پروژه مجموعه‌ای از وظایف است که برای رسیدن به یک هدف یا نتیجه خاص، باید تکمیل شوند. بسته به اندازه و محدوه پروژه، این وظایف ممکن است ساده یا پیچیده باشند، اما همه پروژه‌ها را می‌توان به اهداف و کارهایی که برای دستیابی به آنها باید انجام داد، تقسیم کرد. پروژه چیست: به طور کلی، پروژه به عنوان دنباله‌ای از وظایف تعریف می‌شود که باید برای دستیابی به یک نتیجه خاص تکمیل شوند. طبق گفته موسسه مدیریت پروژه (PMI)، اصطلاح پروژه به “هر تلاش موقت با شروع و پایان مشخص” اشاره دارد. بسته به پیچیدگی پروژه، می‌توان آن را توسط یک نفر یا صدها نفر مدیریت کرد.
فهرست مطالب
- پروژه چیست ۱: ویژگی‌های پروژه
- پروژه چیست ۲: ۷ اصطلاح کلیدی پروژه که باید بدانید
- پروژه چیست ۳: انواع پروژه
- پروژه چیست ۴: انواع متدولوژی مدیریت پروژه
- پروژه چیست ۵: چگونه مدیریت پروژه به شما در مدیریت پروژه‌ها کمک می‌کند؟
- پروژه چیست ۶: چه زمانی یک پروژه موفق تلقی می‌شود؟
- پروژه چیست ۷: بهترین تکنیک‌ها برای مدیریت پروژه
- پروژه چیست ۸: ابزار مدیریت پروژه مناسب را انتخاب کنید.
پروژه چیست ۱: ویژگی‌های پروژه
پروژه‌ها دارای ویژگی‌های زیر هستند:
- تاریخ شروع و پایان مشخص دارد – با اینکه پروژه‌هایی وجود دارند که چندین سال طول می‌کشند، اما یک پروژه نمی‌تواند تا همیشه ادامه داشته باشد. پروژه باید یک شروع مشخص، یک پایان مشخص و یک نمای کلی از آنچه در این بازه اتفاق می‌افتد، داشته باشد.
- پروژه چیز جدیدی ایجاد می‌کند – هر پروژه منحصر به فرد است، چیزی را تولید می‌کند که قبلا وجود نداشته است.
- پروژه دارای محدودیت است – یک پروژه دارای محدودیت‌های زمانی، مالی، کیفیتی و عملکردی است.
محدودیت‌های پروژه:
- محدوده (Scope) پروژه
- زمانبندی پروژه
- منابع انسانی
- سایر منابع
تمام این محدودیت‌ها، به هدف پروژه و زمان رسیدن به آن بستگی دارد. خروجی پروژه به موارد قابل تحویل منجر می‌شود. هر چیزی که در طول توسعه پروژه تولید می‌شود مانند اسناد، طرح‌ها و گزارش‌های پروژه، جزئی از موارد قابل تحویل در نظر گرفته می‌شود.
۴. پروژه فرآیند نیست – پروژه‌ها اغلب با فرآیندها اشتباه گرفته می‌شوند. یک فرآیند مجموعه‌ای از مراحل روتین و از پیش تعریف شده برای انجام یک کار مشخص است. تفاوت پروژه و فرآیند:
- فرایند جریانی مداوم است، اما پروژه یک تلاش موقت محسوب می‌شود.
- فرایند کاری تکراری است، اما پروژه یک کار جدید است.
- فرایند دارای خروجی تکرار شونده است، اما پروژه خروجی منحصر به فرد دارد.
پروژه چیست ۲: ۷ اصطلاح کلیدی پروژه که باید بدانید
اصطلاحات جهانی در پروژه وجود دارند که صرف نظر از نوع پروژه، اندازه پروژه یا هر عامل دیگری استفاده می‌شوند:
۱. چرخه عمر پروژه – Project Lifecycle
چرخه عمر پروژه به پنج مرحله گفته می‌شود که همه پروژه‌ها از ابتدا تا انتها باید طی کنند. پنج مرحله چرخه عمر پروژه: آغازین، برنامه‌ریزی، اجرا، نظارت و خاتمه است:
۱-۱. آغازین – Initiation
اولین مرحله در چرخه عمر پروژه است. در این مرحله، یک پروژه به طور رسمی راه‌اندازی می‌شود: پروژه نام‌گذاری شده و برنامه‌ای گسترده برای آن تعریف می‌شود. اهداف به همراه محدودیت‌ها، ریسک‌ها و ذینفعان پروژه شناسایی می‌شوند. در این مرحله، ذینفعان تصمیم می‌گیرند که آیا می‌خواهند به پروژه متعهد شوند یا خیر.
بسته به پروژه، ممکن است مطالعاتی برای امکان‌سنجی آن انجام شود.
۱-۲. برنامه‌ریزی – Planning
نقشه راهی که تیم‌ها را در اجرای پروژه تا خاتمه پروژه راهنمایی می‌کند، به طور جامع در مرحله برنامه‌ریزی ایجاد می‌شود. در این مرحله، باید سررسیدها تعیین شوند و منابع تخصیص داده شوند. همچنین تقسیم وظایف به فعالیت‌های کوچکتر و قابل مدیریت که مدیریت ریسک‌های پروژه، هزینه‌ها، کیفیت، زمان و غیره را آسان‌تر می‌کند، هم در این مرحله صورت می‌گیرد.
۱-۳. اجرا – Execution
برنامه پروژه در این مرحله اجرا می‌شود. در این مرحله، تیم‌ها روی موارد قابل تحویل کار خواهند کرد تا اطمینان حاصل کنند که پروژه الزامات لازم را برآورده می‌کند.
معمولاً افراد تیم برای شروع رسمی پروژه یک جلسه برگزار می‌کنند، تا در آن تیم‌ها با یکدیگر آشنا شوند و در مورد نقش خود در موفقیت پروژه صحبت کنند. روش‌های ارتباطی و ابزارهای مدیریت پروژه قبل از اجرای برنامه پروژه شناسایی می‌شوند.
۱-۴. نظارت و کنترل – Monitoring and Controlling
مرحله نظارت و کنترل پروژه همزمان با مرحله اجرا انجام می‌شود. این وظیفه مدیر پروژه است که بر عملیات نظارت کند و مطمئن شود که همه چیز طبق برنامه و در جهت درست پیش می‌رود.
علاوه بر نظارت بر عملکرد پروژه، مدیران پروژه باید منابع، مدیریت ریسک‌ها، جلسات بررسی وضعیت و گزارش‌ها و غیره را کنترل کنند. در صورت بروز مسائل پیش‌بینی نشده، مدیر پروژه ممکن است مجبور باشد برنامه و همچنین زمانبندی پروژه را اصلاح کند.
۱-۵. خاتمه – Closing
مرحله نهایی چرخه عمر مدیریت پروژه که به عنوان مرحله خاتمه پروژه شناخته می‌شود. این مرحله تنها ارائه خروجی نیست. مدیران پروژه باید تمام موارد قابل تحویل را ثبت کنند، اسناد را در یک مکان متمرکز سازماندهی کنند و پروژه را به مشتری یا تیم مسئول نظارت بر عملیات، تحویل دهند.
تیم‌ها برای یک جلسه نهایی گرد هم می‌آیند تا درباره دروسی که آموخته‌اند گفتگو کنند و به تلاش هر یک از اعضا پاداش دهند.
درباره مراحل پروژه بیشتر بخوانید.
۲. محدوده پروژه – Project Scope
تعیین محدوده پروژه یک جنبه کلیدی از مرحله برنامه‌ریزی پروژه است. تعیین محدوده پروژه مستلزم آن است که مدیر پروژه و تیم او اهداف و مقاصد را تعیین کنند، جزئیات موارد قابل تحویل را مشخص کنند، وظایف را ایجاد کنند و تاریخ‌های مهم و موارد دیگر را تعیین کنند. محدوده پروژه، نتایج مورد نظر و همه عوامل خاصی را که بر رسیدن به آنها تأثیر می‌گذارد، تعریف می‌کند.
۳. ذینفعان – Stakeholder
ذینفع به هر کسی که در پروژه دخیل است، اشاره دارد. ذینفع می‌تواند در هر مرحله از پروژه یا فقط در یک مرحله خاص درگیر پروژه شود. تحلیل ذینفعان به دسته‌بندی اینکه چگونه سرمایه‌گذاران، اعضای تیم، فروشندگان، پیمانکاران و موارد دیگر می‌توانند بر پروژه شما تأثیر بگذارند، کمک می‌کند.
۴. موارد قابل تحویل – Deliverable
موارد قابل تحویل به نتیجه (های) خاصی که یک پروژه ایجاد می‌کند، اشاره دارد، در حقیقت محصول، نتیجه یا قابلیتی منحصر به فرد و قابل ارزیابی است که وجودش برای تکمیل یک فرآیند، فاز یا پروژه لازم است. کالاهای تحویلی می‌توانند «محسوس» یا «نامحسوس» باشند، به این معنی که می‌توانند یک محصول فیزیکی یا چیزی مفهومی باشند. به طور معمول، موارد قابل تحویل همان نیازی است که در وهله اول الهام‌بخش پروژه بوده است. اگر شخصی برای طراحی و ساخت یک فضای اداری با سازنده قرارداد ببندد، فضای اداری یک مورد قابل تحویل محسوس است.
۵. نقطه عطف – Milestone
نقاط عطف دستاوردهای از پیش تعیین شده‌ای هستند که به پیگیری پیشرفت پروژه کمک می‌کنند. نقاط عطف را به عنوان نقاط کنترل در نظر بگیرید. درباره نقاط کنترل قبل از شروع پروژه تصمیم‌گیری می‌شود، تا مدیر پروژه و تیم بدانند در مسیر رسیدن به موارد قابل تحویل هستند یا خیر. بدون نقاط عطف، تشخیص اینکه آیا پروژه در مسیر موفقیت قرار دارد یا نیاز به تغییر مسیر هست، دشوار است.
۶. منابع – Resources
منبع هر چیزی است که برای تکمیل یک پروژه لازم است. در یک پروژه ساختمانی، مصالح یک منبع ضروری هستند. با این حال، منابع دیگر مانند زمان، نیروی کار و تجهیزات به همان اندازه مهم هستند. یک مدیر پروژه باید بتواند تمام منابع پروژه را شناسایی کند تا یک برنامه برای منابع ایجاد کند و منابع را بر اساس آن مدیریت کند.
۷. وابستگی‌ها – Dependencies
وابستگی پروژه به نحوه اشتراک و تخصیص منابع در یک پروژه اشاره دارد. بسیاری از پروژه‌ها از مواد فیزیکی یکسان برای اهداف مختلف و در مراحل مختلف استفاده می‌کنند. درک این وابستگی‌ها، تنها راه برای اطمینان از وجود منابع کافی است. به طور مشابه، تمام پروژه‌ها به وظایف تقسیم می‌شوند. هنگامی که یک وظیفه نمی‌تواند قبل از تکمیل وظیفه دیگر شروع شود، این وظایف یک وابستگی مشترک دارند.
پروژه چیست ۳: انواع پروژه
پروژه‌ها می‌توانند از نظر روش‌های اجرا متنوع باشند. در اینجا چند نمونه از پروژه‌ها آورده شده است:
سنتی: این پروژه‌ها به صورت فازهای متوالی اجرا می‌شوند. این فازها معمولاً شروع، برنامه‌ریزی، اجرا، نظارت و بسته شدن هستند.
چابک: این پروژه‌ها تیم-محور و سازگارتر هستند. همچنین معمولاً رویکردی تکرار شونده دارند.
راه دور (ریموت): مدیریت پروژه از راه دور معمولاً توسط تیم‌هایی که در سایت‌های مختلف قرار دارند، استفاده می‌شود.
برون‌سپاری شده: پروژه‌های برون‌سپاری شده به شرکت‌هایی برون‌سپاری می‌شوند که پروژه‌هایی با چندین مشتری دارند. پروژه‌های بازاریابیمعمولاً برون‌سپاری می‌شوند.
پروژه چیست ۴: انواع متدولوژی مدیریت پروژه
- چابک Agile
- اسکرام
- کانبان
- اسکرام‌بان
- ناب
- Extreme Programming
- آبشاری
- PRINCE2
- PMBOK
درباره روش‌های مدیریت پروژه بیشتر بخوانید.
کار بر روی یک پروژه به چه معناست؟
مدیر پروژه، یک عضو تیم یا هر ذینفع پروژه دیگر، عضوی از تیم پروژه است و اقدامات آنها او بر سایر اعضای تیم تأثیر می‌گذارد. مانند هر تیمی، شما به عنوان یک تیم “برنده” یا “بازنده” می‌شوید، بنابراین برقراری ارتباط و گوش دادن به سایر اعضای تیم برای هماهنگ کردن تلاش‌ها و موفقیت بسیار مهم است. اکثر شکست‌های پروژه نتیجه مستقیم ارتباطات ضعیف یا عدم همکاری است.
پروژه چیست ۵: چگونه مدیریت پروژه به شما در مدیریت پروژه‌ها کمک می‌کند؟
پروژه‌ها می‌توانند تعهدات بسیار پیچیده‌ای باشند که به تلاش و منابع زیادی نیاز دارند. مهم نیست که هدف پروژه چیست، استفاده از اصول مدیریت پروژه به اجرای روان آن کمک می‌کند. بدون اصول مدیریت پروژه مناسب، پروژه‌ها به طور تصادفی مدیریت می‌شوند و ریسک موارد زیر بیشتر می‌شود:
- شکست پروژه،
- تاخیر در پروژه، و
- خارج شدن از بودجه تعیین شده.
دانستن اصول مدیریت پروژه شانس فرد را برای تکمیل موفقیت‌آمیز پروژه افزایش می‌دهد. مهم نیست که یک سازمان در چه صنعت یا جایگاهی قرار دارد، متدولوژی‌ها و چارچوب‌های مدیریت پروژه به او امکان می‌دهد پروژه را در مسیر درست هدایت کند.
مدیریت پروژه چیست؟
فرآیند مدیریت پروژه با درک پروژه شروع می‌شود و تا پایان چرخه عمر پروژه ادامه می‌یابد. این امر مستلزم دانش دقیق از منابع شرکت و نحوه تخصیص آنها به منظور تکمیل وظایف است. در حقیقت، مدیریت پروژه قوانینی است برای شروع، برنامه‌ریزی، اجرا، کنترل و خاتمه کار یک تیم برای دستیابی به اهداف خاص و برآورده کردن معیارهای موفقیت مشخص.
طیف گسترده‌ای از صنایع برای اجرای پروژه‌ها به روش‌ها و ابزارهای مدیریت پروژه متکی هستند. چند نمونه از این صنایع عبارتند از ساخت و ساز، فناوری اطلاعات، مهندسی، بازاریابی و تبلیغات. هر تیمی که برای رسیدن به یک هدف مشترک با هم کار می‌کنند، درگیر نوعی مدیریت پروژه هستند.
درباره مدیریت پروژه بیشتر بخوانید.
مدیر پروژه چه کاری انجام می‌دهد؟
مدیر پروژه فراتر از یک مدیر سنتی است. این فرد رهبر تیم پروژه است و بر هر جنبه‌ای از پروژه، از ابتدا تا انتها نظارت می‌کند. مدیر پروژه معمولاً برنامه پروژه را می‌نویسد، جلسات تیم را برگزار می‌کند، وظایف را تخصیص داده و تست‌های کنترل کیفیت را انجام می‌دهد تا مطمئن شود همه چیز به خوبی اجرا می‌شود. با این حال، یک مدیر پروژه نمی‌تواند کل بار کاری پروژه را بر دوش بکشد. یکی از وظایف کلیدی او این است که بدانند چگونه مسئولیت‌های مختلف را به اعضای تیم بسپارد.
مدیران پروژه با کمک تیم خود، برنامه و بودجه پروژه را ایجاد کرده و همچنین گزارش‌های پروژه را در طول چرخه عمر پروژه آماده می‌کنند.
درباره وظایف مدیر پروژه بیشتر بخوانید.
پروژه چیست ۶: چه زمانی یک پروژه موفق تلقی می‌شود؟
نسخه کوتاه آن این است که پروژه‌ای را که به موقع و در محدوده بودجه تکمیل شود، می‌توان موفقیت‌آمیز دانست. با این حال، یک پروژه را می‌توان بر اساس معیارهای زیادی ارزیابی کرد:
- آیا الزامات تجاری را برآورده کرده است؟
- آیا طبق زمانبندی و در محدوده بودجه تحویل داده شده است؟
- آیا ارزش و بازگشت سرمایه مورد انتظار (ROI) را ارائه کرده است؟
آنچه یک پروژه موفق را تعریف می‌کند بر اساس نوع پروژه تغییر می‌کند. به همین دلیل است که تعریف موفقیت پروژه در مراحل شروع و برنامه‌ریزی یک پروژه مهم است.
پروژه چیست ۷: بهترین تکنیک‌ها برای مدیریت پروژه
صرف نظر از پروژه، اندازه تیم یا هر چیز دیگری، تکنیک‌های ساده‌ای وجود دارند که شانس موفقیت را افزایش می‌دهند:
بررسی منظم تیم
زمانی که یک پروژه شروع می‌شود، یافتن زمان برای ملاقات با اعضای تیم، سخت‌تر می‌شود. بنابراین، جلسات منظمی را حتی پیش از اینکه پروژه شروع شود، برنامه‌ریزی کنید. این جلسات به‌عنوان بررسی حضوری عمل می‌کنند که در آن اعضای تیم می‌توانند یکدیگر را در جریان بروزرسانی‌ها قرار بدهند، نگرانی‌های خود را ابراز کنند، سؤال بپرسند و در صورت نیاز تغییرات لازم را انجام دهند.
محول کنید
بخشی از آنچه که یک پروژه را تعریف می‌کند، نحوه تفویض اختیار یا محول کردن کارهاست. چه مدیر پروژه باشید و چه یکی از اعضای تیم، بالاخره برای انجام یک کار نیاز به کمک خواهید داشت. هریک از اعضای تیم شما نقاط قوت و ضعف خاص خودش را دارد. بعضی از آنها ممکن است توانایی‌هایی داشته باشند که شما ندارید و بعضی از آنها ممکن است نیاز داشته باشند مهارت‌های خاصی را بهبود ببخشند. از توانایی اعضای با مهارت و با تجربه بهره ببرید و به آن‌هایی که نیاز دارند تا استعدادهایشان را بهبود ببخشند، کمک کنید. با محول کردن هوشمندانه کارها علاوه بر اینکه وقت آزاد به دست می‌آورید، باعث پیشرفت کارکنانتان هم می‌شوید.
تیم را بشناسید
همه اعضای تیم مدیریت پروژه باید با نقاط قوت، ضعف و تخصص یکدیگر آشنا باشند. برای مثال، اگر یکی از اعضای تیم به اطلاعاتی از بخش دیگری نیاز دارد، باید دقیقا بداند که از چه کسی بپرسد. این آشنایی زمان‌های هدر رفته را کاهش می‌دهد. به ویژه برای مدیر پروژه بسیار مهم است که تیم خود را بشناسد.
وقتی اعضای پروژه این اطلاعات را بدانند، می‌توانند تصمیماتی بگیرند که با نقاط قوت اعضای تیمشان مطابقت داشته باشد. شناخت تیم جنبه بزرگی از ایجاد فرهنگ مثبت در پروژه است، چرا که توانایی‌های هر فرد را ستایش می‌کند.
نقاط عطف را جشن بگیرید
وقتی از فرهنگ مثبت صحبت می‌کنیم، نباید قدرت تجلیل یک نقطه عطف را دست کم بگیریم. رسیدن به یک نقطه عطف، به این معنی است که تیم پیشرفت قابل توجهی داشته است و پروژه هنوز در مسیر موفقیت است. حداقل، اعلام رسیدن به نقاط عطف در هنگام بررسی تیم مهم است. این کار کارایی تیم را بهبود می‌بخشد.
پروژه چیست ۸: ابزار مدیریت پروژه مناسب را انتخاب کنید.
مدیریت پروژه یک کار بسیار پیچیده است. بدون ابزار مناسب، اشتباه کردن، بی‌نظمی و حتی شکست در تکمیل پروژه آسان است. بهترین راه برای محافظت از پروژه خود در برابر این اشتباهات، انتخاب ابزارهایی است که کل فرآیند را ساده می‌کند.
نرم افزار مدیریت پروژه بهتایم این کار را انجام می‌دهد. استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه فارسی بهتایم، پتانسیل کامل تیم و پروژه شما را آزاد می‌کند و نتیجه نهایی را به بهترین شکل ممکن ارائه می‌دهد.
به رایگان بهتایم را امتحان کنید
چگونه بهتایم مدیریت پروژه‌ها را آسان می‌کند؟
بهتایم یک نرم افزار مدیریت پروژه فارسی است که مدیریت پروژه‌ها را آسان‌تر از همیشه می‌کند. نرم‌افزار تحت وب بهتایم، به کل تیم امکان می‌دهد تا در هر مکانی که هستند، روی پروژه کار کنند. بهتایم ابزاری کاربر پسند و آسان است و این بدان معناست که دیگر برای استفاده از یک ابزار جدید وقت خود را هدر نمی‌دهید و زمان بیشتری را برای تکمیل پروژه خود صرف می‌کنید.
- بر روی گانت چارت برنامه‌ریزی کنید.
پروژه‌های خود را از ابتدا تا انتها با نمودار قدرتمند گانت چارت برنامه‌ریزی کنید. نمودار گانت به شما امکان می‌دهد وظایف پروژه را در مراحل مختلف ترسیم کنید. کار کردن با گانت تعاملی بهتایم بسیار آسان است و تغییر بازه زمانی انجام کارها و تاریخ شروع و پایان آنها با حرکت موس امکان‌پذیر است.
- پیشرفت پروژه‌ها را به کمک داشبورد ردیابی کنید.
با کار کردن تیم پروژه بر روی وظایف مختلف آن، مدیران پروژه می‌توانند هر بروزرسانی را که در وضعیت پروژه پیش می‌آید، بلافاصله در داشبورد مدیریتی بهتایم، ردیابی کنند. به کمک نمودارهای رنگارنگ و آسان، زیر نظر گرفتن پیشرفت پروژه هرگز از این آسان‌تر نبوده است!
مراجع:
عالی بود
با سلام، ضمن تشکر از توجه شما به سایت بهتایم، بسیار خوشحالیم که مطالب ما برای شما مفید بوده است.
موضوعات جالب است. من هرچه در مورد پروژه خوانده بودم به انگلیسی بوده است. اما برای اولین بار معلومات جالبی را به زبان شیرین پارسی ازین مرجع دریافت کرده ام.
موفق باشید.
وقت بخیر
خوشحالیم مطالب ما نظر شما رو جلب کرده است.