تعریف پروژه‌ در بهتایم

شما می‌توانید برای بهتر به اتمام رساندن هر قرارداد، آن را به چند پروژه تقسیم نمایید. مثلا: قرارداد پشتیبانی و نصب دستگاه کارتخوان می‌تواند به صورت پروژه‌‌هایی مانند: پشتیبانی دستگاه کارتخوان، نصب دستگاه کارتخوان و بازاریابی آن تعریف شود. شاید هم بخواهید پروژه جدیدی برای شرکتتان تعریف کنید و آن را انجام دهید. مانند: تولید یک محصول به صورت نمونه.

تعریف پروژه:

  • عنوان پروژه
  • قرارداد و مشتری
  • تیم پروژه
  • مدیر پروژه

تعریف پروژه‌هایی که در سازمان باید انجام شوند از منوی سمت راست قسمت «پروژه‌ ها» صورت می‌پذیرد. هنگام تعریف پروژه‌ می‌توانید: آن پروژه را به تیم خاصی از افراد اختصاص دهید، به این صورت که با انتخاب گزینه اضافه کردن پروژه و سپس در قسمت تخصیص به کاربر افراد خاصی را برای انجام آن پروژه انتخاب نمایید. کاربرد قابلیت انتخاب تیم برای پروژه به این صورت است که در صورتی که تیم مشخصی برای انجام یک پروژه در نظر گرفته شود، هنگام تعریف فعالیت‌های مربوط به آن پروژه تنها باید از افراد تیم پروژه برای انجام آن فعالیت‌ها استفاده شود.

جهت راحت‌تر نمودن استفاده از سیستم، قابلیت جستجوی تایپی برای گزینه‌های انتخابی سیستم در نظر گرفته شده است.

تنها فیلدی که برای تعریف پروژه به صورت اجباری در نظر گرفته می‌شود عنوان پروژه می‌باشد، همچنین در صورتی که کاربر دسترسی تعریف قرارداد و مشتری را داشته باشد، با هدف تسهیل در ورود اطلاعات، تعریف موارد جدید از طریق همین فرم امکان‌پذیر می‌باشد.

تعریف پروژه

تعریف پروژه

 

در صورتی که بخواهید به عنوان مثال فقط پروژه‌ های مربوط به یک مشتری خاص را مشاهده کنید می‌توانید از قابلیت فیلتر کردن و در صورتی که بخواهید سایر مشخصات پروژه‌ ها را مشاهده کنید، می‌توانید از قابلیت نمایش ستون‌­ها استفاده نمایید. مانند شکل بر روی گزینه نمایش/ مخفی کردن ستون­‌ها کلیک کنید.

نمایش یا مخفی کردن ستونها در بهتایم

 

با تعریف پروژه‌ ها می‌توانید: در هر زمان گزارش‌های مربوط به هر پروژه را دریافت کنید و مشخص کنید که روی هر پروژه چقدر زمان صرف شده است.

انتخاب مدیر پروژه

افرادی که دسترسی مدیریت پروژه‌ها را دارند، می‌توانند هنگام تعریف پروژه برای آن مدیر تعیین کنند. افرادی می‌توانند به عنوان مدیر پروژه انتخاب شوند که دسترسی مدیر پروژه برای آن‌ها در قسمت ویرایش مجوزها فعال شده باشد.

تعیین مدیر پروژه

تعیین مدیر پروژه در بروزرسانی بهتایم

مدیر پروژه توانایی‌های زیر را دارد:

  • مشاهده و ویرایش تیم پروژه
  • مشاهده مستندات پیوست شده به پروژه
  • مشاهده، ویرایش و اضافه کردن گروه فعالیت‌ پروژه
  • مشاهده، ویرایش و اضافه کردن فعالیت‌ به پروژه
  •  اختصاص فعالیت‌های پروژه به افراد تیم
  • مشاهده و تغییر گانت چارت پروژه
  • مشاهده گزارش پیشرفت پروژه:

در این گزارش مدیر پروژه، پروژه‌هایی که مدیر آنهاست و یا عضوی از تیم پروژه آنهاست را مشاهده می‌کند. (کاربر عادی گزارش پیشرفت پروژه را نمی‌بیند.)

کاربران عادی هم منوی پروژه‌ها را مشاهده می‌کنند. با این تفاوت که کاربر عادی دسترسی در حد مشاهده پروژه‌هایی که عضو آن‌هاست را دارد و می‌تواند گانت فعالیت‌های خودش را بدون امکان تغییر در آن مشاهده کند. بنابراین، مدیر پروژه در منوی پروژه‌ها، علاوه بر پروژه‌هایی که خود مدیر آن‌هاست، پروژه‌هایی را که عضوی از تیم آنهاست هم مشاهده می‌کند.

مدیر پروژه بدون داشتن دسترسی مدیریت پروژه‌ها نمی‌تواند مدیر یک پروژه را عوض کند و یا پروژه ایجاد کند.

در بهتایم می‌توانید پروژه‌ها را کپی کنید.

به خاطر داشته باشید که:

  • نام پروژه نمی‌تواند تکراری باشد.
  • پروژه به صورت خودکار به همان تیم پروژه اختصاص می‌یابد، مگر آن‌که آن را تغییر دهید.
  • می‌توانید فعالیت‌های پروژه کپی شده و تخصیص آن‌ها را با زدن تیک مربوطه، به طور مشابه به پروژه جدید منتقل کنید.
  • عنوان مشتری و عنوان قرارداد در صورت عدم تغییر کپی می‌شود.
  • طبیعتا فایل‌های پیوست شده منتقل نمی‌شوند.
  • می‌توانید با زدن تیک مربوطه، تاریخ شروع و تاریخ سررسید فعالیت‌های پروژه جدید را بر اساس کمینه تاریخ شروع و تاریخ سررسید فعالیت‌های پروژه کپی شده تنظیم کنید.

 

لیست فعالیت‌های هر پروژه در منوی پروژه‌ها

می‌توانید لیستی از فعالیت‌های مربوط به هر پروژه را با مراجعه به منوی پروژه‌ها و با کلیک بر روی عنوان پروژه مشاهده کنید و با drag & drop بر حسب اولویت مورد نظر خود آن‌ها را مرتب کنید.

گانت چارت در منوی پروژه‌ها

گانت چارت بهتایم را با داشتن مجوز مدیریت پروژه‌ها و فعالیت‌ها می‌توانید در منوی پروژه و با کلیک بر روی نام هر پروژه و سپس با کلیک بر روی آیکن نمودار گانت فعالیت‌ها مشاهده کنید. به کمک نمودار گانت بهتایم وظایف و فعالیت‎های خود را به موثرترین شکل ممکن مدیریت کنید، از پروژه‌های خود تجسم روشنی داشته باشید و وظایف و منابع خود را بر اساس آن سازماندهی کنید. گانت چارت بهتایم به شما کمک می‌کند دریابید کدام وظایف باید قبل از بقیه انجام شوند، همچنین به روشنی وابستگی بین وظایف را مشخص می‌کند تا دریابید که چگونه هر تأخیر ممکن است بر کل پروژه تأثیر بگذارد. Gantt Chart - گانت چارت

گروه فعالیت پروژه

نکات انتخاب گروه فعالیت برای یک فعالیت:

  • هر فعالیت فقط می‌تواند عضو یک گروه فعالیت باشد. هنگام انتخاب گروه فعالیت، فقط می‌توان گروه فعالیت‌های مربوط به پروژه فعالیت و یا گروه فعالیت‌هایی که به پروژه خاصی اختصاص پیدا نکرده‌اند، را انتخاب کرد.
  •  برای تعریف گروه فعالیت پروژه از منوی پروژه‌ها اقدام می‌شود.
  • برای تعریف گروه فعالیت بدون پروژه از منوی تعاریف پایه سیستم اقدام می‌شود.

ورود لیست فعالیت‌ها از طریق فایل اکسل

به درخواست مشتریان عزیز بهتایم و برای راحتی هرچه بیشتر در وارد کردن فعالیت‌های یک پروژه به بهتایم، می‌توانید فعالیت‌های یک پروژه را از یک فایل اکسل به بهتایم وارد کنید. برای این منظور در صورتی که دسترسی لازم را دارید، از منو به قسمت پروژه‌ها مراجعه کنید و با کلیک بر روی نام پروژه مورد نظر، مانند شکل زیر آیکن وارد کردن فایل را انتخاب کنید. توجه داشته باشید که:

  • فقط شیت اول پردازش خواهد شد.
  • داده‌ها در شیت اول از سطر دوم به بعد پردازش خواهند شد.
  •  ترتیب ستون ها باید دقیقا مانند فایل نمونه باشد.

امکان پیوست فایل به پروژه و مشاهده فایل‌های پیوست شده

با کلیک بر روی آیکن پیوست فایل در ردیف هر پروژه می‌توانید فایل‌های پیوست شده به آن پروژه را مشاهده کنید و یا فایل جدید به آن پیوست کنید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

این فیلد را پر کنید
این فیلد را پر کنید
لطفاً یک نشانی ایمیل معتبر بنویسید.

فهرست