یکی از موضوعاتی که گاه به ذهن مدیران سرک می‌کشد این است که زمان سازمان صرف چه چیزی میشود. ضرب‌المثل معروفی وجود دارد که می‌گوید وقت طلاست. اما اعتقاد دارم که ما هیچ‌گاه با وقت خود مانند طلا برخورد نمی‌کنیم. اگر فقط چند گرم طلا داشته باشیم، تمام ذهن و اندیشه و دقت خود را صرف آن می‌کنیم تا مبادا این چند گرم طلا گم نشود. واضح و مبرهن است که هیچ‌گاه در رابطه با وقت خود چنین وسواس و حساسیتی را نداریم. از طرف دیگر برای شرکت‌ها و سازمان‌های خود نرم‌افزار حسابداری تهیه می‌کنیم و حسابدار استخدام می‌کنیم تا حساب و کتاب پول‌های‌مان را داشته باشیم. در مورد زمان سازمان چه؟ تقریبن اکثریت قریب به اتفاق شرکت‌ها و سازمان‌ها برای این‌کار نرم‌افزاری ندارند. مدیریت زمان پروژه هم که هیچ!
اما چرا؟ چرا این‌قدر که در رابطه با پول خود اهل حساب و کتاب هستیم در مورد زمان خود که به یقین ارزشی بیش از پول دارد حساسیتی نداریم؟ چرا برای حسابداری زمان خود به فکر چاره نیستیم؟
چرا حسابداری زمان نداریم؟
نبود حسابداری زمان به دلیل احساس دسترسی بی‌انتها به زمان
یک ماهی هیچ وقت این احساس را ندارد که روزی ممکن است به آب نیاز پیدا کند. (اگر این سئوال برای شما پیش می‌آید من چگونه از احساس ماهی‌ها سر در می‌آورم، باید بگویم که این سئوال خود من نیز هست!) انسان در زمان غرق است، چون ماهی در آب. در واقع زمان در حالی‌که ارزش‌مندترین دارایی انسان است، به واسطه وفور آن، به نوعی با آن به عنوان بی‌ارزش‌ترین دارایی خود رفتار می‌کنیم. هر چه بیش‌تر در دست‌رس‌تر، خوارتر و حقیرتر! چیزی که به این وفور داریم، چه حاجت به حساب و کتاب آن. اما حقیقت این نیست. جوانی بگذرد و قدرش ندانی. وقتی می‌فهمی که نداری آن را که نداری.
نبود حسابداری زمان به دلیل مقاومت خود و هم‌کاران در شرکت
نظم خوب است و هر چیز خوب سخت است. هزار و یک علت وجود دارد که افراد سازمان زیر بار اندازه‌گیری نحوه صرف زمان خود نمی‌روند و هزار و یک دلیل و بهانه واهی یا واقعی هم برای آن می‌تراشند. اما یک دلیل مهم آن است که کار سختی است. همین یک دلیل هم کافی است!
موضوع دیگر تقابل نظارت و استقلال شخصیت است. بعضی‌ها ممکن است به اشتباه فکر کنند که اگر گزارش ریز عمل‌کرد خود را در یک فرمت روزانه مثل تایم‌شیت ارائه کنند، همه از کارشان سر در می‌آورند و این به نحوی نافی استقلال شخصیت آن‌هاست. پاسخ ساده است، آن را که حساب پاک است، از محاسبه چه باک است؟ یک گزارش کار روزانه، بیش از هر چیز گزارش به خود آدم است که ببینید روز خود را چه کرده است. زمان خود را چه کرده است، خواه به آن پاداش دهند و خواه ملامت کنند. استقلال فردی وابسته به قدرت شخصیت است و قدرت شخصیت زمانی است که آدمی به ضعف و اشتباه خود آگاه باشد و این آگاهی بیش و پیش از هر چیز نتیجه ارائه بازخورد آدمی به خود و ارائه یک قضاوت غیر جانب‌‌دارانه از خود است. این هم البته سخت است.
همه عمل‌کرد افراد به زمان وابسته نیست
این درست است که زمان مهم است. اما به خصوص در مشاغل مدیریتی، عمل‌کرد افراد را به طور انحصاری نمی‌توان فقط با پارامتر میزان کار انجام شده در یک زمان محدود تعریف کرد. به عنوان مثال، یک مدیر با یک مذاکره موفق در عرض یکی دو ساعت می‌تواند حداقل چندین میلیون تومان منفعت برای شرکت ایجاد کند و یا با یک برخورد اشتباه با یک مشتری، سابقه یک رابطه ده‌ها ساله در چند ثانیه ویران کند. ای کاش این مدیر هزار ساعت وقت خود را تلف کرده بود، اما چنین اشتباهی نداشت. شاید گفته شود این‌که ما یک مدیر دارای شبکه مناسبی از افراد و توانایی‌های بالا در مذاکره و گفتگو استخدام کنیم و انتظار داشته باشیم که گزارش صرف زمان برای‌مان بنویسد لاجرم انتظار بجایی نیست. اما من باور دارم که هر چیز به جای خود. اندازه‌گیری عمل‌کرد در ابعاد مختلف نیاز به ابزار متفاوتی دارد. آیا قرار است به مدیر خوب‌مان اجازه بدهیم وقتش را تلف کند هر چند که دارای عمل‌کرد مناسبی است؟
بیان تجربه
به عنوان یک تجربه شخصی بگویم که اتلاف وقت یکی از عواملی است که آدمی‌زاد را به عوام‌گرایی می‌کشاند. وقتی در قید زمان و عمرت نیستی، می‌شوی یکی از میلیون‌ها آدمِ گُم در میانه هیاهوی روزگار، این آدم گم‌شده کم‌کم اثر خود را هم از دست می‌دهد، فسیل میشود و دیگر بزرگ نمی‌شود. هیچ سازمان تندرستی تمایل ندارد که مدیرش کوتوله بماند. باز هم در این مورد موضوع رشد فردی است که منجر به رشد سازمان میشود. یک مدیر اثرگذار که اهل یادگیری و فهمیدن است سعی می‌کند این خصوصیات را در سازمان خود هر چند با تلاش و مشکلات بسیار گسترش دهد. اما یک مدیر که دست و پا بسته اسیر زمان شده است، لازم نیست تا کاری بکند که سازمانش به تدریج از درون متلاشی شود. همین‌که به سازمان خود نپردازد و برای تازه بودن نفس سازمانش تلاش نکند، آن سازمان خود به خود فرو می‌پاشد. اول از نظر یادگیری و سرزندگی و بعد هم از نظر اخلاقی.
خب من در این نوشتار تلاش کردم که بگویم که نظم خوب است. مدیریت زمان پروژه و سازمان خوب است و با این مدیریت و حساب‌کتاب‌دار کردن زمان کارها، سازمان‌ها و افراد می‌توانند رستگار شوند! یا این‌که اگر بخواهم صادقانه‌تر صحبت کنم بگویم که به سوی رستگاری شخصی و سازمانی قدم بردارند.
راه این‌کار استفاده از بهتایم است. پس خلاصه این‌که با بهتایم کار کنید تا رستگار شوید!