تعریف فعالیت‌ها (اجباری) در بهتایم
قطعاً دستیابی به اهداف سازمان نیازمند انجام مجموعه‌ای از فعالیت‌هاست.
این گام شامل:
تعریف فعالیت‌های لازم برای انجام پروژه‌های تعریف شده و یا به طور کلی فعالیتهایی است که نیاز است در سازمان انجام شوند.
در صورتی که مدیر سیستم این دسترسی را برای کاربری فعال کرده باشد، عنوان «فعالیت‌ها» در منوی کاربر نمایش داده می‌شود. با استفاده از این مجوز،
کاربر می‌تواند:
- فعالیت جدیدی را در سیستم تعریف
- و یا از سیستم حذف نماید،
- مدت زمان تخمینی برای انجام آن فعالیت،
- تاریخ شروع و اتمام آن فعالیت
- و کاربرانی که باید آن فعالیت را انجام دهند،
تعیین نماید.
همچنین می‌توان مشخص نمود که این فعالیت مربوط به کدام پروژه و کدام گروه فعالیت است. تنها فیلدی که برای ثبت فعالیت‌ها به صورت اجباری گرفته می‌شود عنوان فعالیت می‌باشد، همچنین در صورتی که کاربر دسترسی تعریف پروژه و گروه فعالیت را داشته باشد، با هدف تسهیل در ورود اطلاعات، تعریف موارد جدید از طریق همین فرم امکان‌پذیر می‌باشد.
از جمله مزیت‌های تعیین تاریخ سر رسید و زمان تخمینی این است که:
پس از انجام فعالیت می‌توان بررسی نمود که میزان زمان مورد نیاز برای آن فعالیت چقدر با زمان پیش‌بینی شده برای آن مطابقت دارد و یا اینکه چه فعالیتهایی پس از تاریخ سررسیدشان پایان یافته‌اند.
با تعیین تاریخ شروع برای یک فعالیت:
این فعالیت در تاریخ تعیین شده، به طور پیش فرض در برنامه روزانه و تایمشیت قرار می‌گیرد. از این امکان بهتایم برای یادآوری فعالیت‌هایتان استفاده کنید.
همچنین در این قسمت می‌توان کاربرانی را جهت انجام فعالیت به آن اختصاص داد. همانطور که در قسمت تعریف پروژه‌ها اشاره شده می‌توان برای انجام هر پروژه تیمی از کاربران را به آن پروژه اختصاص داد (شکل ۱). بنابراین برای انجام فعالیت‌های مربوط به آن پروژه تنها می‌توان از تیم پروژه استفاده نمود. بدین معنی که در صورتی که فعالیت مذکور مربوط به یکی از پروژه‌های تعریف شده باشد، برای تخصیص آن فعالیت به کاربر، لیستی از کاربرانی که به آن پروژه تخصیص داده شده‌اند نمایش داده می‌شود و تنها می‌توان از آن لیست، کاربرانی را برای انجام آن فعالیت انتخاب نمود (شکل ۲).
در این صورت زمانی که آن کاربران وارد سیستم شوند اضافه شدن آن فعالیت به آن‌ها اطلاع داده می‌شود و می‌توانند آن فعالیت را در لیست فعالیت‌های خود مشاهده کنند.
شکل ۱
شکل ۲
با استفاده از فیلد برچسب‌ها، می‌توانید برچسب‌های مختلفی را به فعالیت‌ها اختصاص دهید و در نتیجه می‌توانید گزارشات مربوط به آن‌ها را در قسمت نمودار داده‌ها جداگانه مشاهده کنید. برای افزودن یک برچسب جدید، کافی است عنوان مورد نظر خود را در قسمت مربوطه تایپ کنید یا روی دکمه + کلیک کنید تا از میان برچسب‌های موجود انتخاب کنید.
پس از اضافه کردن فعالیت‌ها، لیستی از آن‌ها مطابق با شکل زیر نمایش داده می‌شود که در قسمت بالای لیست فعالیت‌ها آیکن‌هایی را مشاهده می‌کنید که در ادامه به توضیح آن‌ها می‌پردازیم:
 |
اضافه کردن فعالیت: با استفاده از این آیکن می‌توان فعالیت‌های جدید را اضافه نمود. |
 |
در این قسمت کاربر می‌تواند خود را به فعالیتهایی که در سیستم تعریف شده‌اند تخصیص دهد مشروط بر اینکه عضو تیم پروژه مربوط به آن فعالیت باشد یعنی در صورتی که کاربر عضو تیم پروژه مربوط به آن فعالیت نباشد نمی‌تواند خود را به آن فعالیت اضافه کند. |
 |
خروجی اکسل: در این قسمت می‌توان در صورت نیاز از لیست فعالیت‌ها و وضعیت آن‌ها خروجی اکسل دریافت کرد. |
 |
با استفاده از این دکمه می توانید ستون هایی را که در واقع اطلاعات مختلفی درباره فعالیت ها هستند برای نمایش داده شدن، انتخاب کنید. |
 |
فیلتر: این قابلیت یکی از قابلیت های بسیار کاربردی این سامانه است که با استفاده از آن می‌توانید فعالیت‌ها را بر اساس هریک از مشخصات آن‌ها فیلتر نمایید. به عنوان مثال می‌توانید مشاهده کنید که کدام فعالیت‌ها هنوز تکمیل نشده‌اند. |
همانطور که در شکل بالا نشان داده شده است،
در لیست فعالیت‌ها گزینه‌هایی از جمله:
- ویرایش فعالیت،
- حذف سطر،
- اضافه نمودن فایل‌های مربوط به فعالیت
- و تخصیص فعالیت به کاربر
در نظر گرفته شده است. در ادامه به توضیح این قابلیت‌ها می‌پردازیم.
ویرایش فعالیت
در این قسمت می‌توان مشخصات مربوط به هر فعالیت را ویرایش نمود. علاوه بر این می‌توان وضعیت هر فعالیت را به یکی از حالت‌های:
- شروع نشده،
- شروع شده،
- کامل شده
- و کنسل شده
تغییر داد.
قابل ذکر است که جهت راحت‌تر نمودن استفاده از سیستم قابلیت جستجوی تایپی برای گزینه‌های انتخابی سیستم در نظر گرفته شده است.
حذف سطر
در صورتی که فعالیتی تعریف شده باشد ولی تا به‌حال برای آن تایمشیت ثبت نشده باشد:
می‌توان آن را از سیستم حذف نمود.
در صورتی که هریک از کارکنان روی آن فعالیت زمان صرف کرده باشند و برای آن تایمشیت ثبت کرده باشند:
امکان حذف آن فعالیت وجود ندارد.
فایل‌های فعالیت
گاهی برای انجام بعضی فعالیت‌ها نیاز است فایل‌های مورد نیاز آن پیوست شود. به عنوان مثال همانطور که در شکل زیر نشان داده شده است برای انجام فعالیت بازاریابی تلفنی نیاز است فایل‌های مورد نیاز آن مانند لیست مشخصات مشتریان بالقوه به فعالیت مربوطه اضافه شود. برای اینکار لازم است پس از کلیک روی قسمت «انتخاب فایل» فایل مورد نظرتان را اضافه نمایید. برای مدیریت فایل هایی که به سیستم پیوست شده‌اند، بخش مدیریت فایل ها به منوی مدیریت افزوده شده است.
تخصیص به کاربر
علاوه بر قسمت تعریف فعالیت‌ها در این قسمت هم می‌توانید فعالیت‌ها را به کاربران تخصیص دهید.
