ارائه گزارش کار یا تایم‎‌شیت در بهتایم

در زمان انجام فعالیت‌ها و نهایتا پایان هر روز کاری، کارکنان باید گزارش کار خود را تکمیل نمایند. در صورتی که کاربر برنامه‌ریزی روزانه را انجام داده باشد، در زمان ثبت تایم‌شیت (گزارش کار)، فعالیت‌های برنامه‌ریزی شده به وی نمایش داده می‌شوند. در غیر این صورت باید فعالیت بدون برنامه را از لیست کل فعالیت‌ها انتخاب نماید.

در این مرحله کاربر باید زمان واقعی انجام فعالیت‌ها را ثبت نماید.

برای ثبت زمان می‌توانید از تایمر استفاده نمایید:

بدین‌ صورت که با شروع یک فعالیت روی علامت مثلثی شکل مقابل هر فعالیت کلیک نمایید تا تایمر فعال شود. در صورتی که وقفه‌ای بین کارتان ایجاد شود می‌توانید تایمر را متوقف و سپس مجدداً آن را فعال نمایید. در این حالت پس از اتمام کار مجموع زمان‌هایی که روی آن فعالیت کار کرده‌اید برای شما ثبت می‌شود.

در صورتی که نخواهید از تایمر استفاده کنید می‌توانید:

زمان‌های صرف شده را به صورت دستی وارد نمایید.

در صورتی که تایمر فعال باشد و به هر دلیل کاربر از سیستم خارج شود و مجدداً وارد شود، تایمر کار خود را به درستی ادامه خواهد داد، این موضوع در صورت وارد شدن از سیستم‌های دیگر هم صدق می‌کند.

با استفاده از گزینه‌ی ضمیمه فایل می­‌توانید فایل­‌های مورد نیاز خود را به هر سطر تایم‌شیت پیوست نمایید. با پیوست فایل به سیستم، آیکن پیوست فایل به رنگ سبز در می‌آید.

اگر انجام یک فعالیت به طور کلی به اتمام رسیده باشد با انتخاب گزینه خاتمه‌ کار، نام آن فعالیت از لیست فعالیت‌های فعلی کاربر حذف خواهد شد و وضعیت آن به فعالیت «تکمیل شده» تغییر می‌یابد. (در صورتی که بعداً کاربر مجدداً بخواهد این فعالیت را انجام دهد می‌تواند با استفاده از قابلیت فیلتر نمودن وضعیت فعالیت‌ها، آن را از لیست فعالیت‌های تکمیل شده بازگرداند.)

مهلت ثبت تایم‌شیت نیز محدود است و در تنظیمات کلی برنامه توسط مدیر سیستم تعیین می‌شود. (زمان بسته شدن تایم‌شیت در بالای صفحه‌ی تایم‌شیت نمایش داده شده است.)

تایم شیت بهتایم

ممکن است تعداد فعالیت‌ها زیاد باشد و بنابراین جستجو و یافتن فعالیت مورد نظرتان زمان‌بر شود. برای راحت‌تر پیدا کردن فعالیتی که در نظر دارید می‌توانید از قابلیت سرچ استفاده نمایید.
بدین صورت که:
بخشی از عنوان فعالیت موردنظرتان را در سطر مربوط به فعالیت‌ها تایپ نمایید. به عنوان مثال:
با تایپ کلمه «اسکن» در قسمت مربوطه تمام فعالیت‌هایی که شامل این کلمه باشد در لیست کشویی نشان داده می‌شود. (شکل الف)
در صورتی که بخواهید این جستجو را علاوه بر عنوان فعالیت روی عنوان پروژه هم محدود کنید می‌توانید:
بعد از کلمه «اسکن» علامت + را اضافه نمایید و سپس لغت دیگری را مانند «ارسال» تایپ کنید. در این حالت سیستم عنوان فعالیت را روی کلمه «اسکن» و عنوان فعالیت یا عنوان پروژه را روی کلمه «ارسال» فیلتر می‌کند. (شکل ب)
می‌توانید این محدود نمودن را با اضافه کردن +‌ های بیشتر ادامه دهید.

(الف) (ب)

 

درصورتی‌که مدیر سیستم دسترسی «افزودن فعالیت برای خود» را به شما داده باشد می‌توانید:
علاوه بر فعالیت‌هایی که به شما اختصاص داده‌شده است، فعالیت‌های جدیدی را برای خود تعریف نمایید.
همچنین درصورتی‌ که دسترسی «تخصیص فعالیت‌ها به خود» را داشته باشید می‌توانید:
در قسمت فعالیت‌ها روی آیکن «افزودن خود به فعالیت» کلیک کنید و از بین فعالیت‌هایی که شما عضو تیم پروژه آن هستید فعالیت موردنظرتان را انتخاب کنید و آن را به لیست فعالیت‌هایتان اضافه کنید.

انتخاب فعالیت برای تایم شیت

انتخاب فعالیت برای تایم شیت

در آخرین به روز رسانی بهتایم:
۱) امکان اولویت بندی فعالیت‌های شما فراهم شده است. می‌توانید فعالیت‌ها را بر حسب اولویت مورد نظر خود در تایم شیت قرار دهید.

 

۲) می‌توانید جزئیات فعالیت‌های موجود در تایم شیت را مشاهده می‌کنید. برای مشاهده جزئیات کافیست بر روی نماد ! کلیک کنید. اعدادی که در هر سطر از تایم شیت نمایش داده می‌شود در واقع میزان روزهای تاخیر کاربر در انجام فعالیت‌ها یا میزان زمان باقی مانده تا تاریخ سررسید آن‌هاست. مانند تصویر زیر:

 

۳) با هر بار وارد شدن به صفحه تایم شیت و یا تغییر تاریخ تایم شیت دو کار توسط سیستم انجام می‌شود:
۳-۱) سیستم کنترل می‌کند اگر فعالیتی با شرایط زیر در تایم شیت وجود ندارد، به تایم شیت اضافه شود:
وضعیت تخصیص فعالیت در حال انجام یا منتظر انجام باشد.
تاریخ ایجاد فعالیت کوچکتر یا مساوی تاریخ روز تایم شیت باشد.
تاریخ شروع (در صورت پر بودن) فعالیت کوچکتر یا مساوی تاریخ روز تایم شیت باشد. (اگر بزرگتر باشد در تایم شیت همان روز می‌آید)
تاریخ سر رسید (در صورت پر بودن) بزرگتر یا مساوی تاریخ روز تایم شیت باشد.
فعالیت نباید توسط خود کاربر از برنامه حذف شده باشد.
فعالیت کنسل نشده باشد.
پروژه فعالیت آرشیو نشده باشد.
۳-۲) سیستم کنترل می‌کند اگر فعالیتی با شرایط زیر در تایم شیت وجود دارد، از برنامه حذف شود:

فقط فعالیت‌هایی توسط سیستم حذف می‌شوند که خود کاربر آن‌ها را اضافه نکرده باشد و توسط کاربر برای آن‌ها زمان تایم شیت ثبت نشده باشد.

وضعیت تخصیص فعالیت انجام شده یا معوق شده باشد.
تاریخ شروع فعالیت بزرگتر از تاریخ روز تایم شیت انتخابی کاربر شده باشد.
تاریخ سر رسید کوچکتر از تاریخ روز تایم شیت انتخابی کاربر باشد. (تنها در صورتی که تاریخ روز تایم شیت انتخابی در آینده باشد)
پروژه آرشیو شده باشد.
فعالیت کنسل یا کامل شده باشد.
کار باقیمانده از فعالیت برای آینده برنامه‌ریزی شده باشد. (یعنی زمان تخمین فعلی فعالیت منهای زمان‌های واقعی ثبت شده در تایم شیت‌های قبل از امروز (که رد نشده باشند) منهای زمان برنامه‌ریزی شده برای فعالیت در امروز و آینده کوچیکتر یا مساوی صفر باشد.)

تایم شیت چیست؟

 

 

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

این فیلد را پر کنید
این فیلد را پر کنید
لطفاً یک نشانی ایمیل معتبر بنویسید.

فهرست