تعریف فعالیت‌ها (اجباری) در بهتایم
قطعاً دستیابی به اهداف سازمان نیازمند انجام مجموعه‌ای از فعالیت‌هاست.
این گام شامل:
تعریف فعالیت‌های لازم برای انجام پروژه‌های تعریف شده و یا به طور کلی فعالیتهایی است که نیاز است در سازمان انجام شوند.
در صورتی که مدیر سیستم این دسترسی را برای کاربری فعال کرده باشد، عنوان «فعالیت‌ها» در منوی کاربر نمایش داده می‌شود. با استفاده از این مجوز،
کاربر می‌تواند:
- فعالیت جدیدی را در سیستم تعریف
- و یا از سیستم حذف نماید،
- مدت زمان تخمینی برای انجام آن فعالیت،
- تاریخ شروع و اتمام آن فعالیت
- و کاربرانی که باید آن فعالیت را انجام دهند،
تعیین نماید.
همچنین می‌توان مشخص نمود که این فعالیت مربوط به کدام پروژه و کدام گروه فعالیت است. تنها فیلدی که برای ثبت فعالیت‌ها به صورت اجباری گرفته می‌شود عنوان فعالیت می‌باشد، همچنین در صورتی که کاربر دسترسی تعریف پروژه و گروه فعالیت را داشته باشد، با هدف تسهیل در ورود اطلاعات، تعریف موارد جدید از طریق همین فرم امکان‌پذیر می‌باشد.
از جمله مزیت‌های تعیین تاریخ سر رسید و زمان تخمینی این است که:
پس از انجام فعالیت می‌توان بررسی نمود که میزان زمان مورد نیاز برای آن فعالیت چقدر با زمان پیش‌بینی شده برای آن مطابقت دارد و یا اینکه چه فعالیتهایی پس از تاریخ سررسیدشان پایان یافته‌اند. و همچنین می‌توانید با تعیین زمان تخمینی اولیه درصد پیشرفت فعالیت را مشاهده کنید.
با تعیین تاریخ شروع برای یک فعالیت:
این فعالیت در تاریخ تعیین شده، به طور پیش فرض در برنامه روزانه و تایمشیت قرار می‌گیرد. از این امکان بهتایم برای یادآوری فعالیت‌هایتان استفاده کنید.
همچنین با تعیین تاریخ شروع و سررسید برای یک فعالیت می‌توانید درصد پیشرفت برنامه‌ای آن را مشاهده کنید.
همچنین در این قسمت می‌توان کاربرانی را جهت انجام فعالیت به آن اختصاص داد. همانطور که در قسمت تعریف پروژه‌ها اشاره شده می‌توان برای انجام هر پروژه تیمی از کاربران را به آن پروژه اختصاص داد (شکل ۱). بنابراین برای انجام فعالیت‌های مربوط به آن پروژه تنها می‌توان از تیم پروژه استفاده نمود. بدین معنی که در صورتی که فعالیت مذکور مربوط به یکی از پروژه‌های تعریف شده باشد، برای تخصیص آن فعالیت به کاربر، لیستی از کاربرانی که به آن پروژه تخصیص داده شده‌اند نمایش داده می‌شود و تنها می‌توان از آن لیست، کاربرانی را برای انجام آن فعالیت انتخاب نمود (شکل ۲).
در این صورت زمانی که آن کاربران وارد سیستم شوند اضافه شدن آن فعالیت به آن‌ها اطلاع داده می‌شود و می‌توانند آن فعالیت را در لیست فعالیت‌های خود مشاهده کنند.
شکل ۱
شکل ۲
با استفاده از فیلد برچسب‌ها، می‌توانید برچسب‌های مختلفی را به فعالیت‌ها اختصاص دهید و در نتیجه می‌توانید گزارشات مربوط به آن‌ها را در قسمت نمودار داده‌ها جداگانه مشاهده کنید. برای افزودن یک برچسب جدید، کافی است عنوان مورد نظر خود را در قسمت مربوطه تایپ کنید یا روی دکمه + کلیک کنید تا از میان برچسب‌های موجود انتخاب کنید.
پس از اضافه کردن فعالیت‌ها، لیستی از آن‌ها مطابق با شکل زیر نمایش داده می‌شود که در قسمت بالای لیست فعالیت‌ها آیکن‌هایی را مشاهده می‌کنید که در ادامه به توضیح آن‌ها می‌پردازیم:
 |
اضافه کردن فعالیت: با استفاده از این آیکن می‌توان فعالیت‌های جدید را اضافه نمود. |
 |
در این قسمت کاربر می‌تواند خود را به فعالیتهایی که در سیستم تعریف شده‌اند تخصیص دهد مشروط بر اینکه عضو تیم پروژه مربوط به آن فعالیت باشد یعنی در صورتی که کاربر عضو تیم پروژه مربوط به آن فعالیت نباشد نمی‌تواند خود را به آن فعالیت اضافه کند. |
 |
خروجی اکسل: در این قسمت می‌توان در صورت نیاز از لیست فعالیت‌ها و وضعیت آن‌ها خروجی اکسل دریافت کرد. |
 |
با استفاده از این دکمه می توانید ستون هایی را که در واقع اطلاعات مختلفی درباره فعالیت ها هستند برای نمایش داده شدن، انتخاب کنید. |
 |
فیلتر: این قابلیت یکی از قابلیت های بسیار کاربردی این سامانه است که با استفاده از آن می‌توانید فعالیت‌ها را بر اساس هریک از مشخصات آن‌ها فیلتر نمایید. به عنوان مثال می‌توانید مشاهده کنید که کدام فعالیت‌ها هنوز تکمیل نشده‌اند. |
همانطور که در شکل بالا نشان داده شده است،
در لیست فعالیت‌ها گزینه‌هایی از جمله:
- ویرایش فعالیت،
- حذف سطر،
- اضافه نمودن فایل‌های مربوط به فعالیت
- و تخصیص فعالیت به کاربر
در نظر گرفته شده است. در ادامه به توضیح این قابلیت‌ها می‌پردازیم.
ویرایش فعالیت
در این قسمت می‌توان مشخصات مربوط به هر فعالیت را ویرایش نمود. علاوه بر این می‌توان وضعیت هر فعالیت را به یکی از حالت‌های:
- شروع نشده،
- شروع شده،
- کامل شده
- و کنسل شده
تغییر داد.
قابل ذکر است که جهت راحت‌تر نمودن استفاده از سیستم قابلیت جستجوی تایپی برای گزینه‌های انتخابی سیستم در نظر گرفته شده است.
حذف سطر
در صورتی که فعالیتی تعریف شده باشد ولی تا به‌حال برای آن تایمشیت ثبت نشده باشد:
می‌توان آن را از سیستم حذف نمود.
در صورتی که هریک از کارکنان روی آن فعالیت زمان صرف کرده باشند و برای آن تایمشیت ثبت کرده باشند:
امکان حذف آن فعالیت وجود ندارد.
فایل‌های فعالیت
گاهی برای انجام بعضی فعالیت‌ها نیاز است فایل‌های مورد نیاز آن پیوست شود. به عنوان مثال همانطور که در شکل زیر نشان داده شده است برای انجام فعالیت بازاریابی تلفنی نیاز است فایل‌های مورد نیاز آن مانند لیست مشخصات مشتریان بالقوه به فعالیت مربوطه اضافه شود. برای اینکار لازم است پس از کلیک روی قسمت «انتخاب فایل» فایل مورد نظرتان را اضافه نمایید. برای مدیریت فایل هایی که به سیستم پیوست شده‌اند، بخش مدیریت فایل ها به منوی مدیریت افزوده شده است.
تخصیص به کاربر
علاوه بر قسمت تعریف فعالیت‌ها در این قسمت هم می‌توانید فعالیت‌ها را به کاربران تخصیص دهید.
درصد پیشرفت فعالیت
برای استفاده از این امکان جدید، کاربرانی که مجوز مدیریت فعالیت‌ها را داشته باشند، می‌توانند هنگام تعریف فعالیت جدید با تعیین تخمین زمان اولیه برای آن فعالیت، امکان مشاهده گزارش پیشرفت را برای آن فراهم کنند.
زمان تخمینی اولیه در واقع همان وزن فعالیت در کل پروژه محسوب می‌شود و با وارد کردن مقدار برای آن، سیستم همزمان آن را برای زمان تخمینی فعلی هم در نظر می‌گیرد.
پس از ثبت تایم شیت برای فعالیت‌های مختلف یک پروژه و بعد از این که مدیر تایم شیت کاربران را تایید کرد، در ستون زمان واقعی جمع کل زمان ثبت شده در تایم شیت‌های تایید شده برای آن فعالیت نمایش داده خواهد شد و همچنین با تقسیم زمان واقعی صرف شده بر زمان تخمینی فعلی، درصد پیشرفت فعالیت در ستون درصد پیشرفت نمایش داده می‌شود.
درصد پیشرفت بالاتر از ۷۰% با رنگ سبز، بین %۳۰ تا ۷۰% با رنگ آبی و کمتر از ۳۰% با رنگ زرد نمایش داده می‌شود.
اگر زمان واقعی صرف شده برای یک فعالیت بیشتر یا برابر با زمان تخمینی فعلی باشد، و فعالیت به دلیل بهره‌وری پایین افراد به پایان نرسیده باشد، مدیر باید زمان تخمینی فعلی را برای نمایشِ صحیحِ درصد پیشرفت با توجه به گزارش‌های دریافتی از سیستم به مقدار مناسبی تغییر دهد.
به عنوان مثال، فرض کنید مدیر زمان تخمین اولیه یک فعالیت را ۱۰ ساعت تعیین کرده است، اما تاکنون و علی رغم صرف ۲۰ ساعت زمان بر روی آن، هنوز ۵۰% فعالیت باقی مانده است، بنابراین مدیر باید برای اینکه درصد پیشرفت صحیحی دریافت کند، تخمین فعلی را به ۴۰ ساعت تغییر دهد.
تنها در صورتی باید تخمین اولیه یک فعالیت را تغییر داد که مدیر پس از بررسی گزارش‌ها و مشورت با افرادش متوجه شود که در ابتدای کار برآورد اشتباهی انجام داده است. لازم به ذکر است که با تغییر زمان تخمین اولیه، در حقیفت وزن فعالیت در پروژه تغییر می‌کند و بنابراین سیستم بر روی تغییر این زمان حساسیت بیشتری دارد.
درصد پیشرفت برنامه‌ای فعالیت
درصد پیشرفت برنامه‌ای در ستون‌های پیش فرض سیستم نیست، برای مشاهده درصد پیشرفت برنامه‌ای باید از دکمه نمایش/ مخفی کردن ستون‌ها که در بالای منوی فعالیت‌ها در دسترس است، استفاده کنید.
درصد پیشرفت برنامه‌ای تنها برای فعالیتهایی که تاریخ شروع و تاریخ سر رسید دارند، محاسبه می‌شود. به این ترتیب که تعداد روزهای گذشته از تاریخ شروع فعالیت به کل روزهایی که برای تکمیل فعالیت در نظر گرفته شده است، تقسیم می‌شود.
درصد پیشرفت بالاتر از ۷۰% با رنگ سبز، بین %۳۰ تا ۷۰% با رنگ آبی و کمتر از ۳۰% با رنگ زرد نمایش داده می‌شود.
برای اینکه برای یک فعالیت درصد پیشرفت برنامه‌ای داشته باشد باید حتما برای آن تاریخ شروع و پایان و زمان تخمینی اولیه تعریف کنید.