پس از قبول مسئولیت جدید آن را هوشمندانه انجام دهید.
اخراج و تعدیل نیرو افراد بیشتری را وادار به پذیرش مسئولیت‌های جدید می‌کند. اگر از چالش‌های جدیدی که با آن‌ها روبرو هستید، هیجان‌زده‌اید و یا اگر احساس می‌کنید چاره‌ای جز قبول کردن ندارید، هنگام قبول مسئولیت جدید از این سه نکته استفاده کنید:
۱) با کسی که قبلا این مسئولیت را داشته صحبت کنید.
اگر به شخصی که قبل از شما این کار را انجام می‌داده است دسترسی دارید، با او مصاحبه کنید. تا آنجا که می‌توانید در مورد آنچه از شما خواسته شده، اطلاعات کسب کنید.
۲) به دنبال همپوشانی باشید.
شاید این شانس وجود داشته باشد که شما در حال انجام وظایف مشابه مسئولیت جدیدی باشید که اخیراً پذیرفته‌اید. هر زمان ممکن است به دنبال فرصت‌هایی باشید که با یک تیر دو نشان بزنید.
۳) کارها را محول کنید.
پس از قبول مسئولیت جدید ، کشف کنید کدام‌یک از بخش‌های کار جدید را می‌توانید به کسی که بهتر انجامش می‌دهد، واگذار کنید. این کار از زیر مسئولیت شانه خالی کردن نیست، بلکه مدیریت خوب است.
این نکته مدیریتی از «راه درست قبول مسئولیت جدید» نوشته steven deMaio اقتباس شده است.
۱) با فردی که قبل از شما این مسئولیت را داشته، مصاحبه کنید.
اگر به شخصی که قبلاً مسئولیت جدید شما را انجام می‌داده، دسترسی دارید، بنشینید و گفتگوی معنادار و هدفمندی با او داشته باشید.
در مورد اصل مسئولیت از او سؤال کنید:
- ذینفعان واقعاً به دنبال چه چیزی هستند؟
- بهترین راه برای احساس رضایت از این کار چیست؟
اگر نمی‌توانید با چنین شخصی ارتباط برقرار کنید یا اگر یک کار کاملاً جدید است، با شخصی که این مسئولیت را ایجاد کرده است، مصاحبه کنید.
۲) فضای فیزیکی مناسبی را به کار جدید اختصاص دهید.
قبل از این‌که به جزئیات بپردازید، به مسئولیت جدید خود:
- پوشه الکترونیکی مخصوص،
- فضای کافی در کشوی پرونده‌ها،
یا سایر موارد مورد نیاز را اختصاص دهید.
۳) به دنبال همپوشانی با وظایف موجود خود باشید.
حتی اگر کار جدید با کار فعلی شما بسیار متفاوت است، احتمال این‌که بتوانید با یک تیر دو نشان بزنید، وجود دارد. شاید از نظر زمان‌بندی و با کمی خوش شانسی حتی بیشتر.
۴) محول کردن کارها برای کارآیی بیشتر.
هربار که مسئولیت جدیدی را بر عهده می‌گیرم، می‌بینم که بخش‌هایی از آن را همکارانم بهتر می‌توانند انجام دهند. و این‌که اغلب از انجام این کارها خوشحال می‌شوند، زیرا قدردان این هستند که من مسئولیت جدید را پذیرفته‌ام.
اگر تصمیم شما برای واگذاری براساس یافتن کارآیی و بهبود کیفیت باشد:
- بیشتر افراد به آن احترام می‌گذارند و مطابق آن عمل می‌کنند.
- همكاران شما تفاوت بین اشتراک گذاشتن مسئولیت و صرفاً از زیر بار مسئولیت شانه خالی کردن را به خوبی درک می‌کنند.
مقاله مرتبط: محول کردن کارها به دیگران، راهکاری برای مدیریت زمان
۵) همه موارد را با خودتان چک کنید.
بعد از قبول مسئولیت جدید:
حتماً هر هفته وقت بگذارید تا تأثیر کار جدید را بر سایر وظایف خود، احساس موفقیت حرفه‌ای و تعادل کار و زندگیتان ارزیابی کنید. از آنچه کشف می‌کنید برای به روزرسانی تصمیمات خود در مورد همپوشانی و محول کردن کارها، حتی در مورد فضای فیزیکی کار خود استفاده کنید. اگر چیزی نیاز به تغییر دارد، بهتر است زودتر تشخیص داده شود، پیش از آن‌که فرآیندها شکل بگیرند و به سختی تغییر کنند.
در ارتباط با تعادل بین کار و زندگی بیشتر بخوانید.