مزایا و معایب تایم شیت در اکسل چیست؟
بسیاری از سازمان‌ها (مانند بهساد در اوایل کار خود) برای گردآوری تایم شیت از فایل‌های اکسل استفاده می‌کنند. در بهساد شیوه کار به این صورت بود که تایم شیت در اکسل توسط کارکنان وارد می‌شد و سپس فایل‌های مربوطه در پایان ماه توسط مدیر جمع‌آوری و خلاصه شده و بر اساس آن محاسبه کارکرد کارکنان شرکت صورت می‌گرفت.
از آن‌جا که چند سال تجربه این کار را داشتیم بد ندیدیم که مزایا و معایب استفاده از آن را بیان کنیم:
مزایای استفاده از فایل اکسل برای گزارش عملکرد (تایم شیت در اکسل)
- مجانی است! (به خصوص که در ایران عادت به پرداخت پول برای نرم‌افزار وجود ندارد)
- بسیار ساده است و سریع راه‌اندازی می‌شود.
- هنوز دنبال مزیت می‌گردید؟
اما تایم شیت در اکسل معایب زیادی دارد که به شرح زیر است:
-
امکان وجود اشتباه:
همه می‌دانیم که اکسل یک صفحه گسترده است که امکان تایپ هر چیزی در آن وجود دارد. البته برخی ممکن است بگویند که ما با ایجاد کنترل‌ها و محدودیت‌ها و هم‌چنین قفل کردن بخش‌های غیرلازم صفحه، ورود اشتباه را به حداقل خواهیم رساند. این درست است ولی فقط تا حدی می‌توان روی آن حساب کرد.
به عنوان نمونه ما در فایل اکسل تعریف می‌کنیم که گزارش کار یک نفر در روز نمی‌تواند بیش از ۱۲ ساعت باشد. اما آیا می‌توان تعریف کرد که گزارش کار امروز برای فردا و یا به اشتباه برای روز دیگری وارد نشود؟ یا این‌که می‌توان کنترل نمود که در یک روز تعطیل امکان ورود تایم‌شیت نباشد؟ ضمن این‌که برای این‌که ما یک گزارش تجمعی از کارکرد همه کارکنان داشته باشیم نیاز است که فایل‌های عملکرد را جمع‌آوری کرده و آن‌ها را در یک فایل دیگر تجمیع کنیم. آیا تضمینی برای عدم بروز اشتباه در فرآیند تجمیع وجود دارد؟ آیا می‌توان به طور کامل مطمئن شد که اعداد کارکرد مربوط به خانم حسینی در سطر مرتبط با آقای احمدی به طور اشتباه وارد نمی‌شود؟
تایم شیت در اکسل احتمال بروز خطا را به شدت زیاد می‌کند و این احتمال با افزايش تعداد کارکنانی که تایم شیت پر می‌کنند رابطه مستقیم دارد.
-
گزارش‌گیری
بی‌شک مهم‌ترین کارکرد یک نرم‌افزار کنترل کارکرد برای یک سازمان تهیه گزارش‌های متنوعی است که بتواند وضعیت صرف وقت در سازمان را ارائه کند.
وجود تایم‌شیت در اکسل زمانی می‌تواند وجود چنین گزارش‌هایی را تضمین نماید که این تایم‌شیت‌ها به طور منظم و روزانه در یک فایل اکسل دیگر تجمیع شوند که این موضوع نمی‌تواند هميشه در دسترس باشد. از طرف دیگر ساخت گزارش‌های متنوع از این اطلاعات همواره نیازمند وجود یک کارشناس می‌باشد و بهره‌برداری و تحقیق از این گزارش‌ها نیز تا حدی نیازمند وقت زیاد و توانایی کار با نرم‌افزار اکسل است که به طور عمده مدیران فاقد هر دو می‌باشند. مشکل زمانی بیش‌تر بروز پیدا می‌کند بخواهیم گزارش‌های مقایسه‌ای در مورد پروژه‌های مختلف سازمان و در بازه‌های زمانی وسیع‌تر (در حد چند ماه و یا چند سال) تهیه کنیم. در چنین مواردی به طور عمده مسائلی مانند گم شدن فایل‌ها، عدم تطبیق فرمت فایل‌ها با یک‌دیگر، نبود استاندارد در نام‌گذاری پروژه‌ها و فعالیت‌ها و … باعث می‌شود که نتوانیم گزارش مورد نظر خود را در زمان مناسب تهیه کنیم.
-
سیاست‌گزاری
می‌خواهید:
- زمان ورود تایم‌شیت را محدود کنید به طوری که ساعت جمع‌آوری تایم‌شیت‌ها مشخص باشد و به کارکنان بگویید که همه تایم شیت ها باید حداکثر تا یک ساعت خاص ارسال شده باشد.
- مدت کارکرد کارکنان خود را محدود کنید.
- ثبت کارکرد در برخی از فعالیت‌ها و پروژه‌ها را برای برخی از افراد محدود کنید.
- …
با تایم شیت در اکسل نمی‌توانید!
راه حل چيست؟
استفاده از سیستم‌های یک‌پارچه و پایگاه‌های اطلاعاتی به روش‌های مختلف می‌تواند راه کار مناسبی برای دوری از مشکلات اکسل باشد. اگر درون شرکت خود توان برنامه‌نويسی دارید، می‌توانید از آن استفاده کنید. وگرنه شرکت‌های خارجی و داخلی متنوعی به ارائه این خدمات می‌پردازند که شما با توجه به امکانات و هزینه و صرفه و صلاح خود می‌توانید از آن‌ها استفاده کنید. البته ما با بیش از ۱۷ سال تجربه در حوزه مدیریت پروژه و تایم شیت، بهتایم را به شما پيشنهاد می‌کنیم. امتحانش مجانی است! شما هم امتحان کنید.
مطالب مرتبط: