نرم افزار مدیریت عملکرد کارکنان و مزایای آن برای سازمان و کارکنان
مدیریت عملکرد کارکنان چیست؟
مدیریت عملکرد فرآیند همکاری با کارکنان است، تا به این وسیله نقاط قوت و ضعف عملکردشان شناسایی شده و راه‌حل‌هایی برای مولدتر بودن آن‌ها ارائه شود.
سناریوی زیر را در نظر بگیرید:
آقای X مدیر فروش یک شرکت بزرگ دارویی است. سال مالی این هفته پایان می‌یابد. او به شدت درگیر کارهای آخر سال است. و در این زمان شلوغ و دشوار از سال، از اداره منابع انسانی یک تماس تلفنی دریافت می‌کند: «آقای X، ما هنوز بررسی عملکرد ۱۰ کارمند شما را دریافت نکردیم. تا پایان سال مالی فرصت دارید.» آقای X فکر می‌کند: «اوه، بررسی عملکردها… وقت من را هدر می‌دهند!» از دیدگاه او، پرکردن آن فرم‌های بی‌معنی هیچ ارزشی ندارند. تمام آنچه او در مورد عملکرد کارکنان زیرمجموعه خود می‌داند مبتنی بر میزان فروش آن‌هاست که بیشتر از تلاش و انگیزه هر فروشنده، بستگی به محصولات ارائه شده و مکان تحت پوشش او دارد.
از طرفی فرم‌هایی که او ارائه می‌دهد هیچ تاثیری بر پاداش کارکنان ندارد. حقوق و دستمزد در شرکت آن‌ها بر اساس سنوات و مقام است نه شایستگی. با همه این‌ها او کمتر از ۳ روز فرصت دارد تا فرم‌ها را تحویل دهد. بنابراین تصمیم می‌گیرد، راحت‌ترین راه را انتخاب کند: برای خشنود کردن کارمندان خود، حداکثر امتیاز ممکن را به همه می‌دهد! او معتقد است که با این راه حل همه از رتبه‌بندی خود راضی خواهند بود، و او دیگر مجبور نیست با شکایات یا جلسات پیگیری مواجه شود. پس فرم‌ها را در کمتر از ۲۰ دقیقه پر می‌کند و از نظر خودش به کار واقعی خود باز می‌گردد.
ثبت نام رایگان در نرم افزار مدیریت عملکرد
در این سناریو یک اشتباه بزرگ وجود دارد که متاسفانه در بسیاری از سازمان‌ها وضعیت رایجی است.
اگرچه بخش منابع انسانی شرکت آقای X این روند را مدیریت عملکرد کارکنان می‌نامد، اما اصلا اینطور نیست.
برای روشن شدن موضوع مقاله زیر را که برداشتی از «کتاب مدیریت» عملکرد نوشته Herman Aguinis است، مطالعه کنید.
تعریف مدیریت عملکرد، مزایای مدیریت عملکرد کارکنان، استفاده از نرم افزار مدیریت عملکرد کارکنان
مدیریت عملکرد یک فرآیند مستمر برای شناسایی، اندازه‌گیری و بهبود عملکرد در سازمان‌هاست. این فرآیند از طریق ایجاد ارتباط بین عملکرد و اهداف هر فرد به رسالت و اهداف کلی سازمان انجام می‌شود.
دو مؤلفه اصلی این تعریف را در نظر بگیرید:
۱) روند مداوم.
مدیریت عملکرد کارکنان یک فرآیند بی‌پایان برای تعیین اهداف، مشاهده عملکرد و ارائه و دریافت راهنمایی و بازخورد است.
۲) ایجاد ارتباط بین مأموریت و اهداف.
مدیریت عملکرد کارکنان مستلزم این است که مدیران اطمینان حاصل کنند که فعالیت‌ها و خروجی‌های کارکنان متناسب با اهداف سازمان است و به تبع آن، به سازمان کمک می‌کند تا مزیت رقابتی در تجارت کسب کند.
بنابراین مدیریت عملکرد کارکنان مشارکت کارمندان در سازمان را شفاف می‌کند.
سیستم‌های مدیریت عملکرد کارکنان که سهم افراد را در اهداف سازمان مشخص نمی‌کنند، سیستم‌های مدیریت عملکرد واقعی نیستند.
مزایای بسیاری در رابطه با اجرای یک سیستم مدیریت عملکرد کارکنان وجود دارد:
۱) انگیزه برای انجام کار افزایش می‌یابد.
دریافت بازخورد در مورد عملکرد شخص، انگیزه او را افزایش می‌دهد. دانش در مورد چگونگی انجام و شناخت موفقیت‌های گذشته شخص، انگیزه لازم را برای دستاوردهای آینده وی تأمین می‌کند.
۲) عزت نفس افراد افزایش می‌یابد.
دریافت بازخورد در مورد عملکرد، نیاز قدردانیِ فرد را برآورده می‌کند و باعث افزایش عزت نفس کارکنان خواهد شد.
۳) مدیران در مورد افراد خود، بینش به‌دست می‌آورند.
سرپرستان مستقیم و سایر مدیران مسئول ارزیابی، بینش تازه‌ای درباره شخصی که مورد ارزیابی قرار می‌گیرد، به دست می‌آورند و درک بهتری از سهم هر فرد در سازمان کسب می‌کنند.
۴) تعریف وظایف و معیارها روشن می‌شود.
وظیفه شخصی که مورد ارزیابی قرار می‌گیرد ممکن است، روشن‌تر و مشخص‌تر تعریف شود. به عبارت دیگر، کارکنان درک بهتری از رفتارها و نتایج مورد نیاز کسب می‌کنند. همچنین دید بهتری از آنچه لازم است برای انجام موفقیت کسب کنند، به دست می‌آورند. (به عنوان مثال، کدام معیارها موفقیت شغلی را تعیین می‌کند)
۵) شناخت افراد از خودشان تقویت می‌شود.
شرکت‌کنندگان در سیستم درک بهتری از نقاط قوت و ضعف خود به دست می‌آورند، که می‌تواند به آن‌ها در تعریف بهتر مسیرهای شغلی آینده کمک کند.
۶) ارائه پاداش منصفانه‌تر و مناسب‌تر خواهد بود.
به طور کلی، یک سیستم مدیریت عملکرد کمک می‌کند، پاداش‌ها منصفانه و معتبر توزیع شوند.
گرفتن چنین تصمیماتی مبتنی بر یک سیستم مدیریت عملکردِ صحیح، منجر به بهبود روابط بین افراد و تقویت اعتماد به مدیران می‌شود.
۷) اهداف سازمانی روشن می‌شود.
اهداف واحد و سازمان مشخص می‌شود و افراد پیوند بین آنچه انجام می‌دهند و موفقیت سازمانی را درک می‌کنند.
۸) تمایز بهتر و به‌موقعی بین کارکنان خوب و ضعیف وجود دارد.
سیستم مدیریت عملکرد کارکنان امکان شناسایی سریعتر عملکرد خوب و ضعیف را فراهم می‌کند. همچنین، به مدیران کمک می‌كند كه به موقع مشكلات عملکردی را شناسایی و برطرف كنند. (یعنی قبل از این‌كه مسئله خیلی پرهزینه شود و نتوان آن را برطرف كرد.)
۹) تغییر در سازمان تسهیل می‌شود.
سیستم مدیریت عملکرد کارکنان می‌توانند ابزاری مفید برای پیشبرد تغییرات سازمانی باشند.
به عنوان مثال، فرض کنید سازمان تصمیم دارد فرهنگ خود را تغییر دهد تا اولویت اصلی کیفیت محصول و خدمات به مشتری باشد. از مدیریت عملکرد برای هماهنگ کردن فرهنگ سازمانی با اهداف سازمان استفاده می‌شود تا تغییرات ممکن شوند.
این دقیقاً همان کاری است که IBM در دهه ۱۹۸۰ هنگامی که می‌خواست تمرکز خود را به سمت جلب رضایت مشتری تغییر دهد، انجام داد.
IBM عملکرد هر یک از اعضای سازمان را براساس رتبه‌بندی رضایت مشتری ارزیابی کرد.
شرکتهای بزرگی مانند آمازون و گوگل، بررسی‌های سالانه را با مدیریت عملکرد جایگزین کرده‌اند.
۱۰) تعهد سازمانی را افزایش می‌دهد.
کارکنان شما رمز موفقیت شرکت شما هستند. هنگامی که مدیران و کارکنان به طور مرتب و صادقانه ارتباط برقرار می‌کنند، کارکنان اهداف و انتظارات مدیریت را شفاف دریافت می‌کنند. و این به نوبه خود به غلبه بر دو چالش بزرگی که همه شرکت‌ها با آن روبرو هستند کمک می‌کند: حفظ کارکنان در سازمان و افزایش تعهد آن‌ها. همچنین:
- مدیران وقت کمتری را صرف میکرومدیریت می‌کنند.
- کارمندان از استقلال بیشتری برخوردار می‌شوند.
- سوء تفاهم و سردرگمی کاهش می‌یابد.
مزایای توانمندسازی کارکنان را بخوانید.
اهداف و نقش سیستم‌های PM
اطلاعات جمع‌آوری شده توسط یک سیستم مدیریت عملکرد کارکنان بیشتر برای مدیریت حقوق و دستمزد، بازخورد و شناسایی نقاط قوت و ضعف کارکنان استفاده می‌شود.
به طور کلی، سیستم مدیریت عملکرد کارکنان می‌توانند اهداف زیر را داشته باشد:
استراتژیک، اداری، اطلاعاتی، توسعه
هدف استراتژیک
اولین هدف استفاده از سیستم مدیریت عملکرد کمک به مدیریت عالی برای دستیابی به اهداف استراتژیک سازمان است. با پیوند دادن اهداف سازمان با اهداف فردی، سیستم مدیریت عملکرد کارکنان رفتارهای سازگار و همسو با دستیابی به اهداف سازمان را تقویت می‌کند.
هدف اداری
دومین کاربرد سیستم مدیریت عملکرد تهیه اطلاعات معتبر و مفید برای تصمیم‌گیری‌های اداری در مورد کارمندان است. این تصمیمات اداری شامل حقوق و دستمزد، ارتقاء، شناخت عملکرد فردی، شناسایی عملکردهای ضعیف، اخراج و … می‌شود.
بنابراین اجرای سیستم‌های پاداش مبتنی بر اطلاعات ارائه شده توسط سیستم مدیریت عملکرد کارکنان در اهداف اداری قرار می‌گیرد.
هدف اطلاعاتی
سیستم مدیریت عملکرد به عنوان وسیله ارتباطی مهمی عمل می‌کند.
- اول، کارکنان را در مورد چگونگی انجام کار آگاه می‌کند و اطلاعاتی را در مورد موضوعات خاصی که ممکن است نیاز به پیشرفت داشته باشند به آن‌ها می‌دهد.
- دوم، در ارتباط با هدف استراتژیک، اطلاعاتی را در مورد انتظارات سازمان و سرپرست دریافت می‌کنند.
هدف توسعه
همانطور که در بالا ذکر شد، بازخورد یک مؤلفه مهم یک سیستم مدیریت عملکردِ به خوبی اجرا شده است.
این بازخورد می‌تواند در راه پیشرفت استفاده شود:
- مدیران می‌توانند از بازخورد برای راهنمایی کارکنان استفاده کرده و به طور مداوم عملکرد را بهبود بخشند.
- این بازخورد امکان شناسایی نقاط قوت و ضعف و علل نقص عملکرد (که می‌تواند ناشی از عوامل فردی یا گروهی باشد) را فراهم می‌آورد.
مزایای نرم افزار مدیریت عملکرد کارکنان
متأسفانه، مشکل فرآیند مدیریت عملکرد کارکنان این است که برای مدت زمانی طولانی، دستخوش تغییر نشده است. بسیاری از سازمان‌ها به دلایل مختلف، استفاده از بررسی عملکردهای سنتی را ترجیح می‌دهند.
چگونه نرم افزار مدیریت عملکرد کارکنان می‌تواند به نفع سازمان باشد؟
راحتی استفاده از نرم افزار مدیریت عملکرد کارکنان
یکی از بزرگترین مزیت‌های نرم افزار مدیریت عملکرد کارکنان این است که استفاده از آن بسیار آسان است (البته بسته به انتخاب نرم افزار):
- همه موارد مورد نیاز برای یک فرآیند بررسی یک جا جمع شده است.
- اکثر فرایندها به صورت خودکار انجام می‌شوند.
نرم افزار مدیریت عملکرد مناسب به مدیران منابع انسانی کمک می‌کند به جای تمرکز بر فرآیند، بر روی نتیجه بررسی عملکرد متمرکز شوند.
نرم افزار مدیریت عملکرد کارکنان بینش واضحی درباره عملکرد کارمندان فراهم می‌کند
- می‌تواند نگاهی بسیار روشن‌کننده به عملکرد یک فرد ارائه دهد.
- تجزیه و تحلیلی از عملکرد فرد، در قالب نمودارهای گرافیکی نمایش می‌دهند.
بنابراین به مدیران در تصمیم‌گیری‌های مختلف کمک می‌کنند.
مزایای سیستم مدیریت عملکرد موبایلی
مدیریت عملکرد در زمان واقعی
ساختار سازمانی در حال حرکت به سمت کار کردن از راه دور است و هر روز بر تعداد فریلنسرها اضافه می‌شود. از طرفی استفاده از تلفن همراه رو به افزایش است، و همه این‌ها باعث می‌شود که سازمان‌ها تمایل داشته باشند، ارزیابی کارکنان خود را از طریق انواع مختلف دستگاه‌های تلفن همراه (تلفن‌های هوشمند و تبلت) انجام دهند. بنابراین داشتن نسخه اندروید برای یک نرم افزار مدیریت عملکرد کارکنان یک مزیت به شمار می‌رود.
برای دانلود نسخه اندروید بهتایم کلیک کنید.
بهتایم : نرم افزار مدیریت عملکرد کارکنان
یکی از اهداف بهتایم، جمع‌آوری و ارزیابی عملکرد واقعی افراد در سازمان‌هاست.
ثبت نام و استفاده رایگان از بهتایم
مطالب مرتبط: