راهنمای دورکاری – معرفی ابزار دورکاری مناسب
ویروس کرونا باعث خانه نشین شدن بسیاری از افراد از جمله همکاران بهساد شده است. دورکاری مزایا و معایب خاص خودش را دارد. امروز تصمیم گرفتیم از تجربه خودمان از این شرایط بنویسم و آن را در قالب راهنمای دورکاری در اختیار شما قرار دهیم.
کار کردن در جوار همکاران و بودن در محیط کار، همکاری و همفکری را آسان می‌کند. بنابراین زمانی که دورکاری را انتخاب میکنیم باید به مسئله همکاری و هماهنگی بین اعضای تیم توجه کنیم.
پیش از مطالعه مقاله می‌توانید چند راهکار برای دورکاری را در ویدئوی زیر ببینید:
بر اساس تجربه از دورکاری:
راهنمای دورکاری ۱: از کار کردن در رخت‌خواب خودداری کنید.
دلیل آن واضح است شاید با مشاهده تخت‌خواب گرم و نرم خود خواب آلودگی بر شما چیره شود. بنابراین توصیه می‌شود، پشت میز بنشینید.
راهنمای دورکاری ۲: از ساعت کاری انعطاف‌پذیر دوری کنید.
شاید گمان کنید که دورکاری باعث می‌شود زمان کاری انعطاف‌پذیری داشته باشید و مثلا از ساعت ۱۱ صبح شروع به کار کنید و ساعت ۷ و یا ۸ بعد از ظهر هم روز کاری خود را به پایان برسانید.
اما باید بدانید که:
شما برای کار کردن به هماهنگ بودن با ساعت کاری مشتریان نیاز دارید.
و از طرفی اگر ۸ ساعت منظم از صبح کار کنید، برای استراحت و تفریح هم زمان دارید.
درست است که در این روزها نمی‌توانید از خانه خارج شوید اما برای بالا بردن روحیه خود نیاز به تفریح و استراحت دارید. مثلا:
تماشای فیلمی که مدت‌هاست قصد دیدنش را داشتید.
یا شاید مطالعه یک کتاب
و مهمتر از همه ورزش.
ورزش را علاوه بر تندرستی، در این روزهای کسل‌کننده با نیت بالا بردن روحیه خود، انجام دهید. روحیه همان چیزیست که برای یک روز کاری خلاق نیاز دارید.
مقاله مرتبط: مدیریت زمان برای فریلنسرها
راهنمای دورکاری ۳: برنامه‌ریزی کنید.
توصیه به برنامه‌ریزی همیشه وجود داشته است، ولی در این روزها مهمتر از همیشه است. وقتی برنامه‌‌ای داشته باشید، ذهن شما خود را مقید به انجام رساندن فعالیت‌های آن برنامه می‌داند و بنابراین برای به پایان رساندن روز کاری به شما انگیزه می‌دهد. (لذت خط زدن کارها از لیست کاری)
راهنمای دورکاری ۴: ارتباطات همیشه مهم است.
در دورکاری مساله ارتباطات از اهمیت بالایی برخوردار است. زیرا قرار است جایگزین تعامل رو‌درروی شما با همکارانتان باشد. نباید احساس کنید که با دوری از محیط کار در انجام کارها تنها هستید، چرا که این موضوع ممکن است:
علاوه بر دلسردی،
موجب موازی کاری شود.
ما به گفتگو با همکارانمان نیاز داریم.
بسیاری از افراد و تیم ها ممکن است از ابزارهای چت اجتماعی مانند واتساپ و تلگرام برای تعامل سازمانی خود استفاده کنند که این در واقع نقض غرض محسوب می‌شود. چرا که وقتی که ما از ابزارهای شبکه‌های اجتماعی برای ارتباط سازمانی خود استفاده میکنیم این استفاده بیشتر باعث حواس‌پرتی و ایجاد عدم تمرکز خواهد شد و سازمان‌ها برای تعاملات تیم‌های دور کار نیاز به ابزار چت و یا تعامل غیر اجتماعی و سازمانی خاص خود را دارند.
در بهساد بخشی از گفتگوی بین همکاران و به خصوص در مورد یک پروژه با بهتایم صورت می‌گیرد:
زمانی که پیشبرد فعالیت‌هایی که به ما سپرده شده را در گروه چت با دیگر اعضای تیم پروژه در میان می‌گذاریم و با مشورت همدیگر پروژه را پیش می‌بریم.
راهنمای دورکاری برای مدیران
شاید ردیابی بهره‌وری و وظایف همکارانتان برای شما در این روزها یک چالش باشد. باید بدانید که:
- هر فرد بر روی چه کاری زمان می‌گذارد و چه مقدار؟
- آیا همکاران بر روی پروژه‌های مد نظر شما که منجر به اهداف شرکت می‌شوند، کار می‌کنند یا نه؟
مقاله مرتبط: چالش‌های مدیریت از راه دور یک تیم
البته این حق شماست، اما حق همکاران شما هم هست که بدانند انتظارات و اهداف شما چیست و بر اساس چه معیارهایی ارزیابی می‌شوند.
بنابراین برای دورکاری ابتدا:
دورکاری برای مدیران ۱: نقش، مسئولیت و هدف هر فرد را مشخص کنید.
مثلا در بهساد فعالیت‌های مختلف با بهتایم به افراد مختلف سپرده می‌شود و سپس برای فعالیت تاریخ سررسید تعیین می‌گردد و به این ترتیب با ثبت تایم‌شیت توسط افراد، مدیر قادر به ارزیابی عملکرد فرد و نحوه حرکت او در مسیر پیشبرد پروژه می‌شود.
پس ابتدا:
- برای افراد فعالیت و ددلاین مشخص کنید و
- سپس از آنان توقع برآورده کردن انتظاراتتان را داشته باشید.
راهنمای دورکاری برای مدیران ۲: نوبت به ردیابی می‌رسد.
یک برنامه مدیریت پروژه ساده در این راه به شما کمک می‌کند. مانند بهتایم که همواره و به خصوص در این روزهای سخت در کنار ما بوده و تعامل و همکاری را در بهساد آسان کرده است.
ردیابی روند تکمیل پروژه
شاید بررسی روند تکمیل پروژه، نگرانی مدیران را از دورکاری کمتر کند.
برای این کار در بهتایم:
از گزارش پیشرفت پروژه‌ها استفاده می‌شود و مدیر بررسی می‌کند که چند درصد از پروژه انجام شده و چه مقدار از آن باقی مانده است.
مدیریت در این روزهای دورکاری در بهساد به کمک مدیریت تایم‌شیت‌های همکاران صورت می‌گیرد.
در بهتایم قسمتی تحت عنوان بررسی و مدیریت تایم‌شیت‌ها وجود دارد که با استفاده از آن مدیران می‌توانند تایم‌شیت افراد مختلف را تایید و یا رد کنند و نظر خود را در ارتباط با تایم‌شیت آن روز فرد، به صورت خصوصی به اطلاع وی برسانند.
با بررسی تایم‌شیت مدیر متوجه می‌شود که:
• آیا فرد اولویت مد نظر او را در آن روز کاری در نظر گرفته است یا نه؟
• با توضیحات فرد در مورد فعالیت‌های موجود در تایم‌شیت، شاید مدیر، نظرش را در مورد اولویت‌بندی تغییر دهد یا متوجه شود که فرد بر اساس چه فوریتی اولویت آن روزِ خود را تغییر داده است.
به طور کلی در دورکاری تعهد کاری نقش پر رنگی ایفا می‌کند، اگر سرنوشت شرکت برای فردی مهم باشد، این‌که همکاران و مدیرانش نزدیک او باشند و یا نه، تفاوتی در روند کاریش ایجاد نمی‌کند. استفاده از یک نرم‌افزار مدیریت پروژه مناسب به قصد مچ‌گیری انجام نمی‌شود، بلکه تنها راه حل عملی برای افزایش اعتماد بین همکاران، اثبات تعهد کاری و همکاری بین اعضای تیم است. ما سالهاست که از بهتایم استفاده میکنیم ولی متوجه شدیم که در این روزهای دورکاری بهتایم بیش از گذشته به بهساد کمک کرده است.
بنابراین به این دلیل که:
ما نگران غم هم پروازان هستیم
بهتایم در این روزها آماده یاری رساندن به شماست.