اهمیت مدیریت زمان
بسیاری از مردم بر این باورند که نمی‌توانند به رویاهای خود برسند، به کشورهای زیبا سفر کنند، شغل رویایی خود را پیدا کنند، پروژه‌های خود را قبل از سررسید مقرر به پایان برسانند، هر شب به اندازه کافی بخوابند و با عزیزان خود وقت بگذرانند، زیرا زمان کافی ندارند.
اما، نکته اینجاست که:
مشکل محدودیت زمان نیست، بلکه مدیریت آن است.
به همین دلیل این پست به موارد زیر اختصاص داده خواهد شد:
- توضیح اینکه مدیریت زمان خوب چیست.
- فهرست کردن تمام مزایای مدیریت خوب زمان، با تاکید ویژه بر محیط کار.
- ارائه لیستی از نکات مفید برای کمک به مدیریت بهتر زمان.
فهرست مطالب
مدیریت زمان موثر چیست؟
مدیریت زمان موثر استفاده موثر از زمان است که به شما امکان می‌دهد روزهای خود را به گونه‌ای برنامه‌ریزی کنید که با تلاش کمتری کار خود را به پایان برسانید و از زمان محدودی که در اختیار دارید حداکثر استفاده را ببرید.
هنگامی که فاقد مهارت‌های مدیریت زمان هستیم، به احتمال زیاد:
- سررسیدهای پروژه را از دست می‌دهیم.
- کار بی‌کیفیت تولید می‌کنیم.
- تعادل بین کار و زندگی ما بهم می‌خورد.
- بیشتر احساس استرس می‌کنیم.
- به شهرت حرفه‌ایمان آسیب وارد می‌شود.
برای درک بهتر اهمیت مدیریت زمان اجازه دهید مزایای مدیریت زمان را فهرست کرده و کمی بیشتر بررسی کنیم.
اهمیت مدیریت زمان و مزایای آن
▶️ اهمیت مدیریت زمان ۱- مدیریت زمان به شما کمک می‌کند تا سریعتر به آنچه می‌خواهید برسید.
هنگامی که اهمیت مدیریت زمان را درک می‌کنید، انگیزه‌ای به دست می‌آورید که از نشستن دست بردارید و اهداف خود را دنبال کنید. در نتیجهی این کار سخت و انگیزه جدید، سریعتر به اهداف خود می‌رسید.
▶️ اهمیت مدیریت زمان ۲- مدیریت زمان به شما کمک می‌کند کارهای بیشتری را در زمان کمتر انجام دهید.
وقتی به درستی زمان را مدیریت می‌کنید، کارهای بیشتری انجام می‌دهید، اما زمان بیشتری را هم برای فعالیت‌هایی که واقعاً از آنها لذت می‌برید ذخیره می‌کنید. تخصیص یک دوره زمانی خاص، مثلاً ۱ ساعت، به یک کار و پایبندی به برنامه، تأثیر بهتری نسبت به کار بر روی یک کار بدون زمان از پیش تعریف شده خواهد داشت.
▶️ اهمیت مدیریت زمان ۳- مدیریت زمان به شما کمک می‌کند زمان کمتری را تلف کنید و از مشکلات بیشتر جلوگیری کنید.
مدیریت صحیح زمان شامل تهیه فهرستی از کارها، تخصیص زمان به هر مورد از فهرست کارها و سپس برنامه‌ریزی آن کارها در تقویم شما است. با انجام این کار، دیگر در مورد آنچه که باید در قدم بعدی انجام دهید، بلاتکلیف نخواهید بود.
▶️ اهمیت مدیریت زمان ۴- مدیریت زمان به شما کمک می‌کند تا زمان خود را برای اوقات فراغت بیشتر خالی کنید و احساس انرژی بیشتری داشته باشید.
با توجه به اینکه مدیریت صحیح زمان به شما کمک می‌کند کار خود را سریعتر به پایان برسانید، متوجه خواهید شد که زمان آزاد بیشتری دارید. زمان آزاد بیشتر به این معنی است که شما زمان بیشتری برای گذراندن با عزیزان خود، انجام یک سرگرمی یا حتی رفتن به یک سفر خواهید داشت، که همه اینها باعث می‌شود انرژی بیشتر و استرس کمتری داشته باشید.
▶️ اهمیت مدیریت زمان ۵- مدیریت زمان به شما کمک می‌کند احساس رضایت و اعتماد به نفس بیشتری داشته باشید.
هنگامی که زمان را به درستی مدیریت کنید، از احساس موفقیتی که یک لیست کامل انجام شده از کارها برایتان به ارمغان می‌آورد، لذت خواهید برد.
وقتی روی مدیریت مناسب زمان سرمایه‌گذاری کنید، احساس می‌کنید توانایی بیشتری برای انجام کارهای لیست کاریتان دارید. خواهید دید که چگونه می‌توانید انتظارات را برآورده کنید و اعتماد به نفس خود را در مورد توانایی‌هایتان بهبود می‌بخشید.
▶️ اهمیت مدیریت زمان ۶- مدیریت زمان به شما کمک می‌کند تا در طول زمان احساس آرامش بیشتر و استرس کمتری داشته باشید.
وقتی به درستی زمان را مدیریت می‌کنید، لازم نیست نگران از دست دادن سررسیدها یا فراموش کردن وظایف باشید. زیرا از قبل زمان خود را به گونه‌ای برنامه‌ریزی کرده‌اید که از وقوع چنین حوادثی جلوگیری کنید. در نتیجه، در مورد حجم کاری خود کمتر احساس ناراحتی می‌کنید و در مورد نتایج نهایی آرامش بیشتری خواهید داشت، این یکی از مهم‌ترین دلایل اهمیت مدیریت زمان است.
▶️ اهمیت مدیریت زمان ۷- مدیریت زمان به شما کمک می‌کند تا تغییری در سبک زندگی خود برای بهتر شدن ایجاد کنید.
مدیریت زمان مناسب به شما کمک می‌کند تا زمان کمتری سرتان شلوغ باشد و بهره‌وری بسیار بالاتری داشته باشید. می‌توانید اولویت‌هایتان را مشخص کنید و زمان‌تان را به‌گونه‌ای برنامه‌ریزی کنید که هم در مراسم فارغ‌التحصیلی دخترتان شرکت کنید و هم برخی از مسائل حیاتی پروژه را با مشتری حل کنید.
اهمیت مدیریت زمان در محیط کار
به طور کلی مدیریت زمان در زندگی مهم است. اما به ویژه در محل کار از اهمیت بیشتر برخوردار است. با مدیریت صحیح زمان، از مزایای زیادی برخوردار خواهید شد.
✅ اهمیت مدیریت زمان در محیط کار ۱- سررسیدها و قرار ملاقات‌ها را از دست نخواهید داد.
ردیابی سررسیدها و قرار ملاقات‌ها معمولاً دشوار است و اگر مراقب نباشید به راحتی از دست می‌روند. برای اینکه خود را در مسیر کارهایتان نگه دارید و آنها را به موقع به پایان برسانید، باید مطمئن شوید که به موقع شروع کرده‌اید، همچنین باید اطمینان حاصل کنید که کار خود را به بخش‌های قابل مدیریتی تقسیم می‌کنید که بتوانید در بازه‌های زمانی از پیش تعریف شده‌ای به انجام آن بپردازید. این در واقع همان ساختار شکست کار یا WBS است.
✅ اهمیت مدیریت زمان در محیط کار ۲- بیشتر تمرکز کرده و کمتر اهمال کاری می‌کنید و کارها را عقب می‌اندازید.
وقتی می‌دانید که بر روی یک زمانبندی ثابت با وظایفی که به بازه‌های زمانی خاصی در روز اختصاص داده شده‌اند، کار می‌کنید، آسانتر می‌توانید تمرکز کنید، زیرا می‌دانید که برای هر کار سررسیدهای شخصی دارید. در نتیجه، کارها را بسیار کمتر به تأخیر می‌اندازید و یاد می‌گیرید که به طور مؤثری با اهمال کاری مقابله کنید.
درباره مقابله با اهمال کاری بیشتر بخوانید.
✅ اهمیت مدیریت زمان در محیط کار ۳- از استرس ناخواسته جلوگیری خواهید کرد.
مسابقه برای شکست دادن سررسید استرس‌زا است، زیرا نمی‌دانید موفق خواهید شد یا خیر. اما، مدیریت خوب زمان به شما کمک می‌کند تا روز کاری خود را نه به طور کلی، بلکه به عنوان مجموعه‌ای از وظایفی که باید انجام دهید، ببینید. هنگامی که تمام وظایف خود را به این صورت تنظیم کردید، با زمان مشخصی که برای اتمام هر یک از آنها نیاز دارید، اولویت‌بندی آسانتر شده و ترتیبی اتخاذ می‌شود که چنین استرس‌هایی به حداقل می‌رسد.
✅ اهمیت مدیریت زمان در محیط کار ۴- شهرت حرفه‌ای خود را حفظ خواهید کرد.
از دست دادن سررسیدها، فراموش کردن جلسات و عجله‌کردن در پروژه‌ها نتیجهی قابل پیش‌بینی مدیریت ضعیف زمان است. نتیجه‌ای که در طول زمان، احتمالاً اعتبار شما را کاهش می‌دهد. اما، مدیریت زمان مناسب این احتمالات را ریشه کن می‌کند و به شما کمک می‌کند شهرت حرفه‌ای خود را بسازید و آن را حفظ کنید.
✅ اهمیت مدیریت زمان در محیط کار ۵- از جریمه‌های مالی جلوگیری می‌کنید.
کسب‌وکار شما مسائلی بیش از سررسیدهای پروژه دارد. برای مثال، باید مطمئن شوید که مالیات را به موقع پرداخت می‌کنید. مگر اینکه بخواهید جریمه بپردازید. اگر بازه زمانی خاصی را در تقویم خود برای رسیدگی به مالیات‌ها و سایر هزینه‌های کسب و کار خود اختصاص دهید، از هر گونه جریمه اجتناب خواهید کرد.
✅ اهمیت مدیریت زمان در محیط کار ۶- می‌توانید بین کار و زندگی خود تعادل برقرار کنید.
مدیریت زمان کارآمد به این معنی است که شما یک زمانبندی رسمی برای روز خود تهیه خواهید کرد و هنگامی که روز خود را بین تعهدات کاری و مسائل شخصی تقسیم می‌کنید، یک قدم بزرگ به سمت ایجاد تعادل بین کار و زندگی نزدیک‌تر می‌شوید در واقع مطمئن می‌شوید که برای هر دو زمان پیدا می‌کنید.
راهکارهای برقراری تعادل بین کار و زندگی
حال که به اهمیت مدیریت زمان پی بردید برای اینکه بتوانید سبک زندگی خود را به سمت بهتر شدن تغییر دهید، باید به مشکل مدیریت زمان عمیق‌تر بپردازید. به عبارت دیگر، باید از اتلاف زمان خودداری کنید و عاقلانه از زمان استفاده کنید.
با توجه به اهمیت مدیریت زمان چگونه از اتلاف آن جلوگیری کنیم.
از آنجایی که زمان یک منبع محدود در زندگی شماست، نمی‌توانید آن را هدر دهید. اما، قبل از اینکه بتوانید از هدر دادن زمان خودداری کنید، باید بدانید که چرا آن را هدر می‌دهید. اغلب اوقات به دلیل ترس از شکست وقت خود را تلف می‌کنیم. اما، دلایل بیشتری هم وجود دارد.
چرا زمان خود را تلف می‌کنیم؟
آیا از شکست می‌ترسید؟ اگر بله، از خود بپرسید: چرا از شکست می‌ترسید؟
- برخی از افراد می‌ترسند که نتوانند پس از شکست خود را پیدا کنند و به زندگی خود مانند گذشته ادامه دهند.
- برخی دیگر می‌ترسند که اگر هدفی را دنبال کنند و نتوانند به آن دست یابند، دیگران چه فکری می‌کنند.
برای غلبه بر چنین ترس‌هایی، ابتدا باید بدانید که شکست یکی از دو نتیجه ممکن و عادی تلاش‌های شماست که احتمال هر دو به یک اندازه است. و اغلب، هیچکدام واقعاً تحت کنترل شما نیستند.
گاهی اوقات، علی رغم تلاش کم، با کمی خوش شانسی موفق خواهید شد.
و گاهی، با وجود اینکه نهایت تلاش خود را کرده‌اید، به دلیل شرایط شکست می‌خورید.
در پایان، تنها کاری که می‌توانید انجام دهید این است که از زمان خود نهایت استفاده را ببرید و بهترین تلاش خود را بکنید. سخت کار کنید، یاد بگیرید از موفقیت‌های خود لذت ببرید و از شکست‌های خود درس بگیرید. علاوه بر این، به یاد داشته باشید که تنها نظری که اهمیت دارد، نظر شماست. به هر حال، این شما هستید که باید با انتخاب‌ها و نتایج اعمالتان زندگی کنید.
هنگامی که خود را از فشارهای موفقیت/شکست و نظر دیگران رها کردید، می‌توانید از هدر دادن زمان خودداری کنید و با استفاده عاقلانه از زمان شروع به ساختن زندگی خود کنید.
۱۵ نکته برای مدیریت زمان بهتر
هنگامی که اهمیت مدیریت زمان را کردید، باید یاد بگیرید که چگونه از آن عاقلانه استفاده کنید:
با استفاده از مهارت‌های مدیریت زمان و تکنیک‌های مدیریت زمان مناسب.
برای عمیق شدن در مدیریت موثر زمان، می‌توانید با راهنمای مدیریت زمان ما شروع کنید. اما، اگر دنبال نکات کوتاه و کاربردی می‌گردید، می‌توانید ادامه مطلب این پست رو بخوانید.
۱) خودآگاهی داشته باشید.
خودآگاهی توانایی داشتن نگاهی صادقانه به زندگی خود بدون هیچ گونه وابستگی به درست یا نادرست بودن، خوب یا بد بودن آن است.
Debbie Ford
خودآگاهی شالوده مهارت‌های دیگر شماست. بدون اینکه از نقاط قوت و ضعف فعلی خود آگاه باشید، نمی‌توانید مهارت‌های دیگر خود را ارزیابی کرده و تقویت کنید، بنابراین هرگز نمی‌توانید زندگی خود را بهبود ببخشید.
همچنین، تا زمانی که از آنچه می‌خواهید به دست آورید آگاه نباشید، نمی‌توانید مراحلی را که شما را به اهدافتان می‌رساند، برنامه‌ریزی کنید.
کاری که می‌توانید انجام دهید:
- یک دفتر وقایع داشته باشید.
- افکار، رویاها و اهداف خود را در طول زمان یادداشت کنید.
- نقاط قوت و ضعف خود را بنویسید.
- به این فکر کنید که چگونه نقاط ضعف خود را کاهش دهید، یا آنها را به نقاط قوت تبدیل کنید و چگونه از نقاط قوت خود نهایت استفاده را ببرید.
۲) اهداف خود را تعیین کنید.
افرادی که هدف دارند، موفق می‌شوند، زیرا می‌دانند به کجا می‌روند.
Earl Nightingale
هنگامی که خود را از آنچه می‌خواهید آگاه کردید، خواسته‌های خود را به اهداف مشخص تبدیل کنید. اگر دقیقاً بدانید به کجا می‌خواهید بروید، درک اینکه چگونه می‌توانید به بهترین شکل به آنجا برسید، بسیار ساده‌تر خواهد بود.
همچنین، چنین هدف ثابتی زمان زیادی را برای شما صرفه جویی می‌کند که در غیر این صورت ممکن بود در گمراهی به هدر برود.
اینجا جایی است که دفتر وقایع روزانه که قبلا ذکر شد می‌تواند مفید باشد.
آنچه را که تا به حال نوشته‌اید مرور کنید و اهداف خود را مشخص کنید. اگر در مورد رویاهایتان در دفتر خاطرات خود صادق باشید، می‌توانید اهداف خود را شناسایی کنید.
راهنمای جامع هدف‌گذاری ما را بخوانید.
۳) اهداف خود را برای خود نگه دارید.
تست‌های روان‌شناسی مکرر ثابت کرده‌اند که گفتن هدف خود به دیگران احتمال تحقق آن را کاهش می‌دهد.
Derek Sivers
ممکن است فکر کنید نگه داشتن اهدافتان برای خودتان نتیجه معکوس دارد. اما با توجه به تحقیقات Derek Sivers و چندین مطالعه، افرادی که اهداف خود را به دیگران اعلام می‌کنند، از نظر آماری کمتر به اهداف گفته شده دست پیدا می‌کنند.
این موضوع به این واقعیت مربوط می‌شود که افراد به دلیل رضایتی که هنگام رسیدن به اهدافشان احساس می‌کنند، آنها را دنبال می‌کنند و افرادی که اهداف خود را عمومی می‌کنند، این رضایت را احساس کرداه‌اند و این موجب می‌شود رسیدن به اهداف خود را غیر ضروری بدانند.
بنابراین، دفعه بعد که می‌خواهید به کسی در مورد رویاها، اهداف و آرزوهای خود بگویید. این کار را نکنید. ممکن است این یک تکنیک مدیریت زمان منطقی به نظر نرسد، اما از نظر آماری، روشی موثر است.
۴) به خودتان انگیزه دهید.
می‌توانید ناامید باشید یا به خودتان انگیزه بدهید. هر کدام که اتفاق بیفتد، انتخاب شماست.
Wayne Dyer
هنگامی که خود را از خواسته‌های خود آگاه کردید و اهداف خود را مرتب کردید، گام بعدی این است که انگیزه خود را برای پیگیری آن اهداف ایجاد کنید. به هر حال، اگر باور نداشته باشید که قادر به دستیابی به اهداف خود هستید، چگونه به آنها دست خواهید یافت؟
در مورد رسیدن به اهدافتان مثبت فکر کنید. جایزه ای را در نظر بگیرید که در پایان این هدف در انتظار شما خواهد بود و به یاد داشته باشید که خود را باور کنید.
۵) برنامه‌ریزی کنید.
با شکستِ در برنامه‌ریزی، در حال برنامه‌ریزی برای شکست هستید.
Benjamin Franklin
اگر اهداف شما مقصد نهایی است که می‌خواهید با کمک مدیریت زمان مناسب به آن برسید، برنامه‌ریزی اولین قدم فعال در آن راه است. اگر برنامه‌ای نسازید، راه خود را گم خواهید کرد و در نتیجه احتمال شکست شما بیشتر است. به کمک برنامه‌ریزی می‌دانید نیاز دارید به چه چیزی برسید و در چه زمانی.
برای برنامه‌ریزی، باید یک بار دیگر اهداف خود را ارزیابی کنید. وظایف و اقداماتی را فهرست کنید که به شما در رسیدن به اهدافتان کمک می‌کند و هر چیزی را که فکر می‌کنید باعث حواس‌پرتی می‌شود، کنار بگذارید.
در بهتایم بخوانید چگونه می‌توانید روز خود را برنامه‌ریزی کنید.
۶) تصمیم بگیرید.
بلوغ، زمانی اتفاق می‌افتد که از شکایت و بهانه‌جویی دست بردارید و شروع به ایجاد تغییرات کنید.
Roy T. Bennett
تا زمانی که تصمیم خود را در مورد راهی که می‌خواهید در آن قدم بگذارید، تعیین نکنید، به سختی می‌توانید از مشکلات عبور کنید. اما، از آنجایی که انتظار و تعلل شما را به جایی نمی‌رساند، بهتر است شجاعت خود را به کار بگیرید و انتخاب کنید.
اگر زمان خود را به درستی مدیریت کنید، آنقدر تحت فشار زمان قرار نخواهید گرفت و در هنگام تصمیمگیری احساس فشار نمی‌کنید. بنابراین، در کلِ زندگی خود تصمیمات بهتری خواهید گرفت.
اگر دوست دارید قبل از تصمیمگیری وقت بگذارید و اگر اغلب مطمئن نیستید که قدم بعدی چیست، اینجا جایی است که برنامه‌ای که قبلاً ترسیم کرده‌اید، می‌تواند به شما کمک کند.
اگر مطمئن نیستید که چه تصمیمی بگیرید، از خود بپرسید: «اولین قدمی که باید بردارم که مرا به نقطه بعدی برنامه‌ام برساند، چیست؟»
۷) انتخاب‌های خود را زیر سوال ببرید.
من معتقدم که ما تنها مسئول انتخاب‌های خود هستیم و باید عواقب هر کار، گفتار و فکری را در طول زندگی خود بپذیریم.
Elizabeth Kübler-Ross
شما در مسیر رسیدن به اهدافتان تصمیماتی گرفته‌اید، اما آیا همیشه مطمئن هستید که آنها تصمیمات درستی هستند؟ به هر حال، یک تصمیم اشتباه ممکن است شما را از اهدافتان دور کند و باعث شود وقت گرانبهایتان را از دست بدهید.
به سادگی از خود بپرسید:
- آیا این تصمیم در راستای اهداف من است؟
- ریسک‌های این تصمیم کدام است؟
- آیا مزایای این تصمیم بیشتر از ریسک‌های آن است؟
- چقدر به انتخابم متعهد هستم؟
در پایان، اگر پاسخ به این سوالات مطابق میل شما نباشد بهتر است در تصمیمات خود تجدید نظر کنید تا زمانی را که بعدها قرار است برای جبران عواقب انتخاب‌های اشتباهتان صرف کنید، ذخیره کنید.
۸) اولویت‌بندی و سازماندهی کنید.
بیشتر ما زمان زیادی را صرف کارهای ضروری می‌کنیم و زمان کافی برای کارهای مهم نداریم.
–Stephen R. Covey
تا زمانی که وظایف خود را اولویت بندی نکنید و روی آنها تمرکز نکنید، نمی‌توانید بگویید کدام یک از این وظایف برای رسیدن به اهدافتان ضروری و مهم هستند. چندین روش اولویت‌بندی وجود دارد:
- می‌توانید با ماتریس آیزنهاور شروع کنید. راه حلی که به شما امکان می‌دهد موارد مهم را از فوری (اما نه مهم) تشخیص دهید.
- راه حل دیگر این است که ابتدا قورباغه خود را قورت دهید یا بدترین و سخت‌ترین کار روزانه خود را انجام دهید تا روحیه خود را تقویت کنید.
- تکنیک Pomodoro نیز وجود دارد. یک راه حل عالی برای کسانی که مدام کارها را به تعویق می‌اندازند.
- یک تکنیک ساده و در عین حال موثر، time blocking است. در زمینه کنترل زمان و دستیابی به تعادل بهتر بین کار و زندگی، بهترین کارکرد را دارد.
۹) ابتدا روی کارهای مهم تمرکز کنید.
آنچه روی آن متمرکز شوید، رشد خواهد کرد.
Roy T. Bennett
هنگامی که آنچه واقعاً مهم است را اولویت‌بندی و سازماندهی کردید، گام بعدی این است که بر اولویت‌های خود تمرکز کنید. اگر اجازه دهید ذهن خود به کارهای دیگر و کم اهمیت‌تر بپردازد، به سختی کاری را که شروع کرده‌اید به پایان خواهید رساند.
برخی از اقدامات مورد توجه:
- هنگام کار، همه تب‌های مرورگر خود را ببندید، به جز تبی که در حال حاضر روی آن کار می‌کنید.
- گوشی هوشمند خود را خاموش کنید و تمام توجه خود را روی کار خود متمرکز کنید.
- بسته به اولویت‌های فعلی‌تان، لپ‌تاپ‌تان را خاموش کنید و توجه خود را روی عزیزانتان متمرکز کنید.
اگر یک کار را در یک زمان به طور متمرکز انجام دهید، می‌توانید بگویید که زمان خود را به خوبی سپری کرده‌اید.
۱۰) زمانی را که برای کارها صرف می‌کنید، ردیابی کنید.
من باید ساعت را اداره کنم، نه اینکه توسط آن اداره شوم.
Golda Meir
مدیریت زمان موثر باید با ردیابی زمانی که برای کارهای روزانه خود صرف می‌کنید، ارتباط داشته باشد. بیشتر اوقات برای داشتن زمان بیشتر تحت فشار هستیم، بنابراین نحوه صرف زمانمان باید بهینه شود. اینجاست که نرم افزار ردیابی زمان به کمک شما می‌آید.
ردیابی زمان فواید زیادی دارد، فقط چند مورد از آنها را فهرست می‌کنیم:
- انگیزه و بهره‌وری را افزایش می‌دهد.
- سازماندهی و اولویت‌بندی بهتر را به خصوص در تیم‌های راه دور تقویت می‌کند.
- عادات خوب را ترویج می‌کند و عادات بد را از بین می‌برد.
- تمرکز می‌دهد و به شما کمک می‌کند تا برنامه خود را در مسیر درست نگه دارید.
- به شما کمک می‌کند تا مهارت‌های مدیریت زمان خود را بهتر درک کنید.
- به شما کمک می‌کند تا محدودیت‌هایتان را بهتر درک کنید.
- از اتلاف وقت شما جلوگیری می‌کند.
به عنوان مثال، بهتایم
نرم افزار ردیابی زمان است که می‌تواند به شما کمک کند زمان خود را به راحتی و به طور موثر ردیابی کنید. خود نرم افزار مجموعه‌ای از ویژگی‌های مفید مانند ردیاب زمان، تقویم و برنامه‌ریزی را ارائه می‌دهد، که همه آنها می‌توانند به شما کمک کنند تا سازماندهی شده و در مسیر انجام وظایف خود بمانید.
کارهای زیادی می‌توانید با بهتایم انجام دهید تا مهارت‌های مدیریت زمان خود را بهبود ببخشید. با ردیابی منظم زمان و تحلیل پیشرفت خود، مهارت‌های مدیریت زمان خود را بهبود می‌بخشید، بهره‌وری خود را افزایش می‌دهید و پروژه‌ها را به موقع به پایان می‌رسانید.
چرا ردیابی زمان با بهتایم توصیه می‌شود؟
ثبت نام رایگان در سامانه مدیریت زمان و پروژه بهتایم
۱۱) از کار طولانی مدت خودداری کنید.
این کار نیست که شما را می‌کشد. بلکه بیکاری و یا کار زیاد از حد است.
Aldus Manutius
این سناریو را تصور کنید:
- شما در حال حاضر کارهای زیادی دارید.
- وسوسه می‌شوید که زمان خود را برای انجام همه این کارها فدا کنید.
- انتخاب می‌کنید که ساعت‌های طولانی‌تری کار کنید یا در آخر هفته هم کار کنید تا موفق شوید، با این باور که این کار فقط برای مدت کوتاهی است.
- اما کار همچنان اضافه می‌شود. شما همیشه کارهای زیادی دارید و هرگز نمی‌توانید آنها را در سررسیدهای از پیش تعیین شده به پایان برسانید.
- به این کار ادامه می‌دهید زیرا هیچ نتیجه‌ای نگرفته‌اید و در یک چرخه معیوب گرفتار شده‌اید.
- دچار مشکلات سلامتی می‌شوید، هرگز نمی‌توانید دوستان یا خانواده خود را ببینید و از این بابت احساس افسردگی می‌کنید.
اگر این سناریو در مورد شما صدق می‌کند، به این معنی است که قربانی کار بیش از حد، هستید. همچنین به این معنی است که شما در راه فرسودگی شغلی قرار دارید. بنابراین زمان استراحت و عقب نشینی فرا رسیده است.
آسان است که اجازه دهیم مسئولیت‌هایمان بر ما غلبه کنند، اما این بدان معنا نیست که باید این کار را انجام دهیم. درباره اولویت‌های خود تجدید نظر کنید و برای مقابله با تمام کارهایی که باید انجام دهید، گام‌های عملی بردارید.
درباره راهکارهای مقابله با فرسودگی شغلی بخوانید.
می‌توانید با این موارد شروع کنید:
- اذعان به اینکه بیشتر از آنچه باید کار می‌کنید. این مرحله همیشه سخت‌ترین مرحله است.
- یاد بگیرید که چه زمانی به وظایف و مسئولیت‌های بیشتر «نه» بگویید.
- زمانی که کارهای زیادی در برنامه خود دارید یا به یک سررسید نزدیک می‌شوید، محول کردن کارها و پروژه‌ها را در نظر بگیرید.
- هر زمان که فکر می‌کنید به کمک نیاز دارید، درخواست کنید.
۱۲) استرس خود را مدیریت کنید.
استرس و اضطرابِ ما به خاطر فکر کردن به آینده نیست، بلکه از تمایل به کنترل آن ناشی می‌شود.
– Kahlil Gibran
اساساً استرس عامل بی‌فایده‌ای است که شما را به جایی نمی‌رساند. حتی اگر دائماً نگران انتخاب‌ها و تصمیمات خود باشید، نتایج تلاش‌هایتان یکسان خواهد بود.
اگر کاری برای کنترل اوضاع نمی‌توانید انجام دهید، باید از استرس در مورد آن نیز اجتناب کنید. برخورد صحیح با استرس روزمره باید اولویت اصلی شما باشد، به خصوص اگر می‌خواهید از مشکلات جدی سلامتی یا فرسودگی شغلی که در مورد آن صحبت کردیم، اجتناب کنید.
مدیریت استرس شامل چه مواردی می‌شود؟
- وقتی به طور فعال روی مسائل استرس‌زا کار نمی‌کنید، ذهن خود را از آنها دور نگه دارید.
- با دوستان و خانواده خود وقت بگذرانید.
- یک سرگرمی جدید امتحان کنید.
- تفریح داشته باشید.
مدیریت زمان و مدیریت استرس اغلب در هم تنیده هستند. وقتی زمان خود را کنترل کنید، کمتر احساس استرس می‌کنید و استرس کمتر به شما کمک می‌کند تا زندگی سالم‌تر و آرام‌تری داشته باشید.
هنگامی که سطح استرس خود را کاهش می‌دهید، احساس می‌کنید توانایی بیشتری برای مقابله با مشکلات خود در زندگی دارید و در این فرآیند زمان بیشتری صرفه‌جویی خواهید کرد.
۱۳) صبور باشید.
کسی که می تواند صبر داشته باشد، می‌تواند به آنچه می‌خواهد برسد.
– Benjamin Franklin
در این زمانه که تشویق می‌شوید سریع (در عین حال مؤثر) و جسور (در عین حال خطاناپذیر) باشید، صبر به ندرت یک فضیلت محسوب می‌شود. همانطور که تعلل در تصمیمگیری باعث از دست دادن زمان شما می‌شود، تلاش برای عبور از خط پایان با سرعت هر چه بیشتر باعث می‌شود تصمیمات اشتباه بگیرید.
با صبور بودن، تعهد خود را برای موفقیت روشن می‌کنید و احتمال اشتباه کردن در این مسیر را کاهش می‌دهید.
ابتدا به این فکر کنید که چرا اینقدر عجله دارید. آیا چیزی که منتظرش هستید آنقدر مهم است که باید دائماً به آن فکر کنید و تمام وقت خود را به انتظار برای آن اختصاص دهید؟ به احتمال زیاد اینطور نیست.
در عوض، می‌توانید توجه و انرژی خود را روی جنبه‌های متفاوتی از زندگی‌تان متمرکز کنید. در نهایت، انتظار بی‌هدف برای چیزی که نمی‌توانید تغییر دهید یا سرعتش را افزایش دهید، بزرگ‌ترین اتلاف وقت است.
۱۴) با مشکلات و چالش‌ها کنار بیایید.
خوشبختی نبودِ مشکل نیست. بلکه توانایی مقابله با آن است.
Steve Maraboli
مشکلات و چالش‌ها سد راه جاده هموار به سوی اهداف شما هستند. تا زمانی که یاد نگیرید بر آنها غلبه کنید، نمی‌توانید ادامه دهید و اگر سعی کنید بدون برخورد با آنها از کنارشان عبور کنید، احتمالاً شما را در جایی دورتر گیر می اندازند. برای هر مشکلی راه حلی وجود دارد.
می‌توانید کارهای زیر را انجام دهید:
- مشکل را از هر زاویه‌ای ارزیابی کنید.
- برای کمک با دوستان و خانواده خود تماس بگیرید.
- هر چه سریعتر با مشکلات خود روبرو شوید.
- در یافتن بهترین راه حل‌ها برای هر مشکلی مصمم باشید.
- با هم تیمی‌های خود صحبت کنید و نظر و راهنمایی آنها را جویا شوید.
- بدانید چه زمانی زمان خوبی برای توقف است.
۱۵) همکاری کنید و ارتباط برقرار کنید.
تنهایی می‌توانیم کارهای خیلی کمی انجام دهیم. با هم می‌توانیم کارهای زیادی انجام دهیم.
Helen Keller
اگر کاری را خودتان انجام دهید، ممکن است کنترل بیشتری بر روی آن داشته باشید. اما این بدان معنا نیست که می‌توانید یا حتی باید همه کارها را خودتان انجام دهید.
برقراری ارتباط و همکاری با همکاران به شما کمک می‌کند کارهای بیشتری را در زمان کمتری انجام دهید. زیرا تعداد بیشتری از شما بر روی یک فعالیت، کار می‌کنند.
همین امر در مورد دوستان و خانواده شما نیز صدق می‌کند. اگر به عزیزانتان اجازه دهید مستقیماً یا با مشاوره و راهنمایی به شما کمک کنند، می‌توانید زمان زیادی را در زندگی ذخیره کنید.
اگر مشکلی دارید که نمی‌توانید به تنهایی آن را حل کنید، برای کمک تماس بگیرید. روراست باشید، از کلمات ساده استفاده کنید، و هدف خود را برای برقراری ارتباط مشخص کنید.
گاهی اوقات باید به افراد دیگر مراجعه کنید تا به شما کمک کنند تا زندگی بهتری داشته باشید و این کاملاً طبیعی است.
نتیجه‌گیری
مدیریت خوب زمان به ما کمک می‌کند تا کنترل زندگی خود را به دست بگیریم.
وقتی کنترل زمان خود را در دست دارید، احساس می‌کنید که کنترل بیشتری بر زندگی خود دارید. کنترل زندگی به شما قدرت و آزادی می‌دهد و مدیریت زمان به شما کمک می کند تا این کنترل را حفظ کنید. در نهایت، عملکرد مدیریت زمان شما بیشتر به تلاش‌های شما بستگی دارد و به توانایی شما در لذت بردن از موفقیت‌ها و درس گرفتن از شکست‌هایتان ختم می‌شود. گاهی شکست می‌خورید و گاهی موفق می‌شوید و این قانون زندگی است.
اما مدیریت صحیح زمان به شما کمک می‌کند تا ضررهای خود را به حداقل برسانید و احتمال موفقیت را افزایش دهید.
مراجع: