اکثر شرکت‌ها، حتی آن‌هایی که بسیار خوب عمل می‌کنند، دچار نشت سرمایه می‌شوند.
این هزینه‌های غیرقابل اجتناب:
ممکن است برای مدتی پایین‌تر از حد مجاز تعیین شده برای آن باشند، اما در نهایت از این مرز عبور خواهند کرد و کاهش سود در سازمان را به دنبال خواهند داشت.
5 مورد از دلایل رایج به وجود آورنده‌ی کاهش سود در سازمان ها
اکثر موارد ذکر شده به دنبال هم اتفاق می‌افتند.
برای مثال:
- داشتن جریان کاری ناکارآمد باعث می‌شود که شما فکر کنید که برای انجام یک کار ۵ نفره به ۷ نفر نیرو نیاز دارید، که این موضوع منجر به زیاد شدن کارکنان می‌شود.
- استخدام تعداد زیادی نیروی انسانی نیازمند بزرگ‌تر کردن شرکت است که آن هم نیازمند صرفه‌ی پول بیشتری است.
- با داشتن کارکنان بیشتر، سرویس‌های بیشتری برای استفاده لازم خواهید داشت
- و این چرخه ادامه پیدا می‌کند و در نهایت منجر به کاهش سود در سازمان می‌شود.
خوشبختانه این مشکلات ریشه در یک منبع مشترک دارند.
پس می‌توان:
با یک راه حل مشترک تمامی این مشکلات را حل نمود.
ردیابی زمان با استفاده از تایم‌شیت یک راه عالی برای یافتن و برطرف نمودن تمام عوامل کاهش سود در سازمان ها است.
۱- تعداد نیروی انسانی بیشتر از حد مورد نیاز (Overstaffing)
اغلب سازمان‌ها، با مشاهده‌ی تأخیر در انجام کارها و یا انجام نادرست آن‌ها، علت را در کمبود تعداد نیروی کاری لازم جستجو می‌کنند و به اشتباه گمان می‌کنند که با استخدام نیروی کاری جدید می‌توانند این مشکلات را حل کنند. در صورتی‌که اکثر قریب به اتفاق مشکلاتی که در این زمینه رخ می‌دهد،
به علت:
- عدم آگاهی از بهره‌وری کارکنان سازمان،
- هدر رفتن زمان در دسترس
- و استفاده نامناسب از ظرفیت نیروی انسانی موجود است.
بنابراین شما با بررسی تایم‌شیت‌های کارکنان می‌توانید دید بسیار خوبی نسبت به بهره‌وری هریک از کارکنان به‌دست آورید و به راحتی تعیین کنید که چه کسی در راستای اهداف مشترک سازمان همکاری می‌کند و چه کسی شما را از پیشرفت باز می‌دارد. همچنین می‌توانید متوجه شوید که زمان کارکنان در سازمان صرف چه کارهایی می‌شود و با نتایج به‌دست آمده از آن می‌توانید مدیریت بهتری روی زمان کارکنان داشته باشید. علاوه بر این با آگاهی از مهارت‌های کارکنان و تخصیص فعالیت‌های مناسب به آن‌ها می‌توان بر اکثر این مشکلات فائق آمد.
۲- اجاره تجهیزات فیزیکی و سایر هزینه‌های اداری
با وجود تعداد زیاد نیروی انسانی داخل سازمان، هزینه‌هایی از قبیل:
- اجاره تجهیزات،
- لوازم اداری
- و همچنین هزینه‌های سربار
افزایش و در نتیجه سود کاهش می‌یابد. بنابراین:
یافتن راهی که بتوان با استفاده از آن کارکنان را در خارج از سازمان به کار گرفت تا این‌گونه هزینه‌ها کاهش یابد منطقی به نظر می‌رسد.
ردیابی زمان همچنین این اطمینان را به وجود می‌آورد که:
شما بتوانید کارکنان، نیروهای نیمه وقت و پیمانکاران را از راه دور (جایی بیرون از محیط کار) به کار بگیرید و با این کار بودجه اداری مورد نیازتان را به طور چشمگیری کاهش دهید.
۳- گردش کار ناکارآمد
عدم اتمام پروژه‌ها و یا فعالیت‌های سازمان در زمان مقرر شده، گاهی هزینه‌های جبران ناپذیری را به سازمان وارد می‌کند که این هزینه‌ها سازمان را از رسیدن به سود مورد انتظار باز می‌دارد.
اغلب اوقات این مشکلات به دلایل مشابهی مانند:
وجود گلوگاه در قسمتی از گردش کار سازمان اتفاق می‌افتد.
ردیابی زمان:
- گلوگاه‌های سیستم شما را کشف می‌کند
- و باعث می‌شود شما از عوامل به وجود آورنده تأخیر در پروژه مطلع شوید و در جهت رفع آن‌ها گام بردارید و
- در نتیجه پروژه‌ها و فعالیت‌ها را سریع‌تر به اتمام برسانید.
۴- هزینه سرویس‌هایی که به آن نیازی ندارید.
اگر سازمانتان را به دقت زیر نظر بگیرید متوجه خواهید شد که بسیاری از نرم‌افزار‌ها و خدمات دیگری که خریداری شده‌اند اصلاً توسط کارکنان مورد استفاده قرار نمی‌گیرند و یا منفعتی که برای سازمان ایجاد می‌کنند بسیار کمتر از هزینه‌ای است که سازمان بابت آن ها متحمل می‌شود. بنابراین بهتر است برای اینکه بدانید کدام برنامه‌ها واقعاً به اندازه هزینه اشتراکشان ارزشمندند و استفاده می‌شوند، برنامه‌هایی که کارمندانتان از آن استفاده می‌کنند را پیگیری کنید. تیم شما ممکن است ادعا کند که به تجزیه و تحلیل قیمتی و گزارش داشبورد مدیریت نیازمند و وابسته است اما شما با بررسی تایم‌شیت کارکنان متوجه شوید که این برنامه به ندرت توسط آن‌ها استفاده می‌شود.
۵- مخرب‌ترین اشتباه برنامه‌ریزی (دست کم گرفتن زمان موردنیاز پروژه)
احتملاً بسیار برایتان پیش آمده است که:
به مشتری می‌گویید که فلان کار برای شما ۱۰ ساعت زمان‌بر است و طبق آن ۱۰ ساعت برای خودتان دستمزد تعیین می‌کنید. در صورتی که پس از انجام کار متوجه می‌شوید که برای آن ۱۲ ساعت زمان صرف کرده‌اید.
موضوع «دریافت دستمزدی کمتر از آنچه باید باشد از طرف مشتری» یکی از مخرب‌ترین دلایل کاهش سود در سازمان هاست. اما خوشبختانه این نشتی سود نیز یکی از موارد قابل حل است.
اگر شما کارها را بدون اینکه بدانید دقیقاً چقدر زمان می‌برد شروع کنید:
به احتمال زیاد دچار برآورد کمتر از زمان واقعی خواهید شد (undersestimating). یک تعریف علمی برای این موضوع وجود دارد که به آن «اشتباه برنامه‌ریزی» (planning fallacy) می‌گویند.
مطالعات نشان می‌دهد که:
ما گیرنده‌های حسی برای درک زمان نداریم، زیرا آن یک حس غیرقابل لمس است.
احتمالاً این موضوع یکی از دلایلی است که باعث می‌شود که هر فعالیتی که انجام می‌دهید بیشتر از آنچه انتظار داشته‌اید طول بکشد. (این موضوع نیز به قانون هوفستادتر معروف است). روانشناسان می‌گویند که روشی برای غلبه بر قانون هوفستادتر وجود دارد. اول اینکه پروژه‌ها، فعالیت‌ها و یا وظایف مشابهی را که در گذشته انجام شده است را بررسی کنید و از زمان‌هایی که برای آن‌ها صرف کرده‌اید الگو بگیرید تا بتوانید با توجه به آن‌ها، تاریخ اتمام فعالیت‌های جاری را پیش‌بینی کنید. البته تنها راه سنجش دقیق اینکه یک پروژه چه مدت طول می‌کشد نگاه کردن به یک معیار هدف است که سامانه تایم‌شیت و مدیریت پروژه بهتایم می‌تواند آن را در اختیار قرار دهد.
بنابراین نظارت داشتن روی زمان بسیار مفید است، حتی قبل از اینکه شما مبنایی برای مقایسه تعیین کرده باشید.
فرض کنید:
برای اولین بار از روش پیگیری زمان استفاده می‌کنید، در نیمه راه مسیر پروژه شما متوجه می‌شوید که با این روندی که پیش می‌روید نمی‌توانید پروژه را به‌موقع به اتمام برسانید زیرا درخواست‌های مشتری مدام رو به افزایش است، جزئیات بیشتری از کار مشخص شده و فعالیت‌هایی که باید برای اتمام پروژه انجام شود بسیار زمان‌بر است.
به جای متقبل شدن هزینه‌ی هنگفت در ازای تأخیر در اتمام پروژه، می‌توانید با مشتری‌تان صحبت کنید و بگویید:
«با توجه به اینکه دامنه پروژه توسط شما گسترش یافته، دو گزینه وجود دارد:
۱- می‌توانیم بودجه پروژه را تا میزان x افزایش دهیم.
۲- این درخواست‌های شما را نادیده می‌گیریم و طبق همان مذاکرات اولیه و موارد ذکر شده در آن، کار را پیش می‌بریم.»
با دادن دید واضح از اوضاع به مشتری و همچنین در اختیار گذاشتن گزینه‌هایی برای انتخاب:
- شما اعتماد مشتری را جلب خواهید کرد و
- به اهداف مورد نظرتان دست می‌یابید.
کلام آخر
با شناسایی و حل عوامل کاهش سود در سازمان ها، به سرعت می‌توان سود سازمان را بهبود بخشید. پیاده‌سازی یک ابزار ردیابی زمان مانند تایم‌شیت بهتایم تنها روش نیست، اما روشی بسیار سریع و اثربخش برای جلوگیری از کاهش سود در سازمان ها محسوب می‌شود.
از آخرین مقاله‌های بهتایم در کانال تلگرام بهتایم مطلع شوید.