کارکنان اداری در سرتاسر جهان تمایل دارند که زیاد کار کنند. در کشور ما نیز به دلیل مشکلات مالی و اقتصادی کارمندان علاقه زیادی به انجام اضافه‌کاری دارند. در برخی از سازمان‌ها این موضوع به «اضافه‌بیکاری» هم شهرت پیدا کرده‌است! بدون اغراق می‌توان گفت که این بدین معنی است که کارکنان می‌خواهند تنها ساعات کاری خود را افزایش دهند، زیرا در بسیاری از سازمان‌ها (اگر نگوییم همه) این وقت کارکنان است که به سازمان فروخته می‌شود و نه کار آن‌ها. این موضوع خود یکی از عوامل مهم کاهش بهره‌وری می‌باشد. با این شرایط هر ساعت اضافه‌کاری به معنای حدود ۱/۵ الی ۲ برابر پول بیشتر برای کارمند و ۳ الی ۴ برابر هزینه بیشتر برای سازمان است. امروزه اخلاق‌های کاری جدید به طور گسترده پذیرفته شده و ۶۰-۸۰ ساعت کار در هفته (که هرساله میزان آن رو به افزایش است) تبدیل به یک عادت برای کارکنان شده است. بسیاری از کارکنان تمایل دارند که تعطیلات خود را کوتاه‌تر کنند و یا حتی از مرخصی‌هایشان کمتر استفاده کنند تا این‌که بتوانند ساعات بیشتری را کار کنند. اما آیا واقعاً این هزینه‌ای که برای اضافه‌کاری پرداخت می‌شود به شرکت بازمی‌گردد؟ اگر چرخ شرکت شما نمی‌چرخد مشکل با گران کردن محصول حل نمی‌شود، ابتدا سوراخ‌های هزینه‌ای را بپوشانید.
اضافه‌کاری های بیهوده، سمی کشنده برای سازمان‌ها
اضافه‌کاری در حالت کلی نرمال نیست، بهره‌وری طی ساعات اضافه‌کاری به شدت افت می‌کند و متعاقباً تعداد اشتباهات افزایش می‌یابد. از طرفی اضافه‌کاری‌های مداوم کارکنان، واقعاً نشان‌دهنده مدیریت بد، گردش کار نامناسب و برآورد غیر واقعی از زمان لازم برای انجام کارها است. متاسفانه بسیاری از مدیران به اشتباه به این نتیجه رسیده‌اند که هر کارمندی که ساعات بیشتری در محیط کار حضور دارد، بیشتر و بهتر نیز کار می‌کند و تا آن‌جا پيش‌رفته‌اند که آن را تبدیل به یک اجبار برای کارکنان می‌کنند.
برخی مدیران فکر می‌کنند که اضافه‌کاری باعث تسریع در انجام کارهای عقب افتاده می‌شود و آن را به عنوان اجبار برای کارمندانی تعیین می‌کنند که به برنامه‌هایشان نرسیده‌اند و می‌گویند که بمان تا این کار تمام شود.در صورتی که برخی از این کارکنان متحمل کار بیش از حد در همان ساعات عادی هستند و توان بیشتر کار کردن را ندارند و برخی دیگر هم زمان کار عادی خود را به اینترنت گردی و جلسات بی‌حاصل و گفتگو با تلفن می‌گذرانند و در ساعت اضافه‌کاری هم به همان رویه ادامه می‌دهند.
تمایل برای اضافه‌کاری را متوقف کنید.
شما باید مکانیزم‌های مؤثری را به کار بگیرید تا کارکنان برای اضافه‌کاری انگیزه‌ای نداشته باشند. البته ممکن است گاهی بنا به ضرورت یا شرایط نیاز به اضافه‌کاری باشد که بحث آن جداست. یکی از راه‌های ساده برای جلوگیری از اضافه‌کاری داوطلبانه افزایش حقوق کسانی است که کار خود را در ساعات اداری استاندارد به پایان می‌رسانند. اضافه‌کاری مداوم برای هرکسی مضر است بنابراین باید به کارکنان همان چیزی را بدهید که می‌خواهند، با این کار آن‌ها فعالیت‌هایشان را به موقع تمام خواهند کرد. علاوه بر این روی تخمین زمان فعالیت‌ها سرمایه‌گذاری کنید. به کارکنان بگویید که برای هر فعالیت تقریباً چقدر زمان لازم دارند. با این‌کار آن‌ها می‌دانند که نمی‌توانند روی یک فعالیت بیش از زمانی که لازم دارد وقت صرف کنند. برای تخمین زمان کلی یک کار سعی کنید که آن کار را خرد کنید و هر تکه از آن را تخمین بزنید.
درست است که در این شرایط کارکنان سعی می‌کنند که تخمین‌های محتاطانه‌ای را به شما ارائه دهند. اما توجه داشته باشید که شما در اولین قدم از افزايش بهره‌وری سازمانی هستید و تا دیروز همین تخمین را هم نداشته‌اید و هر چه پيش‌آید خوش آید بوده‌اید. تخمین و برنامه‌ریزی بد و نادقیق بهتر از نبودن برنامه‌ریزی است. یقین داشته باشید که در آینده روی دقت برنامه‌ریزی کار خواهید کرد.
برای این‌که بدانید چقدر زمان صرف کارهای شرکت و اضافه‌کاری و اضافه بیکاری! می‌شود، مدیران ارشد و صاحبان کسب و کار باید به دقت زمان‌های کاری را در شرکت ردیابی کنند.
یک راه حل عالی به‌کارگیری یک نرم‌افزار ردیابی زمان روی کامپیوتر و یا گوشی است. این نرم‌افزار، ردیابی زمان‌های صرف شده برای هر مشتری، هر پروژه و هر فعالیت مشخص را آسان می‌کند. همچنین می‌تواند از کارکرد بیش از یک مقدار مشخص در هر روز جلوگیری نمود. وقتی مدیران یک تصویر بزرگ از سازمان را می‌بینند، درباره تمام موارد اضافه‌کاری مطلع می‌شوند و متوجه می‌شوند چرا کارکنان مدام به دنبال اضافه‌کار هستند؟ اگر بررسی‌ها نشان دهد که اضافه‌کاری بدون دلیل انجام شده است، ده‌ها راه برای کاهش آن وجود خواهد داشت.
گاهی مدیران خود عاشق اضافه‌کاری کارکنان هستند البته در بیشتر موارد، اضافه‌کاری مشکلات فرآیندهای داخلی شرکت را پوشش می‌دهد.
این دقیقا همان شرایطی است که سعی می‌کنید با پول بیشتر زمانی را بخرید که در یک فرآیند بهینه نیازی به صرف آن زمان نیست. اگر در انبار خانه خود مقادیر بیش از اندازه‌ای از گندم ذخیره کنید و حساب و کتاب آن را هم نداشته باشید، هر چند موش‌های بدجنس گندم‌های شما را بخورند متوجه نخواهید شد. شما با صرف هزینه بسیار گندم زیادی خریده‌اید که هیچ‌گاه کمبود آن به چشم نمی‌آید. شما با تزریق اضافه‌کاری دقیقا همان‌کاری را می‌کنید که در انبار پر از گندم انجام داده‌اید. هزینه برای پوشاندن مشکلات! اما تفکر ناب می‌گوید وقتی مشکلات آشکار می‌شوند که ما از تزریق پول بیهوده برای پنهان کردن آن‌ها جلوگیری کنیم. هنگامی که آب پایین می‌آید آن‌ها که لخت شنا می‌کنند، نمایان خواهند شد!
بنابراین در این شرایط نیز یک نرم‌افزار ردیابی زمان می‌تواند برای بهبود وضعیت در مقیاس بزرگ‌تر نقش بسیار مؤثری را ایفا کند. زیرا شما لازم است بدانید که ریشه مشکلات از کجاست. ممکن است ریشه این مشکلات، در کمبود پرسنل، یا عدم وجود مهارت‌های حرفه‌ای در سطح فردی، یا در سیاست‌های پاداش ناکافی باشد. یادتان باشد که همیشه راهی برای بهبود وجود دارد. اضافه‌کاری به طور کلی مضر است و شرکت باید بابت آن هزینه پرداخت کند. نباید به آن معتاد شوید. راه‌هایی برای کاهش اضافه‌کاری وجود دارد اگر از عوامل حقیقی که آن را تحریک می‌کند آگاهی داشته باشید.به خاطر داشته باشید، حذف و کاهش اضافه کار، نباید به کاهش دستمزد کارکنان شما منجر شود. حذف و کاهش اضافه کار، حذفِ هزینه‌ای است که شما به صورت سربار با حضور کارکنان در محیط کار می‌پردازید و کاهش خستگی کارکنانی است که شاید فقط به دلیل نیاز مادی فرآیندهای نابهره‌ور فراوانی را به شما تحمیل می‌کنند.
تماس با ما:
۰۹۰۲۸۰۱۰۶۹۵
behtime_support@behsad.com