افزايش بهره وری سازمانی با استقرار سامانه مدیریت زمان
۱) مقدمه
در بسیاری از سازمان‌هایی که می‌شناسیم، وقتی بحث از کاهش هزینه‌ها می‌شود:
- ابتدا به سراغ حذف آموزش،
- غذا،
- سرويس رفت و آمد
- و یا خاموش کردن سیستم‌های گرمایشی و سرمایشی می‌روند
و بعد هم در گزارش به مقامات بالاتر با کمی! اغراق در گزارش ادعا می‌کنند که توانسته‌اند هزینه‌های خود را کاهش دهند.
این موضوع با ایجاد نارضایتی در کارکنان و در نتیجه کاهش بهره‌وری به طور غیر مستقیم باعث افزايش هزینه‌ها می‌شود!
بهترین و البته دشوارترین روش برای کاهش هزینه‌های یک سازمان:
افزايش بهره‌وری، اثربخشی و کارآمدی افراد آن می‌باشد.
این روش با به‌کارگیری یک نظام اندازه‌گیری و شناسایی نقاط اتلاف کننده زمان و انرژی سازمان و پس از آن با طراحی اقدام اصلاحی و پيش‌گیرانه می‌توان به سازمان چابکی بخشید و لذت کار بهره‌ور را به همه افراد سازمان چشاند. وقتی که از یک نظام اندازه‌گیری صحبت می‌کنیم، می‌توان در ذیل این نظام از سامانه مدیریت زمان سازمان صحبت کرد.
چرا که:
سازمان‌ها و شرکت‌ها چنان‌که برای ردیابی پول خود به سامانه‌های حسابداری نیاز دارند، برای مدیریت و ردیابی زمان خود که سرمایه بی‌بدیل سازمانی محسوب می‌شود نیز:
نیازمند سامانه مدیریت زمان هستند.
اما بر خلاف نظام حسابداری که در اثر عوامل بیرونی و انگیزه‌های درونی بسیار، هر شرکت و سازمان در بدو پیدایش نسبت به استقرار آن‌ها اقدام می‌نماید، سامانه مدیریت زمان سازمانی هر چند که می‌تواند دارای اثربخشی بیشتری نسبت به سامانه‌های حسابداری باشد، متاسفانه با توجه به عوامل مختلف از گستردگی کاربرد زیادی در جامعه برخوردار نیست.
این نوشتار:
- ابتدا به بررسی چرایی نیاز به این سامانه و راه‌کارهای اجرای آن می‌پردازد
- و سپس با شناسایی و بررسی عوامل مقاومت در مقابل استقرار این نوع سامانه و نظام مدیریتی، تلاش خواهد داشت که به مدیران در یافتن راه‌حل‌های مناسب برای مدیریت این عوامل کمک نماید.
۲) چرا مدیریت زمان سازمانی و فردی؟ (نقش سیستم تایم‌شیت در تحقق اهداف فردی و سازمانی)
ممکن است در مدیریت عملکرد خود به عنوان یک فرد حرفه‌ای یا مدیریت عملکرد یک تیم یا مجموعه‌ای از تیم‌ها با چالش مواجه باشید. ممکن است افراد یا تیم‌هایی را دیده باشید که دچار روزمرگی شده‌اند و یا بهره‌وری پایینی دارند.
ساختار پایه و ضروری برای مدیریت سیستم‌ها،
یک حلقه بازخورد است که:
- وضعیت موجود را درک کند،
- آن را با وضعیت مطلوب مقایسه کند،
- و برای رساندن وضع فعلی به وضع مطلوب، اقدام اصلاحی انجام دهد.
می‌توان این مکانیزم را هدف‌جویی نامید.
برای فعال شدن این حلقه بازخورد:
باید متغیرهای کلیدی سیستم شناسایی شوند. متغیرهایی که مقدار آن‌ها تعیین‌کننده وضعیت سیستم باشد. البته هر سیستمی، متغیرهای بسیاری دارد. اما برخی از متغیرها اهمیت بیشتری دارند و آگاهی از وضعیت آن‌ها، اولویت بالاتری خواهد داشت.
به عنوان مثال:
برای مدیریت سلامت فردی، ممکن است متغیرهایی همچون:
میزان قند خون،
چربی خون،
فشار خون،
تناسب وزن،
ساعات تمرین ورزشی در روز/هفته،
چربی و قند و نمک مصرفی روزانه،
متغیرهای کلیدی باشند.
این متغیرها وضعیت مطلوب دارند. حلقه بازخوردی لازم است که وضعیت فعلی این متغیرها را بسنجد و با وضعیت مطلوب مقایسه کند و اقدام مناسب را انجام دهد.
البته ممکن است این گونه به نظر برسد که اگر فردی، سبک زندگی مناسبی داشته باشد، ضرورتی ندارد که متغیرهای فوق را اندازه‌گیری و کنترل کند. درست است اما اگر شما مسئول سلامت گروهی از افراد باشید، قضیه متفاوت خواهد بود.
متغیرهای کلیدی در مدیریت عملکرد افراد و پروژه‌ها کدامند؟ باید بتوانیم به پرسش‌های زیر پاسخ دهیم:
- در روز/هفته گذشته، چه کارهایی انجام شده است؟
- در روز/هفته آینده، چه کارهایی قرار است انجام شوند؟
- چه قدر کار در حال انجام است؟
- انحراف از برنامه‌ها چقدر است؟
- قیمت تمام شده یک پروژه تاکنون چقدر بوده است؟
یک حلقه بازخورد لازم است تا:
- عمل کند
- و وضعیت این متغیرها را بسنجد،
- با اهداف سیستم مقایسه کند،
- و اقدام اصلاحی انجام دهد.
سامانه مدیریت زمان (تایم‌شیت)، کمک می‌کند این بازخورد تعادلی در سیستم ایجاد شود.
آگاهی درست و بموقع از وضعیت فعلی سیستم، اولین الزام فعال شدن این بازخورد تعادلی است؛ سامانه مدیریت زمان (تایم‌شیت) این آگاهی را فراهم می‌کند. این سیستم شما را بر متغیرهای درست، متمرکز می‌کند.
وجود فاصله بین وضعیت فعلی و مطلوب، تکاپو ایجاد می‌کند. این تکاپو می‌تواند:
- موجب اقدام اصلاحی و بهبود وضعیت سیستم شود.
اما اگر این تکاپو ایجاد نشود یا در جهت اصلاح سیستم هدایت نشود، موجب:
- فعال شدن بازخورد دیگری می‌شود که می‌توان آن را بازخورد فرسایش اهداف نامید.
انتظارات و اهداف را تقلیل می‌دهیم و توجیه می‌کنیم:
«هدف قابل دستیابی نیست؛ اینجا با بقیه جاها متفاوت است؛ الان شرایط خاص است.»
به جای آن که وضع فعلی را به وضع مطلوب برسانیم، وضع مطلوب را به وضع فعلی نزدیک کرده‌ایم.
فرسایش اهداف در مدیریت سلامت فردی، موجب می‌شود نامناسب بودن وزن، رژیم غذایی، و سبک زندگی، را فراموش یا توجیه کنیم.
ناآگاهی از عملکرد کارکنان و پروژه‌ها نیز زمینه را برای فعال شدن حلقه فرسایش اهداف فراهم می‌کند:
سطح عملکرد مورد انتظار، پایین می‌آید و همه کارکنان و مدیران با آن کنار آمده‌اند.
بسیاری از مشکلات ما تدریجی ایجاد می‌شوند و ممکن است از آن‌ها غافل بمانیم. در سلامت فردی، برخی از بیماری‌ها ممکن است مدت‌ها مخفی بمانند یا علائم خفیفی بروز دهند که توجهی به آن‌ها نشود. تشخیص زودهنگام این بیماری‌ها می‌تواند درمان را تسهیل یا حتی امکان‌پذیر کند. فعال بودن حلقه بازخورد هدف‌جویی و تحت کنترل داشتن متغیرهای کلیدی سیستم، موجب می‌شود مسائل سیستم را زودهنگام تشخیص دهیم.
۳) پيش‌نیازهای لازم برای استقرار و استمرار استفاده از سامانه مدیریت زمان در سازمان
استقرار سامانه مدیریت زمان (تایم‌شیت) مانند هر سامانه سازمانی دیگر، به صرف وقت و انرژی نیاز دارد. در ادامه به بررسی پيش‌نیازهای می‌پردازیم که باید در مورد استقرار و استمرار استفاده از سامانه در نظر بگیریم.
-
فرهنگ‌سازی، فرهنگ سازی، فرهنگ سازی
افراد مختلف باید در سازمان باور کنند که استقرار این سامانه مدیریت زمان به نفع سازمان است و به منظور مقاصد پلیسی و جریمه کم‌کاری و دزد (زمان) پیدا کردن ایجاد نشده است. بنابراین باید گفت بدترین نوع استفاده از این نوع سامانه، ابزار قراردادن آن برای این است که هر روز کارکنان را بخواهیم و به آن‌ها بگوییم که چرا برای فلان کار که دو ساعت بیشتر زمان نمی‌برده است، دو ساعت و ده دقیقه گزارش کار آورده‌ای. اولین شرط در استقرار سامانه مدیریت زمان این است که کارکنان باید احساس کنند که نسبت به گزارش آن‌ها اعتماد وجود دارد و در مقابل این سامانه احساس امنیت کنند.
همان‌گونه که گفته شد گزارش‌های این سامانه به مثابه نتایج آزمايش پزشکی افراد می‌باشد که ابتدا عوارض و مشکلات را نمایش می‌دهد و همان‌طور که نمی‌توان با تنبیه یک فرد میزان چربی خون او را تنظیم کرد، با بازخواست از افراد نمی‌توان عملکرد آن‌ها را بهبود بخشید. این درست است که وجود این سامانه، دست دروغ‌گوهای حرفه‌ای را در سازمان رو خواهد کرد و شما ناچار به برخورد با آن‌ها هستید. اما این برخورد زمانی نزد افکار عمومی سازمان شما پذیرفته خواهد بود که در ابتدا اعتماد شما به همکارانتان اثبات شده باشد و پس از آن است که همگان خواهند پذیرفت که برخورد شما یک استثنا در مواجهه با یک فرد بد است و نه یک قاعده کلی رفتار با همه کارکنان.
-
به کارگیری سامانه مدیریت زمان و گزارش‌های آن در تصمیم‌گیری سازمانی
زمانی برای طراحی و توسعه سامانه برنامه‌ریزی و مدیریت تولید به یک کارخانه مراجعه کرده بودیم و از آن‌ها خواستیم که فرم‌های خود را برایمان بیاورند. مسئول مربوطه از ما پرسید: «فرم‌هایی را می‌خواهید که با آن کار می‌کنیم و یا فرم‌های ISO؟!» این درست است که هیچ سازمانی وجود سامانه مدیریت زمان را مانند گواهینامه ISO برای چشم و هم‌چشمی و تبلیغات نمی‌خواهد، اما ارزش واقعی یک سامانه مدیریت زمان به استفاده از آن در فرآیند تصمیم‌گیری و تصمیم‌سازی است.
به عنوان نمونه ارائه یک حساب و کتاب دقیق از زمانی که برای یک مشتری خاص صرف شده، می‌تواند به ما کمک کند که در قرارداد بعدی با او تا چه اندازه می‌توانیم در فرآیند چانه‌زنی کوتاه بیاییم که وارد محدوده زیان قرارداد نشویم. یا این‌که با بررسی زمان صرف شده در ماه‌های مختلف یکی دیگر از مشتریان متوجه شویم که همیشه در تیر ماه، حجم خدمات دریافتی او افزايش می‌یابد و در این ماه با تخصیص نیروی بیشتر به او بتوانیم رضایت او را فراهم آوریم. از طرف دیگر، از جنبه درون سازمانی، باید بتوانیم بهره‌وری دو فرد مختلف در مورد یک کار خاص را اندازه‌گیری کنیم و متوجه شویم که باید چطور روی نقاط قابل بهبود توانایی فردی افراد کار کنیم تا کار در مدت زمان کمتر و با بازدهی بیشتری انجام شود.
این استفاده مدیریتی از گزارش‌های سیستم است که می‌تواند به وجود آن اعتبار بخشد و ادامه استفاده از آن را تضمین نماید.
-
اصلاحات در نظام‌های اداری، پرداخت حقوق و تشویق
همواره افرادی هستند که سعی می‌کنند در مقابل سامانه مدیریت زمان مقاومت کنند. شاید به نظر برسد که یکی از راه‌های مقابله با این افراد تنبیه و برخورد سازمانی است. نویسندگان این نوشتار به مرور زمان یاد گرفته‌اند که هیچ‌گاه برخورد مستقیم و تنبیه بدون به‌کارگیری مکانیزم‌های توجیهی آن از بازخورد مناسب برخوردار نمی‌باشد و فرد تنبیه شده در جای دیگری تنبیه را جبران خواهد کرد. و شما وارد یک جنگ تدریجی پنهان و آشکار در سازمان خود خواهید بود.
یکی از راه‌های ایجاد همراهی (و نه لزومن همدلی) سازمانی افراد، هدایت سیستمی و نظام‌مند آن‌ها در تبعیت از سیستم می‌باشد.
در مورد سامانه مدیریت زمان،
یکی از اقدام اساسی جایگزینی و یا تکمیل سیستم ثبت ورود و خروج (کارت ساعت) با این سیستم و اضافه کردن پروسه مدیریت زمان به فرآیند ثبت ورود و خروج می‌باشد.
این درست است که این روزها وجود سیستم‌های کارت ساعت از نان شب هم برای شرکت‌ها مهمتر شده، اما همین شرکت‌ها که بابت ده دقیقه دیرکرد و یا زود رفتن جریمه‌های آن‌چنانی دارند و بازخواست و توبیخ می‌کنند، در مقابل اتلاف وقت چند ساعته همان کارمند خاطی سکوت می‌کنند و اهمیتی قائل نمی‌شوند. در اینجا لازم است به این شرکت‌ها گفته شود که:
اگر زمان آمدن و رفتن کارمندانتان برای شما مهم است، باید زمان حضور آن‌ها مهمتر باشد. زیرا:
کارمندی که در محل کار خود حضور فیزیکی دارد ولی کار نمی‌کند، با آلوده‌کردن فضای کاری به ویروس بیکاری و اتلاف وقت آسیب بیشتری نسبت به نبودن خود به شرکت شما می‌رساند.
به همین جهت لازم است:
برای اندازه‌گیری زمان حضور او فکری کرد و این فکر همان به‌کارگیری سامانه مدیریت زمان است.
همان‌گونه که سیستم ورود و خروج به نظام پرداخت متصل است و تضمین اجرا شدن آن سیستم می‌باشد، هیچ مکانیزمی به اندازه اتصال سامانه مدیریت زمان به نظام پرداخت دستمزد شرکت، نمی‌تواند در اجرایی ساختن آن موثر باشد. خوشبختانه این موضوع متناقض با قانون کار کشور نیز نمی‌باشد، کافی است که تعریف «زمان حضور» به «زمان گزارش‌شده» تغییر یابد و همه محاسبات حقوقی بر این مبنا قرار گیرد. شاید ایجاد چنین تغییری در سازمان بسیار انقلابی محسوب شود و شرکت‌ها نخواهند و یا نتوانند همه چیز را ناگهان دگرگون سازند.
در این حالت:
در نظر گرفتن «گزارش کار» به عنوان یکی از ورودی‌های سیستم‌های تشویق و کارانه و …. که خروجی مالی دارند، یک تضمین اجرایی خوب برای استقرار سامانه مدیریت زمان خواهند بود.
-
قاطعیت و مدارا
آدم‌ها، ماشین نیستند که هر طور ما بخواهیم رفتار کنند و این رفتار هیچ عوارضی برای سازمان ما نداشته باشد. حتی ماشین هم با همه ماشین بودنش ظرفیت و شرایط استفاده‌ای دارد که اگر خلاف آن ظرفیت و شرایط با او برخورد شود، حسابی کار شما را لنگ می‌گذارد. ایجاد تغییرات سازمانی مستلزم ایجاد ظرفیت سازمانی است:
بخش مهمی از این ایجاد ظرفیت با فرهنگ‌سازی به دست می‌آید که در مورد آن صحبت شد.
بخش دیگری از آن با نمایش اراده و باور قاطع مدیریت سازمان مبنی بر استقرار سامانه مدیریت زمان به دست می‌آید.
گاهی شاید لازم باشد افراد مقاوم در مقابل استقرار سامانه، «حذف» شوند. گرچه «حذف» هیچ‌گاه نمی‌تواند به عنوان اولین راه‌کار به کار گرفته شود و مدارا و گفتگو و درک نگرانی‌ها و مشکلات دیگران گزینه‌های اولیه به‌تری برای ایجاد ظرفیت رشد سازمانی می‌باشد.
در صورتی که تمایل دارید در مورد عوامل مقاومت در مقابل استقرار سامانه مدیریت زمان در سازمان مطلع شوید، آن را در پست بعدی مطالعه فرمایید.
این نوشته و پست بعدی در چهارچوب یک مقاله با فرمت PDF نیز ارائه شده است که می‌توانید آن را دریافت نمایید.
دانلود مقاله سامانه مدیریت زمان