود.
ایجاد ساختار شکست محصول
برنامه به محصولات اصلی تقسیم می‌شود، این تقسیم تا زمانی که به سطح مناسبی از جزئیات برسد، ادامه دارد. یک محصول سطح پایین می‌تواند جزئی از یک محصول سطح بالاتر باشد. سلسله مراتب حاصل از محصولات به عنوان ساختار شکست محصول شناخته می‌شود.
نوشتن توضیحات محصول
توضیحات محصول برای درک ماهیت دقیق، هدف، عملکرد و ظاهر یک محصول استفاده می‌شود. به محض تشخیص نیاز به محصول تولید می‌شود.
ایجاد نمودار جریان محصول
نمودار جریان محصول ممکن است در شناسایی و تعریف توالی که در آن محصولات برنامه توسعه می‌یابند و وابستگی‌های بین آنها مفید باشد.
نمودار جریان محصول همچنین به شناسایی وابستگی‌ها به محصولات خارج از محدوده برنامه کمک می‌کند و منجر به در نظر گرفتن فعالیت‌های مورد نیاز می‌شود و اطلاعاتی را برای سایر تکنیک‌های برنامه ریزی پروژه مانند برآورد و زمانبندی فراهم می‌کند.
۹-۳) شناسایی فعالیت‌ها و وابستگی‌ها
شناسایی محصولات برای اهداف زمانبندی و کنترل کافی نیست. فعالیت‌های مورد نیاز برای ایجاد یا تغییر هر یک از محصولات برنامه ریزی شده باید شناسایی شوند تا تصویر کامل‌تری از حجم کاری برنامه ارائه شود.
فعالیت‌ها باید شامل فعالیت‌های مدیریت و بررسی کیفیت و همچنین فعالیت‌های مورد نیاز برای توسعه محصولات تخصصی باشد. فعالیت‌ها باید شامل هر موردی باشد که برای تعامل با طرف‌های خارجی لازم است. به عنوان مثال، به دست آوردن یک محصول از یک منبع خارجی.
پس از شناسایی فعالیت‌ها، هر گونه وابستگی بین فعالیت‌ها (و محصولات) نیز باید شناسایی شود. مهم است که وابستگی‌ها ثبت شوند (به عنوان مثال در نمودار جریان محصول) و فردی که مسئول مدیریت وابستگی است شناسایی شود (مدیر پروژه یا شخص دیگری). وابستگی‌های کلیدی باید در برنامه پروژه ذکر شوند.
۹-۴) تهیه برآوردها
تصمیم در مورد میزان زمان و منابع مورد نیاز برای انجام یک کار با استانداردهای قابل قبول:
برآوردها نمی‌تواند دقت را تضمین کند، اما در صورت اعمال، دید کلی در مورد هزینه و زمان لازم برای تکمیل برنامه ارائه می‌دهد. با پیشرفت پروژه، برآوردها به ناچار تغییر خواهند کرد.
- شناسایی نوع منبع مورد نیاز بسته به نوع و پیچیدگی طرح ممکن است به مهارت‌های خاصی نیاز باشد. الزامات ممکن است شامل منابع غیر انسانی مانند تجهیزات، سفر یا پول باشد.
- برآورد تلاش مورد نیاز برای هر فعالیت بر اساس نوع منبع اختصاص داده شده. در این مرحله، برآوردها تقریبی و در نتیجه موقت خواهند بود.
برآوردها باید به چالش کشیده شوند، زیرا یک کار در شرایط یکسان می‌تواند توسط برآوردگرهای مختلف یا توسط یک برآوردگر در زمان‌های مختلف به‌طور متفاوتی تخمین زده شود.
۹-۵) تهیه زمانبندیها
یک برنامه تنها زمانی می‌تواند امکان‌سنجی نهایی دستیابی به اهداف خود را نشان دهد که فعالیت‌ها در یک زمانبندی که تعیین می‌کند هر فعالیتی در چه زمانی انجام می‌شود، کنار هم قرار گیرند.
رویکردهای مختلفی برای زمانبندی وجود دارد. زمانبندی می‌تواند به صورت دستی یا با استفاده از یک ابزار برنامه ریزی و کنترل مبتنی بر کامپیوتر انجام شود.
آشنایی با ابزار کنترل پروژه بهتایم
تعریف توالی فعالیت
پس از شناسایی فعالیت‌ها و وابستگی‌های آنها و تخمین مدت زمان و تلاش لازم برای آنها، وظیفه بعدی تعیین توالی بهینه‌ای است که میتوان آنها را انجام داد.
این یک کار تکرار شونده است زیرا تخصیص منابع واقعی ممکن است بر تلاش و مدت زمان تخمین زده شده تأثیر بگذارد.
مدت زمانی که یک فعالیت می‌تواند بدون تأثیر بر زمان تکمیل برنامه کلی به تأخیر بیفتد، شناوری نامیده می‌شود. مسیر(های) بحرانی در نمودار، دنباله‌ای از فعالیت‌هایی هستند که شناوری صفر دارند. بنابراین، اگر هر فعالیتی در مسیر(های) بحرانی دیر به پایان برسد، کل برنامه نیز دیر به پایان می‌رسد.
ارزیابی در دسترس بودن منابع
تعداد افرادی که برای انجام کار در دسترس خواهند بود (یا هزینه خرید این منابع) باید مشخص شود. هر گونه اطلاعات خاص باید ذکر شود (به عنوان مثال نام، سطح تجربه، درصد و تاریخ‌های در دسترس بودن).
اختصاص منابع
استفاده از اطلاعات حاصل از در دسترس بودن منابع و توالی فعالیت‌ها به مدیر پروژه اجازه می‌دهد تا منابع را به فعالیت‌ها اختصاص دهد. نتیجه یک زمانبندی خواهد بود که بار کاری بر روی هر فرد و استفاده از منابع غیر انسانی را نشان می‌دهد.
یک رویکرد مفید این است که ابتدا منابع را به آن فعالیت‌هایی که شناوری صفر دارند، اختصاص دهیم (طبق تعریف آنها در مسیر بحرانی قرار دارند). فعالیت‌هایی که بیشترین شناوری را دارند، کمترین اولویت برای تخصیص منابع را خواهند داشت.
تراز کردن مصرف منابع
اولین تخصیص منابع ممکن است منجر به استفاده نابرابر از منابع یا استفاده بیش از حد از برخی منابع شود. بنابراین ممکن است نیاز به بازنگری در تخصیص منابع باشد. به این تراز کردن می‌گویند.
ممکن است فعالیت‌ها مجدداً تخصیص داده شوند، یا ممکن است تاریخ‌ها و مدت‌زمان شروع آنها در شناوری موجود تغییر کند. نتیجه نهایی یک زمانبندی نهایی با فعالیت‌های اختصاص‌یافته و استفاده از منابع مطابق با در دسترس بودن آنها است.
توافق بر سر نقاط کنترل
پیش‌نویس موجب تایید نقاط کنترل توسط هیئت مدیره پروژه می‌شود.
فعالیت‌های مربوط به پایان یک مرحله مدیریتی (به عنوان مثال تهیه گزارش مرحله پایانی و برنامه مرحله بعدی) باید به شبکه فعالیت اضافه شود و زمانبندی بازنگری شود.
یکی از اشتباهات رایج هنگام ایجاد یک زمانبندی این است که زمان لازم برای تایید محصولات یا عرضه آنها در نظر گرفته نمی‌شود.
تعریف نقاط عطف
نقطه عطف رویدادی در یک زمانبندی است که نشان دهنده تکمیل فعالیت‌های کلیدی است. این می‌تواند تکمیل یک بسته کاری، یک مرحله تحویل یا یک مرحله مدیریتی باشد. در یک محیط تجاری، رسیدن به یک نقطه عطف ممکن است نشانه پرداخت به یک تامین‌کننده باشد.
محاسبه کل منابع مورد نیاز و هزینه‌ها
منابع مورد نیاز را میتوان جدول‌بندی کرد و هزینه منابع و سایر هزینه‌ها را برای تولید بودجه برنامه محاسبه کرد.
بودجه باید شامل موارد زیر باشد:
- هزینه‌های فعالیت‌های لازم برای توسعه و تأیید محصولات تخصصی و هزینه فعالیت‌های مدیریت پروژه
- بودجه ریسک
- تغییر بودجه
- دامنه تغییرات هزینه
۹-۶) مستندسازی یک برنامه
پس از تکمیل برنامه به طور رضایت بخش، برنامه، هزینه‌های آن، کنترل‌های مورد نیاز و متن پشتیبان آن باید مطابق با طراحی برنامه تجمیع شوند.
۹-۷) تحلیل ریسک‌های برنامه
این فعالیت برنامه ریزی معمولاً به موازات سایر مراحل برنامه ریزی اجرا می‌شود، زیرا ریسک‌ها ممکن است در هر نقطه از ایجاد یا تجدید نظر یک برنامه شناسایی شوند.
هر منبع و فعالیت و تمام اطلاعات برنامه ریزی باید از نظر ریسک احتمالی آن بررسی شود. تمام ریسک‌های شناسایی شده باید در ثبت ریسک وارد شوند.
پس از اینکه برنامه تولید شد، همچنان باید به عنوان یک پیش‌نویس در نظر گرفته شود تا زمانی که ریسک‌های ذاتی در برنامه شناسایی و ارزیابی شوند و احتمالاً برنامه اصلاح شود.
مراجع:
- https://www.projectmanager.com/project-planning
- https://www.simplilearn.com/tutorials/project-management-tutorial/project-planning
- TSO (The Stationery Office), 2017, Managing Successful Projects with PRINCE2.