جلوگیری از شکست پروژه ها
بر اساس گزارش‌های موسسه مدیریت پروژه ها:
«در سال ۲۰۱۵ تنها ۶۴% از پروژه ها موفق بوده‌اند.»
موسسه مدیریت پروژه ها، پروژه‌ای را موفق تعریف می‌کند که به تمام اهداف تعریف شده دست یافته باشد.
به عنوان نمونه اگر قرار است در زمانی مشخص یک پالایشگاه با مشخصات، تجهیزات و خروجی تعیین شده بسازید. پروژه شما زمانی در گروه پروژههای موفق جای می‌گیرد که هم زمان ساخت رعایت شده باشد و هم ظرفیت و تجهیزات پيش‌بینی شده. با این حال اگر گذشتن از نقاط پایان و مرز بودجه را هم در نظر بگیرید، آن‌گاه می‌توان گفت:
«در سال ۲۰۱۵ تنها ۲۹% از پروژه ها موفق بوده‌اند.»
این درصد از سال ۲۰۱۱ به بعد ثابت مانده است. واضح است که مشکلات جدی در این زمینه وجود دارد. نکته جالب این جاست که در کشور ما تنها پروژه‌ای که در زمان و با مشخصات پيش‌بینی شده به انجام رسیده، مجموعه ورزشی آزادی بوده است. البته آن هم با بودجه‌ای بیش از بودجه پيش‌بینی شده اولیه به اتمام رسید.
در واقع ما تاکنون در ایران پروژه ملی موفقی نداشته‌ایم.
فهرست مطالب
اما علت شکست پروژه ها چه میتواند باشد؟
۱- درک نقش هر یک از اعضای تیم در سازمان
همانطور که برنت هارند در «هنر برآورد پروژه‌‌ها» توضیح داده است یکی از بزرگترین مشکلاتی که مدیران پروژه با آن مواجه هستند، نداشتن درک درست از کارهایی است که اعضای تیم واقعاً به طور روزانه انجام می‌دهند. همین موضوع موجب شکست پروژه ها می‌شود. اصولاً وقتی که مدیران می‌خواهند از نقش کارکنان در سازمان صحبت کنند، فقط می‌توانند به طور کلی به آن نقش اشاره کنند. مثلاً به طور کلی می‌گویند علی برای فلان محصول کد می‌نویسد.
اما علی هر روز ممکن است:
- در حال توسعه یک قسمت جدید از برنامه باشد.
- در حال بهینه‌سازی زمان بارگذاری برنامه باشد.
- در حال بهینه‌سازی برنامه برای اصول SEO باشد.
- در حال تست برنامه باشد.
وقتی شما چنین تفسیر دقیق و جزئی را از نقش کارکنان خود داشته باشید، می‌توانید:
- از جزئیات هر فعالیت اطلاع پیدا کنید
- هنگام برآورد، آن جزئیات را مدنظر قرار دهید
- و برآورد واقع‌بینانه‌ای از پروژه ها داشته باشید.
سامانه تایم شیت و مدیریت پروژه بهتایم این چالش بزرگ را حل می‌کند. زیرا با استفاده از این ابزار، نه تنها می‌توانید ببینید هرکسی روی چه فعالیتی کار می‌کند، بلکه می‌توانید بفهمید هر فعالیت چقدر طول می‌کشد و کارکنان از چه ابزار و برنامه‌هایی برای کارشان استفاده می‌کنند. مثلاً در مورد علی، می‌توانید به تایم‌شیت او نگاه کنید و یک دید کلی نسبت به آنچه او انجام داده است به‌دست آورید. حتی اگر هیچ تجربه و یا علمی درباره کدنویسی نداشته باشید، از کلیت کار اطلاع پیدا می‌کنید و سریعاً متوجه می‌شوید کدام وظایف پیچیده و وقت‌گیر هستند و کدام‌یک نسبتاً ساده‌اند. با این اطلاعات در پروژههای بعدی بهتر می‌توانید زمان هر فعالیت را تخمین بزنید و از شکست پروژه ها جلوگیری کنید.
۲- انتخاب افراد مناسب برای مشاغل مناسب
اگر نتوانید کارها را به درستی به افراد محول کنید، قطعاً با شکست پروژه ها مواجه خواهید شد. تحقیقات نشان می‌دهد که اکثر مدیران بر روی تخصیص اثربخش کارها تمرکز نمی‌کنند. این به این معنی نیست که مدیران کارها را به کارکنان نمی‌سپارند، بلکه به این معنی است که آن‌ها وقتشان را صرف تمرکز بر این‌که کارهای درست را به افراد درست بسپارند نمی‌کنند و یا مهارت لازم برای این کار را ندارند.
زمانی که متوجه شوید که اعضای تیمتان در کدام زمینه عالی عمل می‌کنند (این موضوع را با بررسی الگوهای کاری روزانه آن‌ها متوجه خواهید شد)، می‌توانید مهارت‌های تخصیص کارهای مناسب به افراد مناسب را در خودتان به طرز قابل توجهی بهبود ببخشید. هنگامی که فعالیت‌هایی را به کارکنان می‌سپارید که بسیار مناسب آن‌هاست، روحیه تیمتان تقویت می‌شود.
بررسی‌ها نشان می‌دهد که اگر به کارکنان کارهایی محول شود که در انجام دادن آن‌ها خوب عمل می‌کنند، رضایت آن‌ها از کارشان تا ۲۵% افزایش خواهد یافت و همین امر از شکست پروژه ها جلوگیری می‌کند.
یک ابزار ردیابی زمان مانند بهتایم به شما نشان خواهد داد که انجام وظایف مشابه برای اعضای مختلف تیم چقدر طول می‌کشد.
به عنوان مثال:
ممکن است مهسا برای انجام کار A یک ساعت زمان صرف کند در صورتی که سارا برای انجام همین کار به ۳ ساعت زمان نیاز داشته باشد. با داشتن این اطلاعات، می‌توانید کارهایی از این دست را به مهسا بسپارید و آن را یکی از وظایف او در نظر بگیرید. البته علاوه بر قدرت موجود در هر فرد، باید به هزینه فرصت هم توجه داشته باشید.
ممکن است شما یک کارمند عالی و همه فن‌حریف داشته باشید که میتواند اکثر کارهایی را که از او می‌خواهید، سریع‌تر و بهتر از بقیه افراد انجام دهد، اما اگر وظایف نسبتاً غیر مهم را به او واگذار کنید، آن فرد زمان کمتری برای انجام فعالیت‌هایی با اولویت بالاتر خواهد داشت.
استفاده از یک ابزار ردیابی زمان مانند تایم‌شیت بهتایم باعث می‌شود متوجه شوید که هرکسی چه میزان زمان و توان ذهنی روی یک فعالیت صرف می‌کند و بر اساس این اطلاعات فعالیت‌ها و پروژه ها را به کارکنان مناسب تخصیص دهید.
۳- کنار هم قرار دادن درست مراحل یک فرآیند
یکی دیگر از دلایل شکست پروژه ها عدم وجود گردش کاری درست در سازمان است. نه تنها نیاز به درک درستی از نقش‌های اعضای تیمتان دارید، بلکه نیازمند این هستید که بدانید چطور این نقش‌ها باید در کنار هم قرار گیرند. برای مثال باید بدانید کدام وظیفه به وظایف دیگر وابسته است؟ کدام فعالیت میتواند به طور مستقل انجام شود؟ آیا کاری هست که انجام دادن آن باعث تسهیل در روند انجام باقی فعالیت‌ها شود؟
ممکن است فکر کنید که پاسخ به این سؤالات واضح است، اما اکثر افراد تمایل دارند که به هر نحوی شده کارها را سریع‌تر انجام دهند و به طور کلی تمرکز روی این موارد و بهبود آن‌ها را فراموش می‌کنند.
برای یافتن پاسخ این سؤالات، باید مواقعی را که کارایی کارکنان کاهش می‌یابد، دقیقاً در نظر داشته باشید. برای مثال ممکن است متوجه شوید وقتی از سینا می‌خواهید گام‌هایی را که مشتریان بالقوه برای تعامل با محصول طراحی شده طی خواهند کرد را مشخص کند، سطح عملکرد او کاهش می‌یابد و زمان بسیار زیادی صرف این فعالیت می‌شود. وقتی این موضوع را با او مطرح می‌کنید، متوجه می‌شوید که او بدون داشتن مشخصات واضحی از این مشتریان بالقوه (همان کاری که در همان زمان به شخص دیگری سپرده بودید) دچار سردرگمی و درگیری می‌شود. بنابراین تصمیم می‌گیرید قبل از این‌که بخواهید آن کار را به سینا بسپارید، مشخصات مشتریان بالقوه را تعیین نمایید.
با فهمیدن این‌که چه چیزی از سرعت پیشرفت پروژه شما می‌کاهد می‌توانید بهبود خوبی را در سرعت کلی و انسجام فعالیت‌هایتان ایجاد کنید.
۴- کشف میزان کارایی کارکنان در سازمان
همانطور که می‌دانید همه‌ی کارکنان یک سازمان کارایی یکسانی ندارند. تعیین میزان کارایی کارکنان در سازمان بسیار سودمند است. می‌توانید به کارکنان با عملکرد خوب پاداش دهید، برای کارکنان با عملکرد متوسط انگیزه ایجاد کنید و به کارکنان با عملکرد پایین آموزش دهید و یا با آن‌ها قطع همکاری کنید.
یافتن میزان مبنا
زمانی که شما گروهی از افراد را در اختیار دارید که فعالیت مشابهی را انجام می‌دهند به راحتی می‌توانید برای انجام آن کار مبنا تعیین کنید.
به عنوان مثال:
اگر گروهی از توسعه‌دهندگان نرم‌افزار را مدیریت کنید، به راحتی می‌توانید متوجه شوید که هر توسعه دهنده در هر روز به طور متوسط چند خط کد می‌نویسد و یا متوسط تعداد باگ‌هایی که هر شخص در طول یک روز اصلاح می‌کند چقدر است و متناسب با میزانی که به عنوان مبنا در ذهن شما شکل می‌گیرد تشخیص دهید که کارایی هریک از افراد چقدر است؟
اما اگر هریک از اعضاء فعالیت‌های متفاوتی را انجام دهند، چطور می‌توان مبنایی برای کارایی کارکنان در سازمان تعیین نمود؟
یکی از راه‌ها این است که کارایی فعلی یک نفر را با کارایی قبلی او مقایسه کنید. شاید فردی قبلاً در طی هر روز ۲ طراحی انجام می‌داده است در صورتی که در حال حاضر میانگین طراحی‌های او در هر روز به ۲.۵ رسیده است. این اطلاعات نشان می‌دهد که کارایی این فرد در حال افزایش است. بهتایم ابزاری است که با استفاده از آن می‌توانید از میزان فعالیت انجام شده توسط کارکنان طی مدت زمانی مشخص اطلاع پیدا کنید.
روش دوم برای تعیین مبنای کارایی افراد اندازه‌گیری میزان فعالیت است.
مزیت این تکنیک در این است که نقش کارکنان تأثیری روی میزان فعالیت آن‌ها نخواهد داشت، بنابراین می‌توانید کارایی هریک از افراد مورد نظرتان را با یکدیگر مقایسه کنید. ممکن است میزان فعالیت یکی از کارکنان ۶۸% و میزان فعالیت شخص دیگری ۷۵% باشد، بدین وسیله می‌توان تعیین نمود کارایی چه کسی بالاتر است. بنابراین با تعیین میانگین سطح فعالیت برای کل تیم، می‌توانید سریعاً مشخص کنید که چه کسی بالاترین کارکرد را دارد. می‌توانید به صورت دوره‌ای این میزان را اندازه‌گیری نمایید تا متوجه شوید که کارایی تیم شما در حال افزایش است یا خیر؟
اگر اینطور نباشد، از خودتان بپرسید که:
- چطور می‌توانید برای کارکنان انگیزه ایجاد کنید
- و آن‌ها را حمایت کنید
- و سازمان را از شکست پروژه ها نجات دهید.
ایجاد انگیزه برای اعضای تیم در راستای جلوگیری از شکست پروژه ها
زمانی که مبناها را ایجاد کردید، باید تیمتان را به ۳ گروه تقسیم کنید:
۱) افراد با عملکرد خوب
۲) افراد با عملکرد متوسط
۳) افراد با عملکرد نامناسب
کارکنان با عملکرد خوب:
طبق نظرسنجی انجام شده در سال ۲۰۱۳، ۸۸ درصد از کارمندان بیان کردند که دریافت پاداش از مدیران، انگیزه آن‌ها را بسیار افزایش می‌دهد. اگر با کارکنان نیمه وقت کار می‌کنید، دادن پاداش نسبت به زمانی که با کارکنان تمام وقت همکاری می‌کنید، اهمیت بیشتری پیدا می‌کند. زیرا کارکنان نیمه وقت امتیاز و اهمیت بالاتری برای این موضوع قائلند. بنابراین برای افزایش تعهد کارکنان به کار، برای نیروهایی که عملکرد خوبی دارند پاداش در نظر بگیرید.
کارکنان با عملکرد متوسط:
وقتی افرادی که سطح عملکرد متوسطی دارند را شناسایی می‌کنید، می‌توانید آن‌ها را در جهت بهبود عمکردشان حمایت کنید. گاهی ممکن است فردی فکر کند که کارش را بسیار خوب انجام می‌دهد و احتمالاً این‌که به او بگویند که جزء کارکنان با عملکرد متوسط محسوب می‌شود، او را بسیار متعجب خواهد کرد. بنابراین بهتر است یک ملاقات شخصی با آن فرد ترتیب بدهید و درباره عملکرش با او صحبت کنید. به عنوان مثال خیلی دوستانه به او بگویید:
سطح فعالیت تو ۱۰ تا ۲۰% پایین‌تر از بقیه اعضای تیم است. چطور می‌توانم به تو کمک کنم که این مقدار را افزایش بدهی؟
همچنین می‌توانید شاخص‌های واضحی را برای افزایش انگیزه این افراد انتخاب کنید.
به عنوان مثال:
از فردی که پست‌های وبلاگ را آماده می‌کند و در هر پست به طور متوسط ۷ خطا دارد بخواهید که این تعداد خطاها را به ۲ یا کمتر برساند.
افراد با عملکرد پایین:
در ارتباط با افراد با عملکرد پایین باید بین دو گزینه تصمیم‌گیری کنید:
۱) فرد با عملکرد پایین را از تیم حذف کنید.
۲) روی فرد با عملکرد پایین سرمایه‌گذاری کنید و او را رشد دهید.
در این حالت دو سؤال مطرح می‌شود:
۱) آیا به‌طور واضح خروجی‌های مورد انتظارتان را برای او بیان کرده‌اید؟
۲) آیا تا به حال به او در ارتباط با عملکردش بازخوردی داده‌اید؟
اگر پاسخ شما برای هر دو سؤال بله نیست، پس این مشکل از کارمند نیست که به استاندارد موردنظر شما نرسیده است، زیرا شما آن استاندارد را برای او تعریف نکرده‌اید.
اما اگر پاسخ شما به هر دو سؤال بله است، این سؤال را از خودتان بپرسید که آیا اگر این فرد عملکرد خود را تغییر دهد او را حفظ خواهید کرد؟ متناسب با پاسخ این سؤال می‌توانید تصمیم بگیرید.
مطالب مرتبط: