نحوه تخمین زمان کار به صورت دقیق

تخمین زمان به شما کمک می‌کند تا کارهای خود را برنامه‌ریزی و تحلیل کنید تا بتوانید زمان و وظایف خود را به درستی مدیریت کنید. متاسفانه، اشتباه کردن در تخمین زمان لازم برای تکمیل یک پروژه آسان است. شاید به این دلیل که بیشتر افراد در حدس زدن زمان لازم برای اتمام یک پروژه بسیار ضعیف هستند.

تخمین اشتباه بسیار رایج است و می‌تواند به یکی از دلایل زیر رخ دهد:

• خوش‌بینی در تخمین زمان، یا
• تمایل به تخمین زمان، بیشتر از آنچه واقعاً نیاز هست.

بنابراین، یکی از ۲ سناریوی زیر رخ می‌دهد:

1. ممکن است زمان کمتری را تخمین بزنید و در پایان مجبور شوید پروژه را با عجله انجام دهید. به جای اینکه چند ساعت اضافی را برای بازبینی پروژه و انجام اصلاحات لازم صرف کنید،
2. ممکن است زمان بیشتری را تخمین بزنید، پروژه را زودتر از موعد به پایان برسانید، و ساعات باقیمانده را به جای اینکه به پروژه دیگری اختصاص دهید، برای به تعویق انداختن سررسید صرف کنید.

این پست به شما کمک می‌کند تا دقت تخمین زمان کارهای خود را بهبود بخشید.

عواقب تخمین زمان ضعیف (و نحوه اجتناب از آنها)

• تخمین زمان ضعیف می‌تواند برنامه‌های شما را مختل کند و حتی سررسیدهای واقعی را عقب بیندازد.
• در نتیجه‌ی تحویل دیرهنگام پروژه، ممکن است مشتری خود را از دست بدهید.

همه این‌ها نشان می‌دهند که تخمین زمان دقیق چقدر در ایجاد یک کسب و کار موفق اهمیت دارد. بنابراین، همیشه به خاطر داشته باشید که همه پروژه‌ها به برآوردهای زمانی تکیه می‌کنند و برنامه‌های زمانی همه‌ی افرادِ درگیر، در آنها تأثیر می‌گذارند.

چگونه تخمین زمان را انجام دهیم؟

باید تخمین‌های دقیقی از زمان لازم برای انجام وظایف پروژه خود انجام دهید و مهم است که وظایف گفته شده را به کارهای کوچکتر تقسیم کنید. به تقسیم وظایف به کارهای کوچکتر، microproductivity گفته می‌شود.

Microproductivity شامل فرآیندهای زیر است:

• شناسایی وظیفه اصلی،
• تجزیه کردن کار گفته شده به وظایف فرعی،
• فهرست کردن تمام وظایف فرعی،
• تخمین زمان لازم برای تکمیل هر یک از وظایف فرعی و حتی
• تخمین زمانی که ممکن است به وقفه بین وظایف فرعی اختصاص داده شود.

با به کارگیری موفقیت آمیز این مهارت، راه درستی را یاد خواهید گرفت که همه وظایف خود را قابل مدیریت و انجام‌شدنی کنید.

به عنوان مثال، نوشتن یک پست برای وبلاگ یک کار واحد نیست، در واقع به چندین کار مختلف نیاز دارد. مانند:

1. انجام تحقیقات برای منابع مرتبط،
2. جستجوی کلمات کلیدی مرتبط برای بهبود محتوا،
3. نوشتن طرح کلی،
4. نوشتن محتوای واقعی،
5. تصحیح، بررسی املا و دستور زبان،
6. نوشتن عناوین موثر،
7. نوشتن توضیحات متا،
8. ایجاد یا جستجو برای تصاویر مناسب و
9. آپلود پست در وردپرس

در مثال بالا، دنبال کردن microproductivity به معنای تقسیم یک وظیفه اصلی به ۹ کار کوچکتر و تخصیص یک بازه زمانی جداگانه به هر کدام از آنهاست.

تأثیر روانی این رویکرد:

• به ما کمک می‌کند هدف‌گراتر باشیم،
• تصویر مثبت از خودمان را تقویت کنیم،
• اهمال‌کاری و به تعویق انداختن کارها را کاهش دهیم،
• به ما در تخمین زمان بهتر کمک می‌کند.

۷ نکته نهایی برای تخمین زمان کارها به صورت دقیق

نکته ۱: فهرستی از کارهایی که باید انجام دهید، تهیه کنید.

قبل از تخمین زمان، مطمئن شوید که لیستی از کارهایی را که باید در یک دوره زمانی تکمیل کنید، تعریف کنید. بهترین کار این است که یک لیست ساده از کارهایی که باید انجام دهید، تهیه کنید، لیستی که در آن وظایف و تکالیف روزانه خود را مشخص می‌کنید.

• ☐ با آقای جلالی تماس بگیر.
• ☐ با تیم بازاریابی جلسه برگزار کن.
• ☐ پروپوزال پروژه را بنویس.
• ☐ برای تخفیف به مشتریان خاص ایمیل بزن.
• ☐ در یک جلسه کاری با مشتریان شرکت کن.
• ☐ با دکتر مختاری ملاقات کن.
• ☐ تایم‌شیت را ثبت کن.

هنگامی که وظایف و تکالیف خود را به این ترتیب تنظیم کردید، تخمین زدن زمان لازم برای تکمیل آنها آسان‌تر خواهد بود. می‌توانید زمان مشخصی را به هر کار اختصاص دهید و در نتیجه، کمتر احتمال دارد که از آن چهارچوب‌ زمانی خارج شوید.

بنابراین، اجازه دهید مثالی از این تخمین‌ها ارائه کنیم.

• با آقای جلالی تماس بگیر. ۱۰ دقیقه
• با تیم بازاریابی جلسه برگزار کن. ۲۵ دقیقه
• پروپوزال پروژه را بنویس. ۴.۵ ساعت
• برای تخفیف به مشتریان خاص ایمیل بزن. ۱۵ دقیقه
• در یک جلسه کاری با مشتریان شرکت کن. ۱.۵ ساعت
• با دکتر مختاری ملاقات کن. ۲۵ دقیقه
• تایم شیت را ثبت کن. ۵ دقیقه

در پایان، با جمع کردن این ساعات تخمینی (مثلاً ۷ ساعت و ۲۰ دقیقه) به راحتی می‌توانید کل زمان تخمینی خود را برای روز محاسبه کنید.

نکته شماره ۲: برای برآورد زمان اولویت‌های خود تلاش بیشتری کنید.

یکی دیگر از جنبه‌های مهم تخمین زمان مناسب، اولویت‌های شما هستند. همیشه باید بیشتر وقت خود را به وظایف و تکالیف اولویت‌دار اختصاص دهید. بنابراین، اولویت‌های شما مهم‌ترین و فوری‌ترین وظایف شما هستند. همان وظایفی که سررسید دقیقی دارند، یا وظایفی که برای هدفی که می‌خواهید در روز جاری انجام دهید، حیاتی هستند. به عنوان مثال، شما باید یک پروپوزال ۱۰۰۰ کلمه‌ای برای فردا بنویسید. توانایی شما در تخمین زمان برای این کار ممکن است بر اینکه موفق به تکمیل آن شوید یا خیر تأثیر بگذارد.

اولین کاری که باید انجام دهید این است که یک طرح کلی برای پروپوزال خود ایجاد کنید و عناوین فرعی را تعریف کنید. این عناوین می‌توانند به‌عنوان وظایف جداگانه عمل کنند، بعد از این باید تخمین‌های زمانی را برای آن‌ها در نظر بگیرید:

تعداد کلماتی را که برای هر زیر عنوان می‌نویسید، تخمین بزنید:

به عنوان مثال، خلاصه: ۱۰۰-۱۵۰ کلمه، اهداف: ۲۰۰-۳۰۰ کلمه، و غیره

زمان لازم برای نوشتن و ویرایش هر زیر عنوان را با توجه به تعداد کلمات تخمین بزنید:

به عنوان مثال ۱۰۰-۱۵۰ کلمه: ۳۰ دقیقه، ۲۰۰-۳۰۰ کلمه: ۱ ساعت، و غیره

وقتی تخمین زمان عناوین فرعی را تمام کردید، این اعداد را جمع کنید. این زمان کل تخمین شما برای این کار اولویت‌دار است.

برای گرفتن بهترین نتایج، باید ساعت زیستی بدن خود را شناسایی کنید. یعنی زمانی در طول روز که برای تکمیل وظایف خود مولدتر، متمرکزتر و با‌انگیزه‌تر هستید. این زمانی است که به احتمال زیاد در طول آن، کارهایتان را سریعتر به پایان خواهید رساند. بنابراین این زمان را برای کارهای اولویت‌دار خود در نظر بگیرید.

درباره ساعت زیستی بدن بیشتر بخوانید.

نکته ۳: از فرمول تخمین زمان استفاده کنید.

هنگامی که به دنبال یک رویکرد فرمولی برای تعیین تعداد روزهای لازم برای اتمام یک پروژه هستید، می‌توانید از فرمول تخمین زمان، بر اساس تکنیک The Program Evaluation and Review Technique که به عنوان PERT شناخته می‌شود، استفاده کنید.

PERT روشی برای محاسبه زمان پروژه است. شامل یک فرمول تخمین زمان است که موارد زیر را در نظر می‌گیرد:

• تخمین زمان خوش‌بینانه:  A
• تخمین زمان محتمل: B
• تخمین زمان بدبینانه: C

برای درک بهتر نحوه عملکرد PERT، به یک مثال نگاه می‌کنیم.

تخمین زمان خوش‌بینانه:  A

این کوتاه‌ترین زمان ممکن است که فکر می‌کنید اتمام یک پروژه طول می‌کشد. به طور خلاصه، تخمین زمان خوش‌بینانه زمانی اتفاق می‌افتد که همه چیز عالی پیش می‌رود:

• همه اعضای تیم شما کار خود را به موقع تمام می‌کنند،
• هیچ تجدید نظری لازم نیست،
• مشکلی در ارتباط با بودجه وجود ندارد، و
• هیچ مشکلی از نظر مواد و تجهیزات وجود ندارد.

به عنوان مثال، تجربیات گذشته به شما آموخته است که تخمین زمان خوش‌بینانه برای یک نوع پروژه در تیم شما ۲۲۵ روز است، به این معنی که A=225.

تخمین زمان محتمل: B

این مقدار واقع‌بینانه زمانی است که فکر می‌کنید برای به پایان رساندن یک نوع پروژه لازم است و به عنوان محتمل‌ترین تخمین شناخته می‌شود. محتمل‌ترین تخمین زمان، هنگامی اتفاق می‌افتد که نحوه پیشرفت پروژه شما متوسط باشد:

• همه چیز به طور کلی طبق برنامه پیش می‌رود،
• اکثر افراد وظایف خود را به موقع انجام می‌دهند و
• تعداد کمی بازنگری‌ مورد نیاز است.

به عنوان مثال، تجربیات گذشته به شما آموخته است که محتمل‌ترین تخمین زمان برای یک نوع پروژه در تیم شما ۳۶۰ روز است، به این معنی که B = 360.

تخمین زمان بدبینانه: C

این طولانی‌ترین زمانی است که فکر می‌کنید برای به پایان رساندن یک نوع پروژه لازم است. تخمین زمان بدبینانه، هنگامی اتفاق می‌افتد که قبل از تکمیل پروژه با چندین مشکل مواجه می‌شوید:

• اکثر اعضای تیم شما با پایان کار قبل از سررسید مشکل دارند،
• قبل از ارسال پروژه برای بررسی نهایی نیاز به بازنگری‌های زیادی است،
• مشکلات عمده در ارتباط با مواد و تجهیزات وجود دارد و
• مشکلات عمده در ارتباط با بودجه وجود دارد.

به عنوان مثال، تجربیات گذشته به شما آموخته است که تخمین زمان بدبینانه برای یک نوع پروژه در تیم شما ۳۷۵ روز است، به این معنی که C = 375.

محاسبه واقعی – فرمول تخمین زمان

فرمول تخمین زمان همه این ۳ نوع تخمین را در نظر می‌گیرد و فرمول به شرح زیر است:

E = (A+4B+C)/6

اگر A = 225، B = 360 و C = 375 باشد:

E = (225+4*360+375)/6

E = 340

بنابراین، به احتمال زیاد پروژه مذکور را ظرف ۳۴۰ روز به پایان خواهید رساند.

اما، با بروز حوادث و پیچیدگی‌ها در مسیر پروژه، باید محاسبات و چارچوب زمانی خود را گسترش دهید. اینجاست که انحراف استاندارد وارد می‌شود.

فرمول آن به شرح زیر است:

SD = (C-A)/6

فرمول انحراف استاندارد فقط تخمین زمان خوش‌بینانه و بدبینانه را در نظر می‌گیرد و به شما می‌گوید که تخمین زمان کلی شما واقعا چقدر دقیق است:

SD = (375-225)/6

SD = 25

اگر انحراف استاندارد ۲۵ روز باشد، به این معنی است که پروژه می‌تواند ۲۵ روز بیشتر و یا ۲۵ روز کمتر از آنچه فرمول تخمین زمان به شما می‌گوید، طول بکشد. بنابراین، در نهایت، این نوع پروژه می‌تواند بین ۳۱۵ تا ۳۶۵ روز طول بکشد.

نکته ۴: مدت زمان پروژه را دستی حساب نکنید.

بر اساس مواردی که قبلاً در مورد آن صحبت شد، تخمین زمان و انحراف استاندارد، یک محاسب خودکار بسازید تا به این ترتیب تخمین روزهایی را که برای اتمام پروژه نیاز دارید، سریعتر دریافت کنید.

در ادامه نحوه ایجاد یک محاسب ساده پروژه در اکسل آمده است:

• فرمول تخمین زمان (E = (A+4B+C)/6)،
• فرمول انحراف استاندارد (SD = (C-A)/6).
• برای سلول «فرمول تخمین زمان»، بنویسید: ROUNDUP((C4+C5*4+C6)/6)
• برای سلول «انحراف استاندارد»، بنویسید: ROUNDUP((C6-C4)/6)
• برای سلول «کوتاهترین تخمین زمان برای پروژه»، بنویسید: ROUNDUP(C8-C9)
• برای سلول «طولانی‌ترین تخمین زمان برای پروژه»، بنویسید: ROUNDUP(C8+C9)

فرمول‌های بالا را مانند تصویر زیر در سلول مربوطه وارد کنید:

دانلود فایل اکسل محاسبه خودکار زمان پروژه به صورت رایگان

استفاده از تابع ROUNDUP اختیاری است، اما به شدت توصیه می‌شود زیرا تعداد روزها را به یک عدد کامل گرد می‌کند.

نکته ۵: زمان خود را ردیابی کنید.

علاوه بر روش‌های بالا شما به تخمین دقیق‌تری نیاز دارید، تا بتوانید کار خود را با جزئیات برنامه‌ریزی و تحلیل کنید و همچنین یک برنامه زمان‌بندی کاربردی برای دنبال کردن در حین کار روی پروژه مذکور ایجاد کنید. اینجاست که ردیابی زمان بسیار مهم می‌شود.

یک ردیاب زمان تخمین زمان را بسیار دقیق می‌کند. به شما می‌گوید که در مجموع چقدر برای پروژه‌های قبلی زمان صرف کرده‌اید و به شما امکان می‌دهد کارهایی را که بیشتر وقت شما را گرفته‌اند، شناسایی کنید.

چرا ردیابی زمان برای مدیریت پروژه اهمیت دارد؟

خوب، برای شروع، با نگه داشتن سوابق ردیابی زمان، می‌توانید تخمین‌های زمانی را برای نوع خاصی از پروژه انجام دهید، که در واقع بر اساس تجربیات گذشته شما کاملاً قابل تأیید است. برای جمع‌آوری داده‌های ردیابی زمان، می‌توانید به راحتی فعالیت‌های لازم برای هر پروژه را تعریف کنید و هر بار که کار روی یک فعالیت را شروع می‌کنید، تایمر را شروع کنید. پس از اتمام کار روی این فعالیت، تایمر را متوقف کنید. با انجام این کار، این زمان را به کل زمان خود بر روی آن پروژه اضافه می‌کنید. البته می‌توانید پس از اتمام یک کار خاص، زمان را به صورت دستی در تایم شیت روز خود وارد کنید.

در پایان پروژه، شما زمان دقیقی را که روی آن صرف کرده‌اید، خواهید داشت و احتمالاً در آینده نیز روی همان نوع پروژه کار خواهید کرد. بنابراین، می‌توانید تخمین دقیقی به مشتریانتان ارائه دهید. علاوه بر این، می‌توانید بین فعالیت‌های قابل پرداخت و غیرقابل پرداخت خود تمایز قائل شوید و متوجه شوید که چه مقدار هزینه صرف کار بر روی پروژه کرده‌اید که کمک می‌کند مدیریت هزینه پروژه خود را بهبود بخشید.

• بیشتر بخوانید: محاسبه قیمت تمام شده در پروژه‌ها برای مدیریت هزینه پروژه
• بیشتر بخوانید: چرا پیگیری زمان برای مدیریت پروژه ضروری است؟

چگونه می‌توانید زمان را برای تخمین زمان ردیابی کنید: مثال شماره ۱

می‌توانید ساعت‌های ردیابی شده را به روز تبدیل کنید. بیایید مثالی بزنیم. شما ۱۱۸ ساعت و ۳۰ دقیقه را صرف یک پروژه کرده‌اید. خوب، این به راحتی به ۱۴.۵ روز تبدیل می‌شود. روزهایی که ۸ ساعت روی این پروژه کار کرده‌اید.

چگونه می‌توانید زمان را برای تخمین زمان ردیابی کنید: مثال شماره ۲

در بهتایم همچنین می‌توانید پیش از شروع یک فعالیت برای آن زمان تخمینی تعیین کنید و با پیشرفت کار زمان واقعی صرف شده روی آن را با زمان تخمینی مقایسه کنید.

بنابراین، هنگامی که ردیابی زمان را شروع کردید، می‌توانید پیشرفت واقعی را با تخمین‌های خود، مقایسه کنید و درصد پیشرفت واقعی و برنامه‌ای داشته باشید.

به این ترتیب، می‌توانید ببینید که تخمین‌های زمانی اولیه شما تا چه حد به واقعیت نزدیک بوده است. بنابراین، بر روی مهارت خود در برآورد و تنظیم جدول زمانی مناسب برای پروژه کار خواهید کرد، در عین حال از فشار ناشی از سررسیدهای غیرواقعی اجتناب می‌کنید.

نکته شماره ۶: زمان‌های تلف شده خود را محاسبه کنید.

هنگام تخمین زدن زمان برای یک پروژه، ممکن است از زمان‌های تلف شده چشم پوشی کنید. بنابراین، فراموش نکنید که موارد زیر را در نظر بگیرید:

• وقفه‌ها،
• حواس‌پرتی، و
• اهمال‌کاری

بیشتر بخوانید: راه‌های مقابله با اهمال کاری

ابتدا، فعالیت‌هایی را که احتمال می‌دهید هر روز در محل کار زمانتان را هدر دهند، فهرست کنید. سپس، برای آنها هم تخمین زمان در نظر بگیرید:

• بیرون رفتن برای سیگار کشیدن هر ۲ ساعت – ۱۵ دقیقه
• بیرون رفتن برای خرید میان وعده بعد از ظهر – ۱۵ دقیقه
• هر ۳ ساعت – ۱۵ دقیقه برای خوردن یک فنجان قهوه
• گفتگو با همکاران – ۳۰ دقیقه

حتی می‌توانید زمانی را که صرف جلسات و مرتب کردن صندوق ورودی ایمیل خود می‌کنید به این زمان تلف شده اضافه کنید. هر چه باشد، این فعالیت‌ها به اتمام پروژه کمک نمی‌کنند و فقط شما را از اولویت‌های واقعی دور می‌کنند:

• جلسات – ۱ ساعت و ۳۰ دقیقه
• بررسی ایمیل – ۱ ساعت

می‌توانید تخمین زمان را برای این فعالیت‌ها حدس بزنید، یا یک آزمایش هفتگی انجام دهید و زمان دقیقی را که بر روی این فعالیت‌ها صرف می‌کنید، ردیابی کنید.

ردیابی زمان تلف شده برای تخمین زمان دقیق

برای مثال، اگر نتایج زیر را برای جلسات روزانه به دست آوردید:

• ۴۵ دقیقه شنبه
• ۴۰ دقیقه یکشنبه
• ۴۰ دقیقه دوشنبه
• ۴۵ دقیقه سه شنبه
• ۳۰ دقیقه چهارشنبه

می‌توانید ۴۰ دقیقه را به عنوان میانگین زمان خود برای یک جلسه در برآوردهای آینده در نظر بگیرید:

(۴۰+۴۵+۳۰+۴۵+۴۰)/۵=۴۰

ردیابی زمان تلف شده برای تخمین میزان زمانی که روی پروژه تمرکز کرده‌اید.

در پایان، برای به دست آوردن کل زمان تلف شده در روز، اعداد را جمع کنید. فرض کنید همه اتلاف‌کننده‌های زمان ذکر شده، از نوشیدن قهوه گرفته تا جلسات، ۴ ساعت می‌شوند. بنابراین، اگر ۸ ساعت در روز کار می‌کنید و ۴ ساعت را هدر می‌دهید، اساساً حدود ۴ ساعت را روی پروژه متمرکز هستید. محاسبه صحیح کل مقدار زمان تلف شده در یک روز دقت شما را در تخمین زمان کارها بهبود می‌بخشد. این مرحله مدیریت زمان را آسان می‌کند.

به هر حال، اگر می‌دانید که در واقع فقط نیمی از زمانی را که فکر می‌کردید به تکمیل پروژه اختصاص می‌دهید، می‌توانید سررسید‌های واقعی‌تری را تعیین ‌کنید. یا حتی بهتر از آن، سعی خواهید کرد اتلاف وقت خود را کاهش دهید و در نتیجه سطح بهره‌وری خود را بهبود بخشید.

نکته شماره ۷: زمان بیشتری را برنامه‌ریزی کنید.

داده‌هایی که از ردیاب زمان خود دریافت می‌کنید، زمان دقیقی را که در پروژه‌های مشابه سپری کرده‌اید، نشان می‌دهد. بنابراین، اگر در ۹ مورد از ۱۰ مورد، ۷۱ روز را روی یک پروژه صرف کرده‌اید، احتمالاً دفعه بعد هم تقریباً زمان مشابهی را برای آن صرف خواهید کرد. اما در هر صورت، برای مشکلات و کاستی‌های غیرمنتظره که معمولاً با پروژه‌ها همراه است، زمان بیشتری را به این پروژه اختصاص دهید.

نتیجه‌گیری: تخمین زمان دقیق کارها مهم است.

در پایان، تخمین دقیق زمان چندان دشوار نیست. فقط نیاز دارید:

• کار خود را به وظایف روزانه تجزیه کنید و برای این وظایف جداگانه تخمین بزنید،
• انرژی بیشتری را برای تخمین درست زمان برای کارهای اولویت‌دار صرف کنید،
• تلاش کنید تا زمانی را که صرف پروژه‌ها و وظایف می‌کنید، ردیابی کنید،
• زمانی را که هر روز تلف می‌کنید، حساب کنید و
• زمان اضافی را که ممکن است برای اتمام پروژه نیاز داشته باشید، در نظر بگیرید.

برای تخمین زمان دقیق و ردیابی زمان‌های صرف شده بر روی فعالیت‌های مختلف روی کمک بهتایم حساب کنید و به نتیجه دلخواه خود برسید:

ثبت نام رایگان در نرم افزار آنلاین بهتایم