کاربردهای بهتایم در مدیریت وظایف سازمانی

معمولاً فعالیت‌های یک سازمان را به دو بخش عملیات و پروژه تقسیم می‌کنند. پروژه‌ها موقت و منحصر به فرد هستند اما عملیات، تداوم دارد و خروجی‌های تکراری تولید می‌کند. 

پروژه‌ها با ابزارها و روش‌های مدیریت پروژه، مدیریت می‌شوند. برای مدیریت پروژه‌های بزرگ و متوسط، ابزارهای خاص مدیریت پروژه (مانند مایکروسافت پروجکت و پریماورا) وجود دارد. استفاده از این ابزارها برای پروژه‌های کوچک و متعدد، معمولاً صرفه اقتصادی ندارد. بهتایم، یک سیستم مدیریت پروژه برای مدیریت پروژه‌های کوچک و متوسط که برای مدیریت عملیات و وظایف نیز به خوبی قابل استفاده است. 

وظایف روزانه

عملیات‌ها، به مدیریت فرایند نیاز دارند. در بخش عملیات، تصور رایج این است که سیستم‌های عملیاتی برای مدیریت آنها وجود دارد؛ اما خلاءهایی در این حوزه وجود دارد که با سیستم مدیریت وظایف بهتایم، قابل پوشش هستند:

۱-صرفه اقتصادی

برای خیلی از سازمان‌های کوچک و متوسط، صرفه اقتصادی ندارد که سیستم‌های عملیاتی کامل برای همه حوزه‌های عملیاتی مانند تدارکات، امور قراردادها، امور اداری، ارتباط با مشتری، اداره حقوقی، و … داشته باشند. برخی از اطلاعات مربوط به عملیات ممکن است به صورت فایل اکسل ذخیره شوند یا ارقام مالی آنها در سیستم امور مالی ثبت شود؛ اما این اطلاعات نشان نمی‌دهند که فعالیت‌های در حال انجام کدامند و چه وضعیتی دارند. این نوع سازمان‌ها می‌توانند برای مدیریت کارها از یک سیستم مدیریت وظایف مانند بهتایم، استفاده کنند. بررسی یک پرونده حقوقی، تهیه پیشنهاد برای یک مشتری، خرید لوازم اداری، پیگیری یک وام بانکی، دریافت یک ضمانت‌نامه بانکی، یا دریافت یک مفاصاحساب بیمه تأمین اجتماعی را می‌توان به عنوان فعالیت تعریف کرد و وضعیت آنها را پیگیری کرد.

۲-جامعیت و پوشش همه وظایف سازمان

حالت دوم آن است که سازمان، سیستم‌های عملیاتی دارد اما این سیستم‌ها پاسخگوی همه نیازها و سؤالات سازمان نیستند: فعالیت‌های در دست انجام یک فرد کدام است؟ زمان صرف شده جهت آنها چقدر است؟ برنامه کاری هر یک از افراد چیست؟ در این حالت می‌توان بر اساس داده‌های سیستم عملیاتی، فعالیت‌هایی را تعریف کرد و در سیستم مدیریت وظایف، ثبت کرد. تعریف این فعالیت‌ها ممکن است به صورت خودکار و بر اساس درخواست سیستم عملیاتی، در سیستم مدیریت وظایف انجام شود. در این حالت، بخش‌هایی از مدیریت عملیات که توسط سیستم‌های عملیاتی، پشتیبانی نمی‌شوند، با سیستم مدیریت وظایف، جبران می‌شود. به عنوان مثال ممکن است درخواست‌های مشتریان را از سیستم فروش به سیستم مدیریت وظایف انتقال داد و مدیریت کرد. امکان ارسال بازخورد وضعیت انجام فعالیت‌ها از سیستم مدیریت وظایف به سیستم عملیاتی نیز وجود دارد.

۳- نظارت بر فرآیند به جای تمرکز به نتیجه

برخی از سیستم‌های عملیاتی، خروجی-محور هستند؛ یعنی فقط می‌توان خروجی یک اقدام را در آنها ثبت کرد. حال اگر تولید این خروجی، مستلزم انجام یک یا چند فعالیت یا همکاری بین چندین فرد باشد، مدیریت و هماهنگی کارها دشوار خواهد شد. تا زمانی که فعالیت، خاتمه نیافته، مدیران از وضعیت آن بی‌اطلاع هستند. به عنوان مثال، ممکن است برای ثبت یک بودجه یا اظهارنامه مالیاتی، سیستم عملیاتی وجود داشته باشد؛ اما تهیه آنها یک پروژه است. به عنوان مثال دیگر، بخش اعتبارات یک بانک را در نظر بگیرید؛ بررسی هر درخواست اعتبار، می‌تواند به عنوان یک پروژه کوچک تلقی شود. در این حالت‌ها می‌توان کارها را در سیستم مدیریت وظایف، ثبت و پیگیری کرد.

۴- کاربردهای موردی

مدیران برخی واحدهای عملیاتی، همواره فعالیت‌هایی را به صورت موردی، تعریف می‌کنند و به کارکنان خود ارجاع می‌دهند؛ مانند ارائه راه حل برای یک مسئله، تهیه یک پیشنهاد جدید، و تهیه یک گزارش جدید. مدیریت و پیگیری این فعالیت‌ها و اطلاع از وضعیت آنها یکی از مشکلات این مدیران است.

در همه این موارد، ظاهراً بحث از عملیات است؛ اما توجیه دارد که از ابزارهای چابک مدیریت پروژه، استفاده شود. نیاز به این ابزارها برای مدیریت عملیات‌هایی که در موقعیت‌های مکانی مختلف دور از هم انجام و هماهنگ می‌شوند (دورکاری) یا مستلزم همکاری با افرادی در بیرون از سازمان هستند (مانند مشارکت freelancer ها)، پررنگ‌تر خواهد بود.

واحدهایی عملیاتی وجود دارند که در آن‌ها افراد حرفه‌ای  و کسانی که در حوزه دانش فعالیت می‌کنند و به اصطلاح به آن‌ها دانشگر (Knowledge Worker) گفته می‌شود، مشغول به کار هستند. سیستم مدیریت وظایف می‌تواند به عنوان یک سیستم همکاری و تعامل سازمانی (Enterprise Collaboration System) در این نوع واحدها به کار رود.

فهرست