افزایش بهرهوری سازمان با ثبت تایم شیت
تایم شیت‌ها می‌توانند تحول بزرگی در کسب و کار شما به وجود آورند. به شما کمک می‌کنند تا متوجه شوید که زمان کارکنان شما کجا صرف می‌شود؟ کارایی کارکنان چقدر است؟ و چگونه می‌توانید موجب افزایش بهرهوری سازمان شوید؟
اما متقاعد کردن کارکنان برای تکمیل تایم شیت کار راحتی نیست:
- هیچکس نمی‌خواهد این حس را داشته باشد که مدام تحت نظر است.
- علاوه بر این هیچ یک از کارکنان نمی‌توانند تمام لحاظاتی که در محیط کار هستند را صرف کارشان کنند. استراحت، ذهن را تقویت می‌کند و موجب افزایش کارایی کارکنان و افزایش بهرهوری سازمان می‌شود. اما پیگیری زمان ممکن است باعث شود کارکنان حس کنند حتی کوچک‌ترین استراحت، کار آن‌ها را در معرض خطر قرار می‌دهد.
- همچنین یکی از بزرگترین مشکلات این است که ممکن است به تایم شیت‌ها اهمیت داده نشود و بنابراین به دقت تکمیل نشوند.
در ادامه روش‌هایی بیان شده است که با استفاده از آن‌ها می‌توان کارکنان را به استفاده درست از تایم شیت ترغیب نمود و موجب افزایش بهرهوری سازمان شد:
۱- کارکنان را از مزایای پیگیری زمان مطلع کنید.
مجبور کردن کارکنان به تکمیل تایم شیت‌ها و پیگیری زمان آن‌ها، سوءظن و بدبینی را گسترش می‌دهد. آن‌ها حس می‌کنند پیوسته تحت نظر هستند و تایم شیت‌ها راهی است تنها برای این‌که مشخص شود که آیا آن‌ها کارهایی که باید انجام دهند را انجام می‌دهند یا خیر؟
این خیلی مهم است که برای کارکنان توضیح دهید که پیگیری زمان به‌دلیل بی اعتمادی نیست و فقط برای اطمینان یافتن از این است که شرکت سودآور باقی می‌ماند، و سود منجر می‌شود به پاداش و ارتقاء و سرمایه‌گذاری‌های بیشتر در آینده. پیگیری زمان همچنین می‌تواند به بهود توانایی پیش‌بینی و موضوعات مربوط به ظرفیت کمک کند، و استرس را از بین ببرد زیرا با پیگیری زمان شرکت شما جلوتر از پروژه حرکت خواهد کرد. اطمینان پیدا کنید که همه هدف استفاده از تایم شیت را افزایش بهرهوری سازمان می‌دانند.
۲- آموزش و پشتیبانی کامل برای کارکنان فراهم کنید.
یکی بزرگترین موانع برای تکمیل دقیق و به موقع تایم شیت‌ها، پیچیدگی بیش از حد و غیر قابل استفاده بودن بعضی از ابزارهای مورد استفاده در این زمینه است. کارکنان اغلب تمایلی به کار کردن با ابزاری که نمی‌دانند چطور باید از آن استفاده کنند، ندارند. به همین دلیل یا از آن استفاده نمی‌کنند و یا در صورت استفاده دقت لازم را به کار نمی‌گیرند و ممکن است سهل‌انگاری کنند. بنابراین باید اطمینان حاصل کنید که هریک از کارکنان به خوبی می‌دانند که چطور باید از سامانه تایم شیت استفاده کنند.
۳- تکمیل تایم شیت را تا حد امکان آسان کنید.
اگر کارکنان شما باید فعالیت‌های متعددی را انجام دهند، ممکن است وقتی برای تکمیل تایم شیت نداشته باشند. بنابراین پیگیری زمان باید تا حد امکان آسان شود. به جای جابجایی زیاد بین پنجره‌های مختلف و ثبت خسته کننده‌ی تمام دقایقی که صرف کار کرده‌اید، باید بتوان این کار را با فشردن چند دکمه پایان بخشید. سامانه تایم شیت و مدیریت پروژه ابری بهتایم ساده‌ترین راه پیگیری زمان را در دنیای واقعی ارائه می‌دهد، بنابراین شما می‌توانید ببینید زمان در سازمان شما صرف چه کارهایی می‌شود.
۴- برای تکمیل تایم شیت انگیزه ایجاد کنید.
درخواست از کارکنان برای تکمیل تایم شیت یعنی از آن‌ها درخواست کنید که زمان بیشتری را روی فعالیتی صرف کنند که آن‌ها را در معرض نقد و قضاوت قرار می‌دهد. ممکن است کارکنان همیشه نگران باشند که زمانشان را از دست بدهند، حتی ممکن است فکر کنند که استراحت برایشان ممنوع است. به کارکنان برای ثبت زمان‌های صرف شده روی فعالیت‌هایشان انگیزه بدهید، منصف باشید و به آن‌ها اجازه دهید که استراحت کنند. مدیریت ذره‌بینی نداشته باشید، و اطمینان حاصل کنید که کارکنان در طی روز زمان کافی برای پیگیری زمان و تکمیل تایم شیت دارند.
شما نیاز به ایجاد انگیزه‌های جدیدی دارید:
سعی کنید کارکنانی که با جدیت بیشتری زمانشان را پیگیری می‌کنند، راه‌های جدیدی برای انجام فعالیت‌های تکراری پیدا می‌کنند و کارکنانی که در زمان کمتر کار بیشتری را انجام می‌دهند و پیوسته فعالیت‌ها و زمانشان را ثبت می‌کنند را شناسایی و به آن‌ها جایزه دهید. یک نوع از پاداش‌هایی که می‌توانید برای کارکنان در نظر بگیرید این است که به آن‌ها اجازه دهید مثلاً در یک روز کاری، زودتر محل کارشان را ترک کنند.
کلید کار اینجاست که مدیریت زمان را با کارایی کارکنان مرتبط کنید، بنابراین به هیچ وجه بخاطر استراحت نکردن و یا مدت زمان بیشتر کار کردن به کارکنان پاداش ندهید. چون با این‌کار در واقع به کار بیشتر، کارایی کمتر و در واقع به هزینه‌ی بالاتر برای این دو مورد پاداش می‌دهید.
۵- از رویکرد مبتنی بر همکاری استفاده کنید.
به نتایج تایم شیت‌ها، دید از بالا به پایین و تنبیهی اعمال نکنید. به‌جای آن به کارکنان بفهمانید که پیگیری زمان را انجام می‌دهید تا بتوانید باهم به شکلی کاراتر کار کنید. سپس از انجام این کار به آن‌ها بازخورد دهید. جلساتی را ترتیب دهید و در آن جلسات برای کارکنان توضیح دهید که:
- چطور کسب و کارتان از این زمان‌های ثبت شده استفاده می‌کند،
- چطور می‌توان زمان‌های بیهوده را کاهش داد،
- و چطور ثبت ساعات کار موجب افزایش بهرهوری سازمان می‌شود.
به یاد داشته باشید که وجود استراحت‌ها کارایی کارکنان را افزایش می‌دهد. پس در نظر داشته باشید که زمان‌های استراحت بیشتری را برای آن‌ها در نظر بگیرید و بررسی کنید که این کار چگونه روی مدیریت زمان تأثیر می‌گذارد. با استفاده از رویکرد مبتنی بر همکاری، کارکنان حس نمی‌کنند که مدام تحت نظر هستند.
۶- تنها به نتایج به‌دست آمده از تایم شیت‌ها اهمیت دهید نه به جرئیات آن‌ها.
کاراترین سازمان‌ها فقط روی نتایج تمرکز می‌کنند نه روی جزئیات دقیق این‌که کارکنان چگونه وقت خود را می‌گذرانند. هدف اصلی سامانه پیگیری زمان، یافتن استراتژی است که بیشترین کارایی را دارد، بیشترین دقت را در تخمین نقاط پایان کار دارد، و همچنین بررسی می‌کند که چرا بعضی از کارکنان همیشه سروقت کارهایشان را انجام می‌دهند ولی بعضی دیگر همیشه از برنامه عقب هستند.
به کارکنان بگویید که شما فقط به نتایج کار اهمیت می‌دهید سپس صبر کنید و ببینید چه اتفاقی می‌افتد.
به احتمال زیاد داده‌های مربوط به پیگیری زمان، کاهش ساعات کاری کارکنان و افزایش بهرهوری سازمان را نشان خواهد داد. این تناقض به این دلیل است که کارکنانی که کنترل بیشتری روی زمانشان دارند از آن عاقلانه‌تر استفاده می‌کنند حتی وقتی تعداد استراحت‌هایشان بیشتر می‌شود. به کارکنان پیشنهاد دهید که در صورتی که این کار را به درستی انجام دهند به آن‌ها ساعات کاری پاداش می‌دهید.
مطالب مرتبط: