هر نرم افزار مدیریت پروژه یا نرم افزار مدیریت وظایف سازمانی با در نظر گرفتن مخاطب خود می‌تواند شامل کارکردهای مختلف و متفاوتی باشد. بهتایم نرم‌افزار مدیریت پروژه تیم‌های متوسط و کوچک است. این تیم‌ها می‌تواند به عنوان یک شرکت و یا یک یا چند واحد سازمانی از یک شرکت بزرگ در نظر گرفته شوند. کارکردهای بهتایم برای این تیم‌ها بالاترین کارآیی و بهره‌وری را به همراه خواهد داشت.
در بهتایم می‌توان به تعداد نامحدود پروژه تعریف کرد و البته می‌توان پروژه‌ها را در زیرمجموعه قراردادها و طرح‌ها قرار داد و یا به یکی از مشتریان منتسب کرد. این یعنی شما می‌توانید در مورد پروژه‌های زیرمجموعه یک طرح/قرارداد یا یک مشتری از اطلاعات منسجمی برخوردار شوید که می‌تواند شما را در مذاکرات با مشتری توانمندتر کند.
در سازمانهایی که پروژه-محور نیستند، موجودیت پروژه می تواند هر نوع دسته‌بندی فعالیتها در نظر گرفته شود؛ به عنوان مثال ممکن است هر حوزه فعالیت یا هر واحد سازمانی را به عنوان یک پروژه در نظر گرفت.
ما روز خود را به شکل یک پروژه نمی‌بینیم؛ نگاه ما به یک روز کاری به صورت وظایف مختلفی است که به ما محول شده و باید انجام دهیم. در بسیاری از سازمان‌های حتی پروژه محور، افراد به طور هم‌زمان در چندین پروژه دارای نقش هستند و علاوه بر آن برخی وظایفی که به آنها محول می‌شود عملیات جاری سازمان است که در قالب هیچ پروژه‌ای تعریف نمی‌شود. تسک‌بورد و تقویم فعالیتها در بهتایم به افراد کمک می‌کنند که بتوانند هم‌زمان همه فعالیت‌های خود را ببینند و حجم انجام کار و تاریخ‌های شروع و سر رسید را برنامه‌ریزی مدیریت کنند. با این ابزار مدیران نیز می‌توانند درک درستی از وظایف هر فرد به طور جداگانه داشته باشند.
سیستم‌های مدیریت وظایف و فعالیتها پس از مدتی استفاده به یک انباره پر از افزونگی از فعالیتها و وظایف مشابه تبدیل می‌شوند که مدیریت آنها را دشوار می‌کند. یکی از دلایل این موضوع، تعریف فعالیت‌های مشابهی است که در دوره‌های مختلف زمانی و توسط افراد مختلف در مورد یک موضوع مشخص تعریف می‌شوند. بهتایم با استفاده از هوش مصنوعی می‌تواند در هنگام تعریف یک فعالیت، کاربر را از وجود فعالیت‌های مشابه آگاه کرده و به کاهش افزونگی اطلاعات و داده‌ها در مدیریت کمک کند.
بهتر است واقعی فکر کنیم. به بسیاری از ما کارهای زیادی محول شده که قصد داریم و باید انجام دهیم. اما واقعیت این است که ابتدای هر روز کاری فقط برای برخی از آنها وقت، انگیزه و حوصله داریم. برنامه‌ریزی روزانه بهتایم کمک می‌کند که ما با یک تفکر چابک برای هر روز خود برنامه‌ریزی کنیم و چون این برنامه‌ریزی متناسب با ظرفیت و شرایط است، امکان تحقق بالایی دارد و باعث افزايش بهره‌وری به شکل قابل توجهی می‌شود. نکته مهم دیگر این است که با بهتایم مدیران هر روز می‌توانند از برنامه کاری اعضای تیم خود اطلاع داشته باشند و پیش از انجام کارها، وضعیت در برنامه بودن آنها را رصد کنند. گفتنی است که امکانات برنامه‌ریزی فعالیتها در بازه‌های زمانی طولانی‌تر نیز وجود دارد.
ارائه گزارش کار روزانه یک بازخورد و یک نگاه سریع به وضعیت انجام کارها و پروژه است. هر یک از اعضای تیم می‌توانند در حین انجام کارها و یا در پایان روزکاری در چهارچوب تایم شیت گزارش کارهای انجام شده خود را در طول روز ثبت کنند. این گزارش در برگیرنده اطلاعات با ارزشی است که می تواند خود فرد و یا سازمان را آگاه کند که چقدر زمان صرف چه کارها و پروژه‌ها و مشتریانی شده است. با کمی محاسبات بیش‌تر محاسبه قیمت تمام شده پروژه با استفاده از زمان صرف شده، بسیار ساده و کارگشا خواهد بود.
سوابق گفتگو در مورد پروژه‌ها و فعالیتها یک منبع ارزشمند برای یادگیری سازمانی و کسب تجربه است. با بهتایم می‌توان در مورد هر فعالیت و یا پروژه و یا در گروه‌های متفاوت به طور آزاد گفتگو کرد و به تبادل نظر و تجربیات پرداخت و سوابق آن را نگهداری کرد.
از عناصر دیگر دانش هر تیم، مستندات پروژه‌های آن هستند. بهتایم این امکان را فراهم می‌نماید که مستندات پروژه بتوانند در ضمن یک گزارش کار، فعالیت و یا یک پروژه تعریف و یا به طور جداگانه مدیریت شوند.
اگر بگوییم که این روزها گوگل یکی از اجزای زندگی دیجیتال بسیاری از ما است، سخن گزافی نخواهد بود. در همین راستا بهتایم نیز ابزار یکپارچگی با گوگل را فراهم آورده است تا کاربران با مشکل تعدد حساب‌های کاربری روبرو نباشند.
با حساب کاربری گوگل می‌توان فقط با یک کلیک در بهتایم ثبت نام کرد. همچنین می‌توان با انجام تنظیماتی بسیار ساده، هشدارهای مربوط به شروع و پایان وظایف در تقویم گوگل و روی گوشی موبایل درج کرد.
چنان‌چه تمایل داشته باشید که فایل‌های خود را به همراه سایر فایل‌ها و مستندات خارج از بهتایم به صورت متمرکز نگهداری نمایید، بهتایم این امکان را فراهم کرده است که از فضای گوگل درایو جهت ذخیره مستندات مدیریت پروژه و فعالیتها استفاده نمایید.
تحلیلگر و داشبورد مدیریت بهتایم ابزار پيشرفته‌ای است که با آن می‌توان علاوه بر استفاده از نمودارهای از پيش تهیه شده بهتایم، مطابق نیاز سازمان نمودار و گزارش جدید ساخت و با دیگران به اشتراک قرار داد.
