تصور کنید که تیم شما در حال راه‌اندازی یک پروژه جدید است و شما به یک روش ساده و مؤثر برای مشاهده پیشرفت کار نیاز دارید. باید بتوانید به راحتی ببینید که هر فرد بر روی چه وظیفه‌ای کار می‌کند، هر وظیفه در چه مرحله‌ای قرار دارد و سررسید انجام این وظایف چه زمانی است. به جای بررسی مداوم اسناد، صفحات گسترده، ایمیل‌ها و پیام‌های مختلف، می‌توانید همه این اطلاعات را به‌طور یکپارچه و بصری در یک بورد کانبان مشاهده کنید. برای آشنایی کامل با کانبان، بورد کانبان و معرفی یک نرم افزار برای پیاده‌سازی روش کانبان این مقاله را تا انتها بخوانید.
فهرست مطالب:
کانبان چیست؟
کانبان یک روش مدیریت کار است که بر اساس اصول مدیریت چابک (Agile) طراحی شده و هدف آن بهبود مداوم فرآیندها و افزایش کارایی تیم‌هاست. این روش به‌ویژه در پروژه‌های نرم‌افزاری و تولیدی بسیار محبوب است. در سیستم کانبان، وظایف و کارهای مختلف به‌صورت کارت‌هایی روی یک بورد (بورد کانبان) نمایش داده می‌شود. این بورد شامل چندین ستون است که هر کدام نمایانگر مرحله‌ای از فرآیند کاری است. کارت‌ها از یک ستون به ستون دیگر حرکت می‌کنند و پیشرفت وظیفه از مرحله‌ای به مرحله دیگر را نمایش می‌دهند.
تاریخچه کانبان
کانبان در اواخر دهه ۱۹۴۰ توسط Taiichi Ohno، مهندس ژآپنی تویوتا ایجاد شد. او متوجه شد که می‌تواند با ترکیب اصول تولید ناب (lean manufacturing)، سیستم تولید تویوتا را بهبود بخشد. به‌جای ساخت محصولات جدید بر اساس تقاضای پیش‌بینی‌شده، چارچوب کانبان، که به‌عنوان سیستم Just-in-Time (JIT) نیز شناخته می‌شود، محصولات را بر اساس تقاضای مصرف‌کنندگان تولید و دوباره تأمین می‌کرد. این چارچوب فرآیند تولید تویوتا را از یک فرآیند فشاری (محصولات به بازار وارد می‌شوند) به یک فرآیند کششی (محصولات بر اساس تقاضای بازار تولید می‌شوند) تغییر داد. این بدان معنی بود که تویوتا می‌توانست سطح موجودی کمتری داشته باشد و در عین حال در بازار رقابت باقی بماند. واژه کانبان ترکیبی از دو کلمه ژاپنی است (Kàn) به معنی علامت و (Bǎn) به معنی تخته است.
اگرچه کانبان هنوز در بسیاری از محیط‌های تولیدی استفاده می‌شود، اما در اوایل دهه ۲۰۰۰ برای توسعه نرم‌افزار بازبینی شد.
بورد کانبان چیست؟
تیم‌های کانبان از ابزاری به نام بورد کانبان برای مدیریت حجم کار و جریان پروژه‌های خود استفاده می‌کنند. این بوردها به تیم‌ها کمک می‌کنند تا وضعیت وظایف و پیشرفت کارها را به‌طور واضح و بصری مشاهده کنند. در یک بورد کانبان، نمایش وضعیت کارها با استفاده از ستون‌های مختلف سازماندهی می‌شود. هر ستون نشان‌دهنده یک مرحله از فرآیند کاری است. برای مثال، یک بورد ساده کانبان می‌تواند شامل ستون‌های زیر باشد:
- To Do (برای انجام): وظایف و کارهایی که باید انجام شوند.
- In Progress (در حال انجام): وظایفی که در حال حاضر در حال انجام هستند.
- Done (انجام شده): وظایف و کارهایی که به پایان رسیده‌اند.
هر ستون با کارت‌هایی پر شده است که هر کارت نمایانگر یک وظیفه یا فعالیت خاص است. تیم‌ها وظایف را از یک ستون به ستون دیگر منتقل می‌کنند تا زمانی که کارها به پایان برسند. این فرآیند به تیم کمک می‌کند تا پیگیری دقیقی از وضعیت و پیشرفت کارها داشته باشند. امروزه، می‌توانید از یک بورد کانبان فیزیکی استفاده کنید یا فرآیندها را به‌صورت آنلاین مدیریت کنید. استفاده از بورد کانبان آنلاین راه‌حل بسیار ساده‌تری برای تیم‌های از راه دور یا مجازی است و امکان مدیریت مؤثرتر وظایف را فراهم می‌کند. بورد بهتایم رو امتحان کنید.
۴ اصل اساسی در کانبان
۱. با آنچه که اکنون انجام می‌دهید، شروع کنید.
می‌توانید کانبان را بر فرآیند یا جریان کاری فعلی خود اعمال کنید. برخلاف روش‌های چابکِ دیگر مانند اسکرام که ساختار دقیقی دارند، کانبان به اندازه کافی انعطاف‌پذیر است تا با شیوه‌های کاری فعلی تیم شما سازگار شود.
۲. تغییرات را به تدریج انجام دهید.
تغییرات بزرگ ممکن است باعث سردرگمی شوند و سیستم جدید ممکن است به درستی کار نکند. کانبان بر بهبود مداوم و تغییرات کوچک تمرکز دارد. بهتر است با تغییرات کوچکتر شروع کنید و به مرور زمان فرآیند کار خود را بهبود ببخشید.
۳. به فرآیند، نقش‌ها و مسئولیت‌های فعلی احترام بگذارید.
کانبان به ساختار و فرآیندهای فعلی تیم شما احترام می‌گذارد. فرآیند فعلی ممکن است بخش‌های خوب هم داشته باشد که در صورت تغییر کلی سیستم کاری از دست بروند.
۴. اقدامات مناسب را در همه سطوح، تشویق کنید.
روش کانبان به این نکته توجه دارد که تغییر می‌تواند از هر جایی آغاز شود و نیازی نیست که فقط از بالا به پایین باشد. با کانبان، اعضای تیم تشویق می‌شوند تا نظرات خود را ارائه دهند، روش‌های جدید برای تکامل فرآیندها پیشنهاد کنند و در پروژه‌های جدید پیشقدم شوند.
مراحل اجرای کانبان
۱. بصری‌سازی کارها
یکی از بزرگترین مزایای کانبان این است که می‌توانید کارها را در حین حرکت از یک مرحله به مرحله دیگر ببینید. این روش به شما کمک می‌کند تا تصویری کلی از جریان کارها داشته باشید و در لحظه بتوانید وضعیت فعلی هر کار را مشاهده کنید.
۲. محدود کردن کارهای در حال انجام
محدودیت‌های کار در حال انجام یا WIP (Work In Progress) به این معنی است که در هر لحظه فقط تعداد مشخصی از وظایف می‌توانند در یک ستون خاص از بورد کانبان قرار بگیرند. این محدودیت به شما کمک می‌کند که تیمتان بر روی تعداد محدودی از وظایف تمرکز کند. در روش کانبان، هدف اصلی این است که کارها به سرعت از یک مرحله به مرحله دیگر منتقل شوند و به پایان برسند، نه اینکه در وضعیت “در حال انجام” برای مدت طولانی باقی بمانند. وقتی تعداد زیادی وظیفه همزمان در حال انجام باشد، ممکن است برخی از آنها به تاخیر بیفتند و یا تیم شما دچار آشفتگی و کاهش کارایی شود.
۳. مدیریت جریان کار
مدیریت جریان کار در کانبان به معنای بهینه‌سازی حرکت وظایف از مرحله شروع تا مرحله پایان است. هدف اصلی از مدیریت جریان این است که کارها بدون توقف و به شکل روان از یک ستون به ستون بعدی روی بورد کانبان منتقل شوند. اگر جریان کار به خوبی مدیریت شود، تیم شما می‌تواند کارها را سریع‌تر و کارآمدتر انجام دهد.
چند نکته کلیدی در مدیریت جریان کار وجود دارد:
شناسایی و رفع گلوگاه‌ها: گلوگاه‌ها نقاطی در فرآیند کار هستند که جریان کار در آنجا کند می‌شود یا متوقف می‌گردد. این می‌تواند به دلیل محدودیت منابع، مشکلات فنی یا تصمیم‌گیری‌های ناتمام باشد. با مدیریت جریان کار، می‌توانید این گلوگاه‌ها را شناسایی و برطرف کنید تا فرآیند کاری روان‌تر شود.
تحویل به‌موقع: با مدیریت صحیح جریان کار، می‌توانید مطمئن شوید که وظایف یا محصولات جدید زمانی تحویل داده می‌شوند که هنوز مرتبط و مورد نیاز هستند. این موضوع به افزایش ارزش ارائه شده به مشتریان کمک می‌کند.
۴. شفاف‌سازی قوانین فرآیند
در کانبان، وظایف به سرعت از یک مرحله به مرحله دیگر می‌روند. به همین دلیل، بسیار مهم است که تیم شما قوانین مشخص و شفاف داشته باشد تا همه بدانند که چگونه باید کارها را انجام دهند و به اهداف برسند. این قوانین به عنوان راهنمایی برای اجرای روش کانبان در تیم شما عمل می‌کنند.
چند نکته برای شفاف‌سازی قوانین فرآیند:
- تعریف دقیق قوانین: باید مشخص کنید که هر وظیفه در هر مرحله از فرآیند چه شرایطی باید داشته باشد و چه اقداماتی لازم است انجام شود تا به مرحله بعد منتقل شود. برای مثال، ممکن است لازم باشد که وظایف قبل از جابجایی به مرحله بعدی تأیید یا بررسی شوند.
- ارتباط روشن: همه اعضای تیم باید قوانین فرآیند را به خوبی بشناسند و بفهمند. این ارتباط باید واضح و روشن باشد تا هیچ‌کس دچار سردرگمی نشود. این شفافیت باعث می‌شود که همه بدانند چه انتظاراتی از آنها وجود دارد و چگونه باید وظایف خود را انجام دهند.
- تشویق به مشارکت: یکی از اصول کلیدی کانبان این است که تغییرات و بهبودها می‌توانند از همه اعضای تیم آغاز شوند. همه باید فرصت داشته باشند که در بهبود و اصلاح قوانین فرآیند مشارکت کنند و نظرات خود را به اشتراک بگذارند. این موضوع نه تنها به بهبود فرآیندها کمک می‌کند، بلکه احساس مسئولیت و تعهد در تیم را نیز تقویت می‌کند.
- انطباق و بهبود مداوم: قوانین فرآیند باید با توجه به شرایط و نیازهای تیم بروز شوند. ممکن است نیاز باشد که قوانین را تغییر دهید تا با تغییرات در پروژه‌ها یا تیم هماهنگ شوند. این بهبودهای مداوم به بهینه‌سازی فرآیندها و افزایش کارایی کمک می‌کند.
۵. پیاده‌سازی چرخه‌های بازخورد
در کانبان، باید بازخورد را از دو گروه مختلف جمع‌آوری کنید: مشتریان و تیم خودتان.
- مشتریان: از مشتریان درباره کیفیت و کارایی راه‌حل‌های تولید شده بازخورد بگیرید. آیا محصول تولید شده درست بوده؟ چه مشکلاتی وجود داشته؟ اگر مشکلاتی وجود داشت (مثل باگ در کد یا نقص در محصول)، جریان کانبان خود را بازبینی کنید و زمان بیشتری را به بررسی و ارزیابی اختصاص دهید.
- تیم: به طور مداوم با تیم خود درباره فرآیند اجرای کانبان صحبت کنید. احساسشان نسبت به خروجی‌ها چگونه است؟ اینجا فرصتی دیگر برای تشویق به رهبری در تمام سطوح و بهبود قوانین فرآیند تیم شما فراهم می‌شود.
۶. بهبود همکاری و تکامل تدریجی
کانبان به بهبود مستمر و تکامل تدریجی فرآیندها تأکید دارد. این به معنای آن است که تیم شما باید دائماً به دنبال راه‌هایی برای بهتر کردن روش‌های کاری خود باشد. اما این فرآیند تنها به خود کانبان محدود نمی‌شود؛ ممکن است سیستم‌های دیگری نیز در کنار کانبان به خوبی عمل کنند و به بهبود کلی فرآیندهای شما کمک کنند.
چند نکته در مورد بهبود همکاری و تکامل تدریجی:
- همکاری بین اعضای تیم: یکی از اصول اساسی کانبان این است که همه اعضای تیم در فرآیند بهبود شرکت کنند. این به معنای این است که همه باید نظرات و پیشنهادات خود را برای بهبود فرآیندها و روش‌های کاری ارائه دهند. این همکاری باعث می‌شود که تیم شما به مرور زمان بهتر و کارآمدتر شود.
- آزمایش و نوآوری: بهبود مستمر به معنای این است که باید آماده باشید تا روش‌های جدید را آزمایش کنید. این ممکن است به معنای ادغام روش‌های دیگر مانند اسکرام با کانبان باشد یا ایجاد تغییرات کوچک در فرآیندهای فعلی. آزمایش این تغییرات به شما کمک می‌کند که بهترین روش‌ها را برای تیم خود پیدا کنید و آنها را به کار ببندید.
- تکامل تدریجی: کانبان به جای ایجاد تغییرات بزرگ و ناگهانی، بر تکامل تدریجی تأکید دارد. این به معنای آن است که باید تغییرات را به مرور زمان و به شکلی کنترل‌شده انجام دهید تا تیم شما بتواند به‌خوبی با آنها سازگار شود و مشکلات احتمالی را در مسیر رفع کند.
مزایا و معایب کانبان
آیا تیم شما باید از کانبان استفاده کند؟ هیچ پاسخ درست یا غلطی به این سوال وجود ندارد، اما در ادامه برخی از مزایا و معایب روش کانبان را بیان می‌کنیم تا با توجه به شرایط تیمتان بتوانید تصمیم بگیرید.
مزایای کانبان:
۱. بصری‌سازی جریان کار: کانبان با استفاده از بورد و کارت‌ها، جریان کار را به صورت بصری نمایش می‌دهد. این بصری‌سازی به تیم کمک می‌کند تا به راحتی بفهمد که هر وظیفه در کدام مرحله است و چه میزان کار باقی مانده است.
۲. انعطاف‌پذیری: یکی از بزرگترین مزایای کانبان این است که می‌تواند با فرآیندهای موجود ترکیب شود. برخلاف روش‌هایی مثل اسکرام، کانبان به تیم اجازه می‌دهد که به راحتی تغییرات تدریجی را اعمال کند و با شرایط جدید سازگار شود.
۳. تمرکز بر بهبود مستمر: کانبان به تیم‌ها اجازه می‌دهد تا به طور مداوم فرآیندها را ارزیابی کنند و بهبود دهند. این روش بر افزایش کارایی تمرکز دارد.
۴. کاهش گلوگاه‌ها: با مشاهده و مدیریت دقیق جریان کار، کانبان به شناسایی و برطرف کردن گلوگاه‌ها کمک می‌کند. این موضوع به افزایش سرعت تحویل و کاهش تاخیرات کمک می‌کند.
۵. کاهش چندوظیفگی: با محدود کردن تعداد کارهای در حال انجام (WIP)، کانبان به تیم‌ها کمک می‌کند تا تمرکز بیشتری بر روی وظایف خاص داشته باشند و از پراکندگی کارها جلوگیری می‌کند.
معایب کانبان:
۱. عدم تعریف نقش‌ها: در کانبان، نقش‌ها و مسئولیت‌های دقیقی برای اعضای تیم تعریف نشده است. این می‌تواند باعث ایجاد سردرگمی شود، به ویژه در تیم‌هایی که به دنبال ساختارهای مشخص هستند.
۲. نیاز به خودانگیزشی: در کانبان نیاز است که اعضای تیم انگیزه زیادی داشته باشند. در تیم‌هایی که نیاز به هدایت و نظارت مستقیم دارند، ممکن است این روش چالش‌برانگیز باشد.
۳. نیاز به انضباط بالا: کانبان نیاز به انضباط بالایی دارد تا کارها به‌موقع و به‌درستی از یک مرحله به مرحله بعد منتقل شوند. بدون رعایت دقیق این نظم، این سیستم ممکن است ناکارآمد باشد.
۴. نامناسب بودن برای پروژه‌های بسیار پیچیده: در پروژه‌هایی که نیاز به برنامه‌ریزی و هماهنگی دقیق و بلندمدت دارند، کانبان ممکن است به تنهایی کافی نباشد و نیاز به ترکیب با روش‌های دیگر مثل اسکرام وجود داشته باشد.
۵. عدم وجود چارچوب زمانی: کانبان بر خلاف روش‌هایی مثل اسکرام که دارای اسپرینت‌های مشخص هستند، چارچوب زمانی مشخصی ندارد. این موضوع می‌تواند برای تیم‌هایی که به مدیریت زمان نیاز دارند، مشکل‌ساز شود.
درباره‌ی سایر روش‌های مدیریت پروژه مانند اسکرام بیشتر بخوانید.
نرم افزار آنلاین برای کانبان
با وجود اینکه بورد سنتی کانبان همچنان یک ابزار موثر در مدیریت پروژه است، استفاده از یک نرم افزار آنلاین مانند بهتایم می‌تواند به طور قابل توجهی فرآیند بهبود مستمر تیم‌ها را تقویت کند. بهتایم امکان تجسم گردش کار، مدیریت وظایف و پیگیری پیشرفت را در یک محیط پویا و تعاملی فراهم می‌کند. نرم‌افزارهای آنلاین کانبان با ارائه دید دقیق از جریان کار، شناسایی و رفع تنگناها، سنجش توان عملیاتی و زمان انجام پروژه و همچنین اتوماسیون وظایف تکراری، به بهینه‌سازی خروجی تیم‌ها کمک می‌کنند. همچنین، با ادغام سایر ابزارها و قابلیت‌های تحلیلی و گزارش‌دهی، تیم‌ها می‌توانند به بینش‌های عمیق‌تری دست یابند و فرآیندهای خود را بهبود بخشند.
مراحل زیر را برای استفاده از بورد کانبان بهتایم طی کنید:
۱. در آدرس زیر ثبت نام کنید.
۲. بر روی آیکن تسک بورد کلیک کنید.
سه ستون منتظر انجام و در حال انجام و انجام شده را مشاهده می‌کنید.
۳. برای تعریف فعالیت جدید (کارت‌های بورد) بر روی + کلیک کنید.
۴. با درگ اند دراپ وضعیت فعالیت را به در حال انجام تغییر دهید.
۵. برای فعالیت برنامه‌ریزی کنید، تایم شیت ثبت کنید و به آن فایل پیوست کنید. (آیکن‌های شکل زیر)
۸. پس از انجام کار آن را به ستون انجام شده منتقل کنید.
برای آشنایی بیشتر با روش کانبان ویدئوی زیر را تماشا کنید: