در دنیای تجاری پرشتاب امروزی، اپلیکیشن‌های مدیریت پروژه به ابزارهای ضروری برای حفظ پروژه‌ها در مسیر درست، ساده‌سازی همکاری و بهبود بهره‌وری تبدیل شده‌اند. با این حال، علیرغم مزایای بی‌شماری که این ابزارها دارند، برخی افراد و تیم‌ها هنوز از برنامه‌های مدیریت پروژه استفاده نمی‌کنند. دلایل عدم استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه و کارهایی که می‌توانید برای افزایش پذیرش آن انجام دهید، در ادامه آورده شده است.
دلایل عدم استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه
۱. ابزار دیگری به ابزارهای قبلی اضافه می‌شود.
امروزه تقریباً برای همه چیز ابزار وجود دارد. بسیاری از متخصصان در حال حاضر از ابزارهای مختلفی در کار روزانه خود استفاده می‌کنند، از جمله ایمیل، برنامه‌های پیام‌رسان، سیستم‌های مدیریت اسناد و موارد دیگر. افزودن ابزار دیگری به این ترکیب می‌تواند باعث شود که محیط کار آنها طاقت‌فرسا شود. بنابراین افراد شما ممکن است نرم افزار مدیریت پروژه را به عنوان یک بار اضافی در گردش کار خود بدانند. به علاوه یادگیری استفاده از یک ابزار جدید، حتی اگر برای کارآمدتر کردن کار آنها طراحی شده باشد، نیازمند صرف زمان و تلاش است.
ادغام یک ابزار جدید در گردش کار موجود می‌تواند چالش‌برانگیز باشد. اگر برنامه مدیریت پروژه به طور یکپارچه با ابزارهایی که قبلاً استفاده می‌کردند ارتباط برقرار نکند، ممکن است به جای ساده کردن فرآیندهای آنها، کار بیشتری ایجاد کند.
راه حل
برای رفع این نگرانی، مهم است که یک برنامه مدیریت پروژه را انتخاب کنید که به خوبی با ابزارها و نرم افزارهایی که تیم شما از قبل استفاده می‌کند، ادغام شود. ظرفیت برنامه برای ساده کردن وظایف، متمرکز کردن اطلاعات و کاهش نیاز به ابزارهای متعدد را برجسته کنید. آموزش و پشتیبانی ارائه دهید تا به کاربران کمک کند تا به سرعت با ابزار جدید سازگار شوند و به آنها نشان دهید که چگونه این ابزار کار آنها را به جای پیچیدگی، ساده می‌کند. بر مزایای بلندمدت، مانند بهبود سازمان، همکاری و بهره‌وری تأکید کنید تا نشان دهید که ارزش صرف زمان اولیه را دارد.
به عنوان مثال نرم افزار مدیریت پروژه بهتایم با گوگل کلندر و گوگل درایو لینک می‌شود. از طرفی با توجه به امکاناتی که برای مدیریت پروژه، مدیریت وظایف، برنامه‌ریزی، مدیریت زمان، مدیریت مستندات و گفتگوی آنلاین دارد، نیاز افراد را به سایر ابزارها به حداقل می‌رساند.
۲. پیچیدگی ابزار مدیریت پروژه و دشوار بودن یادگیری آن
یادگیری بسیاری از برنامه‌های مدیریت پروژه دشوار است و امکانات زیادی که دارند می‌تواند کاربران را از استفاده کامل از آنها باز دارد. برنامه‌های مدیریت پروژه اغلب دارای ویژگی‌ها، تنظیمات و گزینه‌های زیادی هستند که می‌تواند برای تازه‌واردها طاقت‌فرسا باشد. یادگیری نحوه پیمایش و استفاده حداکثری از این ابزارها می‌تواند زمان‌بر باشد و برخی از کاربران ممکن است آن را خسته کننده بدانند. در برخی موارد، یادگیری دشوار این ابزارها می‌تواند کاربران را از پذیرش کامل برنامه منصرف کند و باعث شود آنها به روش‌های آشناتر و کم کارآمدتر برگردند.
راه حل
برنامه‌ای را انتخاب کنید که کاربر پسند باشد، منابع آموزشی کافی داشته باشد و امکانات ساده و کافی ارائه دهد. ارائه آموزش‌های آسان و پیگیری و پشتیبانی مداوم می‌تواند به کاربران کمک کند تا سرعت یادگیری خود را افزایش دهند.
بهتایم ابزاری ساده و کاربردی است، با این حال راهنمای تصویری و ویدئویی کاملی دارد و به همراه پشتیبانی که ارائه می‌دهد، تا استقرار کامل در کنار شماست.
۳. مقاومت در برابر تغییر
افراد اغلب در مقابل تغییر مقاومت می‌کنند، به خصوص زمانی که تغییر، جریان کاری و روال ثابت را مختل کند. آنها با روش‌های موجود خود احساس راحتی می‌کنند و پذیرش یک برنامه جدید را یک اختلال ناخواسته می‌دانند. این مقاومت می‌تواند منجر به برداشت منفی از برنامه‌های مدیریت پروژه شود.
راه حل
استراتژی‌های مدیریت تغییر را اجرا کنید که بر مزایای برنامه مدیریت پروژه تاکید دارد. نشان دهید که چگونه این ابزارها کارها را ساده می‌کند، ارتباطات را بهبود می‌بخشد و در زمان صرفه جویی می‌کند. نمونه‌های واقعی را نشان دهید که چگونه این ابزارها بر تیم‌های دیگر تأثیر مثبت گذاشته‌اند.
۴. عدم انعطاف‌پذیری
برنامه‌های مدیریت پروژه ممکن است فاقد انعطاف‌پذیری برای انطباق با فرآیندها و الزامات منحصربه‌فرد یک تیم باشند. برنامه‌های مدیریت پروژه اغلب با قالب‌ها و گردش‌های کاری از پیش تعریف‌شده ارائه می‌شوند که ممکن است کاملاً با فرآیندهای منحصربه‌فرد یک تیم هماهنگ نباشند. کاربرانی که به دلیل عدم وجود انعطاف‌پذیری احساس محدودیت می‌کنند، ممکن است از ناتوانی برنامه در انطباق با نیازهای خاص خود ناامید شوند.
راه حل
یک برنامه قابل تنظیم انتخاب کنید که به کاربران امکان می‌دهد پلتفرم را با نیازهای خاص خود تنظیم کنند. به دنبال برنامه‌هایی با قالب‌ها، فیلدها و گردش‌های کاری قابل تنظیم باشید که سبک‌های کاری مختلف را در خود جای دهند.
۵. نوتیفیکیشن‌های بیش از حد
یکی از مزایای اصلی برنامه‌های مدیریت پروژه، همکاری و بروزرسانی در زمان واقعی است. با این حال، اگر این موضوع به درستی مدیریت نشود، جریان مداوم نوتیفیکیشن‌ها و هشدارها می‌توانند طاقت‌فرسا شوند و به جای افزایش بهره‌وری، باعث سرخوردگی و حواس‌پرتی شوند.
راه حل
ابزاری را انتخاب کنید که امکان شخصی‌سازی تنظیمات نوتیفیکیشن‌ها را در اختیار کاربران قرار دهد.
نرم افزار مدیریت پروژه بهتایم برای بسیاری از تغییرات و رخدادها هشدار ارسال می‌کند اما دریافت بیشتر این هشدارها اختیاری است و افراد می‌توانند انتخاب کنند برای چه موضوعاتی هشدار دریافت کنند.
۶. تعمیر و نگهداری و بروزرسانی
برنامه‌های مدیریت پروژه برای عملکرد بهینه و ایمن ماندن نیاز به بروزرسانی و نگهداری منظم دارند. کاربرانی که از این برنامه‌ها خوششان نمی‌آید ممکن است مشکل بروز نگه‌داشتن نرم‌افزار یا برخورد با اشکالات گاه به گاه را دلیل نارضایتی خود عنوان کنند.
راه حل
یک ارائه دهنده برنامه قابل اعتماد را انتخاب کنید که بروزرسانی و نگهداری یکپارچه را تضمین می‌کند. به دنبال پلتفرم‌هایی با بروزرسانی‌های خودکار و سابقه رسیدگی سریع به اشکالات باشید. امروز بیشتر شرکت‌ها از نرم افزارهای آنلاین (مانند بهتایم) استفاده می‌کنند تا به این ترتیب مسئولیت نگهداری و بروزرسانی آنها با شرکت ارائه دهنده باشد. این نرم افزارها به طور خودکار بروزرسانی می‌شوند.
۷. عدم شفافیت در نمایش پیشرفت پروژه
برخی از کاربران ممکن است احساس کنند که برنامه‌های مدیریت پروژه پیشرفت پروژه را به طور شفاف ارائه نمی‌کنند. برنامه مدیریت پروژه به منظور ارائه یک نمای کلی و واضح از وضعیت پروژه است. بدون این نما، پیگیری پیشرفت، شناسایی تنگناها و تصمیم‌گیری مبتنی بر داده برای مدیران پروژه چالش‌برانگیز می‌شود. برنامه‌های مدیریت پروژه موثر باید ویژگی‌های گزارش‌دهی و تحلیل ارائه دهند. بدون این موارد، ارزیابی عملکرد پروژه، شناسایی زمینه‌های بهبود و تصمیم‌گیری آگاهانه دشوار است.
راه حل
یک برنامه مدیریت پروژه با ویژگی‌های همکاری قوی انتخاب کنید. ویژگی‌هایی مانند ویرایش سریع، ثبت دیدگاه و فضاهای کاری مشترک می‌توانند همکاری را افزایش دهند و دید کاملی را از وضعیت پروژه ارائه دهند.
بهتایم با داشتن گزارش پیشرفت پروژه، پیشرفت واقعی پروژه‌ها و فعالیت‌ها را در زمان واقعی ارائه می‌دهد و به کمک امکاناتی مانند ثبت دیدگاه و گفتگوی آنلاین امکان ارتباط سریع با همکاران را فراهم می‌کند.
۸. عدم پذیرش سبک‌های کاری مختلف
برنامه‌های مدیریت پروژه اغلب رویکردی یکسان دارند که با سبک کاری دلخواه همه سازگار نیست. اعضای مختلف تیم ممکن است سبک‌های کاری و ترجیحات مختلفی برای نحوه سازماندهی وظایف، پیگیری پیشرفت و همکاری داشته باشند. اگر یک برنامه مدیریت پروژه یک رویکرد یکسان برای همه اعمال کند و این تغییرات را در نظر نگیرد، می‌تواند منجر به ناکارآمدی شود. اعضای تیم ممکن است احساس کنند مجبور هستند با سیستمی سازگار شوند که با سبک کار طبیعی آنها همخوانی ندارد، که می‌تواند منجر به کاهش بهره وری و ناامیدی شود.
راه‌حل
برنامه‌ای را انتخاب کنید که چندین نما و حالت‌های کاری، مانند بوردهای کانبان، نمودارهای گانت، یا نماهای جدولی ارائه می‌دهد. این موضوع به اعضای تیم اجازه می‌دهد تا سبکی را انتخاب کنند که به بهترین وجه متناسب با کار آنها باشد.
بهتایم نمودار گانت، جدول فعالیت‌ها، تقویم فارسی و بورد کانبان برای مدیریت فعالیت‌ها و پروژه‌های شما دارد.
در نتیجه، در حالی که برخی از افراد ممکن است به دلیل پیچیدگی، مقاومت در برابر تغییر، عدم سفارشی‌سازی، هشدارهای زیاد یا مسائل مربوط به بروزرسانی و نگهداری، نسبت به برنامه‌های مدیریت پروژه ابراز نارضایتی کنند، می‌توان با اتخاذ رویکرد مناسب و پشتیبانی درست بر آنها غلبه کرد. برنامه‌های مدیریت پروژه، زمانی که به طور موثر مورد استفاده قرار گیرند، پتانسیل بهبود کارایی پروژه و افزایش همکاری را دارند.