ارزیابی عملکرد کارکنان یکی از مهمترین فرآیندهای منابع انسانی است که به مدیران کمک میکند تا میزان بهرهوری، نقاط قوت و ضعف و نیازهای آموزشی اعضای تیم خود را شناسایی کنند. یک سیستم ارزیابی عملکرد کارآمد نهتنها کیفیت کار را بهبود میدهد، بلکه باعث افزایش انگیزه و رضایت شغلی کارکنان نیز میشود.
تأثیر ارزیابی عملکرد بر بهرهوری سازمانی انکارناپذیر است؛ چرا که با شفافسازی انتظارات، ارائه بازخورد سازنده و تشویق کارکنان، فضای کاری سالمتر و کارآمدتری ایجاد میشود. به همین دلیل، سازمانها از مدلها و روشهای متنوعی همچون ارزیابی ۳۶۰ درجه برای تحلیل دقیقتر عملکرد استفاده میکنند.
در این مقاله به معرفی انواع سیستمهای ارزیابی عملکرد کارکنان، اهداف و فرایند ارزیابی ۳۶۰ درجه پرداختهایم. پیش از شروع مقاله توضیه میکنیم اگر به دنبال ابزاری ساده و قدرتمند برای اجرای فرآیند ارزیابی عملکرد در سازمان خود هستید، از نرمافزار مدیریت پروژه و زمان بهتایم استفاده کنید.
فهرست مطالب
سیستم ارزیابی عملكرد (Performance appraisal system)
یک جزء حیاتی از مدیریت منابع انسانی است و به طور کلی با انگیزه تأثیر گذاشتن بر رفتار و نگرش کارکنان و در نهایت عملکرد سازمانی مورد استفاده قرار میگیرد. هدفگذاری در آغاز ارزیابی برای کارکنان مسیری روشن فراهم میکند و نظارت بر عملکرد در طول ارزیابی به افراد با عملکرد ضعیف کمک میکند و منجر به تقویت و تشویق افرادِ با عملکرد خوب از طریق ارائه پاداشها، (معمولا به شکل پرداخت بالاتر)، میشود. میزان دستیابی به این نتایج مثبت، تابعی از کیفیت ارزیابی عملكرد (PA) است.
برای اینکه فرایند ارزیابی عملکرد مولد باشد، باید شامل سه مرحله کلی زیر باشد:
مرحله اول: ارزیابی و تحلیل شغلی
فرایند شناسایی و تعیین جزئیات کار است، به طوری که وظایف، مسئولیتها و مهارتهای مرتبط با کار به طور واضح مشخص شوند. نکته مهم مرحله اول این است که در آن کار تحلیل میشود و نه فرد.
مرحله دوم: مصاحبه ارزیابی
یک مذاکره رسمی بین کارمند و مدیر اوست. این یکی از بهترین راههای افزایش بهرهوری برای کارمند و تغییر عادات کاری اوست. در مصاحبه ارزیابی، کارفرما و کارمند در مورد عملکرد فرد و چگونگی پیشرفت فرد از طریق مکانیسم دریافت بازخورد صحبت میکنند. این کار نیاز آموزشی فرد را برای مهارتی خاص تعیین میکند. مهم است که مصاحبه ارزیابی به شکل یک تبادل اطلاعات برگزار شود نه یک سخنرانی.
مرحله سوم: جلسه پس از مصاحبه ارزیابی
مصاحبه ارزیابی فرصتی است تا مدیران و کارکنان درباره عملکرد، اهداف شغلی و مسیر پیشرفت گفتگو کنند. در این مرحله بهتر است بحثهای مربوط به حقوق و مزایا کنار گذاشته شود تا تمرکز اصلی جلسه بر بازخورد، عملکرد و تنظیم اهداف آینده باشد. این جلسه همچنین زمانی مناسب برای مرور دوباره اهداف کارمند و اطمینان از همسویی او با اهداف سازمان است.
پس از پایان ارزیابی عملکرد کارکنان، خودِ سیستم ارزیابی هم باید مورد بررسی قرار گیرد تا مطمئن شویم واقعاً در مسیر تحقق اهداف سازمان مؤثر است.
ارزیابی عملکرد در اصل یک بررسی دورهای از کار و خروجی فرد بر اساس انتظارات و استانداردهای مشخص است. این فرایند شامل مشاهده و سنجش عملکرد در محیط کار و مقایسه آن با معیارهای تعیینشده میشود.
نکته مهم این است که ارزیابی عملکرد نباید صرفاً وسیلهای برای قضاوت افراد باشد، بلکه باید بهعنوان یک فرآیند مشارکتی و حمایتی دیده شود؛ فرآیندی که هم به کارکنان کمک کند پیشرفت کنند و هم به مدیران برای تصمیمگیری بهتر یاری برساند. از این ارزیابی میتوان برای اهداف مختلفی استفاده کرد؛ از جمله رشد حرفهای، سنجش مسئولیتپذیری، و البته تعیین حقوق و ارتقا شغلی.
تأثیر ارزیابی عملکرد بر بهرهوری کارکنان
ارزیابی درست عملکرد کارکنان میتواند بهرهوری کلی سازمان را به شکل قابلتوجهی افزایش دهد. یک سیستم ارزیابی عملکرد معمولاً سه نقش کلیدی دارد: مدیریتی، اطلاعرسانی و انگیزشی.
- نقش مدیریتی: ارزیابی عملکرد به مدیران کمک میکند تصمیمات عادلانهتری درباره افزایش حقوق، اعطای پاداش یا ارتقای شغلی کارکنان بگیرند.
- نقش اطلاعرسانی: این سیستم دادههای ارزشمندی درباره نقاط قوت و ضعف کارکنان ارائه میدهد که میتواند مبنای تصمیمگیری و برنامهریزیهای آینده باشد.
- نقش انگیزشی: با فراهم کردن بازخورد سازنده و ایجاد فرصت یادگیری، انگیزه کارکنان برای بهبود عملکرد افزایش مییابد.
وقتی سیستم ارزیابی بهطور مؤثر اجرا شود، هم به مدیران و هم به کارکنان کمک میکند اهداف مشخصی برای دورههای بعدی تعیین کنند و در مسیر رشد و بهبود مداوم قرار گیرند.
انواع سیستم ارزیابی عملكرد کارکنان
مقیاس رتبهبندی گرافیکی (Graphic rating scale)
مقیاس رتبهبندی گرافیکی(GRS) یک نوع سیستم ارزیابی عملكرد است. در این روش رفتارهایی که برای عملکرد موثر مهم هستند، لیست شده و هر کارمند بر اساس این ویژگیها رتبهبندی میشود. این رتبه به کارفرمایان کمک میکند تا رفتارهای انجام داده شده توسط کارکنان خود را کمّی کنند. برخی از این رفتارها عبارتند از:
- کیفیت کار
- کار گروهی
- احساس مسئولیت
امتیازات معمولا در مقیاس ۱-۵ هستند، ۱: عدم رضایت، ۲:متوسط، ۳: خوب، ۴: بسیار خوب، ۵: عالی
بسیاری از سازمانها از GRS استفاده میکنند، زیرا آسان و کم هزینه است. متخصصان منابع انسانی میتوانند چنین فرمهایی را به سرعت بسازند و یک فرم واحد برای همه یا بیشتر مشاغل یک سازمان ایجاد کنند. با این حال، این روش مشکلاتی هم دارد. مثلا:
چنین مقیاسهایی به طور موثر به رفتارها جهت نمیدهند به عبارت دیگر، این مقیاسها به طور واضح نشان نمیدهند که فرد برای دستیابی به رتبهبندی داده شده باید چه کاری انجام دهد، در نتیجه کارکنان نمیدانند از آنها چه انتظاراتی میرود. به عنوان مثال، یک کارمند که رتبه ۲ را در نظم و ترتیب گرفته، ممکن است برای بهبود این رتبه با مشکل رو به رو شود.
مقیاس رتبهبندی رفتاری (Behaviorally Anchored rating scales)
این مقیاس (BARS)، یکی از روشهای پیشرفته ارزیابی عملکرد است که تلاش میکند بین ارزیابی کمی (اعداد و امتیازها) و ارزیابی کیفی (توضیح رفتارها) تعادل برقرار کند.
در این روش، ابتدا مجموعهای از رفتارهای کلیدی و حیاتی شناسایی و تعریف میشوند؛ رفتارهایی که نشاندهنده عملکرد مطلوب در یک شغل خاص هستند. سپس یک مقیاس عددی (مثلاً از ۱ تا ۵) طراحی میشود و هر عدد به یک مثال رفتاری مشخص گره میخورد.
به این ترتیب، عملکرد واقعی کارکنان بر اساس رفتارهای تعریفشده و قابل مشاهده سنجیده میشود، نه صرفاً بر اساس نظر شخصی مدیر. این موضوع باعث میشود ارزیابیها عادلانهتر، دقیقتر و کمتر وابسته به سلیقه فردی باشد.
مدیریت توسط هدف (Management by Objective)
مدیریت بر مبنای هدف یک سیستم ارزیابی عملکرد است که تلاش میکند با همسو کردن اهداف فردی کارکنان با مأموریت و اهداف کلان سازمان، اثربخشی کلی را افزایش دهد. به جای ارزیابی سنتی که بیشتر روی گذشته تمرکز دارد، MBO بر تنظیم اهداف شفاف و قابل اندازهگیری و بررسی میزان تحقق آنها تأکید میکند.
فرآیند MBO معمولاً سه مرحله دارد: تعیین هدف، برنامهریزی، و ارزیابی.
- تعیین هدف: این مرحله از سطح بالای سازمان آغاز میشود؛ ابتدا مأموریت و اهداف استراتژیک تعریف میشوند، سپس این اهداف به بخشها و در نهایت به اهداف فردی برای کارکنان تبدیل میشوند. در این مرحله، مدیران و کارکنان با همکاری یکدیگر اهداف فردی را مشخص کرده و استانداردهایی برای سنجش میزان موفقیت در دستیابی به آنها تعیین میکنند.
- برنامهریزی: کارکنان و سرپرستان با هم موانع احتمالی دستیابی به اهداف را شناسایی میکنند و راهحلهایی برای غلبه بر آنها ارائه میدهند. همچنین، جلسات دورهای برگزار میشود تا پیشرفت بررسی شده و در صورت نیاز اهداف بهروزرسانی شوند.
- ارزیابی: در پایان دوره، عملکرد کارکنان بر اساس میزان تحقق اهداف تعیینشده و معیارهای توافقی سنجیده میشود.
ویژگی مهم MBO این است که کارکنان تنها مجری دستورات نیستند؛ بلکه در فرآیند تعیین اهداف مشارکت دارند. این امر باعث افزایش انگیزه، مسئولیتپذیری و شفافیت میشود و در نهایت، هم فرد و هم سازمان از نتایج آن سود میبرند.
ارزیابی ۳۶۰ درجه
ارزیابی ۳۶۰ درجه روشی نوین برای سنجش عملکرد کارکنان است که بر پایه دریافت بازخورد از منابع مختلف طراحی شده است. در این روش، عملکرد فرد تنها توسط مدیر او ارزیابی نمیشود، بلکه نظر همکاران، زیردستان، مدیران، مشتریان و حتی خود فرد نیز در نظر گرفته میشود.
بازخوردها معمولاً حوزههای متنوعی مانند کار تیمی، رهبری، تعامل با دیگران، مهارتهای ارتباطی، مشارکت، مدیریت، پاسخگویی و عادات کاری را پوشش میدهند. به این ترتیب، تصویری جامع و چندبُعدی از عملکرد واقعی کارمند به دست میآید.
دلیل نامگذاری این روش به “۳۶۰ درجه” این است که بازخورد از همه جهات و زوایای ممکن در سازمان جمعآوری میشود. نتیجه این فرآیند به فرد کمک میکند تا درک کند دیگران چگونه به عملکرد او نگاه میکنند و این آگاهی، فرصت مناسبی برای شناخت نقاط قوت و شناسایی زمینههای نیازمند بهبود فراهم میآورد.
در نهایت، ارزیابی ۳۶۰ درجه ابزاری ارزشمند برای توسعه فردی و سازمانی است، زیرا هم کارکنان و هم مدیران را در فرآیند یادگیری و بهبود مستمر مشارکت میدهد.
چرا سازمان باید بر روی سیستم ارزیابی عملکرد ۳۶۰ درجه سرمایهگذاری کند؟
ارزیابی عملکرد ۳۶۰ درجه ابزاری قدرتمند است که تصویری جامع از عملکرد کارکنان ارائه میدهد. این روش فراتر از ارزیابی سنتی عمل میکند و بازخوردهایی در زمینههایی همچون همکاری، کار تیمی، رهبری و تعاملات فردی در اختیار سازمان قرار میدهد. بر اساس نتایج این ارزیابی، میتوان برنامههای توسعه فردی و سازمانی موثری طراحی کرد که به بهبود بهرهوری کلی منجر میشود.
سه دلیل اصلی که باعث میشود سازمانها به سراغ این روش بروند، عبارتاند از:
ایجاد عدالت سازمانی: جمعآوری بازخورد از همه جهات، ارزیابی را عادلانهتر کرده و از وابستگی صرف به نظر یک مدیر جلوگیری میکند.
شناسایی و پرورش رهبران آینده: با تحلیل بازخوردها، میتوان استعدادهای رهبری را کشف و برای جایگاههای مدیریتی آماده کرد.
تقویت رشد و توسعه کارکنان: بازخورد چندجانبه به کارکنان کمک میکند نقاط قوت و ضعف خود را بهتر بشناسند و برای بهبود فردی تلاش کنند.
فرایند ارزیابی عملکرد ۳۶۰ درجه
۱) دادن اطلاعات درباره ارزیابی عملکرد ۳۶۰ درجه
اولین گام در اجرای این سیستم، شفافسازی هدف و روش کار است. همه شرکتکنندگان باید بدانند چرا این ارزیابی انجام میشود، بازخوردها چگونه جمعآوری خواهند شد و از نتایج آنها چه استفادهای خواهد شد.
این مرحله معمولاً ۲ تا ۳ هفته زمان میبرد و میتواند از طریق جلسات حضوری با مدیران، سرپرستان، رهبران و کارکنان یا از طریق ایمیل و سایر ابزارهای ارتباطی انجام شود. مهم است که کارکنان در این مرحله تشویق شوند تا پرسشهای خود را مطرح کنند و نسبت به فرآیند اطمینان خاطر پیدا کنند.
۲) انتخاب ارزیابیکنندگان
این مرحله به طور کلی یک تا دو هفته طول میکشد. انتخاب درست افراد برای ارائه بازخورد، یکی از حیاتیترین بخشهای ارزیابی ۳۶۰ درجه است. برای دستیابی به دادههای دقیق و جامع، باید تعداد مناسبی از ارزیابیکنندگان در فرآیند مشارکت داشته باشند. این افراد میتوانند شامل مدیران، همکاران، زیردستان و حتی مشتریان باشند. تعداد و نوع ارزیابیکنندگان بسته به ماهیت شغل و میزان تعامل کارمند تعیین میشود.
۳) توزیع نظرسنجی
سازمانها میتوانند از سیستم بازخورد ۳۶۰ درجه آنلاین استفاده کنند که امکان توزیع سریع پرسشنامه بین کارکنان را فراهم میکند. شرکتکنندگان ایمیلی حاوی لینک پرسشنامه دریافت میکنند. آنها میتوانند با کلیک بر روی لینک ارسال شده، ارزیابی را شروع کنند.
ممکن است یک هفته طول بکشد تا توزیع نظرسنجی بین همه کارکنان انجام شود.
۴) تکمیل و ارسال پرسشنامه
پس از توزیع نظرسنجی، شرکتکننده نظرسنجی را بصورت آنلاین تکمیل میکند. نظرسنجی تکمیل شده در اختیار فرد مسئول قرار میگیرد. این مرحله میتواند طولانیترین مرحله باشد. زمان لازم برای ارسال پرسشنامه به تعداد ارزیابیکنندگان، مشخصات شغلی کارمند و سازمان بستگی دارد. به شدت توصیه میشود که یک تاریخ سررسید مشخص به شرکتکننده اختصاص یابد تا این مرحله به سرعت به پایان برسد.
دریافت بازخورد کامل از ارزیابیکنندگان ممکن است ۲ تا ۴ هفته به طول بیانجامد.
۵) تکمیل گزارش و ارائه نتایج به فرد
پس از جمعآوری نتایج نظرسنجی از طریق پرسشنامههای توزیع شده، تهیه یک گزارش محرمانه آغاز میشود. بستگی به برنامه تحویل سازمان، گاهی اوقات گزارش آماده میشود و مستقیماً برای فرد ارسال میشود یا نتیجه از طریق یک ملاقات یک به یک به اطلاع فرد میرسد. توصیه میشود که بازخوردها به صورت محرمانه در طی یک جلسه به فرد ارائه شود. این جلسه فرصتی برای بحث در مورد نقاط قوت فرد و همچنین زمینههایی که نیازمند بهبود هستند، فراهم میکند.
زمان لازم به عمق جلسه بازخورد بستگی دارد، به طور کلی یک جلسه میتواند برای هر کارمند ۱ تا ۲ ساعت طول بکشد.
محرمانه بودن بازخوردها اهمیت دارد زیرا همکاران وقتی میدانند نظرات آنها محرمانه میماند، میتوانند صادقتر باشند. اگر این اولین باری است که شرکت از این روش استفاده میکند، مدیران منابع انسانی باید برای افراد اطمینان فراهم کنند و نحوه محافظت از محرمانگی بازخوردها را برای افراد روشن سازند.
۶) برنامهریزی برای پیشرفت بر مبنای نتایج ارزیابی ۳۶۰ درجه
پس از انجام این ارزیابی، باید برای هر یک از افراد ارزیابیشده براساس بازخوردهایی که از طریق ارزیابی ۳۶۰ درجه دریافت شده، برنامه بهبود و پیشرفت ایجاد شود. تهیه یک برنامه عملیاتی که به پیشرفت فرد کمک کند بسیار مهم است. برنامههای آموزشی، کارگاه آموزشی، کنفرانس یا هرگونه راهنمایی برای فرد، باید بر اساس نقاطی که فرد در آنها نیاز به پیشرفت دارد، ترتیب داده شود.
به طور کلی تکمیل برنامه توسعه و پیشرفت ممکن است یک تا دو هفته طول بکشد.
۷) ارزیابی مجدد
سیستم بازخورد ۳۶۰ درجه رویدادی نیست که تنها یک بار انجام شود. با توجه به اهداف و فرصتهایی که در برنامه توسعه و پیشرفت بیان شده است، منطقی است که پیشرفتهای حاصل شده را بررسی و ردیابی کنیم. ارزیابی مجدد فرد، سازمان را قادر میسازد تا تغییرات و مهارتهای بهبود یافته کارکنان را مشاهده کند.
این فرایند باید ۸ تا ۱۲ ماه پس از ارزیابی عملکرد ۳۶۰ درجه انجام شود.
طراحی پرسشنامه ارزیابی عملکرد کارکنان ۳۶۰ درجه
این پرسشنامه با توجه به ویژگیهای شغلی کارمند طراحی میشود، اما معمولاً بر حوزههای مشترکی مثل رهبری، مهارتهای بینفردی، حل مسئله، انگیزه و کارآیی تمرکز دارد. پاسخها میتواند توسط مدیران، همکاران، زیردستان و حتی مشتریان ارائه شود.
۱. رهبری
- آیا این کارمند در نقش فعلی خود مهارتهای رهبری نشان میدهد؟
- آیا لازم است مهارتهای رهبری او تقویت شود؟
۲. مهارتهای بینفردی
- در تعامل با این کارمند، آیا از مهارتهای ارتباطی و رفتاری او رضایت دارید؟
- آیا در همکاری با او با مشکلی مواجه بودهاید؟
- آیا پیشرفت در مهارتهای بینفردی را برای او ضروری میدانید؟
۳. نگرش حل مسئله
- آیا این کارمند توانسته مشکلات را به شکل مؤثر حل کند؟
- چه مهارتهایی را در حل مشکلات از او مشاهده کردهاید؟
- آیا لازم است مهارتهای حل مسئله او تقویت شود؟
۴. انگیزه
- آیا این کارمند در انجام وظایف و همکاریهای شغلی با انگیزه عمل میکند؟
- او تا چه حد نسبت به موفقیت سازمان متعهد و با انگیزه است؟
- آیا تاکنون با مشکل خاصی در سطح انگیزه او مواجه شدهاید؟
۵. کارآیی
- چه پیشنهادهایی برای بهبود کارآیی او دارید؟
- آیا روش کار و رویکرد این کارمند مؤثر و کارآمد است؟
مقیاس رتبهبندی در پرسشنامه ۳۶۰ درجه:
۵ – فراتر از انتظارات – عملکرد نشان داده شده فراتر از انتظار استاندارد است.
۴ – انتظارات را برآورده میکند – عملکرد، انتظار استاندارد از فرد را برآورده میکند.
۳ – بیشتر انتظارات را برآورده میکند – عملکرد متوسط است و برخی پیشرفتها مورد نیاز است.
۲ – نيازمند بهبود – بعضی از مسئوليتها به طور موثری انجام میشوند اما در بخشهای خاصی نياز به بهبود جدی است.
۱ – رضایت بخش نیست – عملکرد کمتر از حد استاندارد دارد.
U -Unknown – ارزیابیکننده از این مهارت کارمند اطلاع ندارد.
دانلود نمونه فرم ارزیابی عملکرد
مزایا و معایب ارزیابی عملکرد ۳۶۰ درجه
مزایا
- این سیستم دید کاملی نسبت به عملکرد کارکنان ارائه میدهد.
- اعتبار سیستم ارزیابی عملکرد را بهبود میبخشد.
- بازخورد همکاران به تقویت روند رشد فرد کمک میکند.
- باعث افزایش مسئولیت و هوشیاری افراد نسبت به مشتریان میشود.
- ارزیابی توسط چندین فرد در موقعیتهای مختلف کاری، ارزیابی دقیقتری را ارائه میدهد.
- در این ارزیابی نه تنها مدیر بلکه همکاران نیز مسئولیت ارزیابی عملکرد کارکنان را بر عهده دارند که موجب توانمندسازی کارکنان میشود.
- این روش باعث افزایش انگیزه کارکنانی میشود که عموماً خود را دست کم میگیرند.
- با استفاده از سیستم ارزیابی عملکرد ۳۶۰ درجه میتوان فرهنگ صادقانهای را در سازمان ایجاد کرد.
معایب
- روند کار طولانی، پیچیده و زمانبر است.
- اگر بازخوردها بین کارمندان پخش شود، میتواند تنش ایجاد کند.
- برای آموزش افراد برای استفاده موثر از این سیستم ارزیابی باید تلاش زیادی انجام شود.
- برخی از بازخوردها بیفایده هستند و باید با دقت حذف شوند.
ارزیابی عملکرد کارکنان با بـهـتـایـم
بهتایم یک نرمافزار مدیریت پروژه و وظایف است که علاوه بر سازماندهی کارهای فردی و تیمی، ابزارهای پیشرفتهای برای ارزیابی عملکرد کارکنان در اختیار شما قرار میدهد:
۱. نظارت بر پیشرفت کارها
سیستم گزارشگیری بهتایم شامل:
- فعالیتهای سررسید شده
- درصد پیشرفت پروژهها و وظایف
- گزارش فعالیتهای کاربر
۲. مدیریت حضور و غیاب
- ثبت ورود و خروج با IP یا موقعیت جغرافیایی
- محاسبه زمان حضور و مقایسه با زمان مفید کاری
۳. مدیریت هزینه منابع انسانی
- تعریف نرخ نفر-ساعت برای افراد
- محاسبه دستمزد پروژهها و فعالیتها
- ثبت سایر هزینهها و بودجه پروژه
- نمایش درصد بودجه مصرفشده و باقیمانده
- مقایسه بودجه مصرفی با پیشرفت پروژه
۴. گزارش تاخیر و کارنامه عملکرد
- نمایش شاخص تأخیر برای هر کاربر
- شناسایی نقاط ضعف در مدیریت زمان با مقایسه زمان برنامهریزی شده و زمان واقعی
- امکان مقایسه عملکرد کاربران مختلف
- مقایسه دقیق زمان صرفشده واقعی با زمان برنامهریزی شده
- نمایش روند تاخیر در انجام وظایف در بازههای زمانی مختلف
برای استفاده رایگان از بهتایم میتوانید ثبت نام کنید و سپس راهنمای جامع ارزیابی عملکرد کارکنان با بهتایم را مطالعه کنید.
مراجع:
- hrhelpboard.com
- thebalancecareers.com