طوفان فکری یا بارش فکری (brainstorming) ابزاریست برای ایده‌پردازی در مورد یک موضوع معین و در یک بازه زمانی محدود که برای تحریک تفکر خلاق و ایجاد راه‌حل‌های خلاقانه برای یک مشکل انجام می‌شود. به زبان ساده در این تکنیک کافی است در یک مدت زمان محدود هر چقدر ایده که به ذهنتان می‌رسد، یادداشت کنید.
در طوفان فکری یا بارش فکری آنچه اهمیت دارد کمیت است، نه کیفیت و بر این اصل استوار است که چندین مغز بهتر از یک مغز کار می‌کند.
بارش فکری در زندگی یک مدیر پروژه که هر روز برای حل مشکلات نیاز به تفکر خلاق دارد، تکنیکی کاربردی است.
فهرست مطالب:
مزایای طوفان فکری یا بارش فکری:
- نسبت به روش‌های حل مسئله سنتی بسیار موثرتر است.
- به افراد کمک می‌کند راه‌حل‌های خلاقانه‌تری پیدا کنند.
- به توافق اعضای تیم در مورد راه‌حل انتخابی کمک می‌کند.
- یک محیط باز ارائه می‌دهد و افراد را تشویق به مشارکت می‌کند.
- به اعضای تیم کمک می‌کند تا پیوند قوی‌تری هم با یکدیگر و هم با سازمان داشته باشند.
چالش‌های طوفان فکری یا بارش فکری
- مشارکت نامتعادل افراد به دلیل تسلط برونگراها در بحث
- اثر لنگر انداختن یا anchoring، به این معنی که جلسه به چند ایده که ابتدا مطرح شده‌اند محدود می‌شود و به سراغ دیگر ایده‌ها نمی‌رود.
- سکوت‌های طولانی و ناخوشایندِ افراد، که اغلب زمانی رخ می‌دهد که شرکت‌کنندگان آماده نیستند.
بارش فکری و مدیریت پروژه
در (PMBOK) بارش فکری به عنوان یک ابزار و تکنیک توصیه شده در نوشتن منشور مدیریت پروژه و همچنین برخی از حوزه‌های دانش، مانند مدیریت محدوده و مدیریت ریسک، معرفی شده است.
به طور کلی، مدیران پروژه از طوفان فکری یا بارش فکری برای حل مشکلات استفاده می‌کنند. مراحل حل مسئله:
- شناسایی مشکل
- تولید ایده
- انتخاب ایده (تصمیم‌گیری)
- اجرا
تولید و انتخاب ایده بخشی از یک جلسه بارش فکری هستند، در حالی که شناسایی مشکل قبل از جلسه و اجرا بعد از جلسه اتفاق می‌افتند.
از آنجایی که بارش فکری به چندین نفر نیاز دارد، مدیر پروژه به عنوان مدیر جلسه عمل می‌کند و تاثیرگذارترین چهره در جلسه طوفان فکری است.
مراحل طوفان فکری یا بارش فکری
۱) برنامه‌ریزی جلسه بارش فکری
قبل از ورود به اتاق و طوفان فکری، چند کار وجود دارد که باید آنها را تکمیل کنید. این وظایف عبارتند از:
- هدف جلسه را مشخص کنید. مجری جلسه بارش فکری باید مشکل خاصی را که باید حل شود یا سؤالی را که باید پاسخ داده شود، مطرح کند تا یک جلسه سازنده ایجاد شود. در صورت لزوم می‌توانید اطلاعات اولیه را چند روز قبل از جلسه در اختیار تیم قرار دهید.
- اطمینان حاصل کنید که محیط جلسه به تمرکز تیم کمک می‌کند. اتاق باید به خوبی روشن باشد و شامل تمام منابع یا ابزارهای لازم مانند تخته سفید، برگه یادداشت، خودکار و غیره باشد.
- شرکت‌کنندگان را شناسایی کنید. معمولا اکثر شرکت‌کنندگان از افرادی هستند که بیشتر تحت تاثیر این مشکل قرار گرفته‌اند. می‌توانید افراد خارجی و کارشناسان را هم در نظر بگیرید تا تنوع وجود داشته باشد. اگر اعضای دعوت شده به جلسه بارش فکری به صورت مشابه فکر کنند، نمی‌توانید توقع ایدههای خلاقانه و نوآورانه زیادی داشته باشید. بنابراین یک گروه ناهمگون ترجیح داده می‌شود. ایده‌آل این است که افرادی را از بخش‌ها و نقش‌های مختلف انتخاب کنید که مطمئناً سبک‌های فکری متفاوتی دارند.
- شرکت‌کنندگان را گروه‌بندی کنید. اندازه گروه‌های بارش فکری را به سه نفر محدود کنید. هر گروه باید متشکل از افرادی با پیشینه‌های مختلف باشد. مثلا همه طراحان گرافیک را در یک گروه قرار ندهید و با افراد دیگر ترکیبشان کنید. به عنوان مثال، یک گروه می‌تواند متشکل از یک طراح گرافیک، یک کدنویس و یک تستر باشد.
۲) برگزاری جلسه بارش فکری
بسیاری از محققان به موضوع بهینه‌سازی جلسات بارش فکری پرداخته‌اند. برخی از دستورالعمل‌هایی که در طول بارش فکری باید رعایت شوند، عبارتند از:
- برای بارش فکری قوانین وضع کنید. برای اطمینان از اینکه بحث به آرامی پیش می‌رود، در ابتدا قوانین تعیین کنید و به آنها پایبند باشید. آیا افراد قبل از صحبت باید دست خود را بالا ببرند؟ یا اینکه در هر زمانی که چیزی به ذهنشان رسید می‌توانند آن را مطرح کنند؟
- مسائل پیچیده را به مسائل ساده‌تر و کوچکتر تقسیم کنید. سپس هر مشکل کوچکتر را به طور مستقل بررسی کنید.
- به شرکت‌کنندگان یادآوری کنید که جلسه بارش فکری مسابقه نیست، بلکه تلاشی مشترک برای حل یک مشکل است. به این ترتیب به تیم کمک کنید تا ایدههای جدید یا حتی ایدههای افراد دیگر را توسعه دهند و به راه‌حل‌های جدید برسند.
- برای تشویق همه به مشارکت، کارمندان را از انتقاد از یکدیگر باز دارید.
- هر زمان به یک ایده پایبند باشید و زمانی که بحث تمرکز خود را از دست داد، تیم را دوباره متمرکز کنید.
- تنها یک راه برای به دست آوردن ایدههای خلاقانه وجود دارد: به مردم آزادی بیان کردن ایده‌هایشان را بدهید. حتی اگر ایده‌ای احمقانه به نظر می‌رسد، باز هم باید مطرح شود و مورد بحث قرار گیرد، در واقع همین ایده می‌تواند به راه‌حل جدیدی منجر شود که قبلاً هرگز به فکر کسی نمی‌رسید. مطمئناً برخی از افراد از ترس قضاوت شدن یا بیان ایدههای نادرست، تمایلی به اشتراک گذاشتن ایدههای خود ندارند. از این رو، محیطی را ایجاد کنید که در آن، شرکت‌کنندگان این خطر را احساس نکنند. سعی کنید به تیم نشان دهید که کمی شوخی و سرگرمی یا ایدههای عجیب و غریب خوب است.
- اگر جلسه بارش فکری طولانی شد، وقفه‌هایی ترتیب دهید تا به اعضا کمک کنید دوباره تمرکز خود را به دست آورند.
- پس از رتبه‌بندی ایده‌ها، در مورد راه حل توافق کنید.
- برای اطمینان از انجام راه حل، مسئول تعیین کنید.
قانون طلایی: در یک جلسه بارش فکری، چیزی به نام ایده بد وجود ندارد.
۳) بعد از جلسه بارش فکری
چندین فعالیت وجود دارد که باید بعد از جلسه بارش فکری انجام شوند، مانند:
- جایزه بدهید و از مشارکت‌کنندگان قدردانی کنید. با این کار مطمئن می‌شوید که در بارش فکری بعدی افراد با اشتیاق بیشتری مشارکت می‌کنند.
- راه حل انتخابی را تا تکمیل شدن، پیگیری و نظارت کنید.
تکنیک‌های طوفان فکری یا بارش فکری
نگارش آزاد[۱]
برای اجرای این تکنیک باید محیطی ایجاد کنید که در آن بتوانید بدون وقفه بنویسید. سپس یک آلارم تنظیم کرده و شروع به نوشتن کنید. تا زمانی که زنگ هشدار به صدا در نیامده، خودکارتان را زمین نگذارید. حین نوشتن اشکلات دستور زبان و نگارش را نادیده بگیرید، زیرا هدفتان تولید ایدههای متنوع است.
کلمات مرتبط[۲]
در این تکنیک شرکت‌کنندگان در جلسه کلماتی را پیشنهاد می‌کنند که می‌توانند به هر نحوی با موضوع جلسه مرتبط باشند. از آنها خواسته می‌شود که این کار را به سرعت، بدون فکر کردن زیاد و بدون تحلیل یا سانسور پاسخ‌های خود انجام دهند.
تار عنکبوت[۳]
مانند تصویر:
۱. موضوع یا مسئله را در یک دایره در وسط صفحه قرار دهید.
۲. برای راه‌حل‌های ممکنِ مشکلِ مطرح شده، خطوطی را از دایره به سمت بیرون بکشید و آنها را ۲ نام‌گذاری کنید.
۳. ایدههای مرتبط با راه‌حل‌های بالا را با خطوطی که ۳ نام دارند، از آنها جدا کنید.
۴. در مدت زمان بارش فکری، لایه‌های بیشتری اضافه کنید. سعی نکنید یک تار عنکبوت متقارن ایجاد کنید بلکه آزادانه بنویسید و هر رشته فکری را بدون نقد دنبال کنید.
تکنیک گروهی اسمی[۴]
این تکنیک اطمینان حاصل می‌کند که همه شرکت‌کنندگان برای بیان ایده، فرصت برابر دارند. از هر شرکت‌کننده خواسته می‌شود تا ایدههای خود را بنویسد. مجری به نوبت از هر شرکت‌کننده می‌خواهد که یکی از ایدههای خود را بیان کند و آنها را بر روی تخته یادداشت می‌کند. سپس هر شرکت‌کننده لیست نهایی موجود بر روی تخته را در یک صفحه خالی کپی می‌کند و به هر ایده امتیاز می‌دهد. صفحات از شرکت‌کنندگان جمع‌آوری می‌شود و ایده‌ها بر اساس امتیازشان رتبه‌بندی می‌شوند.
انفجار ستاره[۵]
برای شروع ایده‌ای را در وسط تخته سفید بنویسید و یک ستاره شش ظلعی دور آن بکشید. هر ضلع نشان دهنده یک سوال است:
- چه کسی؟
- چه چیزی؟
- چه زمانی؟
- کجا؟
- چرا؟
- چگونه؟
در نظر بگیرید که هر سوال چگونه ممکن است به ایده شما مرتبط باشد، به عنوان مثال:
چه کسی می‌خواهد این محصول را بخرد؟ یا چه زمانی باید این برنامه را راه‌اندازی کنیم؟
این تکنیک به شما کمک می‌کند تا سناریوها یا موانعی را که پیش از این در نظر نمی‌گرفتید، پیدا کنید.
پنج چرا یا تحلیل چرا[۶]
حداقل پنج بار در مورد یک موضوع یا ایده سؤالات چرا دار بپرسید و مشکلات جدیدی را که ظاهر می‌شوند، در نظر بگیرید. مهمتر از همه، توجه داشته باشید که چگونه می‌توانید به آنها رسیدگی کنید.
تحلیل SWOT
SWOT مخفف نقاط قوت، ضعف، فرصت‌ها و تهدیدها است. این تحلیل یک تکنیک برنامه‌ریزی استراتژیک است که مدیران پروژه برای آنالیز نقاط قوت و ضعف پروژه‌های خود و همچنین تحلیل و بررسی فرصت‌ها و تهدیدهایی که ممکن است در آینده با آنها مواجه شوند، از آن استفاده می‌کنند. این تحلیل می‌تواند درجلسه بارش فکری، واجد شرایط بودن یک ایده را ارزیابی کند. جنبه‌های زیر از ایده را مورد بحث قرار دهید تا مشخص شود آیا ارزش اجرا دارد یا خیر:
نقاط قوت: چگونه این ایده بر سایر ایده‌ها غالب می‌شود؟
ضعف: آیا نقصی در ایده وجود دارد که اجرای آن را به خطر بیندازد؟
فرصت‌ها: براساس این ایده می‌توانید روی چه چیز دیگری سرمایه‌گذاری کنید؟
تهدیدها: در صورت راه‌اندازی این ایده، خطرات احتمالی چیست؟
درباره تحلیل SWOT بیشتر بخوانید.
تحلیل علل[۷]
این تکنیک، علل یک مشکل را تحلیل می‌کند. برای استفاده از این تکنیک طوفان فکری، به سادگی از خود یا تیم بارش فکری خود بپرسید:
- چه چیزی باعث ایجاد [مشکل را بنویسید] می‌شود؟
- سپس چه چیزی باعث [پاسخ به سوال قبلی را بنویسید] می‌شود؟
هرچه عمیق‌تر به یک مشکل بپردازید، در اجرای راه‌حل‌های آن اطمینان بیشتری خواهید داشت.
نقشه ذهنی[۸]
این تکنیک به اثر لنگر انداختن می‌پردازد. این اثر یکی از چالش‌های طوفان فکری است و به این اشاره دارد که در جلسه به جای ارائه ایدههای جدید، بر روی اولین ایده‌ها تمرکز می‌شود. نقشه ذهنی این کار را با استفاده از الهام گرفتن از ایده اول برای رسیدن به ایدههای دیگر انجام می‌دهد.
برای این کار به یک کاغذ یا تخته بزرگ نیاز دارید. یک موضوع را بنویسید و سپس ایدههای مرتبط را با کشیدن خطوط به آن متصل کنید. این کار به شما کمک می‌کند تا تصویری از موضوع مورد نظر خود و آنچه ممکن است بر اجرای آن تأثیر بگذارد یا حتی آن را تسریع کند، ترسیم کنید.
پر کردن جای خالی یا تحلیل جای خالی[۹]
اجرای تکنیک را با گفتن بیانیه‌ای از جایی که هستید و جایی که می‌خواهید در آن باشید، شروع کنید. به عنوان مثال:
شرکت ما ساعت‌های هوشمند ایجاد می‌کند. می‌خواهیم مجموعه خود را به ردیاب‌های تناسب اندام هم گسترش دهیم.
اینها را روی یک تکه کاغذ بزرگ یا یک تخته سفید بنویسید. سپس، موانع رسیدن شما به جایی که می‌خواهید را فهرست کنید و برای هر یک از آنها به دنبال راه‌حل باشید. در پایان جلسه طوفان فکری، باید برنامه روشن‌تری برای رسیدن به جایی که می‌خواهید، داشته باشید.
ذهن نویسی[۱۰]
یک تکنیک بارش فکری غیرکلامی است. همه مشارکت‌کنندگان سه ایده مربوط به یک موضوع را در سه برگه کاغذ جداگانه می‌نویسند. سپس هر فرد ایدههای خود را به افراد سمت راست یا چپ خود می‌دهد تا آن فرد، نکات و ملاحظات لازم را به ایده‌ها اضافه می‌کند.
تکه‌های کاغذ باید یک دور کامل دست به دست شوند. سپس، مجری طوفان فکری می‌تواند درباره هر ایده با صدای بلند بحث کند و تعیین کند که چه چیزی ارزش دنبال کردن دارد.
نکته: این تکنیک بارش فکری را به ۱۰ نفر محدود کنید تا در ایده‌ها غرق نشوید و یا زمان کم نیاورید.
طوفان فکری آنلاین[۱۱]
برای تیم‌های دورکار عالی است. مکانی برای بیان ایده‌ها پیدا کنید. مثل چت‌روم ابزار مدیریت پروژه خودتان. (مدیریت پروژه آنلاین بهتایم را امتحان کنید.)
افراد مشارکت‌کننده می‌توانند هر زمان چیزی به ذهنشان رسید آن را اضافه کنند. این فهرست همیشه در حال تکامل خواهد بود. البته، رهبر تیم ممکن است بخواهد تیم خود را از سررسیدی که در آن به راه‌حل نیاز است، مطلع کند.
از تیم بپرسید برعکس آن چیزی که می‌خواهید به آن برسید، چیست.
به عنوان مثال: بدترین ناوبری (navigation) در یک وب‌سایت چیست؟
این نوع سؤالات منجر به تفکر به روشی غیر معمول درباره مشکلات می‌شود.
یک محدودیت جدید و اغلب اغراق‌آمیز برای مشکل، تعریف کنید.
نه به این دلیل که تیم را مجبور کنید سخت‌تر کار کنند، بلکه به این دلیل که به آنها کمک کنید خلاقانه فکر کنند. به عنوان مثال، می‌توانید بودجه پروژه را کمتر در نظر بگیرید. چالش‌هایی از این دست، خلاقیت افراد را تحریک می‌کنند.
نکات کاربردی برای یک جلسه طوفان فکری یا بارش فکری
۱. برای آماده شدن زمان بگذارید.
مجری جلسه طوفان فکری تنها کسی نیست که برای آماده شدن برای یک جلسه به زمان نیاز دارد. به همین دلیل باید پیش از جلسه به مشارکت‌کنندگان دستور کار جلسه را بدهید تا ذهنیت درستی از جلسه بارش فکری پیدا کنند.
۲. یک هدف روشن تعیین کنید.
هرچه پیش از شروع جلسه اطلاعات بیشتری برای مشارکت‌کنندگان فراهم کنید، آنها می‌توانند ایدههای پربارتری تولید کنند. به عنوان مثال، مشخص کنید که به وضوح به دنبال چه نوع ایده‌هایی هستید. مواردی که به سرعت قابل اجرا هستند یا آنهایی که کاملا متفاوت و جدیدند.
علاوه بر این، مطمئن شوید که مشارکت‌کنندگان را از محدودیت‌هایی که شما یا سازمانتان دارید، مثل زمان یا بودجه، مطلع می‌کنید تا ایدههای اجرایی تولید کنند.
۳. هم‌تیمی‌های جدید دعوت کنید.
وقتی همان افراد بارها و بارها با هم طوفان فکری می‌کنند، می‌توانند بارها و بارها ایدههای مشابهی را تولید کنند. به همین دلیل، در نظر داشته باشید که افراد جدیدی را به جلسه طوفان فکری خود دعوت کنید تا دیدگاه‌ها و ایدههای تازه به‌دست بیاورید. دعوت‌شدگان می‌توانند همکارانی از بخش‌های مختلف، مشتریان یا یک مشاور خارجی باشند.
۴. برای همه شرایط برابر فراهم کنید.
در هر جلسه بارش فکری باید فضای امنی برای به اشتراک گذاشتن ایده‌ها فراهم شود، حتی برای ایدههای غیر متعارف. به یاد داشته باشید، تنها ایده‌‌ی بد، بدون ایده بودن است و هیچ ایده‌ای نباید رد یا قضاوت شود. علاوه بر این، مجری جلسه طوفان فکری باید اطمینان حاصل کند که با همه مشارکت‌کنندگان به‌طور مشابه رفتار می‌شود و زمان برابری برای صحبت کردن دریافت می‌کنند. شاید تنظیم یک تایمر برای صحبت کردن هر فرد کمکتان کند.
۵. تکنیک‌های طوفان فکری را با جلسه انطباق دهید.
هر جلسه بارش فکری نیازمند تکنیک‌های طوفان فکری خاص خود است. آمادگی داشته باشید که تکنیک طوفان فکری خود را بسته نوع جلسه و مشارکت‌کنندگان تغییر دهید یا تکنیک‌های مختلف را ترکیب کنید.
مثالی برای بارش فکری تیمی
شرکت gartner با موفقیت از این تکنیک استفاده کرد. در یک کنفرانس برای توسعه راه‌حل‌های نوآورانه این سوال از حضار پرسیده شد:
چگونه می‌توانیم فرآیند فروش را بهبود بخشیم؟
جلسه طوفان فکری با حضور تقریباً ۶۰۰ نماینده فروش که در ۱۰۰ میز ۶ نفره نشسته بودند، انجام شد. به هر نماینده فروش یک ورق کاغذ داده شد تا در مدت زمان ۱ دقیقه هر تعداد ایده که می‌تواند فهرست کند. سپس ایدههای تولید شده به نفر سمت چپ افراد منتقل شد و هر فرد یک دقیقه فرصت داشت تا ایدههای تولید شده توسط نفر کناری خود را بررسی کند. پس از ۶ دقیقه، هر فرد دور میز، ایدههای جداگانه‌ای ایجاد کرده بود و به ایدههای تولید شده توسط سایر افراد حاضر در میز، نکاتی را اضافه کرده بود.
سپس به هر میز ۵ دقیقه فرصت داده شد تا ۱۰ ایده برتر میزشان را انتخاب کند. در پایان این مرحله، ۱۰۰۰ ایده وجود داشت!
سپس میزها در گروه‌های ۳تایی گروه‌بندی شدند تا ۱۰ ایده برتر هر یک از ۳ میز را بررسی کنند. به هر گروه ۱۰ دقیقه فرصت داده شد تا ایده‌ها را مرور کند و ۵ ایده برتر را انتخاب کند. تنها پس از ۲۱ دقیقه، تقریباً ۱۶۵ ایده برای تیم مدیریت فروش ایجاد شده بود.
لیستی از ۱۶۵ ایده به کل تیم فروش نشان داده شد تا آنها بتوانند ایدههای تولید شده و نتایج جلسه طوفان فکری خود را ببینند. به این ترتیب، هر فروشنده در فرآیند مشارکت داشت و به احتمال زیاد از تغییراتی که در نتیجه این ایده‌ها ایجاد می‌شد، حمایت می‌کرد.
مراجع:
- [۱] . Free Writing
- [۲] . Word-association
- [۳] . Spider Webs
- [۴] . Nominal group technique
- [۵] . Starbursting
- [۶] . why analysis
- [۷] . Drivers analysis
- [۸] . Mind mapping
- [۹] . gap analysis
- [۱۰] . Brainwriting
- [۱۱] . online brainstorming