به دنبال روش مدیریت زمان هستید؟ متن زیر را بخوانید.
نمی‌توانم بگویم با خواندن این پست به طور جادویی روزانه ۳۸ ساعت زمان خواهید داشت، اما قول می‌دهم یاد بگیرید با ارزیابی اهمیت وظایفتان، زمان بیشتری داشته باشید.
این یک روش مدیریت زمان است که مورد کم لطفی قرار گرفته و کمتر کسی به آن اشاره می‌کند. چرا با وجود این همه راهنمایی، ترفند، ابزار، تکنولوژی، تقویم، هنوز هم به نظر می‌رسد همیشه عقب هستیم و زمان کافی نداریم؟ شاید به این دلیل است که این ترفندها دیگر جواب نمی‌دهند.
ما به شما پیشنهاد می‌کنیم این روش مدیریت زمان را به کار بگیرید:
با پرسیدن چند سوال درباره کارهای موجود در لیست کاریتان، زمان خود را چند برابر کنید.
- سوال ۱: آیا می‌توانم این کار را حذف کنم؟
- سوال ۲: اگر نمی‌توانم این کار را حذف کنم، آیا می‌توانم آن را خودکار انجام دهم؟ پرداخت قبض آنلاین یک مثال است.
- سوال ۳: آیا می‌توانم آن را محول کنم، یا به دیگری یاد بدهم که چگونه این کار را انجام دهد؟
- سوال ۴: آیا باید این کار را در حال حاضر انجام دهم، یا بعدا هم می‌توانم انجام دهم؟
بیشتر ما زمان خود را با نوشتن لیست کاری و اولویت‌بندی موارد موجود در آن لیست مدیریت می‌کنیم. با ارزیابی اورژانسی بودن و مهم بودن وظایفمان برای اولویت‌بندی آنها تصمیم می‌گیریم. اما یک معیار سوم هم باید در نظر گرفته شود:
به جای پرسیدن این سوال که مهم‌ترین کاری که من می‌توانم امروز انجام دهم چیست؟
از خود بپرسید: مهم‌ترین کاری که می‌توانم امروز انجام دهم و باعث بهتر شدن فردا می‌شود چیست؟
به عبارت دیگر، با تفکر در مورد این‌که امروز چگونه زمانمان را استفاده می‌کنیم، می‌توانیم ساعت‌های روزهای آینده را آزاد کنیم. یک مثال: پرداخت آنلاین صورت‌حساب. شاید با خود بگویید من برای یافتن وب‌سایت یا برنامه‌های آنها و وارد کردن اطلاعات بانکی زمان ندارم. با این‌حال حتی اگر بتوانید ۳۰ دقیقه در ماه به وسیله پرداخت صورت‌حساب‌ها به صورت آنلاین صرفه‌جویی کنید، این به این معنی است که در ۴ ماه دو ساعت سرمایه‌گذاری کردهاید. خوب به نظر می‌رسد، نه؟
در ادامه، ۴ سوال می‌بینید که باید آنها را در مورد کارهای موجود در لیست خود بپرسید:
سوال ۱: آیا می‌توانم این کار را حذف کنم؟
یک حقیقت ساده وجود دارد، هر چیزی که امروز به آن نه می‌گوییم فردا وقت بیشتری برای ما ایجاد می‌کند.
گاهی وظایف غیر ضروری را به خاطر خلاصی از حس گناه می‌پذیریم و در واقع نگران ناامید کردن دیگران هستیم. اما باید بدانیم بی‌فایده است طوری زندگی کنیم که هرگز نه نگوییم. چرا که با بله گفتن، به طور همزمان به تعداد بی‌شماری از کارهای دیگر نه می‌گوییم.
سوال ۲: اگر نمی‌توانم این کار را حذف کنم، آیا می‌توانم آن را خودکار انجام دهم؟ پرداخت قبض آنلاین یک مثال است.
به عنوان مثال مواردی که منظم خریداری می‌کنید، غذای حیوانات خانگی، مواد غذایی، نسخه دکتر و… آیا این موارد می‌توانند به طور خودکار برای شما ارسال شوند؟ یا قرار ملاقات‌هایی که در سال دارید مانند وقت دندان پزشکی، نوبت آرایشگاه، به جای تماس و تنظیم تک تک این قرار ملاقات‌ها، آیا می‌توانید یکباره آنها را تنظیم کنید؟ اگر در انجام این کار شک دارید، در مورد سال گذشته خود فکر کنید و محاسبه کنید که چند ساعت صرف خرید مواد غذایی کردهاید؟
سوال ۳: آیا می‌توانم آن را به دیگران محول کنم، یا به دیگری یاد بدهم که چگونه این کار را انجام دهد؟
در حالی‌که بسیاری از ما با محول کردن انجام وظایف شخصیمان که زیاد مورد علاقه ما نیستند موافقیم، اما در برابر واگذاری وظایف محل کارمان مقاومت می‌کنیم. شاید بگویید آنها نمی‌توانند این کار را به خوبی من انجام دهند، اما باید بدانید در درازمدت آنها می‌توانند این کار را همانطور که شما انجام می‌دادید، به درستی انجام دهند.
سوال ۴: آیا باید این کار را همین حالا انجام دهم، یا بعدا هم می‌توانم انجام دهم؟
این روش مدیریت زمان را تعویق انداختن هدفمند کارها می‌نامند. با این حال، این آن تعویق معمولی نیست که به آن فکر می‌کنید تعویق انداختن هدفمند این است که آگاهانه تصمیم بگیریم بعدا کاری را انجام دهیم، نه این‌که کلا آن کار را انجام ندهیم. تعلل کردن در انجام کاری که می‌دانیم باید انجام دهیم با انجام ندادن کاری به این دلیل که اکنون زمان مناسب انجام آن نیست تفاوت دارد. هنگامی که به طور هدفمند کارها را به تعویق می‌اندازید، در نهایت تصمیم خواهید گرفت که:
- آیا این کار را حذف کنید
- به صورت اتوماتیک انجام دهید
- یا به کسی واگذار کنید،
- یا این‌که ممکن است متوجه شوید که اهمیت، یا اورژانسی بودن آن افزایش یافته است و مجبور به انجام آن هستید.
روش مدیریت زمان دیگر جواب نمی‌دهد؟
امروزه از دستگاه‌ها و سیستم عامل‌هایی که ۱۵ سال پیش حتی رویای آنها را نداشتیم استفاده می‌کنیم، و با این‌که فضای کار تغییر کرده است، اما آموزش‌هایی که در مورد روش مدیریت زمان می‌گیریم، تقریبا مشابه گذشته به نظر می‌رسند. روش مدیریت زمان سنتی به ما یاد می‌دهد که هر روز صبح شروع کنیم فهرستی از کارهایی را که در آن روز انجام می‌دهیم، بنویسم. اما به محض این‌که ایمیل خود را بررسی می‌کنیم، این لیست فراموش می‌شود. روش مدیریت زمان اولویت‌بندی A، B، C را آموزش می‌دهد. اما امروزه همه چیز به نظر فوری می‌رسد و برای اولویت بالاتر رقابت می‌کند. روش مدیریت زمان به ما می‌گوید برای انجام کارهای مهم در را ببند و فقط روی آن تمرکز کن، اما به افکاری که در ذهن ما می‌چرخد و فریب اینترنت توجه نمی‌کند.
مشکل فقط این نیست که ما حواسمان از کار پرت می‌شود بلکه این است که به دلیل کارهای دیگر تمرکزمان را بر روی کارهای مهم‌تر از دست می‌دهیم.
چند بار قصد انجام وظایف عمیق‌تر داشته‌اید، و تنها به واسطه ایمیل‌های دریافتی از مشتریان یا همکاران از آن باز مانده‌اید؟
کارکنان با حجم اطلاعات ورودی بسیار دستپاچه می‌شوند. کار از چندین مکان مختلف یکباره بر سر آنها می‌ریزد، به طوری که برای به یاد داشتن همه چیز به تلاش بسیاری نیاز دارند و روش مدیریت زمانی که در گذشته یاد گرفته‌اند، باعث شکست آنها می‌شود.
اکثر کارکنان روزهای خود را با حواس‌پرتی و از این شاخه به آن شاخه پریدن می‌گذرانند. که نتیجه آن استرس دائمی و به جای مولد بودن دائما مشغول بودن است. وقتی افراد وظیفه‌ای که در حال انجام آن هستند را تغییر می‌دهند، زمان زیادی طول می‌کشد تا دوباره آن را از سر بگیرند و به خوبی روی آن تمرکز کنند.
همه این حواس‌پرتی‌ها بر کیفیت کار تاثیر می‌گذارند. کارکنانی که در مدیریت توجه و حواس خود ضعیف هستند، در شرکت فعال نیستند و این باعث می‌شود هیچ وقت نتوانند تجارب و دانش خود را به کار ببندند تا به شما در کسب و کارتان کمک کنند.
حقیقت این است که امروزه باید به طور متفاوتی کار کنیم و بنابراین نیازمند آموزش‌های جدیدی هستیم که واقعا موثر باشند.
شرکت‌ها باید آموزش‌هایی در مورد مهارت‌های بهره‌وری ارائه دهند تا کارکنان بتوانند بر این چالش‌های جدید غلبه کنند.
این آموزش‌ها باید دو جزء زیر را داشته باشند:
۱) به جای اولویت‌های وظایف، در مورد اولویت‌های نقش واضح‌تر باشید.
۲) مهارت‌های مدیریت توجه و حواس را به جای تکنیک مدیریت زمان آموزش دهید.
۱) کارکنان توسط درخواست‌هایی که از داخل و خارج سازمان با آن رو به رو می‌شوند، توانایی واکنش سریع خود را از دست می‌دهند. اما وقتی که در مورد مهم‌ترین قسمت شغل و جهت‌گیری شرکت خود روشن شده باشند، بهتر اولویت‌بندی می‌کنند.
مدیر باید در مورد این‌که چگونه نقش هر فرد با مأموریت شرکت مرتبط است، روشن و قاطع باشد.
هنگامی که کارکنان آموزش می‌بینند تا بر روی مهم‌ترین نقش‌های شغل خود تمرکز کنند:
- کارهای غیر مرتبط را فیلتر کرده
- و اقداماتی موثر انجام می‌دهند.
توانایی شناسایی و متمرکز بودن بر روی ماموریت شرکت و چگونگی خدمت کردن کار آنها دراین راستا، چراغی مخصوص کارکنان فراهم می‌کند تا بتوانند برتری مهم‌ترین وظایف را نسبت به آن‌هایی که ظاهرا فوری هستند، ببینند.
۲) مديريت توجه، توانایی کنترل حواس پرتی و تمرکز بر روی یک کار را آموزش می‌دهد.
به عنوان مثال کارکنان خود را آگاه کنید اگر فکر می‌کنید انجام چند وظیفه به طور همزمان به ما کمک می‌کند بیشتر کار کنیم، تحقیقات نشان می‌دهد کاملا بر عکس است. محیطی که از تمرکز حمایت می‌کند و ارزش تمرکز بر روی یک کار را می‌داند:
- مانع رشد عادات بد می‌شود و
- از یک شرکت و کارکنان آن، در مقابل یک فرهنگ سازمانی ناسالم محافظت می‌کند.
بهتایم، ابزاری برای مدیریت زمان است، از آن برای دو هفته به رایگان استفاده کنید. می‌توانید با آن برنامه‌ریزی کرده و تایم‌شیت ثبت کنید. اگر هنگام استفاده از بهتایم به مشکلی بر خوردید، با ما تماس بگیرید.