چطور می‌توانیم کمکتان کنیم؟
چالش‌های شروع کار با بهتایم
سوالات متداول در ارتباط با نرم افزار مدیریت پروژه بهتایم
در این صفحه به سوالات متداولی که کاربران هنگام استفاده از بهتایم با آن مواجه شده‌اند، پاسخ میدهیم. از آنجا که شاید این سوالات برای شما هم پیش بیاید، خواندن این صفحه خالی از لطف نیست. البته فراموش نکنید که ما همواره برای برطرف کردن این سوالات در کنار شما هستیم.
۰۹۰۲۸۰۱۰۶۹۵
لیست سوالات متداول:
- ۱) آیا امکان باز کردن و تغییر تایم‌شیت‌های بسته شده در بهتایم وجود دارد؟
- ۲) کاربرانی که قبلا به صورت مجزا در بهتایم ثبت نام کرده‌اند، چگونه می‌توانند زیرمجموعه یک اکانت دیگر شوند؟
- ۳) چگونه می‌توانم لایسنس خود را ارتقا دهم؟
- ۴) چگونه می‌توانم فعالیت‌هایم را به تایم‌شیت (گزارش کار) اضافه کنم؟
- ۵) چگونه پروژه‌های آرشیو شده را در بهتایم پیدا کنم؟
- ۶) زمان واقعی، زمان برنامه‌ریزی شده، زمان تخمینی اولیه و زمان فعلی در بهتایم به چه معناست؟
- ۷) چگونه تایم شیت (گزارش کار) افرادم را در بهتایم بررسی کنم؟
- ۸) تفاوت پیشرفت واقعی و برنامه‌ای پروژه‌ها در بهتایم چیست؟
- ۹) بازه‌های زمانی ثبت شده در گزارش کار افرادم را از کجا بررسی کنم؟
- ۱۰) آیا همه افراد می‌توانند، تمام پروژه‌ها و فعالیت‌های سازمان را مشاهده و ویرایش کنند؟
- ۱۱) چرا گاهی نمودارها در داشبورد بهتایم خالی نمایش داده می‌شوند؟
- ۱۲) آیا بهتایم نسخه اندروید و iOS دارد؟
- ۱۳) چگونه برای کاربرانم در بهتایم مدیر مشخص کنم؟
- ۱۴) وارد کردن زمان در بهتایم چگونه است؟
- ۱۵) چطور می‌توانم در روزهای خاصی اجازه تایم‌شیت زدن را از افرادم بگیرم؟
۱) آیا امکان باز کردن و تغییر تایم‌شیت‌های بسته شده در بهتایم وجود دارد؟
بله.
زمانی که تایم‌شیتی بسته شده است، اما شما یا کاربرانتان نیاز دارید آن را اصلاح کنید و مجوز مدیریت دوره‌های زمانی را ندارید، از مدیر سیستم بخواهید که مهلت ویرایش تایم‌شیت‌ها را تغییر دهد. برای این کار مدیر باید از قسمت مدیریت به مدیریت دوره‌های زمانی مراجعه کند و با انتخاب مدیریت یک دوره زمانی یا مدیریت گروهی دوره‌ها این کار را انجام دهد.
به عنوان مدیر سیستم:
در قسمت مدیریت یک دوره زمانی ابتدا تاریخ دوره را مشخص کنید، تغییر مهلت ویرایش تایم شیت‌ها را بزنید و به مرحله بعدی بروید، مهلت ویرایش تایم‌شیت را مشخص کنید و در قدم بعدی انتخاب کنید که این تغییر مهلت برای کدام کاربران اعمال شود.
برای درک بهتر این موضوع ویدئوی کوتاه زیر را تماشا کنید:
۲) کاربرانی که قبلا به صورت مجزا در بهتایم ثبت نام کرده‌اند، چگونه می‌توانند زیرمجموعه یک اکانت دیگر شوند؟
این کاربران اگر قصد دارند با همان ایمیلی که قبلا در بهتایم ثبت نام کرده‌اند، زیرمجموعه اکانت دیگری شوند، لازم است وارد اکانت خود شده و از قسمت مدیریت و پیام‌ها یا شکایات درخواست حذف اکانت بدهند. در کوتاه‌ترین زمان ممکن اکانت حذف خواهد شد و ادمین اکانت جدید موفق می‌شود کاربر را به مجموعه خود اضافه کند.
ادمین اکانت جدید برای اضافه کردن کاربر جدید باید به قسمت مدیریت و مدیریت کاربران مراجعه کند و با کلیک روی آیکن + کاربر را به بهتایم دعوت کند.
ویدئوی زیر توضیحات این سوال است.
۳) چگونه می‌توانم لایسنس خود را ارتقا دهم؟
برای هرگونه ارتقا لایسنس از جمله تبدیل طرح ماهانه به سالانه، خرید افزونه‌ها و یا افزودن کاربر باید از منو به قسمت مدیریت لایسنس، صفحه اصلی مدیریت لایسنس و خرید یا تغییر لایسنس مراجعه نمایید. بعد از انتخاب طرح مورد نظر و افزونههای انتخابی لطفا تیک لایسنس فعلی را تغییر می‌دهم و میخواهم لایسنس جدید از حالا شروع شود، را فعال کنید.
ویدئوی زیر را تماشا کنید:
۴) چگونه می‌توانم فعالیت‌هایم را به تایم‌شیت (گزارش کار) اضافه کنم؟
فعالیت‌هایی که به شما یا افرادتان اختصاص پیدا کرده و تاریخ شروع ندارند، به طور خودکار به تایم‌شیت و برنامه‌ریزی شما اضافه می‌شوند. اما اگر برای فعالیت‌ها تاریخ شروع مشخص کنید، در همان روز شروع به برنامه‌ریزی و تایم‌شیت اضافه خواهند شد. از طرفی باید بدانید که شما همواره می‌توانید فعالیت‌های دلخواه خود را به برنامه‌ریزی و یا تایم‌شیت خود اضافه کنید. برای این کار باید از فیلد افزودن فعالیت در بالای صفحه تایم‌شیت و یا برنامه‌ریزی استفاده کنید.
ویدئوی کوتاه زیر پاسخ این سوال شماست:
۵) چگونه پروژه‌های آرشیو شده را در بهتایم پیدا کنم؟
برای مدیریت بهتر لیست پروژه‌ها می‌توانید پروژه‌های تکمیل شده را آرشیو کنید. پروژه‌های آرشیو شده در لیست پروژه‌ها نمایش داده نمی‌شوند. شاید بعد از مدتی نیاز به رجوع به این پروژه‌ها پیدا کردید. به عنوان مثال برای استفاده از اطلاعات پروژه و یا کپی کردن آن، در این هنگام با مراجعه به منوی پروژه‌ها، وضعیت پروژه‌ها را بر روی آرشیو شده فیلتر می‌کنید تا این پروژه‌ها برایتان نمایش داده شوند.
ویدئوی کوتاه زیر موضوع را برایتان شفاف می‌کند:
۶) زمان واقعی، زمان برنامه‌ریزی شده، زمان تخمینی اولیه و زمان فعلی در بهتایم به چه معناست؟
زمان واقعی: زمانی است که کاربران بر روی فعالیت‌های مختلف صرف می‌کنند و آن را در تایم شیت ثبت می‌کنند. ثبت تایم شیت به دو طریق امکان پذیر است. اول از طریق منوی تایم شیت و دوم از طریق کلیک بر روی آیکن ساعت در تسک بورد. توجه کنید که زمان‌های ثبت شده در تسک بورد برای همان روز ثبت می‌شود و برای ثبت زمان برای روزهای دیگر باید از منوی تایم شیت اقدام کنید.
زمان برنامه‌ریزی شده: زمانی است که کاربر برای انجام فعالیت‌های خود در روز جاری و یا روزهای آینده در نظر می‌گیرد و در واقع برنامه‌ریزی می‌کند. برای ثبت زمان برنامه‌ریزی از منوی برنامه‌ریزی و یا تسک بورد اقدام کنید. فراموش نکنید که برنامه‌ریزی از تسک بورد برای روز جاری انجام می‌شود و برای برنامه‌ریزی روزهای آینده باید به منوی برنامه‌ریزی مراجعه کنید.
زمان تخمینی اولیه و فعلی: زمان تخمینی اولیه را مدیر فعالیت به عنوان تخمینی از زمان انجام کار بر حسب ساعت در هنگام تعریف فعالیت وارد می‌کند. در طول انجام کار اگر مدیر احساس کند که روند پیشرفت کار با زمان تخمینی اولیه هماهنگ نیست، زمان تخمینی فعلی را تغییر می‌دهد تا محاسبات درصد پیشرفت فعالیت صحیح باشد. اگر مدیر احساس کند که زمان تخمینی اولیه را اشتباه تعیین کرده است، می‌تواند زمان تخمینی اولیه را هم تغییر دهد.
برای شفاف شدن موضوع ویدئو را تماشا کنید:
۷) چگونه تایم شیت (گزارش کار) افرادم را در بهتایم بررسی کنم؟
در بهتایم مدیر مستقیم افراد می‌تواند گزارش کار آنها را بررسی کند. برای این کار مدیر باید به قسمت مدیریت و بررسی برنامه و تایم‌شیت مراجعه کند. با کلیک روی وضعیت تایم‌شیت‌هایی که در انتظار بررسی هستند می‌تواند تایم‌شیت افراد را تایید یا رد کند و یا برای اصلاح به آنها برگرداند.
اگر به این قسمت مراجعه کردید و آن را خالی دیدید، می‌تواند ۲ علت داشته باشد:
اول اینکه به شما مجوز مدیریت تایم‌شیت داده شده اما هنوز به عنوان مدیر مستقیم کسی انتخاب نشده‌اید.
و دوم، افراد شما به درستی تایم‌شیت ثبت نکرده‌اند. ( آموزش ثبت تایم شیت )
ویدئوی زیر را تماشا کنید:
۸) تفاوت پیشرفت واقعی و برنامه‌ای پروژه‌ها در بهتایم چیست؟
برای مشاهده گزارش پیشرفت پروژه‌ها به قسمت گزارش‌ها مراجعه کنید.
گزارش پیشرفت پروژه‌ها از روی پیشرفت فعالیت‌های آن محاسبه می‌شود. زمان تخمینی فعالیت‌های پروژه، وزن آنها در پروژه در نظر گرفته می‌شود.
اگر حتی یکی از فعالیت‌های پروژه زمان تخمینی نداشته باشد، تمام فعالیت‌ها وزن برابری در پروژه می‌گیرند.
پیشرفت واقعی فعالیت‌ها از تقسیم زمان واقعی صرف شده بر روی آنها بر زمان تخمینی فعلی محاسبه می‌شود.
درصد پیشرفت برنامه‌ای تنها برای فعالیت‌هایی که تاریخ شروع و تاریخ سر رسید دارند، محاسبه می‌شود. به این ترتیب که تعداد روزهای گذشته از تاریخ شروع فعالیت به کل روزهایی که برای تکمیل فعالیت در نظر گرفته شده است، تقسیم می‌شود.
برای اطلاعات بیشتر ویدئو را تماشا کنید و یا به این مقاله مراجعه کنید.
۹) بازه‌های زمانی ثبت شده در گزارش کار افرادم را از کجا بررسی کنم؟
همانطور که می‌دانید شما و افرادتان می‌توانید در بهتایم گزارش کار یا تایم شیت ثبت کنید. ثبت گزارش کار از قسمت تایم شیت منو و یا از تسک بورد امکان پذیر است.
در گزارش کار بهتایم امکان ثبت بازه‌های زمانی هم وجود دارد، مثلا اینکه ثبت کنم امروز از ساعت ۱۰ تا ۱۱ بر روی چه فعالیتی کار می‌کرده‌ام.
مدیران می‌توانند بازه‌های زمانی ثبت شده را بررسی کنند.
به عنوان مدیر مستقیم افراد با مراجعه به مدیریت و بررسی برنامه و تایم شیت با کلیک روی وضعیت تایم شیت می‌توانید آن را بررسی کنید. (مراجعه به سوال ۷)
در همین قسمت با کلیک روی آیکن
می‌توانید بازه‌های زمانی را مشاهده کنید.
همچنین مدیران با مراجعه به گزارش جامع ریز تایم شیت از قسمت گزارش‌ها با کلیک روی همین آیکن می‌توانند گزارش بازه‌های زمانی ثبت شده را مشاهده کنند.
ویدئوی زیر را تماشا کنید:
۱۰) آیا همه افراد می‌توانند، تمام پروژه‌ها و فعالیت‌های سازمان را مشاهده و ویرایش کنند؟
قطعا خیر.
در بهتایم افراد به طور پیش فرض دسترسی‌های محدودی دارند. تنها می‌توانند پروژه‌ها و فعالیت‌هایی که عضو تیمشان هستند را مشاهده کنند و امکان ویرایش و حذف آنها را ندارند.
در قسمتی که اعضای تیم پروژه را مشخص می‌کنید، می‌توانید دسترسی افراد بر روی پروژه را هم تعیین کنید:
- دسترسی مشاهده فعالیت‌های خود: تنها می‌تواند فعالیت‌هایی از پروژه را که عضو تیمشان هست، مشاهده کند.
- دسترسی مشاهده همه فعالیت‌ها: می‌تواند تمام فعالیت‌های پروژه را مشاهده کند.
- دسترسی ویرایش همه فعالیت‌ها: می‌تواند تمام فعالیت‌های پروژه را مشاهده و ویرایش کند.
فردی که به عنوان مدیر پروژه انتخاب می‌کنید باید ابتدا در قسمت مدیریت کاربران و ویرایش مجوزها، دسترسی مدیر پروژه را دریافت کرده باشد. دسترسی مدیر پروژه بر روی پروژه خود کامل است و علاوه بر فعالیت‌های پروژه، می‌تواند پروژه را هم ویرایش کند.
برای ویرایش دسترسی‌های کاربران به مدیریت کاربران و ویرایش مجوزها مراجعه کنید.
برای شفاف شدن این موضوع، ویدئوی زیر را تماشا کنید:
۱۱) چرا گاهی نمودارها در داشبورد بهتایم خالی نمایش داده می‌شوند؟
به عنوان ادمین سیستم با مراجعه به داشبورد بهتایم می‌توانید انواع مختلفی از نمودارها را مشاهده کنید. سایر افراد بر حسب دسترسی‌هایی که به آنها داده شده است اطلاعات نمودارها را مشاهده می‌کنند:
- اگر کاربر عادی باشید در نمودارهای داشبورد تنها نتایج حاصل از تایم‌شیت‌های خودتان نمایش داده می‌شود.
- اگر فردی را به عنوان مدیر افراد دیگر انتخاب کرده باشید، برای اینکه بتواند گزارش و نمودارهای حاصل از تایم شیت‌های افراد زیرمجموعه خود را مشاهده کند، باید در قسمت مدیریت کاربران مجوز مشاهده گزارشات زیرمجموعه را به او داده باشید.
نکته:
اگر به عنوان مدیر انتخاب شده باشید و دسترسی‌های لازم را داشته باشید تنها در صورتی نمودارها خالی نمایش داده می‌شوند که افرادتان به درستی تایم شیت ثبت نکرده باشند.
- اگر می‌خواهید به فردی دسترسی عملیاتی در سیستم ندهید، اما بتواند گزارش تمام افراد زیرمجموعه را مشاهده کند، باید به او دسترسی مشاهده تمام گزارشات را بدهید.
توجه کنید که نوع نمودارهایی که نمایش داده می‌شوند همچنین چینش آنها در داشبورد کاملا در اختیار شماست.
ویدئوی زیر توضیح کامل این مسئله است:
۱۲) آیا بهتایم نسخه اندروید و iOS دارد؟
بله.
بهتایم نرم افزار مدیریت پروژه ابری است، که با وارد کردن آدرس app.behtime.ir در مرورگر هر دستگاهی که به اینترنت وصل می‌شود، می‌توانید از آن استفاده کنید.
با این حال برای کاربران علاقه‌مند به کار کردن با دستگاه‌های اندروید نسخه اندروید بهتایم هم توسعه یافته است. کافی است در play store خود behtime را سرچ کنید تا نرم افزار ما برای نصب نمایش داده شود. (آدرس مستقیم)
برای کاربران iOS هم نسخه موبایلی بهتایم منتشر شده است. برای استفاده از این نسخه با وارد کردن آدرس بهتایم ( app.behtime.ir ) در مرورگر دستگاه خود از بهتایم پیغام دریافت می‌کنید که در صورت موافقت از نسخه موبایلی بهتایم استفاده کنید، پس از موافقت با این پیغام بهتایم را add to home screen کنید تا در صفحه اصلی دستگاه خود آن را داشته باشید.
از طرفی با وارد کردن آدرس مستقیم https://mob.behtime.ir می‌توانید وارد نسخه موبایلی بهتایم شوید.
ویدئوی زیر برای راهنمایی بیشتر در این زمینه آماده شده است:
۱۳) چگونه برای کاربرانم در بهتایم مدیر مشخص کنم؟
در بهتایم مدیر مستقیم افراد می‌تواند تایم شیت‌های آنها را بررسی کرده و تایید یا رد نماید. افرادی در بهتایم می‌توانند به عنوان مدیر مستقیم انتخاب شوند که مجوز مدیریت تایم شیت در قسمت ویرایش مجوزها به آنها داده شده باشد.
ابتدا تصمیم بگیرید چه کسانی باید مدیر شوند، سپس در قسمت مدیریت کاربران و ویرایش مجوزها دسترسی مدیریت تایم شیت را برای آنها روشن کنید. حالاباید تصمیم بگیرید هر یک از این مدیران، مدیر مستقیم چه کسانی باشند. بعد از مشخص شدن این موضوع به ویرایش کاربران این افراد مراجعه کنید و در فیلد مدیر، مدیر مستقیمشان را مشخص کنید.
مدیران برای بررسی برنامه و تایم شیت افرادشان باید به قسمت مدیریت و بررسی برنامه و تایم شیت مراجعه کنند.
در صورتی که تمایل دارید مدیران بتوانند گزارش کار افراد زیرمجموعه خود را هم مشاهده کنند، مجوز مشاهده گزارش افراد زیرمجموعه را در ویرایش مجوزها برایشان روشن کنید. برای روشن شدن موضوع لطفا ویدئوی زیر را تماشا کنید:
۱۴) وارد کردن زمان در بهتایم چگونه است؟
وارد کردن زمان در بهتایم به عنوان مثال در تایم شیت یا گزارش کار به چند صورت امکان پذیر است. باید توضیح دهیم که دقیقه‌ها در بهتایم به صورت کسری از ساعت در نظر گرفته می‌شوند. مثلا ۴۵ دقیقه همان ۴۵/۶۰ یا ۰.۷۵ است. البته نیازی نیست شما نگران این محاسبات باشید. به عنوان مثال می‌توانید ۴۵ دقیقه را به شکل‌های زیر در تایم شیت وارد کنید:
- ۴۵د
- ۴۵m
- ۰:۴۵
وارد کردن دقیقه‌ها در اپ اندروید و همینطور نسخه موبایلی بهتایم هم براساس کسری از ساعت است. (لطفا ویدئو را تماشا کنید)
فراموش نکنید که همواره می‌توانید از تایمر بهتایم استفاده کنید تا زمان واقعی و بازه زمانی را برایتان به طور خودکار ثبت کند.
۱۵) چطور می‌توانم در روزهای خاصی اجازه تایم‌شیت زدن را از افرادم بگیرم؟
اگر لازم است افرادتان در روزهای خاصی (مثلا ۵شنبه‌ها) اجازه تایم‌شیت زدن نداشته باشند، کافیست این روزها را ببندید. برای بستن دوره‌های زمانی به مدیریت و دوره‌های زمانی مراجعه کنید.
مدیریت گروهی دوره‌ها را انتخاب کنید. عملیات بستن دوره زمانی را انتخاب کنید و به مرحله بعدی بروید. در مرحله بعدی بازه زمانی (مثلا از امروز تا پایان سال) را انتخاب کنید و سپس با انتخاب روزهای مورد نظر خود (۵شنبه) ذخیره را بزنید.
همیشه می‌توانید دوره‌های زمانی بسته شده را باز کنید. برای این کار از همان قسمت مدیریت دوره‌های زمانی، مدیریت یک دوره زمانی را انتخاب کنید.
تاریخ روز مورد نظر را مشخص کنید و باز کردن دوره زمانی را بزنید. سپس مهلت ویرایش تایم شیت آن روز را مشخص کنید و تغییرات را ذخیره نمایید.