مدیریت زمان در محیط کار
مدیریت زمان در محیط کار به این معنی نیست که کارکنان باید بیشتر کار کنند بلکه به این معنی است که کارکنان باید به طور مؤثر و در راستای اهداف سازمان کار کنند. بدین معنی که با مدیریت زمان در محیط کار سازمان‌دهی و برنامه ریزی برای زمان، می‌توان کار بیشتری را در زمان کمتری انجام داد و پروژه ها و فعالیت‌ها را به موقع به اتمام رساند، البته بدون استرس.
درباره راهکارهای مدیریت زمان بیشتر بخوانید.
برای مدیریت زمان در محیط کار لازم است کارهای زیر را انجام دهید:
- تهیه لیستی از کل فعالیت‌ها.
- تخصیص فعالیت‌های شناسایی شده به کارکنان.
- تخمین زمان مورد نیاز فعالیت‌ها.
- ثبت زمان واقعی فعالیت‌هایی که در طی روز انجام داده‌اید.
- تحلیل داده‌های ثبت شده.
۱) تهیه لیستی از کل فعالیت‌ها
آیا تا به حال برایتان پیش آمده که:
- با انبوهی از کارهایی که باید انجام دهید مواجه شوید؟
- یا این‌که وقتی به خودتان بیاید که مهلت انجام بسیاری از کارها تمام شده و با تأخیر مواجه شده‌اند؟
- یا این‌که گاهی انجام دادن بعضی فعالیت‌های مهم را فراموش کرده باشید؟
همه‌ی این موارد به این دلیل اتفاق می‌افتد که شما لیستی از کارهایی که باید انجام دهید را تهیه نکرده‌اید.
برنامه ریزی کلید اصلی مدیریت پروژه است. یکی از روش‌های برنامه ریزی مؤثر، شناسایی تمام فعالیت‌هایی است که برای اتمام یک پروژه باید انجام شوند. برای این‌کار باید لیستی از فعالیت‌ها تهیه گردد. این لیست کارهایی است که باید انجام دهید به همراه اولویت آن‌ها. کارهای مهم در ابتدای لیست و کارهای با اهمیت کمتر در انتهای لیست قرار می‌گیرند.
با این لیست شما مطمئن می‌شوید که تمام فعالیت‌هایی که باید انجام دهید را در یک‌جا نوشته‌اید و هیچ فعالیتی را فراموش نکرده‌اید.
با اولویت‌بندی فعالیت‌ها،
می‌توانید تعیین کنید که کدام فعالیت‌ها نیازمند اقدام سریع هستند و انجام کدام فعالیت‌ها را می‌توان به تعویق انداخت.
ایجاد لیستی با ساختار مناسب و فکر شده به نظر ساده می‌رسد، اما بسیاری از افراد در استفاده از آن دچار مشکل می‌شوند و استفاده مداوم از آن برایشان خسته کننده می‌شود. بنابراین تهیه لیستی مؤثر که از انگیزه شما برای این‌کار نکاهد بسیار مهم است. اگرچه استفاده از لیست‌های کاغذی یک راه ساده برای شروع است ولی با گذشت زمان، به‌روزآوری لیست‌ها و ایجاد تغییرات در آن‌ها در هر روز و همچنین نگهداری آن‌ها جهت آگاهی از فعالیت‌هایی که تا به‌حال انجام داده‌اید ممکن است برای شما آزاردهنده باشد. بنابراین بهتر است از راه‌های بهتر و مؤثرتری برای آن استفاده کنید که در ادامه به آن اشاره خواهد شد.
۲) تخصیص فعالیت‌های شناسایی شده به کارکنان.
این مرحله برای اکثر مدیران مرحله چالش برانگیزی محسوب می‌شود زیرا آن‌ها نمی‌دانند که بهتر است کدام فعالیت‌ها را به کدام افراد اختصاص دهند تا هم آن فعالیت به بهترین شکل انجام شود و هم این‌که زمان کمتری صرف آن شود. به همین دلیل با اختصاص نادرست فعالیت‌ها، از کارایی سازمان تا حد زیادی کاسته می‌شود. بنابراین نیاز به ابزاری برای قدرتمند ساختن مدیران در این زمینه بسیار حس می‌شود. ابزاری جهت پیگیری زمان کارکنان (تایم شیت) از بهترین ابزار در این زمینه محسوب می‌شود.
ثبت نام رایگان در سامانه تایم شیت بهتایم
۳) تخمین زمان مورد نیاز فعالیت‌ها.
بعد از این‌که فعالیت‌ها و اولویت آن‌ها مشخص شد و به کارکنان مختلف اختصاص داده شدند، وقت آن می‌رسد که تخمین زده شود که تکمیل هر فعالیتی که به آن‌ها اختصاص یافته چقدر طول می‌کشد. مطمئن شوید که تمام محدودیت‌ها و عوامل دیگر را در برآوردهایتان در نظر گرفته‌اید.
۴) ثبت زمان واقعی فعالیت‌هایی که در طی روز انجام داده‌اید.
اگر از شما پرسیده شود در طی روز چقدر زمان صرف فعالیت‌هایی می‌کنید که هیچ کمکی به موفقیت در کارتان نمی‌کند ممکن است در ابتدا پاسخ دهید: «زیاد نیست». اما اگر شما تمام فعالیت‌هایتان در طی روز را ثبت کنید، از دیدن این مدت زمان متعجب خواهید شد.
وقتی شما متوجه شوید که از زمانتان در محل کار چگونه استفاده می‌کنید می‌توانید فعالیت‌های بی‌ارزش را کاهش دهید و یا آن‌ها را حذف کنید. یکی از راه‌های مفید برای این‌کار ثبت زمانی است که برای هر فعالیت در طی روز صرف کرده‌اید. با ثبت زمان فعالیت‌ها بعد از چند روز شما می‌توانید یک تصویر دقیقی از این‌که در طی روز چه کارهایی می‌کنید و زمانتان صرف چه چیزهایی می‌شود را در اختیار داشته باشید. قطعاً ذهن انسان در به خاطر سپردن این موارد ناتوان است، بنابراین ثبت آن‌ها باعث می‌شود این تجارب همیشه در جلوی چشمانتان باشد.
۵) تحلیل داده‌های ثبت شده.
از مقایسه‌ی زمان واقعی انجام فعالیت‌ها و زمان تخمین زده شده برای آن‌ها می‌توانید شناخت بهتری نسبت به سازمان و کارکنانتان به‌دست آورید و متوجه شوید که برای انجام چه فعالیت‌هایی نیاز به زمان بیشتری دارید و چه فعالیت‌هایی را می‌توانید در مدت زمان کمتری انجام دهید. از این نتایج می‌توانید برای برنامه ریزی دقیق‌تر در آینده استفاده نمایید و برآوردهای بهتری برای فعالیت‌های مشابه داشته باشید و زمان پیش رویتان را بهتر مدیریت نمایید.
پیشنهاد ما برای مدیریت زمان در محیط کار:
یکی از راه‌های بسیار مؤثر برای تقویت مهارت مدیریت زمان در محیط کار استفاده از سامانه تایم شیت بهتایم است که از جمله کاراترین و مؤثرترین ابزارها در این زمینه محسوب می‌شود. بهتایم ابزاری است که به مدت ۱۷ سال در بهساد مورد استفاده قرار گرفته است و به همین دلیل می‌توانیم آن را به شما توصیه کنیم.
مطالب مرتبط: