حتی قبل از آن‌که ویروس کرونا تعداد زیادی از افراد را دورکار کند، کارفرمایان به دنبال نظارت بر بهره‌وری کارکنان بودند. در این شرایط که بیماری کرونا کار کردن از خانه را برای هزاران شرکت ضروری کرده است. کارفرمایان دچار ترس از کاهش بهره‌وری و درآمد شده‌اند و این موضوع مشوق بسیاری از مدیران بوده تا نظارت بر کارکنان خود را افزایش دهند. کمبود ابزارهای دیجیتالی برای نظارت بر کارکنان وجود ندارد. حتی برخی از این ابزارها خدماتی نظیر ردیابی صفحه کلید، ردیابی موقعیت مکانی، عکس گرفتن به صورت تصادفی از صفحه کامپیوتر کارکنان و… را فراهم می‌کنند.
با وجود در دسترس بودن این گزینه‌ها و خدمات، نظارت بر کارکنان برای شرکت‌هایی که این کار را می‌کنند، با ریسک همراه است.
- گاهی نظارت بر کارکنان باعث می‌شود اعتماد بین کارفرمایان و کارکنان از بین برود.
- کارکنان بر این باورند که سوء مدیریت داده‌های حاصل از نظارت، به اعتماد آسیب می‌زند.
- کارکنانی که اکنون تحت سطح نظارتی جدید قرار دارند، بسیار تحت فشار قرار می‌گیرند و از صحبت کردن درباره این موضوع واهمه دارند، که این خود موجب نارضایتی و فرسودگی شغلی و در نتیجه کاهش بهره‌وری می‌شود.
درباره فرسودگی شغلی بیشتر بخوانید.
اگر کسب و کار شما به این نتیجه رسید که باید بر کارکنان خود نظارت کند (بنا به هر دلیلی)، این کار باید با حداکثر احترام به کارکنان انجام شود.
در ادامه ۵ توصیه برای نحوه نظارت بر کارکنان ارائه شده است.
۱) معیارهای خود را با مشارکت همه ذینفعان مربوطه و با دقت انتخاب کنید.
استفاده از اعداد برای نظارت بسیار آسان است، چرا که باعث تصمیم‌گیری و قضاوت سریع می‌شود. اما نباید تنها با اعداد نامرتبط کارکنان خود را قضاوت کنید. این امر منجر به نظارت غیرضروری و تصمیمات نادرست می‌شود. واکنش نشان دادن به اطلاعاتی که در عمل به بهره‌وری، کارایی و درآمد بی ربط است، بسیار ساده است. اما اگر اصرار دارید کارکنان خود را نظارت کنید، اطمینان حاصل کنید آنچه را که ردیابی می‌کنید مرتبط و ضروری است. به عنوان مثال، نظارت بر میزان ایمیل‌های نوشته شده یا خوانده شده، یک معیار قابل اعتماد برای بهره‌وری فرد نیست.
اگر معیارهای مناسب را می‌خواهید:
- کلیه ذینفعان ذیربط را در این فرآیند درگیر کنید تا معیارهای مذکور را تعیین کنید، از مدیران گرفته تا سرپرستان و حتی افرادی که تحت نظارت قرار می‌گیرند.
- مشارکت همه کارکنان، چه افراد با تجربه و چه افراد جدید و این‌که بتوانند در شرایطی که ترس از تلافی وجود ندارد، نظر خود را ارائه دهند، بسیار مهم است.
۲) در مورد آنچه نظارت می‌کنید و دلیلش با کارکنان خود شفاف باشید.
بخش جدانشدنی از احترام به افراد این است که برای برقراری ارتباط صریح و صادقانه با آن‌ها زمان بگذارید.
- به کارکنان خود بگویید که چه چیزی را کنترل می‌کنید و به چه علت.
- به آن‌ها فرصت دهید تا بازخورد خود را ارائه دهند.
- نتایج نظارت را با آن‌ها به اشتراک بگذارید و سیستمی را فراهم کنید که با استفاده از آن بتوانند تصمیماتی که درباره کار آن‌هاست و تحت تأثیر داده‌های جمع‌آوری شده است ببینند و درخواست تجدید نظر کنند.
شفافیت نرخ پذیرش کارمندان را افزایش می‌دهد.
گارتنر[۱] دریافت که تنها ۳۰٪ از کارکنان از این‌که کارفرما ایمیل آن‌ها را رصد می‌کند راضی هستند. اما در همان مطالعه، هنگامی که کارفرما اظهار داشت که به چه دلیل ایمیلشان را نظارت می‌کند، این عدد به ۵۰% افزایش یافت.
۳) از نظارت بر کارکنان تنها برای تنبیه آن‌ها استفاده نکنید!
- نباید نظارت بر کارکنان را به شکل روشی برای مچ‌گیری و تنبیه آن‌ها ببینید.
- بهتر است آن را ابزاری ببینید که با استفاده از آن می‌توانید به کارکنان خود کمک کنید تا مولدتر باشند.
- یا به کمک داده‌های حاصل از آن کارکنان با عملکرد خوب را شناسایی کرده و از آنان قدردانی کنید.
۴) بپذیرید که حتی بهترین کارکنان هم نمی‌توانند همیشه خوب کار کنند، بخصوص در شرایط فعلی.
اکنون در زمان دشواری قرار داریم و این درست نیست که با بررسی عملکرد افراد تحت این شرایط در مورد این‌که چه کسی کارمند خوبیست و چه کسی نیست تصمیم‌گیری کنیم.
به عنوان مثال:
برخی از کارکنان زحمتکش و با استعداد ممکن است به دلیل کمبود امکانات مراقبت از کودکان و تعطیلی مدارس در این زمان با افت عملکرد مواجه شوند. این‌ها افرادی هستند که باید حفظشان کنید چرا که در دراز مدت برای سازمان ارزش آفرین هستند.
اطمینان حاصل کنید زمانی که اعداد، آن چیزی که شما می‌خواهید را نشان نمی‌دهند:
- سرپرستان برای صحبت با زیردستانشان زمان می‌گذارند.
- این مکالمه باید منعکس کننده درک شما و سرپرستان از وضعیت کارکنان باشد
- و به جای تهدید کارکنان بر روی راه حلهای خلاقانه تمرکز کنند.
۵) بر همه کارکنان نظارت یکسانی داشته باشید تا افراد احساس تبعیض نکنند.
اگر از نظارت بر کارکنان استفاده می‌شود:
- نباید افرادی که رده شغلی پایین‌تری دارند بیشتر از مدیران خود مورد نظارت قرار گیرند،
- یا حداقل این نظارت اضافی به حدی نرسد که بار کاری بیش از حدی را بر آن‌ها وارد کند.
درباره متداول‌ترین روش‌های ارزشیابی عملکرد کارکنان بیشتر بدانید.
در پایان،
کارکنان شما با ارزش‌ترین دارایی شما هستند. آن‌ها دانش و مهارت‌هایی در ارتباط با سازمان شما دارند که دیگران ندارند. شما بر روی آن‌ها زمان و پول سرمایه‌گذاری کرده‌اید و جایگزینی آن‌ها برای سازمان بسیار گران تمام می‌شود. با احترام رفتار کردن با کارکنان نه تنها کاری است که آن‌ها سزاوار آن هستند، بلکه برای حفظ سازمان حیاتی است. اگر سازمان شما تصمیم گرفته است که در این شرایط از نرم‌افزار نظارتی استفاده کند، باید به خود یادآوری کنید که شما پلیس نیستید. و نباید از نرم‌افزار نظارتی به عنوان ترکه برای تنبیه استفاده کنید، بلکه باید از آن به عنوان دستی برای یاری رساندن به کارکنان در این زمان دشوار استفاده کنید.
بهتایم در راستای نظارت بر کارکنان و ارزیابی عملکرد آنان به شما کمک قابل توجهی می‌کند. همانطور که در شرکت بهساد از بهتایم برای مدت ۱۸ سال به همین منظور استفاده شده است. خاطرات دورکاری ما به کمک بهتایم را می‌توانید در مقاله دورکاری مطالعه کنید.
[۱]. گارتنر، (به انگلیسی Gartner) شرکت پژوهشی و مشاوره آمریکایی است، که در زمینه ارائه خدمات برون‌سپاری، تحقیق و پژوهش و مشاوره فناوری اطلاعات فعالیت می‌نماید.