چالش‌های شرکت‌ها و واحدهای فناوری اطلاعات

یکی از مأموریت‌های فناوری اطلاعات، فراهم کردن اطلاعات مورد نیاز مدیران است تا تصمیم‌های مبتنی بر اطلاعات بگیرند نه مبتنی بر حدس و گمان. مدیران تیم‌های فناوری اطلاعات نیز مانند سایر مدیران به اطلاعات بموقع و مناسب درباره عملکرد حوزه تحت مدیریت خود نیاز دارند. به عنوان مثال، آنها باید از قیمت تمام شده محصولات و خدمات، و بار کاری هر یک از کارکنان تیم خود مطلع باشند.

انتظارات مشتریان در حال افزایش، و بودجه‌ها در حال کاهش است. سازمان‌ها و مشتریان، خدمات بیشتر در مقابل هزینه کمتر می‌خواهند. با توجه به این که نیروی انسانی، منبع کلیدی شرکت‌ها و واحدهای فناوری اطلاعات است، بهره‌وری منابع انسانی، تعیین‌کننده سطح عملکرد آنها خواهد بود.

مدیران فناوری اطلاعات، مأموریتی دو وجهی دارند: پشتیبانی از عملیات جاری سازمان، و تسهیل تحول سازمانی. اگر ابزار و فرایندهای مناسبی برای مدیریت عملیات جاری مستقر نکنند، حل مسائل روزمره ممکن است چنان دست و پاگیر شود که فراغت کافی برای پرداختن به نوآوری و تغییرات سازمانی را نداشته باشند. همچنین اگر ابزار و فرایندهای مناسبی برای مدیریت پروژه‌های بهبود نداشته باشند، این پروژه‌ها در حد ایده، باقی می‌مانند یا لا به لای عملیات جاری، گم می‌شوند.

آمارها نشان می‌دهد انحراف پروژه‌ها نسبت به هزینه و زمان اولیه، یکی از مشکلات اغلب تیم‌های فناوری اطلاعات است. این انحراف می‌تواند ناشی از خطا در برآوردهای اولیه، ضعف مدیریت پروژه، یا عوامل خارج از کنترل باشد. برآورد نادرست زمان پروژه‌ها موجب قول دادن نامناسب به مشتریان داخلی و خارجی، و موجب به اشتباه انداختن مدیران کسب و کار در تصمیم‌گیری‌ها می‌شود. بدترین حالت ممکن آن است که این تاخیرها و افزايش هزینه‌ها، برای سازمان عادی شده و به نحوی به عادت و شخصیت سازمان تبدیل شود. بنابراین به مکانیزمی نیاز است تا هزینه و زمان واقعی خدمات و پروژه‌ها را محاسبه کند و سطح بهره‌وری تیم مشخص شود. مقایسه هزینه و زمان واقعی با برآوردها، ممکن است موجب بازنگری و اصلاح فرایند برآورد نیز باشد. وجود یک سیستم مدیریت پروژه، با اندازه‌گیری زمان و هزینه واقعی از عادی شدن تاخیرها تا حد زیادی جلوگیری می‌کند.

کاربرد بـهتـایـم در شرکت‌های فناوری اطلاعات

• مدیریت پروژه‌ها

شرکت‌ها می‌توانند برای مدیریت پروژه‌های توسعه محصول جدید، یا طراحی و ساخت یک سیستم سفارش مشتری، از بـهتـایـم استفاده کنند.

تحقیقات نشان داده است سازمان‌هایی که مهارت مدیریت پروژه بالاتری داشته‌اند، انحراف آنها از هزینه و زمان پروژه‌ها کمتر بوده است. بـهتـایـم به آموزش مهارت‌های مدیریت پروژه نیز کمک می‌کند.

• مدیریت عملیات روتین

شرکت‌ها می‌توانند برای مدیریت عملیات بازاریابی و فروش، نصب و راه اندازی محصول برای یک مشتری جدید، قراردادهای پشتیبانی سیستم‌ها، و مدیریت منابع انسانی، از بـهتـایـم استفاده کنند.

معمولا شرکت‌های فناوری اطلاعات، کوچک یا متوسط هستند؛ بنابراین برای مدیریت سایر کارهای روتین و اداری نیز می‌توانند از بـهتـایـم استفاده کنند. دریافت ضمانت‌نامه بانکی، یا خرید تجهیزات و لوازم اداری، مکاتبات با مشتریان، تهیه قرارداد جدید و یا تمدید قرارداد قبلی می‌توانند به عنوان فعالیت تعریف و ردیابی شوند. اندازه‌گیری زمانی که صرف عملیات پشتیبانی یک شرکت‌ فناوری اطلاعات می‌شود، می‌تواند راهبردهای زیادی را در کاهش هزینه‌ها به وجود بیاورد.

کاربرد بـهتـایـم در واحدهای فناوری اطلاعات

• مدیریت پروژه‌ها

واحدهای فناوری اطلاعات می‌توانند برای مدیریت پروژه‌های خرید، آموزش و استقرار یک بسته نرم‌افزاری آماده، یا طراحی، ساخت و استقرار یک سیستم جدید، مدیریت پروژه‌های توسعه و یا اصلاح شبکه کامپیوتری، استقرار سخت‌افزارهای جدید، یا پروژه‌های بهبود فرایندها و سازمان، از بـهتـایـم استفاده کنند.

تحقیقات نشان داده است سازمان‌هایی که مهارت مدیریت پروژه بالاتری داشته‌اند، انحراف آنها از هزینه و زمان پروژه‌ها کمتر بوده است. بـهتـایـم به آموزش مهارت‌های مدیریت پروژه نیز کمک می‌کند.

• مدیریت عملیات روتین

واحدهای فناوری اطلاعات می‌توانند برای مدیریت عملیات برون سپاری خدمات و قراردادها، توسعه و پشتیبانی سیستم‌های نرم‌افزاری و سخت‌افزاری موجود سازمان، اندازه‌گیری میزان رسیدگی به سخت‌افزار و شبکه و تلاش برای کاهش زمان‌های نگهداری و تعمیرات از بـهتـایـم استفاده کنند.

حوزه‌های کاربرد

تعریف و برنامه‌ریزی فعالیت‌ها، تخصیص فعالیت‌ها به افراد با در نظر گرفتن بار کاری آنها، اندازه‌گیری زمان صرف شده برای انجام فعالیت‌ها، تسهیل ارتباط بین اعضای تیم‌ها، کمک به مدیریت زمان افراد (سارقان زمان خود را شناسایی کنند)