راهنمای کاملی برای مدیریت وظیفه

مدیریت وظیفه چیست؟

مولدترین افراد روی زمین ابرقهرمان نیستند. آن‌ها هم ساعت کاری برابر با شما در اختیار دارند، حتی گاهی راه‌هایی پیدا می‌کنند که ساعات کمتری کار کنند. اما چگونه؟

رویکردهای متفاوت مدیریت وظیفه

چندین روش اصلی برای مدیریت وظیفه وجود دارد که برخی از آن‌ها برای کمک به توسعه‌دهندگان نرم‌افزار و برخی دیگر برای اهداف عمومی ایجاد شده‌اند. روش‌های برنامه‌نویسان را هم می‌توان در زندگی روزمره استفاده کرد، زیرا توسط کسانی ابداع و استفاده شده‌اند که بیشتر از دیگران نیاز به زمان و سرعت دارند.

۱) کانبان۱

این روش در دهه ۱۹۴۰ توسط تویوتا توسعه یافته است. Kanban کلمه ژاپنی به معنای کارت علامت است. کانبان روشی برای مدیریت گردش کار است که به شما کمک می‌کند تا کار خود را تصویرسازی کنید و بهره‌وری را به حداکثر برسانید. در آغاز قرن بیست و یکم کانبان پا را از صنعت خودرو فراتر گذاشت و با موفقیت در سایر بخش‌های تجاری مانند IT، توسعه نرم‌افزار، بازاریابی و … مورد استفاده قرار گرفت.

ساده‌ترین صفحه روش کانبان سه ستون دارد:

منتظر انجام، در حال انجام و انجام شده.

۱-۱) سه اصل اصلی کانبان

اصل ۱: با کاری که اکنون انجام می‌دهید، شروع کنید.

  •  انعطاف‌پذیری کانبان باعث می‌شود تا جریان کاری، سیستم‌ها و فرآیندهای موجود را پوشش دهد، و مانع از آن‌هایی که قبلاً با موفقیت انجام می‌شده، نشود.
  •  کانبان مواردی را که باید به آن‌ها توجه شود مشخص می‌کند و تغییرات را به نحوی ارزیابی و برنامه‌ریزی می‌کند که اجرای آن‌ها تا حد ممکن غیر مخرب باشد.

اصل ۲: موافقت با تحقق تغییرات تکاملی

روش کانبان طوری طراحی شده است که با حداقل مقاومت روبرو شود، بنابراین تغییرات کوچک ولی مداوم و تکاملی در روند فعلی را تشویق می‌کند. به طور کلی، تغییرات گسترده و بزرگ دلسرد کننده هستند، زیرا معمولاً این تغییرات به دلیل ترس یا عدم قطعیت با مقاومت روبرو ‌می‌شوند.

اصل ۳: احترام به روند، نقش‌ها و مسئولیت‌های فعلی

  • کانبان فرایندها، نقش‌ها، مسئولیت‌ها و عناوین موجود را که ارزشمند هستند و باید حفظ شوند، تشخیص می‌دهد.
  • روش کانبان مخالف تغییر نیست، بلکه این روش به منظور ایجاد و ترغیب تغییرات تدریجی، منطقی و بدون ایجاد ترس ایجاد شده است.

۱-۲) شش روش اصلی کانبان

روش ۱) تصویرسازی گردش کار

رویکرد کانبان در مدیریت وظیفه

رویکرد کانبان در مدیریت وظیفه

اولین و مهمترین نکته این است که درک کنید چه چیزی برای تبدیل یک درخواست به یک محصول قابل تحویل ضروری است. برای تصویرسازی گردش کار با یک سیستم کانبان، به یک تخته و کارت و ستون نیاز خواهید داشت. هر ستون روی صفحه، نمایانگر یک مرحله در گردش کار شما است. هر کارت کانبان نشان دهنده یک کار است. هنگامی که شروع به کار روی مورد X می‌کنید، آن را به ستون در حال انجام می‌کشید و پس از اتمام، آن را به ستون انجام شده منتقل می‌کنید. به این ترتیب می‌توانید پیشرفت و نقاط ضعف را به راحتی ردیابی کنید.

روش ۲) محدود کردن کار در حال انجام

کار کردن همزمان بر روی چند وظیفه۲ مسیری مطمئن به سمت اتلاف زمان و ناکارآمدی است. وظیفه اصلی کانبان اطمینان از قابل مدیریت بودن تعداد کارهای در حال انجام در هر زمان است.

روش ۳) مدیریت جریان کار

تمام ایده اجرای یک سیستم کانبان، ایجاد یک جریان کاری سالم و روان است. بنابراین، مدیریت جریان مربوط به مدیریت کار است نه افراد. پس به جای میکرو مدیریت۳ کردن افراد و تلاش برای مشغول نگه داشتن تمام وقت آن‌ها، باید روی مدیریت فرآیندهای کاری تمرکز کنیم. در حالت ایده آل، می‌خواهیم جریان کاری سریع و روان داشته باشیم. بدان معنی که سیستم ما به سرعت ایجاد ارزش ‌کند، تا بتوانیم زمان متوسط چرخه تولید را کاهش دهیم و با روشی قابل پیش بینی از هزینه‌های تاخیر جلوگیری کنیم.

روش ۴) شفاف‌سازی خط مشی فرآیند

شما نمی‌توانید چیزی را که درک نمی‌کنید، بهبود بخشید. به همین دلیل است که فرآیند باید به روشنی تعریف و منتشر شود. افراد در کاری که فکر نمی‌کنند مفید باشد، مشارکت نمی‌کنند. هنگامی که همه با یک هدف مشترک آشنا هستند، می‌توانند در راستای تغییری که شما را در جهت مثبت سوق می‌دهد، کار کنند و تصمیم بگیرند.

روش ۵) حلقه‌های بازخورد

برای این‌که تغییر مثبت اتفاق بیفتد، یک کار دیگر نیز باید انجام شود:

جلسات منظم برای انتقال دانش (حلقه‌های بازخورد)

جلسات ایستاده روزانه برای هماهنگی تیم. این جلسات در جلوی تابلوی کانبان برگزار می‌شوند و هر یک از اعضا به دیگران می‌گوید که روز گذشته چه کاری انجام داده و امروز چه خواهد کرد.

روش ۶) پیشرفت با همکاری همه

راه دستیابی به پیشرفت مستمر و تغییر پایدار در درون سازمان، از طریق دید مشترک به آینده بهتر و درک جمعی از موضوعاتی است که باید بر آن غلبه کرد. تیم‌هایی که درک مشترکی از تئوری‌های مربوط به کار، گردش کار، فرآیند و ریسک دارند، به احتمال بیشتری می‌توانند درک مشترکی از یک مشکل داشته باشند و مراحلی را برای پیشرفت پیشنهاد دهند، که مورد توافق همه است.

شش روش اصلی کانبان برای مدیریت وظیفه

شش روش اصلی کانبان

۲) چابک۴

در سال ۲۰۰۱، گروه کوچکی از توسعه‌دهندگان نرم‌افزار، روشی کاملاً جدید برای مدیریت پروژه‌هایشان ابداع کردند. چابک یک رویکرد تکرار شونده و زمان‌دار برای تحویل نرم افزار است که بجای این‌که سعی کند کل نرم‌افزار را یکباره تحویل دهد، از ابتدای پروژه و به تدریج نرم‌افزار را می‌سازد. درخواست‌ها، برنامه‌ها و نتایج به طور مداوم مورد ارزیابی قرار می‌گیرند، تا تیم‌ها برای تغییرات سریع آمادگی داشته باشند.

 

از رویکرد تکراری چابک غالباً در پروژه‌های توسعه نرم‌افزار برای ارتقاء سرعت و انطباق‌پذیری استفاده می‌شود، زیرا مزیت تکرار این است که می‌توانید به جای پیگیری یک مسیر خطی، همزمان با پیشروی خود را وفق دهید. یکی از اهداف یک رویکرد چابک یا تکرار شونده آزاد کردن منافع در طول فرایند است نه فقط در پایان آن. پروژه‌های چابک باید اعتماد، انعطاف‌پذیری، توانمندسازی و همکاری را به نمایش بگذارند.

۲-۱) اصول چابک چیست؟

فلسفه چابک بر توانمندسازی افراد، تعامل آن‌ها و تحویل زودهنگام و مداوم متکی است.

اصول چابک شامل موارد زیر است:

  •  یک تقاضا به قطعات کوچکتر تقسیم می‌شود، و با توجه به اهمیتشان توسط تیم اولویت‌بندی می‌شوند.
  •  چابک، کار مشارکتی را به ویژه با مشتری بهبود می‌بخشد. (بالاترین اولویت: رضایت مشتری از طریق تحویل زودهنگام و ادامه‌دار نرم‌افزارهای با ارزش )
  •  چابک در فواصل منظمی اطلاعات را منعکس می‌کند، یاد می‌گیرد و سازگار می‌شود تا مطمئن شود که مشتری همیشه راضی است و نتایجی را فراهم می‌کند که منجر به منافع می‌شود.
  • تحویل تدریجی نرم‌افزار، از چند هفته تا چند ماه، با اولویت بازه زمانی کوتاهتر انجام می‌شود.
  •  چابک برنامه‌ریزی را با اجرا ادغام می‌کنند و به یک سازمان امکان می‌دهد به طور مؤثر به تغییر نیازها پاسخ دهند. (استقبال از تغییر در نیازها، حتی در آخرین مراحل توسعه سیستم)

۲-۲) مزایای چابک چیست؟

  • چابک موجب توانمندسازی افراد درگیر می‌شود، مسئولیت‌پذیری ایجاد می‌کند؛ مشوق تنوع ایده‌هاست؛ اجازه انتشار زودهنگام منافع را می‌دهد و بهبود مستمر را ممکن می‌سازد.
  • چابک به مشارکت بیشتر مشتری و کاربر کمک می‌کند، زیرا تغییرات به جای انقلابی بودن، تدریجی و تکاملی هستند: بنابراین می‌تواند در حمایت از تغییرات فرهنگی که برای موفقیت اکثر پروژه‌های دگرگونی بسیار مهم است، مؤثر باشد.
  • چابک اجازه می‌دهد تا تصمیمات زود آزمایش و رد شوند.

۳) برنامه‌ریزی وظایف

۳-۱) وظایف خود را از سرتان بیرون بکشید!

اگر می‌خواهید شروع به بهبود مدیریت وظیفه خود کنید، پس تصوری از آنچه در حال حاضر نیاز است انجام دهید، دارید. اما مشکل این است که افکار ارزشمند شما به همراه اطلاعاتی بی‌فایده (مانند: تکرار یک آهنگ، یا مثلا این‌که «آیا کلیدهایم را فراموش کرده‌ام») در ذهن شما قرار دارند.

راه حل این مشکل بسیار ساده است:

هر اندازه که نیاز دارید برای نوشتن کارهایی که باید انجام دهید، زمان بگذارید. چه این کارها، کارهایی مانند: «پروپوزال پروژه را بنویس.» باشد چه «توستر جدید بخر.» برای نوشتن لیست به خودتان سخت نگیرید زیرا این لیست نهایی کاری شما نیست.

مثلا:

  •  نوشتن مقاله
  •  تحقیق در مورد نرم‌افزارهای دورکاری
  •  برنامه‌ریزی تولد مادر
  •  ارسال ایمیل قدردانی برای شرکت X

۳-۲) وقتی لیست مشغولیات ذهنی خود را نوشتید، زمان آن رسیده است که آن را مرتب کنید.

به دنبال کاری باشید که:

  •  بدون شفافیت است و فقط از یک اسم مبهم استفاده کرده‌اید. مثلا: (مقاله در لیست بالا)
  •  مشخص نیست که فعالیت کجا باید انجام شود.
  •  هیچ منبع یا اطلاعات کافی برای انجام این کار وجود ندارد.
  •  کار را با یک فعل شروع نکردید.

۳-۳) کارهای بزرگتر را به کارهای قابل کنترل تجزیه کنید.

کارهای بزرگ ترسناک است. مثلا وظیفه‌ای مانند «مرتب کردن انبار»

برای حل این مسئله، بهتر است قبل از شروع کار، کار را در قسمت‌های مختلف تقسیم کنید. به این ترتیب، شما تصور روشنی در مورد اقدامات کوچکی که باید انجام دهید تا منجر به هدف کلی شما بشوند، به دست می‌آوردید. برای به شکستن یک کار:

  •  به آن نگاه کنید و بپرسید:

من برای انجام آن به چه چیزی نیاز دارم؟

این کار را ادامه دهید تا کار به ساده‌ترین حالت تقسیم شود.

  •  شاید هم شروع یک کار به اتمام کار دیگری بستگی داشته باشد. مثلا لازم است قبل از مرتب کردن انبار جارو بخرید. اگر نمی‌توانید کار را از ابتدا تا انتها با یک حرکت انجام دهید، باید آن را به کارهای کوچک تقسیم کنید.

۳-۴) ابزاری برای کمک به شما در برنامه‌ریزی کارهای خود

برای برنامه‌ریزی وظایف خود، از هر برنامه‌ای که با آن راحتید آستفاده کنید. من شخصاً برای تمام مراحل مدیریت وظیفه از بهتایم استفاده می‌کنم.

هر روز صبح که به شرکت می‌آیم. بهتایم وظایفی که در لیست کاری آن روز هستند، به من اختصاص داده شده‌اند و یا تاریخ سررسید آن‌ها نزدیک است یادآوری می‌کند و برای جلوگیری از فراموش شدنشان در لیست برنامه‌ریزی من قرار می‌دهد.

بهتایم برای مدیریت وظیفه

بهتایم برای مدیریت وظیفه

همینطور برای برنامه‌ریزی ساعت کاری جزئیاتی از فعالیت را در اختیار من قرار می‌دهد تا برای برنامه‌ریزی بهتر به من کمک کند. مثلا این‌که چند روز تا سررسید فعالیت مانده، تخصیص دهنده این فعالیت چه کسیست، تا کنون چقدر زمان صرف آن کرده‌ام و….

صادقانه بگویم با کمک بهتایم از نوت‌های فراوانی که بر در و دیوار و مانیتورم نصب می‌کردم و گاهی گمشان می‌کردم و یا فراموش میشدن، نجات پیدا کردم.

با بهتایم نوت های فراوان را کنار بگذارید

با بهتایم نوت های فراوان را کنار بگذارید

بهتایم جریان کاری من را به کمک تسک بوردش نشان می‌دهد. و با یک نگاه متوجه می‌شوم که کدام یک از فعالیت‌هایم، منتظر انجام است، کدام یک در حال انجام است و کدام انجام شده است.

۴) چگونه فعالیت‌ها را اولویت‌بندی کنیم؟

۴ راه مختلف برای اولویت‌بندی فعالیت‌ها وجود دارد.

۴-۱) ماتریس آیزنهاور

من دو نوع فعالیت دارم: ضروری و مهم. مشکل این است که ضروری‌ها مهم نیستند، و مهم‌ها هرگز ضروری نیستند.

– آیزنهاور

این نقل قول بود که ماتریس آیزنهاور را ایجاد کرد.

ماتریس آیزنهاور برای اولویت بندی فعالیت ها

ماتریس آیزنهاور برای اولویت بندی فعالیت ها

برای استفاده از این روش با استفاده از چک لیست زیر به دسته‌بندی سریع وظایف بپردازید:

چک لیست کارهای مهم:

  •  در صورت تکمیل نشدن، بر روی بسیاری از افراد یا پروژه ها تأثیر خواهد گذاشت.
  •  سایر وظایف به اتمام آن بستگی دارد.
  •  ارزش زیادی ایجاد می‌کند.
  •  با تلاش کم به نتایج زیاد منجر می‌شود.

چک لیست کارهای فوری:

  •  به تأخیر افتاده است.
  •  به زودی موعد تحویل آن فرا می‌رسد.
  •  نیازمند توجه فوری است.
  •  عواقب عدم انجام آن فوری است.

برای اعمال این ماتریس در لیست کارهایتان، از برچسب‌ها استفاده کنید.

۱) فوری و مهم.
۲) مهم و بدون فوریت.
۳) فوری و بدون اهمیت.
۴) نه مهم ونه فوری.

من از برچسب بهتایم برای این منظور استفاده می‌کنم. به این ترتیب که در قسمت ویرایش فعالیت‌هایم برچسب‌های مورد نظر خودم را به آن‌ها اضافه می‌کنم.

۴-۲) وقتی دو قورباغه دارید برای خوردن، ابتدا زشت‌ترینشان را بخورید.

روش برایان تریسی بر احساسات شما نسبت به وظایف موجود در لیست متمرکز است. به تعبیر مار تواین، اگر هر روز یک قورباغه زنده برای صبحانه میل کنید، بقیه روز هیچ چیز بدتری نمی‌تواند رخ دهد. بنابراین، ایده اصلی این است که بدترین قورباغه را در اسرع وقت میل کنید و در طول روز آسوده باشید.

برای استفاده از این روش باید وظایف را به ۴ دسته تقسیم کنید:

۱) کارهایی که شما نمی‌خواهید انجام دهید، و نیازی به انجام آن‌ها هم نیست.
۲) کارهایی که شما نمی‌خواهید انجام دهید، اما باید انجام شوند.
۳) کارهایی که می‌خواهید انجام دهید و باید انجام شوند.
۴) کارهایی که می‌خواهید انجام دهید، اما نیازی به انجامشان نیست.

منطق این روش این است که اگر نمی‌خواهید کاری را انجام دهید، احتمالاً به این دلیل است که کار سختی است. خودتان می‌دانید که مهم است اما آن را به تعویق می اندازید. بزرگترین و زشت‌ترین کار را هرچه زودتر از سر راه خود بردارید تا بقیه کارها راحت به نظر برسند.

ابتدا زشت‌ترین قورباغه را بخورید

برای اولویت بندی فعالیت ها در مدیریت وظیفه ابتدا زشت‌ترین قورباغه را بخورید

۴-۳) برای اولویت‌بندی دقیق ، از روش ABCDE استفاده کنید.

در این روش وظایف مختلف می‌توانند اولویت یکسانی بگیرند. روش ABCDE می‌گوید به جای این‌که به طور تصادفی وظایف با اولویت برابر را انجام دهید، دو سطح اولویت داشته باشید. در ادامه گام‌هایی برای اتخاذ اولویت‌بندی وظایف آورده شده است:

۱) با مراجعه به لیست خود، به وظایفتان اولویت A تا E بدهید. A بالاترین اولویت است.
۲) برای هر وظیفه‌ای که اولویت A دارد، عددی را به بدهید که ترتیب انجام آ‌ن‌ها را نشان می‌دهد.
۳) تکرار کنید تا همه کارها دارای حروف و شماره باشند.

۴-۴) آسانترین روش: ۱ تا ۳ وظیفه مهمتر را انتخاب کنید. ( روش Zen to Done )

در آغاز هر روز ، لیست خود را مرور کنید، و ۱ تا ۳ عدد از مهمترین کارهایی را که می‌خواهید آن روز انجام دهید، بنویسید. این تمام برنامه‌ریزی شماست. شما به چیزی بیش از این احتیاج ندارید.
-Leo Babauta

زیبایی این روش این است که به شهود شما متکی است. بعد از این‌که در چندین پروژه شرکت کردید، به طور غریزی می‌دانید مهمترین وظایف شما کدام است.

درباره کارآمدترین راهکارهای مدیریت وظایف بخوانید.


  1. Kanban
  2. multi-tasking
  3. Micromanagement
  4.  Agile

مراجع:

[۱]. Get More Done: The Complete Introduction to Task Management, Benjamin Brandall

[۲]. https://kanbanize.com/kanban-resources/getting-started/what-is-kanban

[۳]. https://hangoutagile.com/kanban-system-design-kmp-i/

[۴]. https://www.apm.org.uk/

, , ,
نوشتهٔ پیشین
مدیریت منافع پروژه در PRINCE2
نوشتهٔ بعدی
سیستم مدیریت پروژه برای فریلنسرها و حرفه‌ای‌ها

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

این فیلد را پر کنید
این فیلد را پر کنید
لطفاً یک نشانی ایمیل معتبر بنویسید.

فهرست