راهکار برای موفقیت پروژه.
بسیاری از نوآوری‌های حوزه فناوری اطلاعات آن‌طور که وعده داده می‌شوند، پیش نمی‌روند، و بیشتر اوقات تقصیرها به گردن حمایت کم و اهداف تجاری نامشخص می‌افتد. هیچ سازمانی نمی‌تواند از عهده این اتلاف وقت و هزینه برآید.
اما اگر یک پروژه فناوری اطلاعات را مدیریت می‌کنید، چگونه می‌توانید شانس موفقیت پروژه خود را بالا ببرید؟
تشخیص و رفع رفتارهای مخاطره آمیزی که چنین پروژه‌هایی را با شکست روبرو می‌کنند، راه حل مناسبی است.
این آزمون را در نظر بگیرید:
۱) آیا تیم پروژه بدون در نظر گرفتن آنچه برای موفقیت پروژه لازم است، سررسید تعیین کرده است؟
۲) آیا حامی پروژه فاقد پتانسیل لازم برای پشتیبانی از تلاش تیم است؟
۳) آیا ذینفعان قدرتمند پروژه، با فرآیندهای تصویب رسمی مخالفند؟
۴) آیا اعضای تیم در گزارش مشکلات و مسائل پروژه با مشکل روبرو هستند؟
۵) آیا در روند استخدام اعضای تیم حق دخالت کمی دارید؟
اگر پاسختان به هر یک از این سؤالات مثبت است، پروژه شما در معرض خطر است. مشکل را از طریق مکالمه صادقانه با حامی و همینطور تیم پروژه خود اصلاح کنید.
این نکته مدیریتی از «راه درست برای این‌که مسئول تغییر در حوزه فناوری اطلاعات باشید» نوشته susan Cramm در hbr.org اقتباس شده است.
مشکل این است که، هیچ کس به شما نمی‌گوید که برای این‌که یک مسئول تغییرات خوب باشید، باید حاضر باشید برای موفقیت پروژه بمیرید. البته نه به معنای واقعی کلمه. اما باید آمادگی داشته باشید که شغل یا موقعیت خود را با مکالمات دشوار اما حیاتی در معرض خطر قرار دهید، تا اطمینان حاصل کنید که تصمیمات خوبی اتخاذ می‌شوند و شانس موفقیت پروژه پیش روی شماست.
مثال زیر را در نظر بگیرید.
Alberto که یک مدیر اجرایی با استعداد بود، در اولین اجرای برنامه‌ریزی منابع سازمان (ERP) شرکت خود شکست خورد. (با کمبود زمان و هزینه‌هایی دو برابر هزینه‌های پیش‌بینی شده مواجه شد.)
Alberto دیگر با این شرکت کار نمی‌کند. او اخراج نشد، اما تصمیم به ترک سازمان گرفت. خسته و سرخورده بود.
Alberto آگاهانه تمام قوانین را زیر پا گذاشته بود. اجازه داد تا پروژه شروع شود با وجود این‌که می‌دانست:
- معیارهای موفقیت پروژه مبهم و محدودیت‌ها بسیار هستند،
- مسئولیت‌پذیری در ارتباط با تغییر فرآیندها مناسب نیست.
- هنگامی که مسئول مالی به دلایل شخصی پروژه را ترک کرد، نقش او را بر عهده گرفت.
- اجازه داد تا یک مدیر پروژه بی‌تجربه انتخاب شود و رفته رفته با شکست او مسئولیت‌های مدیریتی این مدیر پروژه را بر عهده گرفت.
- تقریبا صمیمانه سعی در مطرح کردن مسائل داشت، اما سیگنال‌های اشتباه می‌فرستاد.
- در ابتدا، نمی‌خواست غرغرو به نظر برسد، و پروژه را قبل از شروع از بین ببرد و در پایان، او حرفه خود را به خظر انداخت!
تحقیقات نشان داده است که:
تقریباً ۷۰٪ از نوآوری‌های حوزه فناوری اطلاعات در برآورده کردن انتظارات ناکام مانده و از این تعداد، ۵۰٪ موارد ناشی از مشارکت کم، پشتیبانی ناکافی از مدیر اجرایی و اهداف نامشخص تجاری هستند. جالب اینجاست که اکثر مدیران پروژه به خوبی از خطرات و ریسک‌های پروژه‌های خود آگاه هستند. ولی متأسفانه، فقط حدود ۰.۲ از مدیران پروژه می‌دانند که چگونه به طور مؤثر در گفتگوهای صحیح برای کاهش این موارد مشارکت کنند.
در مقاله «چگونه رهبران پروژه می‌توانند بر بحران سکوت غلبه کنند»، نویسندگان درباره ۵ گفتگوی حیاتی برای کمک به موفقیت پروژه بحث می‌کنند:
وقتی مدیران در این گفتگوها شرکت نمی‌کنند:
- برای همه کسانی که درگیر هستند مشکل به وجود می‌آید.
- پروژه‌ها شکست می‌خورند.
- برخی ناامید می‌شوند.
- افراد خوش‌شانس از تجربه خود درس می‌گیرند و به مدیر پروژه و مدیر تغییرات بهتری تبدیل می‌شوند.
- بسیاری دیگر شغل خود را از دست می‌دهند.
- اکثریتِ بدشانس می‌آموزند که زندگی خیلی کوتاه است و باید از پذیرفتن نقش‌های رهبری یا پروژه‌هایی که خیلی مخاطره آمیز به نظر می‌رسند،خودداری کنند.
گفتگوهای سازنده و اغلب دشوار منجر به تصمیم‌گیری‌های خوب شده و تصمیم‌گیری‌های خوب باعث موفقیت پروژه می‌شوند.
نگرانی‌های خود را در نظر بگیرید و آن‌ها را به سمت مکالمه‌های سازنده هدایت کنید.
پروژه‌های خود را مرور کنید و کشف کنید کدام یک از رفتارهای پرخطر در پروژه شما جریان دارند. در مرحله بعدی، نحوه انجام گفتگوهای مناسب را به کمک نقش‌آفرینان پیدا کنید. سرانجام، هرچه سریع‌تر شجاعت خود را برای گفتن آنچه باید گفته شود، جمع کنید.
مقاله مرتبط: