مدیریت دانش پروژه
دانش قدرت است. هنگام کار بر روی پروژه‌های پیچیده، حیاتی و پرهزینه به دانش مربوطه برای انجام وظایف نیاز دارید. مدیریت دانش (KM) در دسترس بودن چنین دانشی را تضمین می‌کند.
مدیریت دانش مفهومی است که در آن یک شرکت به طور آگاهانه و جامع دانش خود را از نظر منابع، اسناد و مهارت‌های افراد جمع‌آوری، سازماندهی، اشتراک‌گذاری و تحلیل می‌کند. مدیریت دانش سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا دانش را جذب و توزیع کنند.
فهرست مطالب
توجیه مدیریت دانش پروژه
هدف تجاری مدیریت دانش پروژه این است که سازمان‌ها را قادر سازد تا پروژه‌ها را همواره با موفقیت انجام دهند. مدیریت دانش تضمین می‌کند که منابع مناسب با مهارت و دانش مناسب در دسترس خواهند بود.
ارزش مدیریت دانش چیست؟ آیا ارزش دریافت بودجه و حمایت اجرایی را دارد؟
با در دسترس قرار دادن اطلاعات در حین کار و ایجاد انگیزه در افراد برای استفاده از آن، می‌توان از چه تعداد نقص یا خطا، پروژه‌های با تأخیر یا فراتر از حد بودجه و ساعت‌ها تلاش غیر ضروری جلوگیری کرد؟ با حفظ دانش کارشناسانی که ممکن است نقش خود را تغییر دهند یا سازمان را ترک کنند، می‌توان از چند ساعت تلاش بی‌مورد جلوگیری کرد؟ این موارد چقدر ارزش دارند؟
اگر مدیریت دانش به خوبی انجام شود، منجر به کاهش هزینه‌ها، افزایش درآمد، افزایش سودآوری و دستیابی به سایر اهداف تجاری شما خواهد شد.
مدیریت دانش پروژه در PMBOK
مدیریت دانش پروژه فرآیند استفاده از دانش موجود و ایجاد دانش جدید برای دستیابی به اهداف پروژه و کمک به یادگیری سازمانی است. مزایای کلیدی این فرآیند این است که از دانش سازمانی پیشین برای تولید یا بهبود نتایج پروژه استفاده می‌شود و دانش ایجاد شده توسط پروژه برای پشتیبانی از پروژه‌ها یا فازهای آتی در دسترس است. این فرآیند در طول پروژه انجام می‌شود.
ورودی‌ها، ابزارها و تکنیک‌ها و خروجی‌های فرآیند در شکل زیر نشان داده شده است.
انواع دانش
دانش معمولاً به دو نوع آشکار (دانشی که می‌تواند به آسانی با استفاده از کلمات، تصاویر و اعداد دسته‌بندی شود) و دانش ضمنی (دانشی که شخصی است و بیان آن دشوار است، مانند باورها، بینش‌ها و تجربه‌ها تقسیم می‌شود). مدیریت دانش با مدیریت دانش ضمنی و آشکار برای دو هدف مرتبط است: استفاده مجدد از دانش موجود و ایجاد دانش جدید. اشتراک دانش و ادغام دانش، فعالیت‌های کلیدی زیربنای هر دو هدف هستند.
این یک تصور غلط رایج است که مدیریت دانش فقط مستلزم مستندسازی آن است تا بتوان آن را به اشتراک گذاشت. یکی دیگر از تصورات غلط رایج این است که مدیریت دانش فقط شامل به دست آوردن درس‌های آموخته شده در پایان پروژه است تا از آن در پروژه‌های آینده استفاده شود. فقط دانش آشکار مدون را می‌توان از این طریق به اشتراک گذاشت. اما دانش آشکار می‌تواند به طرق مختلفی تفسیر شود. بنابراین حتی اگر به راحتی بتوان آن را به اشتراک گذاشت، همیشه به روش صحیح درک نشده و یا به کار نمی‌رود. تدوین دانش ضمنی دشوار است. این دانش در ذهن افراد متخصص یا در گروه‌ها و موقعیت‌های اجتماعی قرار دارد و معمولاً از طریق گفتگو و تعامل بین افراد به اشتراک گذاشته می‌شود.
مدیریت دانش از منظر سازمانی
از منظر سازمانی، مدیریت دانش به معنای اطمینان از استفاده از مهارت‌ها، تجربه و تخصص تیم پروژه و سایر ذینفعان، قبل، حین و بعد از پروژه است. از آنجایی که دانش در ذهن افراد قرار دارد و نمی‌توان افراد را مجبور کرد آنچه را که می‌دانند، به اشتراک بگذارند (یا به دانش دیگران توجه کنند)، مهمترین بخش مدیریت دانش ایجاد فضایی پر از اعتماد است به طوری که افراد برای به اشتراک گذاشتن دانش خود انگیزه پیدا کنند.
حتی بهترین ابزارها و تکنیک‌های مدیریت دانش هم کارساز نخواهد بود اگر افراد انگیزه‌ای برای به اشتراک گذاشتن آنچه می‌دانند یا توجه به دانسته‌های دیگران نداشته باشند. در عمل، دانش با استفاده از ترکیبی از تکنیک‌های مدیریت اطلاعات (که در آن افراد بخشی از دانش آشکار خود را با مستند کردن آن تدوین می‌کنند تا بتوان آن را به اشتراک گذاشت) و ابزارها و تکنیک‌های مدیریت دانش (تعامل بین افراد) به اشتراک گذاشته می‌شود.
بیشتر بدانید:
مدیریت دانش پروژه: ورودی‌ها
۱) طرح مدیریت پروژه
تمام مولفه‌های طرح مدیریت پروژه ورودی هستند.
طرح مدیریت محدوده.
نحوه تعریف، توسعه، نظارت، کنترل و اعتبار سنجی محدوده را مشخص می‌کند.
طرح مدیریت الزامات.
نحوه تجزیه و تحلیل، مستندسازی و مدیریت الزامات را مشخص می‌کند.
طرح مدیریت زمانبندی.
معیارها و فعالیت‌ها را برای توسعه، نظارت و کنترل زمانبندی تعیین می‌کند.
طرح مدیریت هزینه.
نحوه برنامه‌ریزی، ساختاربندی و کنترل هزینه‌ها را مشخص می‌کند.
طرح مدیریت کیفیت.
نحوه اجرای سیاست‌ها، متدولوژی‌ها و استانداردهای کیفیت سازمان در پروژه را مشخص می‌کند.
طرح مدیریت منابع.
راهنمایی در مورد نحوه طبقه‌بندی، تخصیص، مدیریت و انتشار منابع پروژه ارائه می‌دهد.
طرح مدیریت ارتباطات.
نحوه، زمان و اینکه اطلاعات مربوط به پروژه توسط چه کسی اداره و منتشر می‌شود را مشخص می‌کند.
طرح مدیریت ریسک.
چگونگی ساختاربندی و اجرای فعالیت‌های مدیریت ریسک را مشخص می‌کند.
طرح مدیریت تدارکات.
چگونگی دستیابی تیم پروژه به کالاها و خدمات خارج از سازمان اجرا کننده را مشخص می‌کند.
طرح تعامل ذینفعان.
نحوه مشارکت ذینفعان در تصمیم‌گیری و اجرای پروژه را با توجه به نیازها، علایق و تاثیرشان مشخص می‌کند.
مبنای محدوده.
نسخه تایید شده یک بیانیه محدوده، ساختار شکست کار (WBS) و فرهنگ لغت WBS مرتبط با آن، که به عنوان مبنایی برای مقایسه استفاده می‌شود.
مبنای زمانبندی.
نسخه تایید شده مدل زمانبندی که به عنوان مبنایی برای مقایسه با نتایج واقعی استفاده می‌شود.
مبنای هزینه.
نسخه تایید شده بودجه پروژه فاز بندی شده که به عنوان مبنایی برای مقایسه با نتایج واقعی استفاده می‌شود.
طرح مدیریت تغییر.
توضیح می‌دهد که چگونه درخواست‌های تغییر در سراسر پروژه به طور رسمی مجاز شناخته شده و گنجانده می‌شوند.
طرح مدیریت پیکربندی.
توضیح می‌دهد که چگونه اطلاعات مربوط به آیتم‌های پروژه (و کدام آیتم‌ها) ثبت و بروز می‌شود تا محصول، خدمات یا نتیجه پروژه ثابت و/یا عملیاتی بماند.
مبنای اندازه‌گیری عملکرد.
یک برنامه یکپارچه هزینه-محدوده-زمانبندی برای کار پروژه که اندازه‌گیری و مدیریت عملکرد اجرای پروژه با آن مقایسه می‌شود.
چرخه عمر پروژه.
مجموعه مراحلی را که یک پروژه از شروع تا بسته شدن آن طی می‌کند، توصیف می‌کند.
رویکرد توسعه.
رویکرد توسعه محصول، خدمات یا نتیجه را توصیف می‌کند، مانند رویکرد چابک.
مدیریت بررسی‌ها.
نقاطی را در پروژه مشخص می‌کند که مدیر پروژه و ذینفعان مربوطه پیشرفت پروژه را بررسی می‌کنند تا تعیین کنند آیا عملکرد مطابق انتظار است یا اقدامات پیشگیرانه یا اصلاحی لازم است.
۲) اسناد پروژه
اسناد پروژه که می‌توانند به عنوان ورودی برای این فرآیند در نظر گرفته شوند شامل موارد زیر است، اما محدود به این موارد نیست:
- ثبت درس‌های آموخته شده. ثبت درس‌های آموخته شده اطلاعاتی را در مورد شیوه‌های موثر در مدیریت دانش ارائه می‌دهد.
- تکالیف تیم پروژه. تکالیف تیم پروژه اطلاعاتی را در مورد نوع شایستگی‌ها و تجربیات موجود در پروژه و دانشی که ممکن است از دست برود، ارائه می‌دهد.
- ساختار شکست منابع. ساختار شکست منابع شامل اطلاعاتی در مورد ترکیب تیم است و ممکن است به درک اینکه چه دانشی به عنوان یک گروه در دسترس است و چه دانشی از دست رفته است، کمک کند.
- ثبت ذینفعان. ثبت ذینفعان حاوی جزئیاتی در مورد ذینفعان شناسایی شده است تا به درک دانشی که ممکن است داشته باشند، کمک کند.
۳) موارد قابل تحویل
موارد قابل تحویل هر محصول، نتیجه یا قابلیت منحصر به فرد و قابل تاییدی است که برای انجام خدماتی که برای تکمیل یک فرآیند، فاز یا پروژه لازم است، تولید می‌شود. موارد قابل تحویل معمولاً اجزای ملموسی هستند که برای دستیابی به اهداف پروژه تکمیل می‌شوند.
۴) عوامل محیطی سازمانی
عوامل محیطی سازمانی که می‌توانند بر فرآیند مدیریت دانش پروژه تأثیر بگذارند، عبارتند از:
- فرهنگ سازمانی، ذینفعان و مشتری. وجود روابط کاری قابل اعتماد و فرهنگ بدون سرزنش در مدیریت دانش از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. عوامل دیگر عبارتند از ارزش یادگیری و هنجارهای رفتاری در سازمان.
- توزیع جغرافیایی امکانات و منابع. مکان اعضای تیم به تعیین روش‌های کسب و به اشتراک‌گذاری دانش کمک می‌کند.
- کارشناسان دانش سازمانی. برخی از سازمان‌ها دارای یک تیم یا فردی هستند که در مدیریت دانش تخصص دارد.
- الزامات و/یا محدودیت‌های قانونی و نظارتی. این موارد شامل محرمانه بودن اطلاعات پروژه است.
۵) دارایی‌های فرآیند سازمانی
دانش در مورد مدیریت پروژه اغلب در فرآیندها و روتین‌ها تعبیه شده است. دارایی‌های فرآیند سازمانی که می‌توانند بر فرآیند مدیریت دانش پروژه تأثیر بگذارند، شامل موارد زیر می‌شوند، اما به آنها محدود نمی‌شوند:
- خط مشی‌ها، فرآیندها و رویه‌های استاندارد سازمانی. شامل موارد زیر است: محرمانه بودن و دسترسی به اطلاعات؛ امنیت و حفاظت از داده‌ها؛ سیاست‌های حفظ سوابق؛ استفاده از اطلاعات دارای حق چاپ؛ فرمت و حداکثر اندازه فایل‌ها؛ فناوری مجاز و رسانه‌های اجتماعی؛ و غیره.
- مدیریت پرسنل. برای مثال، سوابق توسعه و آموزش کارکنان، و چارچوب‌های شایستگی که به رفتارهای به اشتراک‌گذاری دانش اشاره دارد، از جمله این موارد است.
- الزامات ارتباطی سازمانی. الزامات ارتباطی رسمی و سفت و سخت برای به اشتراک‌گذاری اطلاعات خوب است. ارتباطات غیررسمی برای ایجاد دانش جدید و ادغام دانش در میان گروه‌های مختلف ذینفعان موثرتر است.
- رویه‌های رسمی به اشتراک‌گذاری دانش و به اشتراک‌گذاری اطلاعات. اینها شامل مرورهای یادگیری قبل، حین، و بعد از پروژه‌ها و مراحل پروژه است. به عنوان مثال، شناسایی، گرفتن و به اشتراک‌گذاری درس‌های آموخته شده از پروژه فعلی و پروژه‌های دیگر.
ابزارها و تکنیک‌ها
۱) قضاوت کارشناسی
تخصص باید از افراد یا گروه‌هایی با دانش یا آموزش تخصصی در موضوعات زیر در نظر گرفته شود:
- مدیریت دانش،
- مدیریت اطلاعات،
- یادگیری سازمانی،
- ابزارهای مدیریت دانش و اطلاعات و
- اطلاعات مرتبط از پروژه‌های دیگر
۲) مدیریت دانش
ابزارها و تکنیک‌های مدیریت دانش افراد را به هم متصل می‌کند تا بتوانند برای ایجاد دانش جدید، به اشتراک گذاشتن دانش ضمنی و ادغام دانش اعضای مختلف تیم با یکدیگر همکاری کنند. ابزارها و تکنیک‌های مناسب در یک پروژه به ماهیت پروژه، پیچیدگی پروژه و سطح تنوع (از جمله تنوع رشته‌ها) در بین اعضای تیم بستگی دارد و شامل موارد زیر است، اما محدود به این موارد نیست:
- شبکه‌سازی، از جمله تعامل اجتماعی غیررسمی و شبکه‌های اجتماعی آنلاین. انجمن‌های آنلاین که در آن افراد می‌توانند سؤالات باز بپرسند (در مورد این موضوع چه می‌دانید؟) برای شروع گفتگوهای اشتراک‌گذاری دانش با متخصصان مفید هستند.
- جوامع عملی (گاهی اوقات جوامع مورد علاقه یا فقط جوامع نامیده می‌شوند.)
- جلسات، از جمله جلسات مجازی که در آن شرکت‌کنندگان می‌توانند با استفاده از فناوری ارتباطات تعامل داشته باشند.
- Job Shadowing یا کارآموزی.
- انجمن‌های گفتگو مانند گروه‌های متمرکز؛
- رویدادهای به اشتراک‌گذاری دانش مانند سمینارها و کنفرانس‌ها؛
- کارگاه‌های آموزشی، شامل جلسات حل مسئله و جلساتی که برای شناسایی درس‌های آموخته شده طراحی شده‌اند.
- قصه‌گویی (Storytelling)؛
- خلاقیت و تکنیک‌های مدیریت ایده؛
- نمایشگاه‌ها و کافه‌های دانش؛ و
- آموزشی که شامل تعامل بین فراگیران است.
همه این ابزارها و تکنیک‌ها را می‌توان به صورت چهره به چهره یا مجازی یا هر دو به کار برد. تعامل چهره به چهره معمولا مؤثرترین راه برای ایجاد روابط اعتمادی است که برای مدیریت دانش مورد نیاز است. هنگامی که روابط برقرار شد، می‌توان از تعامل مجازی برای حفظ رابطه استفاده کرد.
۳) مدیریت اطلاعات
ابزارها و تکنیک‌های مدیریت اطلاعات برای ایجاد و اتصال افراد به اطلاعات استفاده می‌شود. آنها برای به اشتراک‌گذاری ساده، بدون ابهام و مدون دانش آشکار مؤثر هستند. شامل موارد زیر بوده اما محدود به این موارد نیستند:
- روش‌های تدوین دانش آشکار؛ برای مثال، برای تولید درس‌هایی که باید آموخته شوند.
- ثبت درس‌های آموخته شده;
- خدمات کتابخانه؛
- جمع‌آوری اطلاعات، به عنوان مثال، جستجو در وب و خواندن مقالات منتشر شده؛ و
- سیستم اطلاعات مدیریت پروژه (PMIS). سیستم‌های اطلاعات مدیریت پروژه اغلب شامل سیستم‌های مدیریت اسناد می‌شوند.
ابزارها و تکنیک‌هایی که افراد را به اطلاعات متصل می‌کنند، می‌توانند با افزودن یک عنصر تعامل تقویت شوند، به عنوان مثال، اضافه کردن «تماس با من» تا کاربران بتوانند با مبتکران درس‌ها در تماس باشند و برای پروژه و زمینه کاریشان مشاوره بخواهند.
تعامل و پشتیبانی همچنین به افراد کمک می‌کند اطلاعات مرتبط را پیدا کنند. درخواست کمک به طور کلی سریعتر و آسانتر از تلاش برای شناسایی عبارات جستجو است. انتخاب عبارات جستجو اغلب دشوار است زیرا افراد ممکن است ندانند از کدام کلمات کلیدی یا عبارات کلیدی برای دسترسی به اطلاعات مورد نیاز خود استفاده کنند.
ابزارها و تکنیک‌های مدیریت دانش و اطلاعات باید به فرآیندهای پروژه و صاحبان فرآیند متصل شوند.
۴) مهارت‌های بین فردی و تیمی
مهارت‌های بین فردی و تیمی مورد استفاده شامل موارد زیر است اما محدود به این موارد نیست:
- گوش دادن فعال. گوش دادن فعال به کاهش سوء تفاهم‌ها کمک می‌کند و ارتباطات و اشتراک دانش را بهبود می‌بخشد.
- تسهیل‌گری. تسهیل به طور موثر گروه را به سمت یک تصمیم، راه حل یا نتیجه‌گیری موفق هدایت می‌کند.
- رهبری. رهبری برای انتقال چشم‌انداز و الهام بخشیدن به تیم پروژه برای تمرکز بر دانش مناسب و اهداف دانش استفاده می‌شود.
- شبکه‌سازی. شبکه‌سازی اجازه می‌دهد تا ارتباطات و روابط غیررسمی بین سهامداران پروژه برقرار شود و شرایطی را برای به اشتراک گذاشتن دانش ضمنی و آشکار ایجاد کند.
- آگاهی سیاسی. آگاهی سیاسی به مدیر پروژه کمک می‌کند تا ارتباطات را بر اساس محیط پروژه و همچنین محیط سیاسی سازمان برنامه‌ریزی کند.
خروجی‌ها
۱) ثبت درس‌های آموخته شده
ثبت درس‌های آموخته شده می‌تواند شامل دسته‌بندی و شرح وضعیت باشد. ثبت درس‌های آموخته شده ممکن است شامل تأثیر، توصیه‌ها و اقدامات پیشنهادی مرتبط با موقعیت باشد. درس‌های آموخته شده ممکن است چالش‌ها، مشکلات، خطرات و فرصت‌های تحقق‌یافته یا محتوای دیگری را در صورت لزوم ثبت کند.
ثبت درس های آموخته شده به عنوان خروجی این فرآیند در اوایل پروژه ایجاد می‌شود. پس از آن به عنوان ورودی استفاده می‌شود و به عنوان یک خروجی در بسیاری از فرآیندهای پروژه بروز می‌شود. افراد یا تیم‌های درگیر در کار نیز در گرفتن درس‌های آموخته شده دخیل هستند. دانش را می‌توان با استفاده از فیلم‌ها، تصاویر، فایل‌های صوتی یا سایر ابزارهای مناسب که کارایی درس‌های گرفته شده را تضمین می‌کند، مستندسازی کرد.
در پایان یک پروژه یا فاز، اطلاعات به یک دارایی فرآیند سازمانی به نام پایگاه درس‌های آموخته شده منتقل می‌شود.
۲. بروزرسانی‌های طرح مدیریت پروژه
هرگونه تغییر در طرح مدیریت پروژه به کمک فرآیند کنترل تغییر سازمان از طریق درخواست تغییر انجام می‌شود. هر جزء از برنامه مدیریت پروژه ممکن است در نتیجه این فرآیند بروز شود.
۳. بروزرسانی‌های دارایی‌های فرآیند سازمانی
همه پروژه‌ها دانش جدیدی ایجاد می‌کنند. بخشی از این دانش در نتیجه فرآیند مدیریت دانش پروژه، تدوین می‌شود، بخشی در محصولات قابل تحویل یا در بهبود فرآیندها و رویه‌ها گنجانده می‌شود.
مدیریت دانش در بهتایم
نرم افزار مدیریت پروژه بهتایم، برای مدیریت پروژه‌های شما مجهز به ابزارهای قدرتمندی است، از آنجایی که مدیریت دانش پروژه بخش جدایی ناپذیری از مدیریت پروژه است، بنابراین در بهتایم برای این موضوع امکاناتی در نظر گرفته شده است. در ادامه به توضیح امکانات بهتایم برای مدیریت دانش پروژه می‌پردازیم.
همانطور که در مقاله ذکر شد، ثبت درس‌های آموخته شده از پروژه و استفاده به موقع از آنها در طول پروژه‌های مشابه، بخش قابل توجهی از مدیریت دانش پروژه است، بهتایم در این راستا شما را همراهی می‌کند.
هنگام کار بر روی یک پروژه در بهتایم همواره می‌توانید دانش کسب شده را به شیوه‌های مختلف به پروژه الحاق کنید:
- می‌توانید فایل‌های لازم برای حفظ دانش پروژه را به آن پیوست کنید.
- بهتایم برای هر یک از پروژه‌ها چت روم اختصاصی متشکل از اعضای تیم پروژه تشکیل می‌دهد که در این چت روم هر یک از اعضای تیم پروژه می‌تواند دانش خود را به گوش سایر اعضا برساند و حتی فایل‌های لازم را به چت روم پیوست کند.
- در قسمت توضیحات پروژه هم که برای اعضای تیم پروژه قابل مشاهده است، می‌توانید بخشی از اطلاعات و دانش پروژه را منتقل کنید.
پس از تعریف ساختار شکست کار در بهتایم و در واقع تعریف فعالیت‌های لازم برای انجام پروژه، می‌توانید دانش آموخته شده در انجام فعالیت‌ها را به راه‌های مختلف حفظ کنید:
- می‌توانید از قسمت توضیحات فعالیت برای این منظور استفاده کنید.
- چت روم فعالیت هم که برای اعضای تیم فعالیت ساخته می‌شود، می‌تواند مکان مناسبی برای انتقال دانش باشد. این چت روم در قسمت‌های مختلف سیستم مانند تسک بورد، جدول فعالیت‌های من، برنامه‌ریزی روزانه، تایم شیت و البته خود ابزار گفتگوی آنلاین در دسترس است.
- علاوه بر همه این امکانات، قسمت دیدگاه هم که امکان ویرایش و حذف دارد، مکان بسیار مناسبی برای حفظ دانش به دست آمده است. دیدگاه در قسمت‌های مختلف سیستم مانند تسک بورد، جدول فعالیت‌های من، برنامه‌ریزی روزانه، تایم شیت و ویرایش فعالیت در دسترس است.
- امکان پیوست فایل به فعالیت‌های پروژه در قسمت‌های مختلف سیستم فراهم شده است.
- علاوه بر این، هنگام تعریف فعالیت جدید، بهتایم فعالیت‌های مشابه قبلی را شناسایی می‌کند و آنها را برای شما لیست می‌کند تا از دانش ثبت شده در آن بدون نیاز به اتلاف وقت برای جستجو، برای پیشبرد فعالیت مشابه فعلی استفاده کنید.
برای مدیریت دانش پروژه نرم افزار مدیریت پروژه بهتایم را به رایگان تست کنید.
مراجع:
- کتاب راهنمای جامع PMBOK Guide ویرایش ششم
- https://www.pmi.org