چگونه می‌توان اختلافات در تیم را مدیریت کرد؟
اختلافات در تیم برای همکاری خلاقانه یک تیم ضروری است. بدون اختلاف نظر، تلفیق ایده‌ها یا بحث در مورد موضوعات اتفاق نمی‌افتد. اما هنگامی که اختلاف نظر به خوبی مدیریت نشود، همکاری خلاقانه را از بین می‌برد.
اختلافات در تیم را با ایجاد قوانین اساسی مولد نگه دارید.
به اعضای تیم دو انتخاب بدهید:
- با اختلاف نظر روبرو شوید و آن را کنترل کنید.
- یا فراموشش کنید.
موافقت کنید که مسائل را به محض بوجود آمدن به بحث بگذارید. وقتی ارائه بازخوردها اختلافات در تیم را افزایش می‌دهد، عجله نکنید تا اوضاع را مرتب کنید. در عوض، اعضای تیم را به صورتی کنار هم بنشانید که از شخصی شدن اختلاف جلوگیری کنید:
مسائل و ایده‌ها را روی یک تخته سفید بنویسید و افراد را در اطراف آن به شکل یک نیم دایره بنشانید تا علیه موضوع با هم متحد شوند، نه علیه یکدیگر.
این نکته مدیریتی از «تنش در تیم‌ها» نوشته Jim Kling در سایت HBR اقتباس شده است.
اختلافات در تیم چه زمانی مخرب است؟ و چه موقع مفید؟
اختلافات در تیم اجتناب‌ناپذیر است. و این خوب است، زیرا برای همکاری خلاقانه یک تیم لازم است. بدون اختلاف نظر، هیچ بحثی در مورد موضوعات مهم و یا تلفیق ایده‌ها اتفاق نمی‌افتد.
اگر دو نفر در یک کسب و کار همیشه موافق باشند، وجود یکی از آن‌ها غیر ضروری است.
William Wrigley Jr
۱) به عنوان رهبر تیم چگونه می‌توانید اختلافات در تیم را مدیریت کنید تا بهترین نتیجه را به دست بیاورید؟
۱-۱) ابتدا، قوانین پایه‌ای را تنظیم کنید.
یکی از کلیدهای مدیریت اختلافات در تیم تنظیم قوانین است. ایده خوبی است که برای کار کردن در خلال اختلافات دستورالعمل تنظیم کنید.
مهمترین قانون: درگیری باید آشکارا اداره شود.
به آن‌ها دو انتخاب بدهید:
- با اختلاف نظر روبرو شوید و آن را کنترل کنید.
- یا فراموشش کنید.
- از آنجا که رها کردن و فراموش کردن اختلاف در حرف راحت‌تر از عمل است. در بیشتر موارد اختلاف نظر باید مستقیماً حل شود.
- اگر محیطی پر از بازخورد می‌خواهید باید بدانید که مسئولیت هر یک از اعضای تیم است که آنچه آن‌ها را آزار می‌دهد، بیان کنند.
- وقتی ارائه بازخوردها اختلاف را افزایش می‌دهد، عجله نکنید تا اوضاع را مرتب کنید:
- با تنش پیش بروید. بهترین تیم‌ها و رهبران آن‌ها می‌توانند، تنش را نگه دارند و به بررسی گزینه‌های خلاقانه بپردازند. در این صورت به احتمال زیاد راه حل‌های مبتکرانه‌ای پدیدار می‌شود.
۱-۲) اعضای تیم را به صورتی کنار هم بنشانید که از شخصی شدن اختلاف جلوگیری کنید:
- مسائل و ایده‌ها را روی یک تخته سفید بنویسید و افراد را در اطراف آن به شکل یک نیم دایره بنشانید تا علیه موضوع با هم متحد شوند، نه علیه یکدیگر.
- هر تیمی در نوع خود بی‌نظیر است و شخصیت‌های متفاوت موجود در هر تیم، قوانین مدیریت اختلاف خاص خود را نیاز دارد.
۱-۳) جف وایس پیشنهاد می‌کند در ابتدا تیم‌ها همفکری کنند تا بدترین سناریوی ممکن و استراتژی برخورد با آن را پیدا کنند.
برخی از این سناریوها شامل موارد زیر است:
-
تصمیمی باید فوراً اتخاذ شود و زمان کافی برای جمع شدن کل تیم و بحث در مورد موضوع وجود ندارد:
- چه کسی باید تماس برقرار کند؟
- به تنهایی باید این کار را انجام دهد، یا بعد از مشورت با شخص دیگری؟
- اگر اینطور است با چه کسی باید مشورت کند؟
-
بحرانی که یک یا چند عضو تیم را در کار خارج از تیمشان تحت تأثیر قرار می‌دهد:
- آیا تیم باید بدون عضو یا اعضای کم شده کار خود را پیش ببرد؟
- چه کسی این تصمیم را می‌گیرد؟
۱-۴) انسجام و اعتماد ایجاد کنید.
- قوانینی که به خوبی تعریف شده باشند، نه تنها تیم را در کنار آمدن با غافلگیری‌ها یاری می‌کنند، بلکه اعتماد هم ایجاد می‌کنند.
- وقتی همه افراد حاضر در تیم بدانند چه کسی و در چه شرایطی قدرت تصمیم‌گیری برای تیم را دارد، کمتر احتمال دارد که فردی در شرایط غیر معمول احساس تضعیف شدن یا نادیده گرفته شدن کند.
- همچنین زمانی که اعضای تیم یکدیگر را در سطح شخصی می‌شناسند، مدیریت درگیری و اختلافات در تیم راحت‌تر است. از هرکدام از اعضا بخواهید در ابتدای جلسات سه دقیقه خود و تغییراتشان را در سطح شخصی و حرفه‌ای ارائه دهند. این کار قبل از شروع جلسه ارتباط‌سازی می‌کند. و تأثیر شگفت‌انگیزی بر ارتباطات پیش رو می‌گذارد.
۱-۵) به حقایق پایبند باشید.
یکی از راه‌های خوب برای مولد نگه داشتن اختلافات در تیم و جلوگیری از شخصی شدن آن، تمرکز بر واقعیت‌هاست.
دلیل درگیری این است که:
- افراد داده‌های یکسانی دارند و آن را متفاوت تفسیر می‌کنند،
- یا داده‌های متفاوتی دارند.
بنابراین به اعضای تیم درگیر کمک کنید تا آنچه که اتفاق افتاده را کشف کنند. خیلی اوقات، افراد فرض می‌کنند که موقعیت شخص دیگر را درک کرده‌اند.
- با فرضیات ادامه ندهید، بلکه آنچه را که هر یک از افراد می‌گوید، تعبیر کنید.
- این تمرین ساده می‌تواند تصورات غلط را از بین ببرد و طرفین گفتگو را برای پذیرش و درک حرف طرف مقابل آماده می‌کند.
۱-۶) رفتاری را که دوست دارید دیگران در تیم در مواجهه با درگیری از خود نشان دهند، مدل‌سازی کنید:
۱-۶-۱) شفاف‌سازی کامل را تمرین کنید.
- در یک بحث، اعضای تیم باید تمام استدلال‌های خود را آشکار کرده و روشن کنند که چرا موضع خاصی را اتخاذ کرده‌اند.
- این رفتار باید از بالا شروع شود.
- رهبرانی که کمترین بازدهی را دارند، موضع شفافی ندارند. هیچکس از آن‌ها چیزی نمی‌داند. برای این‌که افراد به شما اعتماد کنند، باید شفاف باشید.
۱-۶-۲) به اختلافات در تیم به عنوان تجربه یادگیری نگاه کنید.
- وقتی کارها خوب پیش نمی‌روند، به جای این‌که به دنبال فرصتی برای مقصر شناختن یکدیگر باشید، به چشم یک تجربه یادگیری به آن نگاه کنید.
- رفتار شما اعضای تیم را تحت تأثیر قرار می‌دهد تا مانند شما رفتار کنند.
- پیدا کردن عوامل عدم موفقیت و آنچه را که می‌توان در آینده تغییر داد، تشویق کنید.
- این روند چاره‌سازی را جایگزین روند مجازات کنید.
- اگر به دنبال یافتن راه‌حل باشید، به افراد می‌گویید:
«با این‌که یک نفر درست می‌گوید و دیگری اشتباه می‌کند، واقعیت این است که فقط یادگیری مهم است.»
۱-۷) بیشتر از صحبت کردن، گوش دهید.
- نسبت گوش دادن یک رهبر به صحبت کردنش باید ۹۰ به ۱۰ باشد.
- به جای گرفتن تصمیم، تصمیم‌گیری را تسهیل کنید.
- هنگامی که صحبت می‌کنید، اختلافات و مواضع اعضای تیم را مجدداً تکرار کنید و افراد مخالف را به انجام همان کار ترغیب کنید.
- این تمرین اختلاف نظر در فرضیات یا تفاسیر را که می‌تواند موجب اختلافات شخصی شود، مشخص می‌کند.
۱-۸) وقتی درگیری شخصی می‌شود، میانجی‌گری کنید.
وقتی درگیری بین اعضای تیم شخصی می‌شود، وقت آن است که دخالت کنید.
به عنوان رهبر تیم:
- اگر زمان طولانی برای رسیدن به یک تصمیم طول بکشد، می‌توانید مکالمه را تسهیل کنید.
- با طرفین اختلاف وقت بگذرانید تا بفهمید چه چیزی کار را برای آن‌ها دشوار کرده است و به آن‌ها زاویه دید دیگری نسبت به مشکل بدهید.
- اگر این کار جواب نداد، بهترین انتخاب ممکن است پیدا کردن یک واسطه باشد، شاید شخصی از یک بخش دیگر که هیچ سهمی از نتیجه نمی‌برد.