تایم شیت روشی است برای ثبت و پیگیری میزان زمانی که هریک از کارکنان روی فعالیت و یا پروژه‌ای خاص و یا برای مشتری مشخصی صرف می‌کنند. این اطلاعات می‌توانند روی کاغذ و یا یک فایل اکسل جمع‌آوری شوند. اما امروزه این روش‌های سنتی جای خود را به روش‌های دیجیتال مانند سیستم‌های نرم‌افزاری ابری داده‌اند که در آن تایم شیت ها پس از تکمیل و ارسال توسط کارکنان، به صورت اتوماتیک جهت تایید برای مدیرشان ارسال می‌شود. شخص ارسال کننده‌ی تایم شیت می‌تواند یک پیمانکار در خارج از سازمان و یا هریک از کارکنان داخل سازمان باشد.
می‌توانید نمونه‌ای از سامانه ثبت تایم شیت را در ویدئوی زیر تماشا کنید.
برای استفاده رایگان از سامانه ثبت تایم شیت بهتایم کلیک کنید.
چرا باید از تایم‌شیت استفاده کنیم؟
مدت‌ها پیش، از تایم شیت و پیگیری ساعات کارکرد کارکنان تنها برای محاسبه حقوق و دستمزد کارکنان استفاده می‌شد. بدین صورت که میزان ساعات کار شده طی یک دوره مشخص (روزانه، هفتگی، ماهانه و…) توسط کارکنان تعیین کننده‌ی میزان حقوق آنها بود. اما در حال حاضر از از تایم شیت ها تنها برای این منظور استفاده نمی‌‌شود. می‌توان از آنها برای برآورده کردن بسیاری از اهداف کسب و کارها هم استفاده نمود.
تایم شیت‌ها اطلاعات بسیار مهمی را در اختیار مدیران قرار می‌دهند:
با ثبت زمان شروع و پایان فعالیت‌ها و محاسبه مدت زمانی که صرف هر فعالیت شده است، آنها متوجه می‌شوند که برای هر فعالیت مشخص چه میزان ساعات کاری مورد نیاز است. این اطلاعات به برنامه‌ریزی بهتر، تخصیص وظایف و تعیین میزان نیروی کاری مورد نیاز کمک می‌کند.
استفاده از تایم شیت ها می‌تواند با کارا نمودن فرآیند حقوق و دستمزد، هزینه‌های سازمان را تا حد قابل توجهی کاهش دهد.
با در اختیار داشتن داده‌های دقیق در ارتباط با تعداد ساعاتی که توسط کارکنان روی یک پروژه صرف شده است، محاسبه صورت حساب مشتریان بسیار آسان‌تر می‌شود، پرداخت‌ها سریع‌تر انجام می‌شود و درآمد سازمان افزایش می‌یابد.
اهمیت استفاده از تایم شیت کارکنان موضوعی است که هر شرکتی باید به آن توجه کند. سامانه پیگیری زمان هماهنگی مناسبی را بین تعداد کارکنان و سطوح بهره‌وری ایجاد می‌کند. استفاده این سامانه مدیران را قادر می‌سازد که بدون اشتباهات رایج موجود در استفاده دستی از تایم شیت، برنامه‌ریزی‌های خود را سازمان‌دهی و عملکرد کارکنان را پیگیری کنند و تصمیمات مؤثرتری بگیرند.
از جمله اهداف اصلی استفاده از تایم شیت، مدیریت پروژه در سازمان‌هاست.
برآورد هزینه و زمان مورد نیاز پروژه، از منافع اصلی استفاده از تایم شیت در حوزه مدیریت پروژه در سازمان‌هاست. مدیران می‌توانند هزینه‌های برنامه‌ریزی شده را با هزینه‌های واقعی صرف شده برای پروژه‌ها و یا فعالیت‌های مختلف مقایسه کنند. این اطلاعات می‌تواند به انجام بهتر پروژه‌های فعلی و برنامه‌ریزی برای پروژه‌های آینده کمک کند. همچنین با ثبت زمان‌های شروع و پایان فعالیت‌ها، مدیران می‌توانند فعالیت‌هایی را که باعث تأخیر در تکمیل پروژه می‌شوند را شناسایی نمایند. در اختیار داشتن یک ساختار جزئی از هریک از فعالیت‌ها می‌تواند برای انجام پروژه‌های مختلف مفید باشد.
علاوه بر موارد فوق مدیران می‌توانند با استفاده از اطلاعات جمع‌آوری شده در تایم شیت ها، یک دید واضح از عملکرد کارکنان در سامان به‌دست آورند و متوجه شوند که بهره‌وری کدام‌یک از آنها در حال افزایش است و کدام‌یک از کارکنان در حال انجام فعالیت‌های بیهوده و غیرضروری هستند.
به طور کلی می‌توان از تایم شیت ها برای مدیریت زمان و پروژه در سازمان‌ها، تخصیص درست فعالیت‌ها به کارکنان، مدیریت صورت‌حساب مشتریان و حقوق و دستمزد کارکنان استفاده نمود.
سامانه تایم شیت ابری بهتایم نمونه‌ی خوبی جهت دستیابی به اهداف فوق می‌باشد.
مطالب مرتبط:
- چگونه کارکنان را به تکمیل تایم شیت ترغیب کنیم؟
- تایم شیت در اکسل – مزایا و مشکلات
چقد خوبین شما
خیلی ممنون. امیدوارم راهکارهای پیشنهادی ما براتون مفید باشه.