۳ نکته برای کاهش هزینه ها به شکلی هوشمندانه‌تر
همه شرکت‌ها برای باقی ماندن در شرایط فعلی باید هزینه‌های خود را کاهش دهند. متأسفانه گاهی کاهش هزینه ها هوشمندانه انجام نمی‌شود.
قبل از کاهش هزینه ها این سه توصیه را در نظر بگیرید:
۱) استراتژی را در اولویت قرار دهید.
کاهش کلی در هزینه‌ها به ندرت منجر به نتایج مؤثر می‌شود. طرح‌ریزی یک استراتژی به شما کمک می‌کند، تصمیم بگیرید که در چه قسمت‌هایی باید کاهش هزینه ها صورت گیرد و همچنین به کارکنان کمک می‌کند تا کاهش هزینه ها را به عنوان گامی به سوی یک هدف بپذیرند.
۲) روی مشتریان خوب تمرکز کنید.
به جای قطع خدمات با ارزش به مشتریان با ارزش، مشتریانی که دارای هزینه نگهداری بالایی هستند و باعث پیچیدگی غیرضروری در سازمان می‌شوند، کنار بگذارید. روی خدمات به مشتریان با صرفه‌تر خود متمرکز شوید که از محصولات و خدمات شما راضی هستند، و نیازی به توسعه و تغییر نمی‌بینند.
۳) کسب و کار خود را ساده نگه دارید.
ساده‌تر کردن فرایندها و فعالیت‌های پیچیده و زمانبر موجب افزایش رضایت مشتری و کارکنان، در نتیجه کاهش هزینه‌های شما می‌شود.
این نکته مدیریتی از «راهی بهتر برای کاهش هزینه ها» توسط Rita McGrath اقتباس شده است.
راهی بهتر برای کاهش هزینه ها
به عنوان مثال، در سازمانی که به دنبال کاهش هزینه ها بود، بخش عظیمی از جایگاه و ارزش شرکت پیش مشتریان مربوط به افراد با تجربه و مفیدی بود که طولانی مدت با این شرکت همکاری داشتند. این افراد نجار حرفه‌ای، لوله کش یا تکنسین برق بودند و شرکت می‌توانست یک پروژه را با اعتماد کامل به آن‌ها بسپرد. اخراج آن‌ها و جایگزین کردنشان با کارگرهای نیمه‌وقت و افراد بی‌تجربه برای مدتی در کاهش هزینه ها مفید به نظر می‌رسید، اما در نهایت باعث لطمه به شرکت و از دست دادن جایگاهش پیش مشتریان شد.
پس چه باید کنیم؟
سرعت خوب است.
تحلیل می‌تواند به فرآیند کاهش هزینه ها سرعت ببخشد. هر چه سریعتر بتوانید فرصت‌های کاهش هزینه را شناسایی کنید، احتمال موفقیت شما بیشتر می‌شود. یک روش انجام این کار، جستجو و حذف فعالیت‌ها و پرداخت‌های اضافی است که شاید واضح به نظر برسند اما می‌توانند به سرعت در پیچیدگی‌های یک سازمان بزرگ گم شوند.
- به عنوان مثال:
یک شرکت، سهوا به یک فروشنده ۱۹ بار پرداخت کرده بود و برای فرآیند تایید از داده‌های مشابه استفاده کرده بود! کشف این موضوع به معنای کشف به هدر رفتن میلیون‌ها دلار بود.
- در یکی دیگر از مطالعات موردی:
یک شرکت خدماتی کشف کرد که کالای مشابهی را از فروشندگان متعدد خریداری می‌کند، و هزینه متفاوتی را می‌پردازد.
- یک رویکرد برد برد دیگر زمانی است که:
یک سازمان می‌تواند پیچیدگی‌های غیر ضروری در نحوه انجام تجارت خود را کاهش دهد. این کار نه تنها می‌تواند موجب کاهش هزینه ها شود بلکه اغلب از بین بردن فعالیت‌های غیر ضروری رضایت مشتری را به مراتب بیشتر می‌کند. پیشنهاد می‌شود از فرآیندهای پرداخت و صورتحساب خود شروع کنید. در بسیاری از موارد، کارهای تکراری، پیچیده و در نهایت غیر ضروری وجود دارد که در طی سال‌ها وارد این فرآیندها شده‌اند.
همه مشتری‌ها، مشتری خوبی نیستند.
بعضی اوقات، بهترین راه برای کاهش هزینه ها اخراج مشتریان پرهزینه‌ای است که دارای مخارج بالای نگهداری هستند و شما را مجبور به انجام فعالیت‌های پیچیده‌ای می‌کند که گرانتر از آنچه مشتری به شما می‌پردازد، تمام می‌شوند.
گاهی برخی از رفتارهای مشتریان منجر به تولید هزینه برای شرکت می‌شود.
به عنوان مثال:
افرادی که دائما اقدام به خرید و پس دادن کالاها می‌کنند، هزینه‌های هنگفتی را برای شرکت‌های فروش کالا ایجاد می‌کنند. بنابراین برخی از شرکت‌های فروش کالا اکنون این نوع رفتار را ردیابی کرده و از آن جلوگیری می‌کنند.
اول استراتژی، بعد کاهش هزینه
کاهش هزینه از طریق تعدیل نیرو به ندرت منجر به نتایج مؤثر می‌شود. در چنین شرایطی:
- افرادتان مسیر موفقیت را نمی‌بینند،
- و دائما اضطراب اخراج شدن دارند.
آنچه لازم است، یک هدف روشن است که بتواند تصورات مردم را جلب کند. طرح‌ریزی یک استراتژی به شما کمک می‌کند تصمیم بگیرید که در چه قسمت‌هایی باید کاهش هزینه ها صورت گیرد و همچنین به کارکنان کمک می‌کند تا کاهش هزینه ها را به عنوان گامی به سوی یک هدف بپذیرند.
ممکن است کاهش هزینه ها در یک بخش اتفاق بیفتد و بودجه در بخش دیگری مصرف شود.
یكی از بزرگترین معضلات ساختار هر سازمان پیچیده این است كه هزینه‌ها و پس‌اندازها لزوماً در یک بودجه تنظیم نمی‌شوند.
برای مثال:
بخش فناوری اطلاعات خود را در نظر بگیرید. فرض کنید بخش IT کارهایی را انجام داده که واقعاً بهره‌وری را در بخش مالی شرکت بهبود بخشیده است. این کار به شکل یک صرفه‌جویی در هزینه‌های بخش مالی و به شکل یک هزینه در بودجه بخش IT دیده می‌شود.
باید بدانید پولی که صرف سرمایه‌گذاری در برخی قسمت‌ها مانند فناوری اطلاعات، منابع انسانی و زیرساخت‌ها می‌شود، به سازمان بر می‌گردد. گاهی سعی در کاهش هزینه ها در این نواحی یک اشتباه بزرگ است.
پدر من در گذشته داستان فردی در آزمایشگاه شیمی را برای من تعریف کرد که مسئولیت اصلی او اطمینان از تمیز بودن تمام ظروف شیشه‌ای بود. برای کاهش هزینه ها آن شغل حذف شد.
و حدس بزنید چه اتفاقی افتاد؟
زمان با ارزش کارکنانی که دکتری شیمی داشتند، صرف پیدا کردن شیشه‌های تمیز می‌شد و به وظیفه اصلی خود نمی‌رسیدند زیرا نمی‌توانستند لوازم مناسب را پیدا کنند.
نتایج کاهش بدون فکر هزینه‌ها شاید در مدت زمان کم مشخص نشود، اما در درازمدت خود را نشان می‌دهد.