برنامه‌ریزی روزانه در بهتایم

کاربران سیستم می‌توانند برای انجام کارهای خود به صورت روزانه (و یا در صورت نیاز برای روزهای آینده) برنامه‌ریزی نمایند.

یعنی:

مشخص کنند که در طی آن روز، از بین فعالیت‌هایی که به‌ آن‌ها اختصاص یافته کدام فعالیت را و به مدت چند ساعت می‌خواهند انجام دهند.

برنامه‌ریزی روزانه باعث می‌شود کارکنان در طی زمان مهارت‌های برنامه‌ریزی و مدیریت زمان خود را تقویت نمایند.

مهلت برنامه‌ریزی روزانه محدود است و در تنظیمات کلی برنامه از طرف مدیر سیستم تعیین می‌شود. بنابراین تا قبل از ساعت بسته شدن برنامه‌، باید برنامه‌ریزی انجام شده باشد. (زمان بسته شدن برنامه در بالای صفحه‌ی برنامه‌ریزی نمایش داده شده است.)

همانطور که در شکل زیر نشان داده شده است، می‌توانید از قسمت بالای صفحه فعالیت مورد نظر خود را انتخاب کنید.

 

برنامه ریزی بهتایم

 

ممکن است تعداد فعالیت‌ها زیاد باشد و بنابراین جستجو و یافتن فعالیت موردنظرتان زمان‌بر شود. برای راحت‌تر پیدا کردن فعالیتی که در نظر دارید می‌توانید:
از قابلیت سرچ استفاده نمایید.
بدین صورت که:
بخشی از عنوان فعالیت مورد نظرتان را در سطر مربوط به فعالیت‌ها تایپ نمایید، به عنوان مثال با تایپ کلمه «اسکن» در قسمت مربوطه تمام فعالیت‌هایی که شامل این کلمه باشد در لیست کشویی نشان داده می‌شود. (شکل الف)
در صورتی که بخواهید این جستجو را علاوه بر عنوان فعالیت روی عنوان پروژه هم محدود کنید می‌توانید:
بعد از کلمه «اسکن» علامت + را اضافه نمایید و سپس لغت دیگری را مانند «ارسال» تایپ کنید. در این حالت سیستم عنوان فعالیت را روی کلمه «اسکن» و عنوان پروژه را روی کلمه «ارسال» فیلتر می‌کند. (شکل ب)
می‌توانید این محدود نمودن را با اضافه کردن +‌ های بیشتر ادامه دهید.

(الف) (ب)

 

در صورتی که بخواهید از بین فعالیت‌هایی که انتخاب کرده‌اید فعالیتی را از لیست برنامه‌ریزی روزانه حذف کنید،
ابتدا از شما پرسیده می‌شود که:
آیا می‌خواهید آن را به صورت موقت از لیست حذف کنید و یا تصمیم به تعلیق فعالیت را دارید؟
در صورت انتخاب گزینه «بله» فعالیت موقتاً از لیست برنامه‌ریزی روزانه حذف می‌شود اما مجدداً روز بعد نمایش داده می‌شود.
ولی در صورتی که فعالیتی را تعلیق کنید آن فعالیت مادامی که شما آن را مجدداً از لیست فعالیت‌ها انتخاب کنید در لیست برنامه‌ریزی شما نمایش داده نخواهد شد.
قابلیتی در سیستم در گرفته شده است که با استفاده از آن شما به سرعت می‌توانید به فعالیت‌های تعلیق شده دسترسی یابید.
برای این کار لازم است:
«++» را در قسمت انتخاب فعالیت تایپ کنید. با این کار می‌توانید لیستی از فعالیت‌های تعلیق شده و یا تکمیل نشده را مشاهده نمایید.

 

سرچ فعالیت

 

لازم به ذکر است که به طور پیش فرض فقط فعالیت‌هایی را می‌توانید انتخاب کنید که:

وضعیت آن‌ها در حالت «شروع شده» باشد.

در صورتی که بخواهید از بین فعالیت‌های قبلی که آن‌ها را تکمیل کرده بودید و یا فعالیت‌های کنسل شده فعالیتی را انتخاب کنید نیاز است که:

روی لیست فعالیت‌ها فیلتر اعمال کنید و وضعیت فعالیت‌ها را تغییر دهید تا بتوانید فعالیت مورد نظرتان را بیابید.

 

فیلتر وضعیت فعالیت ها

درصورتی‌که مدیر سیستم دسترسی «افزودن فعالیت برای خود» را به شما داده باشد، می‌توانید:
علاوه بر فعالیت‌هایی که به شما اختصاص داده‌شده است فعالیت‌های جدیدی را برای خود تعریف نمایید.
همچنین درصورتی‌ که دسترسی «تخصیص فعالیت‌ها به خود» را داشته باشید می‌توانید:
در قسمت فعالیت‌ها روی آیکن «افزودن خود به فعالیت» کلیک کنید و از بین فعالیت‌هایی که شما عضو تیم پروژه آن هستید فعالیت موردنظرتان را انتخاب کنید و آن را به لیست فعالیت‌هایتان اضافه کنید.
برای اطلاعات بیشتر در زمینه دسترسی‌ها به بخش تعیین دسترسی (مجوزها) مراجعه نمایید.

 

افزودن خود به فعالیت

در آخرین به روز رسانی بهتایم:

۱) امکان اولویت بندی فعالیت‌های شما فراهم شده است. می‌توانید فعالیت‌ها را بر حسب اولویت مورد نظر خود در  برنامه ریزی قرار دهید.

 

۲) می‌توانید جزئیات فعالیت‌های موجود در برنامه‌ریزی را مشاهده می کنید. برای مشاهده جزئیات کافیست بر روی نماد ! کلیک کنید. اعدادی که در هر سطر از برنامه نمایش داده می‌شود در واقع میزان روزهای تاخیر کاربر در انجام فعالیت‌ها یا میزان زمان باقی مانده تا تاریخ سررسید آن‌هاست. مانند تصویر زیر:

 

 

۳) با هر بار وارد شدن به صفحه برنامه‌ریزی و یا تغییر تاریخ برنامه‌ریزی دو کار توسط سیستم انجام می‌شود:

۳-۱) سیستم کنترل می‌کند اگر فعالیتی با شرایط زیر در برنامه‌ریزی وجود ندارد، به برنامه اضافه شود:

وضعیت تخصیص فعالیت در حال انجام یا منتظر انجام باشد.
تاریخ ایجاد فعالیت کوچکتر یا مساوی تاریخ روز برنامه‌ریزی باشد.
تاریخ شروع (در صورت پر بودن) فعالیت کوچکتر یا مساوی تاریخ روز برنامه‌ریزی باشد. (اگر بزرگتر باشد در برنامه‌ی همان روز می‌آید)
تاریخ سر رسید (در صورت پر بودن) بزرگتر یا مساوی تاریخ روز برنامه‌ریزی باشد.
فعالیت نباید توسط خود کاربر از برنامه حذف شده باشد.
فعالیت کنسل نشده باشد.
پروژه فعالیت آرشیو نشده باشد.

۳-۲) سیستم کنترل می‌کند اگر فعالیتی با شرایط زیر در برنامه‌ریزی وجود دارد، از برنامه حذف شود:

فقط فعالیت‌هایی توسط سیستم حذف می‌شوند که خود کاربر آن‌ها را اضافه نکرده باشد و توسط کاربر برای آن‌ها زمان برنامه‌ریزی ثبت نشده باشد.

وضعیت تخصیص فعالیت انجام شده یا معوق شده باشد.
تاریخ شروع فعالیت بزرگتر از تاریخ روز برنامه‌ریزی انتخابی کاربر شده باشد.
تاریخ سر رسید کوچکتر از تاریخ روز برنامه‌ریزی انتخابی کاربر باشد. (تنها در صورتی که تاریخ روز برنامه‌ریزی انتخابی در آینده باشد)
پروژه آرشیو شده باشد.
فعالیت کنسل یا کامل شده باشد.
کار باقیمانده از فعالیت برای آینده برنامه‌ریزی شده باشد. (یعنی زمان تخمین فعلی فعالیت منهای زمان‌های واقعی ثبت شده در تایم شیت‌های قبل از امروز (که رد نشده باشند) منهای زمان برنامه‌ریزی شده برای فعالیت در امروز و آینده کوچیکتر یا مساوی صفر باشد.)

 

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

این فیلد را پر کنید
این فیلد را پر کنید
لطفاً یک نشانی ایمیل معتبر بنویسید.

فهرست