پرش به محتوا

تعریف پروژه‌ ها

تعریف پروژه‌ ها

تعریف پروژه‌ در بهتایم

شما می‌توانید برای بهتر به اتمام رساندن هر قرارداد، آن را به چند پروژه تقسیم نمایید. مثلا: قرارداد پشتیبانی و نصب دستگاه کارتخوان می‌تواند به صورت پروژه‌‌هایی مانند: پشتیبانی دستگاه کارتخوان، نصب دستگاه کارتخوان و بازاریابی آن تعریف شود. شاید هم بخواهید پروژه جدیدی برای شرکتتان تعریف کنید و آن را انجام دهید. مانند: طراحی سایت برای یک شرکت. پس از تعریف پروژه کارهای لازم برای انجام آن را در قالب فعالیت تعریف کنید.

تعریف پروژه

تعریف پروژه‌ هایی که در سازمان باید انجام شوند از منوی سمت راست قسمت «پروژه‌ ها» صورت می‌پذیرد. کافیست بر روی آیکن + کلیک کنید.

تعریف اعضای تیم پروژه در تعریف پروژه‌

هنگام تعریف پروژه‌ می‌توانید آن پروژه را به تیم خاصی از افراد اختصاص دهید، به این صورت که با انتخاب گزینه اضافه کردن پروژه و سپس در تب تیم پروژه افراد خاصی را برای انجام آن پروژه انتخاب نمایید. کاربرد قابلیت انتخاب تیم برای پروژه به این صورت است که در صورتی که تیم مشخصی برای انجام یک پروژه در نظر گرفته شود، هنگام تعریف فعالیت‌های مربوط به آن پروژه تنها باید از افراد تیم پروژه برای انجام آن فعالیت‌ها استفاده شود.

امکان تعیین نقش برای تیم پروژه در تعریف پروژه‌

می‌توانید برای اعضای تیم پروژه، نقش‌های مختلف با دسترسی‌های متفاوت به اطلاعات پروژه تعیین کنید. به طور پیش فرض تمام اعضا نقش مشاهده فعالیت‌های خود را در پروژه بازی می‌کنند. با کلیک روی فیلد نقش پروژه مقابل نام هر فرد در تب تیم پروژه می‌توانید نوع نقش او را به مشاهده همه فعالیت‌ها یا ویرایش همه فعالیت‌ها تغییر دهید.

امکان تعیین قرارداد و مشتری برای پروژه در تعریف پروژه‌

می‌توانید پروژه را به قرارداد و مشتری خاصی لینک کنید. تعریف قرارداد و مشتری از تعاریف پایه سیستم صورت می‌گیرد. در صورتی که کاربر دسترسی تعریف قرارداد و مشتری را داشته باشد، با هدف تسهیل در ورود اطلاعات، تعریف موارد جدید از طریق همین فرم امکان‌پذیر می‌باشد.

تعریف پروژه
تعریف پروژه

در صورتی که بخواهید به عنوان مثال فقط پروژه‌‌های مربوط به یک مشتری خاص را مشاهده کنید می‌توانید از قابلیت فیلتر کردن و در صورتی که بخواهید سایر مشخصات پروژه‌ ها را مشاهده کنید، می‌توانید از قابلیت نمایش ستون‌­ها استفاده نمایید. مانند شکل بر روی گزینه نمایش/ مخفی کردن ستون­‌ها کلیک کنید.

تعریف پروژه‌ - نمایش یا مخفی کردن
تعریف پروژه‌ – نمایش یا مخفی کردن

توجه کنید که در بهتایم این امکان وجود دارد پروژه‌های به اتمام رسیده را آرشیو کنید. برای این کار به ویرایش پروژه بروید و وضعیت پروژه را به آرشیو شده تغییر دهید. پروژه‌های آرشیو شده در لیست پروژه‌ها نمایش داده نمی‌شوند. برای مشاهده آنها از فیلتر استفاده کنید و ستون وضعیت را بر روی آرشیو شده فیلتر کنید.

با تعریف پروژه‌ ها می‌توانید: در هر زمان گزارش‌های مربوط به هر پروژه را دریافت کنید و مشخص کنید که روی هر پروژه چقدر زمان صرف شده است.

انتخاب مدیر پروژه در تعریف پروژه‌

افرادی که دسترسی مدیریت پروژه‌ها را دارند، می‌توانند هنگام تعریف پروژه برای آن مدیر تعیین کنند. افرادی می‌توانند به عنوان مدیر پروژه انتخاب شوند که دسترسی مدیر پروژه برای آن‌ها در قسمت ویرایش مجوزها فعال شده باشد.

کاربرانی که نقش مدیر پروژه دارند، می‌توانند پروژه جدید تعریف کنند و یا پروژه‌های تعریف شده خود را حذف کنند.

تعریف پروژه - تعیین مدیر پروژه در بروزرسانی بهتایم
تعریف پروژه – تعیین مدیر پروژه در بروزرسانی بهتایم

مدیر پروژه توانایی‌های زیر را دارد:

  • مشاهده و ویرایش تیم پروژه
  • مشاهده مستندات پیوست شده به پروژه
  • مشاهده، ویرایش و اضافه کردن گروه فعالیت‌ پروژه
  • مشاهده، ویرایش و اضافه کردن فعالیت‌ به پروژه
  •  اختصاص فعالیت‌های پروژه به افراد تیم
  • مشاهده و تغییر گانت چارت پروژه
  • مشاهده گزارش پیشرفت پروژه:

در این گزارش مدیر پروژه، پروژه‌هایی که مدیر آنهاست و یا عضوی از تیم پروژه آنهاست را مشاهده می‌کند. (کاربرعادی گزارش پیشرفت پروژه را نمی‌بیند.)

کاربران عادی هم منوی پروژه‌ها را مشاهده می‌کنند. با این تفاوت که کاربر عادی دسترسی در حد مشاهده پروژه‌هایی که عضو آن‌هاست را دارد و می‌تواند گانت فعالیت‌های خودش را بدون امکان تغییر در آن مشاهده کند. بنابراین، مدیر پروژه در منوی پروژه‌ها، علاوه بر پروژه‌هایی که خود مدیر آن‌هاست، پروژه‌هایی را که عضوی از تیم آنهاست هم مشاهده می‌کند.

مدیر پروژه بدون داشتن دسترسی مدیریت پروژه‌ها نمی‌تواند مدیر یک پروژه را عوض کند و یا پروژه ایجاد کند.

در بهتایم می‌توانید به جای تعریف پروژه، پروژه‌ها را کپی کنید.

به خاطر داشته باشید که:

  • نام پروژه نمی‌تواند تکراری باشد.
  • پروژه به صورت خودکار به همان تیم پروژه اختصاص می‌یابد، مگر آن‌که آن را تغییر دهید.
  • می‌توانید فعالیت‌های پروژه کپی شده و تخصیص آن‌ها را با زدن تیک مربوطه، به طور مشابه به پروژه جدید منتقل کنید.
  • عنوان مشتری و عنوان قرارداد در صورت عدم تغییر کپی می‌شود.
  • طبیعتا فایل‌های پیوست شده منتقل نمی‌شوند.
  • می‌توانید با زدن تیک مربوطه، تاریخ شروع و تاریخ سررسید فعالیت‌های پروژه جدید را بر اساس کمینه تاریخ شروع و تاریخ سررسید فعالیت‌های پروژه کپی شده تنظیم کنید.
تعریف پروژه -  کردن کپی پروژه
تعریف پروژه – کردن کپی پروژه

مشخص کردن نوع هزینه در پروژه

برای ردیابی هزینه منابع انسانی این امکان در نظر گرفته شده است. ابتدا به قسمت مدیریت و مدیریت کاربران مراجعه کنید. در ستون آخر، گزینه هزینه‌های کاربر را انتخاب کنید. سپس با کلیک روی آیکن + برای یک بازه زمانی مشخص، نرخ ساعتی هر فرد را وارد کنید. به صورت پیش فرض نرخ ساعتی برحسب ریال است، اما می‌توانید در قسمت تنظیمات آن را به دلار و یا یورو تغییر دهید. به طور پیش فرض دو نوع هزینه در سیستم وجود دارد. عادی و رایگان، که نوع هزینه عادی ضریب ۱ و نوع هزینه رایگان ضریب ۰ دارد. اما در قسمت تعاریف پایه سیستم و انواع هزینه می‌توانید هزینه جدیدی با ضریب دلخواه تعریف کنید. به عنوان مثال برای فعالیت‌هایی که ماموریت حساب می‌شوند، می‌توانید نوع هزینه جدیدی با ضریب بیشتر (۱.۴) تعریف کنید.

بعد از این باید نوع هزینه پروژه‌ها و فعالیت‌ها را مشخص کنید. توجه کنید که نوع هزینه فعالیت به نوع هزینه پروژه اولویت دارد. اگر فعالیت نوع هزینه داشته باشد، سیستم ابتدا آن را در نظر می‌گیرد و اگر نوع هزینه نداشته باشد، به نوع هزینه پروژه توجه می‌کند. برای مشخص کردن نوع هزینه پروژه به قسمت ویرایش و تب اطلاعات تکمیلی مراجعه کنید.

مشخص کردن نوع هزینه در پروژه
مشخص کردن نوع هزینه در پروژه

پس از تعریف پروژه‌ امکان شکست پروژه‌ها به تعداد نامحدودی سطح (WBS) فراهم شده است.

پس پروژه‌های خود را در بهتایم تعریف کنید و آنها را به عناصری قابل مدیریت تجزیه کنید. (تعریف بسته‌های کاری و فعالیت‌های لازم برای تکمیل پروژه)

ساختار شکست کار درختی در بهتایم

  1. برای اینکه پروژه‌های خود را به وظایفی قابل مدیریت تجزیه کنید، ابتدا آنها را در منوی پروژه‌های بهتایم تعریف کنید.
  2. سپس بر روی نام پروژه‌ای که تعریف کردید، کلیک کنید تا به صفحه ساختار شکست کار برسید.
  3. در صفحه ساختار شکست کار می‌توانید بسته‌های کاری و فعالیت‌ها را در هر تعداد سطحی که می‌خواهید، تعریف کنید. تعداد سطوح بستگی به پیچیدگی پروژه شما دارد.
  4. برای تعریف بسته کاری بر روی دکمه + در بالای صفحه کلیک کنید. (اگر به بسته کاری نیاز ندارید، فقط فعالیت تعریف کنید.)
  5. سپس با زدن دکمه‌  + در ردیف هر بسته کاری فعالیت‌های زیرمجموعه آن را تعریف کنید. فعالیت‌ها را به اعضای تیم پروژه اختصاص دهید و برای آنها زمان تخمینی و تاریخ شروع و سررسید مشخص کنید.
  6. برای تعریف بسته کاریِ زیرمجموعه‌ی یک بسته کاری، بر روی دکمه   در ردیف آن بسته کاری کلیک کنید.
  7. توجه کنید که تنظیم ساختار شکست کار با Drag and Drop هم ممکن است. البته با ویرایش فعالیت‌ها و بسته‌های کاری هم می‌توانید بسته کاری سطح بالاتر هر یک را تغییر دهید.
تعریف پروژه -  ساختار شکست کار
تعریف پروژه – ساختار شکست کار

ورود لیست فعالیت‌ها از طریق فایل اکسل پس از تعریف پروژه‌

به درخواست مشتریان عزیز بهتایم و برای راحتی هرچه بیشتر در وارد کردن فعالیت‌های یک پروژه به بهتایم، می‌توانید فعالیت‌های یک پروژه را از یک فایل اکسل به بهتایم وارد کنید. برای این منظور در صورتی که دسترسی لازم را دارید، از منو به قسمت پروژه‌ها مراجعه کنید و با کلیک بر روی نام پروژه مورد نظر، مانند شکل زیر آیکن وارد کردن فایل را انتخاب کنید. توجه داشته باشید که:

  • فقط شیت اول پردازش خواهد شد.
  • داده‌ها در شیت اول از سطر دوم به بعد پردازش خواهند شد.
  •  ترتیب ستون ها باید دقیقا مانند فایل نمونه باشد.
تعریف پروژه - ورود لیست فعالیت‌ها از طریق فایل اکسل
تعریف پروژه – ورود لیست فعالیت‌ها از طریق فایل اکسل

مهاجرت آسان از MSP و ترلو به بهتایم

برای ورود اطلاعات از ترلو و MSP لطفا از منو به پروژه‌ها مراجعه کنید و در ستون آخر گزینه ورود فعالیت با فایل اکسل یا سایر سیستم‌ها را انتخاب کنید و طبق دستورالعمل نمایش داده شده اقدام به ورود اطلاعات کنید. این امکان با کلیک روی نام پروژه و در قسمت‌های نمایش ساختار شکست کار و نمایش جدولی فعالیت‌های پروژه هم فراهم شده است.

توجه کنید که امکان ورود ساختار شکست کار هم از MSP به بهتایم فراهم شده است. برای انتقال اطلاعات از MSP کافیست پس از انتخاب گزینه ورود فعالیت با سایر سیستم‌ها، گزینه MSP XML را انتخاب کنید.

گانت چارت در منوی پروژه‌ها

تعریف پروژه - گانت چارت
تعریف پروژه – گانت چارت

گانت چارت بهتایم را با داشتن مجوز مدیریت پروژه‌ها و فعالیت‌ها می‌توانید در منوی پروژه و با کلیک بر روی نام هر پروژه و سپس با کلیک بر روی آیکن نمودار گانت فعالیت‌ها مشاهده کنید. البته برای دسترسی آسانتر، گانت چارت در منوی پروژه‌ها و با کلیک بر روی آیکن گانت هم در دسترس است. به کمک نمودار گانت بهتایم وظایف و فعالیت‌‎های خود را به موثرترین شکل ممکن مدیریت کنید، از پروژه‌های خود تجسم روشنی داشته باشید و وظایف و منابع خود را بر اساس آن سازماندهی کنید. گانت چارت بهتایم به شما کمک می‌کند دریابید کدام وظایف باید قبل از بقیه انجام شوند، همچنین به روشنی وابستگی بین وظایف را مشخص می‌کند تا دریابید که چگونه هر تأخیر ممکن است بر کل پروژه تأثیر بگذارد.

خروجی عکس گانت چارت

می‌توانید از گانت چارتِ پروژه‌های مختلف در بهتایم، خروجی به شکل عکس و با فرمت png. بگیرید. برای گرفتن این خروجی در گانت چارت، بر روی آیکن نشان داده شده در شکل زیر کلیک کنید.

تعریف پروژه - خروجی گانت چارت
تعریف پروژه – خروجی گانت چارت
  • در گانت چارت بهتایم فعالیت‌های دارای تاریخ شروع و سررسید به شکل نموداری با طولی معادل تاریخ شروع تا سررسید فعالیت نشان داده می‌شوند.
  • فعالیت‌هایی که تنها دارای تاریخ سررسید هستند به شکل نقطه (Milestone) در سررسید نمایش داده می‌شوند.
  • فعالیت‌هایی که تنها تاریخ شروع دارند به شکل نقطه (Milestone) در تاریخ شروعشان به نمایش در می‌آیند. و
  • فعالیت‌هایی که تاریخ شروع و سررسید برای آنها تعیین نشده به شکل نقطه (Milestone) در تاریخ ایجادشان نشان داده می‌شوند.

گروه فعالیت پروژه

تعریف پروژه - گروه فعالیت پروژه
تعریف پروژه – گروه فعالیت پروژه

برای تعریف گروه فعالیت پروژه از منوی پروژه‌ها و آیکن نشان داده شده در تصویر بالا استفاده کنید.

نکات انتخاب گروه فعالیت برای یک فعالیت:

  • هر فعالیت فقط می‌تواند عضو یک گروه فعالیت باشد. هنگام انتخاب گروه فعالیت، فقط می‌توان گروه فعالیت‌های مربوط به پروژه فعالیت و یا گروه فعالیت‌هایی که به پروژه خاصی اختصاص پیدا نکرده‌اند، را انتخاب کرد.
  •  برای تعریف گروه فعالیت پروژه از منوی پروژه‌ها اقدام می‌شود.
  • برای تعریف گروه فعالیت بدون پروژه از منوی تعاریف پایه سیستم اقدام می‌شود.

امکان پیوست فایل به پروژه و مشاهده فایل‌های پیوست شده

با کلیک بر روی آیکن پیوست فایل در ردیف هر پروژه می‌توانید فایل‌های پیوست شده به آن پروژه را مشاهده کنید و یا فایل جدید به آن پیوست کنید.

امکان دسترسی مستقیم به چت روم پروژه

با کلیک روی آیکن چت می‌توانید مستقیما به چت روم پروژه بروید و با اعضای تیم خود در یک پروژه گفتگو کنید و فایل ارسال کنید.

تعریف پروژه - امکان دسترسی مستقیم به چت روم پروژه
تعریف پروژه – امکان دسترسی مستقیم به چت روم پروژه

نمایش تغییرات پروژه

هرگونه تغییراتی که در پروژه اتفاق افتاده را می‌توانید با کلیک روی نمایش تغییرات پروژه مشاهده کنید.

داشبورد زیر پروژه

برای دسترسی به نمودارهای این داشبورد بر روی نام پروژه مورد نظر در منوی پروژه‌ها کلیک کنید و سپس به تب داشبورد پروژه بروید.

تعریف پروژه - داشبورد پروژه
تعریف پروژه – داشبورد پروژه

فیلد سفارشی

می‌توانید با کیک بر روی آیکن چرخ دنده، و انتخاب فیلد سفارشی، فیلد دلخواه خود را به جدول پروژه‌ها اضافه کنید.

چینش دلخواه ستون‌ها

سرستون دلخواه خود را بکشید و در مکان مورد نظرتان رها کنید.

تعریف پروژه - چینش دلخواه ستون‌ها
تعریف پروژه – چینش دلخواه ستون‌ها

ویدئوی آموزشی تعریف پروژه‌ها را تماشا کنید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *