اگر می‌خواهید باری از دوش دپارتمان مدیریت منابع انسانی خود بردارید و از هدر دادن وقت و پول خود جلوگیری کنید، ارتقاء از سیستم مدیریت زمان دستی و قدیمی، ضروری است. اگر هنوز از روش دستی و قدیمی برای ردیابی زمان استفاده می‌کنید، که در آن کارکنان به صورت دستی تایم‌شیت خود را وارد می‌کنند و سپس این تایم شیت‌ها توسط تیم منابع انسانی ارزیابی می‌شوند، باید بدانید که زمان تغییر فرا رسیده است.
مزایای استفاده از سیستم مدیریت زمان خودکار
به منظور عملکرد مطلوب، ادارات منابع انسانی باید ابزار مناسب داشته باشند. امروزه تکنولوژی انواع مختلفی از نرم‌افزار مدیریت منابع انسانی را ارائه می‌دهد که می‌تواند عملیات و فرآیند‌های مدیریت منابع انسانی را خودکار کند و بهبود ببخشد. یکی از متداول‌ترین فرایند‌های منابع انسانی که نادیده گرفته می‌شود و می‌تواند با نرم‌افزار منابع انسانی به طور فوق‌العاده‌ای بهبود یابد، ردیابی زمان است. استفاده از سیستم خودکار مدریت زمان برای کسب و کار شما مزایای بسیاری دارد. به عنوان مثال، می‌توانید مانع از کارت زدن همکاران برای همدیگر، سرقت زمان و ناسازگاری‌هایی که با مدیریت دستی زمان پیش می‌آید، بشوید.
نرم‌افزار ردیابی زمان مزایای مختلفی دارد برای:
کارکنان
ردیابی زمان صرف شده بر روی وظایف فعلی آن‌ها به کارمندان کمک می‌کند تا روز کاری خود را سازماندهی کنند.
چرا که:
- وظایفی که در حال کار کردن روی آن هستند، پیش رویشان است.
- این وظایف به راحتی برای بازبینی، تایید و بازخورد در دسترس سرپرستشان قرار می‌گیرد.
مدیران
به مدیران این امکان را می‌دهد تا:
- مروری سریع بر پیشرفت افراد خود به سمت اهدافشان داشته باشند.
- ببینند که چه چیزی بیشتر زمان آن‌ها را به خود اختصاص می‌دهد.
- و در نتیجه، موجب شناسایی هر مانعی که سد راه تکمیل یک هدف خاص است، می‌شود.
شرکت‌ها
کسب‌و‌کارها به اطلاعات با ارزشی دسترسی پیدا می‌کنند. به عنوان مثال، فقط توانایی دیدن این‌که زمان کاری کارکنانشان کجا سپری می‌شود، می‌تواند به شناسایی مناطق مشکل‌ساز که نیاز به توجه دارند کمک کند. سپس رهبران تیم می‌توانند آن‌ها را بررسی کنند و بازخوردهای مفید و مناسبی ارائه دهند.
۴ مزیت مهم که با یک سیستم مدیریت زمان خودکار به دست می‌آیند:
مزیت۱: رفع اختلافات
بر خلاف مدیریت دستی زمان، سیستم مدیریت زمان نسبت به اختلافات و خطاهای زیاد ایمن است. سازمان‌های بزرگ بیشتر تحت تأثیر اختلافاتی که گاهی به طور عمدی توسط کارکنان متقلب ثبت می‌شوند، قرار می‌گیرند. سیستم مدیریت زمان مناسب تضمین می‌کند که این اختلافات بسیار کم باشد. علاوه بر این، مانع از تغییر داده‌های ثبت شده می‌شود. پس می‌توانید اطلاعات را کنترل کنید.
مزیت۲: زمان کاری با ارزشی را ذخیره می‌کند
یک سیستم مدیریت زمان مناسب نه تنها برای کارکنان بلکه برای تیم مدیریت منابع انسانی هم زمان قابل توجهی را ذخیره می‌کند. به عنوان مثال، اگر سازمان شما دارای بیش از ۱۰۰ کارمند باشد، زمان صرف شده برای گردآوری و تحلیل و ویرایش اشتباهات تایم شیت ها، به احتمال زیاد روی خروجی بخش منابع انسانی و دیگر دپارتمان‌ها تاثیر می‌گذارد. اما یک سیستم مدیریت زمان مناسب اجازه می‌دهد تا بخش منابع انسانی، بر روی دیگر مسائل مهم کار کند و در نتیجه عملکرد کلی شرکت را هم تحت تاثیر قرار می‌دهد.
مزیت۳: ردیابی فوری زمان
سیستم مدیریت زمان مناسب باعث می‌شود کارکنان از ترک شیفت، کارت زدن جای سایر همکاران، و غیبت کردن اجتناب کنند.
زمانی که کارکنان می‌دانند که زمان آن‌ها ردیابی می‌شود، کمتر به تقلب یا از زیر کار در رفتن می‌اندیشند.
مزیت۴: کنترل بیشتر بر روی مدیریت زمان
بر خلاف ردیابی دستی زمان، که کارکنان باید تایم شیت خود را پر کنند و به اداره منابع انسانی ببرند و سپس آن را پردازش و ذخیره کنند، سیستم خودکار اجازه می‌دهد تا همه به صورت آنلاین از میز خود برنامه‌ریزی کنند و منابع انسانی بلافاصله آن را تایید کند یا درباره‌ی آن نظر بدهد.
یک سیستم کامپیوتری شما را قادر می‌سازد تا بدانید که:
- چه کسی در مرخصی است،
- چه کسی اضافه کاری می‌کند
- چه کسی با وجود مسائل بسیار مهم در تعطیلات است.
هنگامی که به چنین اطلاعاتی همزمان با رخدادشان دسترسی دارید، می‌توانید با توجه به منابع در دسترس برنامه‌ریزی کنید. همچنین به جای انتظار برای فرآیند طولانی کاغذ بازی بلافاصله نظر دهید.
مشکل سیستم مدیریت زمان دستی کارکنان
مدیریت زمان، همانند سایر کارهای مربوط به مدیریت کسب و کار مهم است، به ویژه اگر شما به کارمندان خود ساعتی حقوق می‌دهید. این موضوع هنگام محاسبه بازده سرمایه‌گذاری نیز مفید است. به دلیل ناشناخته بودن برای بسیاری از صاحبان کسب و کار، یک بخش بزرگی از سرمایه از طریق سیستم مدیریت زمان ضعیف از دست می‌رود. علاوه بر این، سیستم‌های ردیابی زمان دستی و قدیمی مسئولیت زیادی را به بخش منابع انسانی تحمیل می‌کنند و در نتیجه زمان با ارزشی را هدر می‌دهند.
اگر قصد استفاده از سیستم مدیریت زمان برای ارزیابی عملکرد کارکنان در شرکت خود را دارید:
به کارکنان خود برای آشنایی با نرم‌افزار زمان بدهید.
اطمینان حاصل کنید که آن‌ها درک می‌کنند که ردیابی زمان نه تنها به نفع شرکت است، بلکه ارائه دهنده یک تصویر از عملکرد همه افراد، در پروژه انتخاب شده است. همچنین استفاده از این داده‌ها برای کسب بازخورد مداوم از مدیران، به رشد و توسعه شخصی آن‌ها کمک می‌کند. بنابراین هر چه زودتر فرایند ردیابی زمان، بخشی روتینی از روز کاری آن‌ها شود، بهتر است.
وظایف مربوط به پروژه را با روشی منطقی توزیع کنید.
برای شفافیت بیشتر و در نتیجه فرآیند بازخورد سریعتر، رهبران تیم باید به تمام پروژه‌های فعلی دسترسی داشته باشند. به این ترتیب آن‌ها می‌توانند ببینند که هر کسی در زمان معین چه کاری انجام می‌دهد، و در صورت لزوم او را راهنمایی کنند.
اطمینان حاصل کنید که کارکنان شما در مورد تمام قابلیت‌های سیستم مدیریت زمان آگاهی دارند.
اکثر برنامه‌های کاربردی ردیابی زمان این روزها ویژگی‌های مفید متعددی ارائه می‌دهند که فراتر از ردیابی ساده زمان است. ویژگی‌هایی مانند تخمین زمان انجام یک فعالیت، تعیین مهلت تحویل و کنترل عملکرد با استفاده از گزارش‌های متعدد. بنابراین بسیار مهم است که مدیران و کارکنانشان بدانند که چگونه از آن‌ها استفاده کنند.
اگر از کسانی هستید که قصد دارید یک رویکرد جدید برای اندازه‌گیری و ارزیابی عملکرد کارکنان خود داشته باشید، از یک برنامه ردیابی زمان استفاده کنید که این روند را بسیار آسان می‌کند.
با این همه خیلی شرکت‌ها به دلایل زیر از سیستم مدیریت زمان استفاده نمی‌کنند:
- این کار دست و پا گیر است و نیاز به تلاش بسیار دارد.
- زمان زیادی مصرف می‌کند و سرعت تیم را کاهش می‌دهد؛
- کارکنان احساس می‌کنند که به شدت کنترل می‌شوند.
- افراد فراموش می‌کنند که تایم‌شیت پر کنند.
(درباره ترغیب کارکنان به پر کردن تایم‌شیت در بهتایم بخوانید.)
آیا این دلایل برای شما و تیمتان آشناست؟
در واقع، این دلایل نشان می‌دهد که روند ردیابی زمانِ شما نیاز به بهبود دارد.
استفاده از یک ابزار مناسب برای ارزیابی عملکرد کارکنان با ردیابی زمان و ایجاد عادات زمانبندی بهتر، تجربه مثبتی از ردیابی زمان ایجاد می‌کند و باعث می‌شود تا اطلاعات مناسبی را بدون صرف هزینه‌های زیاد و یا اثرات منفی بر محیط کاری به دست آورید.
بهتایم به عنوان سیستم مدیریت زمان
بهتایم یک برنامه تحت وب و ابری است. با بهتایم می‌توانید تایم‌شیت خود را از طریق رایانه، تبلت یا گوشی هوشمند وارد کنید. بهتایم همیشه در دسترس است، ۲۴ ساعت در روز، ۷ روز در هفته. چیزی برای نصب وجود ندارد. یک اتصال اینترنتی ساده همه چیزی است که برای استفاده از بهتایم لازم دارید.
مطالب مرتبط: