اهمیت مدیریت زمان در سازمان
به نظر بعضی افراد هیچوقت زمان کافی برای انجام همه کارها در طی روز وجود ندارد. و مدام گله می‌کنند که چرا بعضی می‌توانند در طی یک روز کار بیشتری را انجام دهند در صورتی که همه‌ی ما در طی یک شبانه روز ۲۴ ساعت در اختیار داریم؟ پاسخ مربوط می‌شود به توانایی مدیریت موثر زمان.
فرآیند سازمان‌دهی و برنامه‌ریزی چگونگی تقسیم زمانِ در دسترس بین فعالیت‌های مشخص را «مدیریت زمان» می‌نامند.
مدیریت خوب زمان شما را قادر می‌سازد که:
هوشمندانه‌تر کار کنید- نه سخت‌تر (بیشتر).
بنابراین حتی وقتی زمانتان محدود و فشار کاریتان بالاست می‌توانید کار بیشتری را در زمان کمتری انجام دهید.
ناتوانی در مدیریت زمان:
- به اثربخشی شما آسیب می‌زند
- و باعث استرس می‌شود.
مدیریت زمان در زندگی شخصی و موفقیت شغلی افراد بسیار تأثیرگذار است. مدیریت زمان به شما کمک می‌کند تا متوجه شوید که چگونه می‌توانید به طور مؤثرتری از زمانتان استفاده نمایید. یکی از مهم‌ترین حوزه‌هایی که این توانایی در آن نقش بسیار مهمی دارد:
مدیریت زمان در سازمان است.
۵ دلیل اساسی برای اهمیت مدیریت زمان در سازمان ها
دانستن این‌که چطور می‌توان زمان را به‌درستی مدیریت کرد نه تنها برای سازمان بسیار مفید است بلکه باعث می‌شود کارکنان رضایت شغلی بالاتر و در نهایت حس خشنودی بیشتری داشته باشند.
در این قسمت به ۵ مورد از دلایل این‌که چرا مدیریت زمان در سازمان ها مهم است اشاره خواهیم کرد:
۱- می‌توانیم کار بیشتری را در زمان مشابه انجام دهیم:
بسیار پیش می‌آید که هیچ چیزی برای ما بیشتر از زمان اهمیت ندارد. گاهی آرزو می‌کنیم که کاش ساعات بیشتری در یک روز وجود داشت تا می‌توانستیم کارهایی را که به علت کمبود زمان انجام نداده‌ایم به سرانجام برسانیم. بنابراین زمانی که ما کارایی بالاتری داریم و می‌توانیم کارهایی را که تعیین کرده‌ایم را پیش ببریم، قطعا خوشحال‌تر خواهیم بود.
۲- می‌توانیم فعالیت‌ها را اولویت‌بندی کنیم:
مدیریت زمان به ما کمک می‌کند که فعالیت‌های در دست را مطابق با اهمیت و فوریت هر پروژه اولویت‌بندی کنیم. اولویت‌بندی یکی از مهم‌ترین مهارت‌های مورد نیاز است که استرس شغلی را کاهش می‌دهد.
۳- می‌توانیم فعالیت‌ها را به‌موقع به اتمام برسانیم:
مدیریت زمان برای برنامه‌ریزی و پیشرفت فعالیت‌ها در سازمان بسیار مهم است. یک تکنیک یا ابزار مدیریت زمان مؤثر می‌تواند به ما کمک کند که به منظم انجام دادن کارها و اتمام سر وقت آن‌ها عادت کنیم.
اتمام فعالیت‌ها در مهلت زمان تعیین شده و قبل از نقطه اتمام، علاوه بر بهبود بهره‌وری سازمان، به رضایت مدیران و کارمندان کمک می‌کند زیرا این کار دستیابی به یکی از اهداف حائز اهمیت سازمان (اتمام به موقع کارها) را در بر دارد.
۴- می‌توانیم انجام فعالیت‌های بیهوده را متوقف کنیم و عملکرد سازمان را ارتقاء دهیم:
تحقیقات بسیاری در زمینه ارتباط بین عملکرد یک سازمان (که انجام فعالیت‌های بسیار ضروری باعث ارتقاء آن می‌شود) و هزینه‌های آن وجود دارد.
با استفاده از مدیریت زمان در سازمان می‌توانیم متوجه شویم که:
- چه کسانی زمان خود را صرف فعالیت‌های مهم و ضروری می‌کنند
- و چه کسانی زمان خود را با انجام فعالیت‌های بیهوده هدر می‌دهند.
بنابراین با حذف فعالیت‌های بیهوده می‌توان عملکرد سازمان را ارتقاء و در نهایت هزینه‌ها را کاهش داد.
۵- می‌توانیم ارزش و توانمندی‌های خود را اثبات کنیم:
مهارت مدیریت زمان یک فرد، نقطه شروعی است برای عملکرد خوب و به‌دست آوردن نتایج مناسب که سبب رضایتمندی در داخل و خارج از محیط کار می‌شود. به اتمام رساندن به موقع کارهایی که بر عهده ما قرار گرفته است یک عامل مهم برای اثبات توانایی‌هایمان است. اگر بتوانیم به خوبی زمان خود و تیم‌مان را مدیریت کنیم در واقع قدرت سازمان‌دهی خود که باعث بهره‌وری بیشتر سازمان می‌شود را نشان داده‌ایم.
مطالب مرتبط: