اولویت بندی کارها: روی آنچه مهم است تمرکز کنید، نه آنچه فوری است.
هر پنج دقیقه چک کردن ایمیل ممکن است باعث شود احساس کنید سرتان شلوغ است و یا مهم هستید، اما به شما کمک نمی‌کند که به لیست کارهای مهم خود برسید. اضطراب مداوم، باعث می‌شود از انجام کارهای واقعی که نیاز است به آنها رسیدگی شود، باز بمانید. افرادی که سرشان شلوغ است، وقتی می‌خواهند تصمیم بگیرند که روز کاریشان چگونه پیش برود، دو گزینه دارند، می‌توانند صبر کنند تا کار اورژانسی پیش بیاید و نسبت به این موارد واکنش نشان دهند، یا کارهایی را که تصمیم می‌گیرند مهمتر است، در اولویت قرار داده و انجامشان دهند،
تنها راه رسیدن به همه وظایف، اولویت بندی کارها به شیوه‌ای صحیح و کاهش توجه به موارد فوری برای کار بر روی موارد مهم است.
برای اولویت بندی کارها به شیوه‌ای صحیح باید بین موارد فوری و مهم تفاوت قائل شویم.
وظایف فوری
شامل مواردی مانند یک ایمیل ترسناک است که نیاز به پاسخ فوری دارد. یک درخواست ناگهانی که به نظر می‌رسد فقط دو دقیقه طول می‌کشد، اما اغلب یک ساعت به طول می‌انجامد؛ مثلا گزارشی که باید قبل از جلسه بنویسید. بیشتر اوقات ترجیح می‌دهید موارد این چنینی را ابتدا انجام دهید زیرا از لیست کارهای پروژه فعلی شما آسانتر هستند. وظایف فوری معمولاً کوتاه مدت هستند و ما جذب آنها می‌شویم، چرا که ما را مشغول نگه می‌دارند و باعث می‌شوند احساس کنیم به ما نیاز است. (وقتی سرمان شلوغ است حتما آدم مهمی هستیم!)
اما پرداختن به یک جریان مداوم از کارهای فوری، باعث می‌شود تا در پایان روز در حالی که بسیار خسته‌اید به لیست کارهای واقعی و مهم خود نگاه کنید و با تعجب از خود بپرسید با این همه زمانی که داشته‌اید، چه کرده‌اید؟
وظایف مهم
از طرف دیگر، کارهای مهم، شما و کسب و کارتان را به سمت اهداف سوق می‌دهند. موارد مهم همانند درخواست‌های فوری آدرنالین شما را بالا نمی‌برند و گاهی کسالت آورند. از نظر شخصی، موارد مهم ممکن است شامل ورزش کردن باشد. در سطح شغلی، موارد مهم ممکن است کارهایی مانند ارزیابی عملکردتان باشد.
برای اولویت بندی کارها به روشی درست:
۱) هر روز سه کار مهم را برای انجام دادن انتخاب کنید.
آنها را روی یک کاغذ بنویسید و در معرض دید خود قرار دهید. هر زمان که فرصت پیدا کردید، به جای چک کردن ایمیلتان، به کاغد نگاه کنید و روی یک مورد کار کنید. لیست را محدود به سه آیتم نگه دارید و ببینید که می‌توانید چند مورد را کامل کنید.
۲) نوتیفیکیشن (اعلان پیام) خود را خاموش کنید.
هر کاری که باید انجام دهید تا اختلال ناشی از دریافت ایمیل را به هم بزنید. وقتی تصمیم دارید روی یکی از کارهای مهم خود کار کنید، حداقل یک ساعت بدون وقفه به خودتان اختصاص دهید تا آن را تکمیل کنید.
۳) یک جلسه ۲۰ دقیقه‌ای هفتگی با خود ترتیب دهید.
آن را در تقویم خود قرار دهید و زمان آن را به چیز دیگری اختصاص ندهید. با این جلسه با همان احترامی که به جلسه با رئیس خود می‌گذارید، رفتار کنید. لیست پروژه، لیست کارها و تقویم خود را در این جلسه بررسی کنید و زمان خود را برای مرور آنچه در هفته گذشته به پایان رسانده‌اید، و آنچه می‌خواهید هفته بعد به انجام برسانید، صرف کنید. این زمان بسیار خوبی برای انتخاب سه کار مهم روزانه شماست.
۴) از ماتریس آیزنهاور برای اولویت بندی کارها استفاده کنید.
من دو نوع فعالیت دارم: ضروری و مهم. مشکل این است که ضروری‌ها مهم نیستند، و مهم‌ها هرگز ضروری نیستند.
– آیزنهاور
این نقل قول بود که ماتریس آیزنهاور را ایجاد کرد.
برای استفاده از این روش با استفاده از چک لیست زیر به دسته‌بندی سریع وظایف بپردازید:
چک لیست کارهای مهم:
- در صورت تکمیل نشدن، بر روی بسیاری از افراد یا پروژه ها تأثیر خواهد گذاشت.
- سایر وظایف به اتمام آن بستگی دارد.
- ارزش زیادی ایجاد می‌کند.
- با تلاش کم به نتایج زیاد منجر می‌شود.
چک لیست کارهای فوری:
- به تأخیر افتاده است.
- به زودی موعد تحویل آن فرا می‌رسد.
- نیازمند توجه فوری است.
- عواقب عدم انجام آن فوری است.
برای اعمال این ماتریس در لیست کارهایتان، از برچسب‌ها استفاده کنید.
اولویت اول) فوری و مهم.
دوم) مهم و غیر فوری.
اولویت سوم) فوری و غیر مهم.
اولویت چهارم) نه مهم و نه فوری.
بنابراین، وظایف مربوط به ربع اول اولویت شما است. پس از اتمام آنها به سراغ ربع دوم بروید. می‌توانید کارهای ربع سوم را به همکاران خود محول کنید. در آخر وظایف ربع چهارم باید حذف شوند.
برای آشنایی بیشتر با ماتریس آیزنهاور ویدئوی زیر را تماشا کنید:
۵) برای اولویت‌بندی کارهایتان از نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین بهتایم استفاده کنید.
علاوه بر این که در فرم تایم شیت بهتایم جدول اولویت بندی کارها دارید و می‌توانید کارهای اختصاص یافته به خود را برحسب اولویت بچینید، این نرم افزار برای مدیریت و اولویت‌بندی کارها امکانات متعددی دارد، امکاناتی مانند تسک بورد، تقویم فارسی، گانت چارت، ساختار شکست کار درختی و ….
ثبت نام رایگان در نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین بهتایم
نمونه جدول اولویت بندی کارها
در تایم شیت بهتایم، وظایف اختصاص یافته به خود را برحسب اولویت مورد نظر بچینید. اولویت بندی فعالیت‌ها با Drag and Drop امکان‌پذیر است.
مقاله مرتبط: