وقت کم و کار زیاد این روزها درد مشترک بسیاری از ماست. درخواست‌های متعدد افراد و انجام وظایف روزانه، تمام ساعات روز را از ما می‌گیرند و زمانی برای چیزهایی که از آن لذت می‌بریم باقی نمی‌گذارند. اگر خوش شانس باشیم، وقتی که شب به تخت خواب پناه می‌بریم، تنها بخشی از وظایفمان را انجام نداده‌ایم. با این حال، به خواب رفتن با وجود حس گناهِ ناشی از کارهای انجام نداده بسیار مشکل است. گاهی حتی روز بعد را با عذاب وجدان شروع می‌کنیم و این چرخه‌ی معیوب، روزها، ماه‌ها و سال‌ها ادامه پیدا می‌کند، اما چگونه این چرخه را شکست دهیم؟ یکی از راهکارهای مؤثرِ مدیریت زمان، محول کردن کارها به دیگران است. با محول کردن کارها به دیگران، زمان خود را برای انجام کارهایی که در آن‌ها بهترین هستید، آزاد می‌کنید.
با محول کردن کارها به دیگران برای خود زمان اضافه بخرید!
هریک از اعضای تیم شما نقاط قوت و ضعف خاص خودش را دارد. بعضی از آن‌ها ممکن است توانایی‌هایی داشته باشند که شما ندارید و بعضی از آن‌ها ممکن است نیاز داشته باشند مهارت‌های خاصی را بهبود ببخشند. از توانایی اعضای با مهارت و با تجربه بهره ببرید و به آن‌هایی که نیاز دارند تا استعدادهایشان را بهبود ببخشند، کمک کنید. با محول کردن هوشمندانه کارها علاوه بر این‌که وقت آزاد به دست می‌آورید، باعث پیشرفت کارمندانتان هم می‌شوید. اگر محول کردن کارها را دشوار می‌دانید، دلایلتان را بررسی کنید.
چک کنید که کدام‌یک از گزینه‌های زیر در مورد شما صدق می‌کند:
- می‌توانم این کار را بهتر از هرکسی که از او کمک بخواهم، انجام دهم.
- برای محول کردن کارها وقت ندارم چرا که سرم خیلی شلوغ است.
- از محول کردن کارها به دیگران عذاب وجدان می‌گیرم.
- دوست ندارم درخواست کمک کنم.
- می‌ترسم که جایگاه و ارزشم را از دست بدهم.
- نمی‌خواهم آدم ضعیف و نیازمندی به نظر برسم.
- نمی‌خواهم اینطور به نظر برسد که نمی‌توانم مسئولیت‌هایم را مدیریت کنم.
وقتی که با یک درخواست یا وظیفه جدید روبه‌رو می‌شوید، با پاسخ دادن به سوال‌های زیر آن را ارزیابی کنید:
- این پروژه چقدر اهمیت دارد؟ ( اولویت‌بندی)
- آیا این درخواست منطقی است و به نتیجه مطلوب می‌رسد؟
- آیا برای تکمیل این وظیفه به کمک احتیاج دارم؟
- این پروژه توجه شخصی من را می‌خواهد یا فرد دیگری هم می‌تواند آن را به خوبی انجام دهد؟
- بهترین فرد برای این وظیفه کیست؟
- آیا بهترین فرد برای این شغل تا زمان تحویل پروژه، در دسترس است؟
برای پیشرفت مهارت‌های محول کردن کارها به دیگران و افزایش تمایل دیگران برای کارکردن مجدد با شما:
- بهترین فرد را برای وظیفه انتخاب کنید.
- نتیجه‌ای را که در آخر می‌خواهید ببینید، به طور واضح بیان کنید.
- دستورالعمل‌های ساده و قاطعی بدهید.
شفاف‌سازی ارتباطات شامل با دقت گوش‌دادن، خواندن، صحبت‌کردن، و نوشتن برای انتقال اطلاعات است. زمانی که افراد زمان زیادی را برای کشف یک موضوع گذرانده‌اند و در نهایت مجبور می‌شوند برای توضیح بیشتر در مورد آن دوباره مراجعه کنند، و یا وظیفه را به دلیل دستورالعمل ضعیف نادرست انجام داده‌اند، زمان باارزشی به هدر می‌رود.
- اجازه بدهید هر لحظه سوال بپرسند.
- برای وظیفه یک تاریخ تحویل منطقی قرار دهید.
از کارمندان بپرسید چه کار دیگری برای انجام دادن دارند و کدام‌یک باید اول انجام شود. برای تغییر اولویت‌ها انعطاف‌پذیر باشید. کارکنانی که اکثرا کار را در موعد مقرر تحویل نمی‌دهند و یا به اهداف توافق شده دست پیدا نمی‌کنند، نیاز دارند مهارت‌های مدیریت زمان خود را بهبود ببخشند.
- از کسی که وظیفه را به او محول کرده‌اید بخواهید پیشرفت کار را به شما گزارش دهد.
- از کسی که کمکتان می‌کند، تشکر کنید.
- برای موفقیت مزایای انجام کار را تقسیم کنید.
این را در نظر بگیرید:
اگر با محول کردن کارها به دیگران زمان را برای رسیدن به حداکثر نتیجه مدیریت کنید، انسان ضعیفی شناخته نمی‌شوید. با یک رویکرد مناسب ممکن است برای سازمانتان غیرقابل جایگزین شوید و همینطور برای همه کسانی که کارآیی شما را تحسین می‌کنند، تبدیل به الگو شوید. به خاطر داشته باشید محول کردن کارها به یک فرد دیگر برای او هم مفید است. تحقیقات نشان داده است، فرزندانی که در کارهای خانه همکاری می‌کنند، اعتماد به نفس بیشتری دارند و مهارت‌های مهم زندگی را یاد می‌گیرند. در نتیجه کسی که به او مسئولیت داده‌اید، مهارت‌های جدید یاد می‌گیرد و به خاطر کمک کردن به شما اعتماد به نفس به دست می‌آورد.
اگر وظایف را مطابق با توانایی‌های افراد اختصاص دهید، از انجام کامل و به‌موقع آن وظیفه لذت می‌برند و دوست دارند که باز هم به شما کمک کنند. پرورش حس کار گروهی، روابط شخصی و حرفه‌ای شما را تقویت می‌کند. شما با محول کردن کارها به دیگران می‌توانید زمان ذخیره کنید (بجای هدر دادن آن)، اگر شما برای آموزش دستیار برای یک وظیفه خاص وقت بگذارید، آن شخص به زودی می‌تواند مسئولیت مربوط به آن کار را نه یکبار بلکه به طور دائم قبول کند. دلایل خود را برای محول نکردن کارها به دیگران بررسی و برطرف کنید تا به یکی ابزارهای ضروری مدیریت زمان دست پیدا کنید.
نرم افزار مدیریت وظایف بهتایم
با استفاده از بهتایم، وظایف مختلف را به افراد تیمتان بسپارید، برای آن‌ها تاریخ تحویل تعیین کنید و زمان صرف شده بر روی هر یک را به طور آنلاین ردیابی کنید.