راهکار مناسب و «موثر» برنامه ریزی و مدیریت پروژه
مدیریت پروژه، کاربرد دانش، ابزار، مهارت‌ها و تکنیک‌هایی است که با برنامه‌ریزی و نظارت بر انجام فعالیت‌ها، اهداف یک پروژه را محقق کند.
«بـهتـایــم» ابزار مناسبی است که با تسهیل مدیریت فعالیت‌های سازمان و سامان‌دهی به دانش سازمانی، یادگیری سازمانی را بهبود می‌بخشد و تاثیر قابل توجهی در فرآیند تحقق اهداف دارد.
در مدیریت پروژه‌ها، پرسشهایی وجود دارد که فکر می‌کنیم پاسخ آن‌ها را خیلی دقیق می‌دانیم، اما این‌طور نیست!
- چه کاری باید تا کی توسط چه کسی انجام شود؟
- هر یک از افراد تا به حال چه قدر کار کرده‌اند؟
- چه کسی کار می‌کند؟ چه کسی کارنمایی؟
- مجموع تاخیر ما در پروژه‌ها، فعالیت‌ها و کارها چه‌قدر بوده است و به چه دلیل؟ چگونه می‌توانیم این تاخیرها را کم کنیم؟
- مجموع تاخیر افراد در کارهای متفاوتی که به آن‌ها سپرده‌ایم چه‌قدر بوده است و چرا؟
- برای هر یک از مشتریان خود تا به حال چقدر زمان و پول صرف کرده‌ایم؟ قیمت تمام شده پروژه‌های ما چه‌قدر است؟
این پرسش‌های بنیادی را بسیاری از مدیران هر روز از خود می‌پرسند و چون پاسخ درستی برای آن نمی‌یابند به حدس و گمان و بعد از آن به سعی و خطا در مورد سازمان خود می‌پردازند.
بـهتـایـم، نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین و تایم‌شیت (برای اندازه‌گیری کار و عارضه‌یابی مشکلات مربوطه) است و برای سامان‌دهی به فرایند مدیریت پروژه‌های سازمان و افزایش بهره وری و عارضه‌یابی منابع انسانی در این حیطه کاربرد دارد. با بـهتـایـم می‌توانید به پرسش‌های زیادی پاسخ دهید.
مدیریت پروژه یا مدیریت وظایف و عملیات جاری؟
معمولاً فعالیت‌های یک سازمان را به دو بخش عملیات و پروژه تقسیم می‌کنند. پروژه‌ها موقت و منحصر به فرد هستند اما عملیات، تداوم دارد و خروجی‌های تکراری تولید می‌کند.
پروژه‌ها با ابزارها و روش‌های مدیریت پروژه، مدیریت می‌شوند. برای مدیریت پروژه‌های بزرگ و متوسط، ابزارهای خاص مدیریت پروژه (مانند مایکروسافت پروجکت و پریماورا) وجود دارد. استفاده از این ابزارها برای پروژه‌های کوچک و متعدد، از لحاظ زمان و الزامات به کارگیری صرفه اقتصادی ندارد. بـهتـایــم، یک سیستم مدیریت پروژه‌های کوچک و متوسط است که برای مدیریت وظایف نیز به خوبی قابل استفاده است.
با برنامه‌ریزی روزانه منظم‌تر کار کنیم
آیا از برنامه‌ریزی و ترتیب انجام کارهایمان رضایت داریم؟ یک اصل کلی وجود دارد که در هر نقطه که باشیم، باز هم جای بهبود وجود دارد. بـهتـایــم در این زمینه کمک زیادی را فراهم می‌کند. با بـهتـایــم می‌توانید کارها را در بازه‌های زمانی روزانه و یا بیشتر برای هر فرد برنامه‌ریزی کنید. مزیت برنامه‌ریزی روزانه این است که با توجه به کوتاه بودن افق برنامه‌ریزی، دقت آن بالا می‌رود و تعهد به انجام آن برنامه نیز قابل توجه است. این موضوع تمرین برنامه‌ریزی محسوب می‌شود و نقش موثری در نهادینه ساختن «برنامه‌ریزی» در سازمان دارد. از طرف دیگر از نتایج قابل توجه آن، افزايش مهارت‌های برنامه‌ریزی مدیران و افراد است. این ويژگی بـهتـایــم در بین نرم‌افزاری مدیریت پروژه ایرانی، منحصر به فرد است.
پاسخ‌گو باشیم، مستند و واقعی با قابلیت پیگیری و اندازه‌گیری
همواره یکی از دغدغه‌های مهم مدیران دانستن وضعیت انجام کارها در شرکت است. این سئوال ممکن است برای برخی از افراد هم پيش آید که روز و هفته و ماه خود را چه کرده‌ام؟
آیا مدیران فرصت دارند که هر روز از تک تک افراد تیم کاری خود توضیح بخواهند که وضعیت انجام کارها چگونه است؟ به فرض که فرصت دارند، آیا می‌توانند همه این گزارش کارها را در ذهن خود و یا حتی گوشه یک زونکن به صورت مرتب و طبقه‌بندی شده به تفکیک افراد/ کارها/ پروژه‌ها نگهداری کنند و در پایان ماه و یا هر زمان لازم دیگر، یک خلاصه کاربردی قابل اتکا برای تصمیم‌گیری داشته باشند؟
جواب این سئوال بدون «بـهتـایــم» خیلی سخت است. اما «بـهتـایــم» کار را برای مدیران و افراد ساده کرده است. با بـهتـایــم گزارش‌گیری روزانه از نحوه انجام کار توسط افراد دشوار نیست!
گفتگو آیین درویشی نبود
ورنه با تو ماجراها داشتیم
آیا پيش آمده که در مورد کاری و یا پروژه‌ای صحبتی شده باشد و بعدها این صحبت فراموش شود و یا حتی بدتر در مورد گفته‌‌ها و صحبت‌ها اختلاف نظر به وجود آمده باشد؟ این صحبت‌ها دلیل بسیاری از اختلافات در تیم‌ها و سازمان‌ها است. وقتی بتوانیم در مورد یک فعالیت و یا یک پروژه به طور جداگانه گفتگو کنیم و سوابق آن حفظ شود، فراموشی‌ها کاهش می‌یابد و سوء تفاهم‌ها کمتر می‌شود. به مرور زمان می‌توانیم به بخشی از دانش مدیریت پروژه در سازمان در میان آن گفتگوها دست پیدا کنیم و آن را در آینده مورد استفاده قرار دهیم. بـهتـایــم برای این کار هم ساخته شده است.
مستندات من کجاست؟
شاید به نظر ساده برسد. اما مدیریت مستندات پروژه و فعالیت‌های آن موضوع مهمی است. بسیاری از فعالیت‌ها یا بر اساس یک مستند فنی انجام می‌شوند و یا خروجی انجام آن‌ها یک یا چند فایل می‌باشد که باید نگهداری شوند، در دسترس باشند و به اشتراک قرار گیرند. با بـهتـایــم می‌توانید مدیریت فایل‌های پروژه‌ها و وظایف روزانه خود را به سادگی را بهبود ببخشید.