مدیریت تیم چیست؟ مهارت‌های مدیریت تیم کدامند؟ معرفی نرم افزار مدیریت تیم
موفقیت یک کسب و کار یا پروژه تا حد زیادی به تیمی که بر روی آن کار میکند بستگی دارد، اگر تیم سازماندهی نشده و بدون هدف و جهت‌گیری واحد باشد، کسب و کار یا پروژه با شکست مواجه می‌شود. در چنین تیم‌هایی، سررسیدها اغلب از دست می‌روند، اولویت‌ها نادیده گرفته می‌شوند و ارتباطات صحیح و به موقع اتفاق نمی‌افتند. به طور کلی کار تیمی ضعیف است، به اعتبار حرفه‌ای کسب و کار ضربه وارد می‌شود و مشتری‌ها شروع به ریزش می‌کنند. برای جلوگیری از این اتفاق، باید روند کاری تیم خود را بهبود بخشیده و مدیریت تیم صحیحی را در سازمان خود اعمال کنید. برای این کار باید با مهارت‌های مدیریت تیم آشنا شوید، آنها را تقویت کنید و از نرم افزار مدیریت تیم مناسب استفاده نمایید.
مواردی که باید در مورد نحوه مدیریت موفقیت آمیز یک تیم بدانید:
- مدیریت تیم چیست؟
- چرا مدیریت تیم مهم است؟
- سبک‌های مدیریت تیم کدامند؟
- مدیریت تیم موثر چیست؟
- مهارت‌های مدیریت تیم کدامند؟
- معرفی نرم افزار مدیریت تیم
مدیریت تیم چیست؟
مدیریت تیم به فعالیت‌ها و ابزاری اشاره دارد که به تیم‌ها کمک می‌کنند تا بهتر کار کنند و همکاری و بهره وری خود را افزایش دهند. مدیریت تیم در واقع به معنای مدیریت وظایف، زمانبندی، حجم کار و موارد دیگری است که باعث می‌شوند مسائل را قبل از آن که به یک مشکل بزرگ تبدیل شوند و پروژه را از مسیر اصلی منحرف کنند، شناسایی و برطرف کنیم.
درباره مدیریت وظایف بیشتر بخوانید.
بنابراین، مدیریت تیم هنگام اجرای یک پروژه یک فعالیت روزمره است که تقریباً در هر مرحله و روش مدیریت پروژه اعمال می‌شود. به عنوان مثال، هنگام تعیین زمانبندی یک پروژه و اولویت‌بندی کارها، مدیریت صحیح تیم ضروری است.
به طور کلی مدیریت تیم شامل فعالیت‌های زیر است:
- فعالیت‌هایی برای تسهیل کار گروهی
- تعیین اولویت‌های تیم
- اطمینان حاصل کردن از اینکه اولویت‌های تیم در حال اجرا هستند.
- تعیین اهداف
- ارتباطات کارآمد و موثر
- ارزیابی عملکرد
چرا مدیریت تیم مهم است؟
مدیریت تیم به ۴ دلیل حیاتی برای یک سازمان مهم است:
- تیم سازی موثر را تسهیل میکند.
- باعث افزایش بهره وری می‌شود.
- یادگیری را تقویت و تشویق میکند.
- رضایت کارکنان را بهبود می‌بخشد.
۱) تسهیل تیم سازی موثر
“استعدادها برنده مسابقه هستند اما کار تیمی و هوش بالاست که برنده را در مسابقات قهرمانی تعیین میکند.” – مایکل جردن
اهمیت کار تیمی مناسب در یک سازمان بر کسی پوشیده نیست و مدیریت تیم از طریق ایجاد یک تیم کارآمد، کار تیمی را تسهیل میکند. مدیریت تیم اطمینان حاصل میکند که فرد مناسب در حال انجام وظیفه مناسب است. یعنی تجربه، تحصیلات و مهارت‌های او با وظایفش مطابقت دارد.
وقتی همه شغلی که برای آن آموزش دیده و استخدام شده‌اند، را انجام می‌دهند، شادتر هستند و به طور کلی تمایل بیشتری برای همکاری با یکدیگر دارند که نتیجه آن کار تیمی بهتر است.
درباره مزایای کارکنان شاد بیشتر بخوانید.
۲) افزایش بهره وری
“به تنهایی کارهای کوچکی می‌توانیم انجام دهیم، با یکدیگر اما از پس کارهای بزرگ بر خواهیم آمد.”
– هلن کلر
فکر دو نفر بهتر از یک نفر است، آنها عملکرد سریع‌تری دارند و احتمالاً نتایج با کیفیت‌تری ارائه می‌دهند. مدیریت تیم با تخصیص مناسب وظایف اطمینان حاصل میکند که افراد مناسب برای ساخت ایده‌های جدید و یافتن راه حل‌های کارآمد برای مشکلات، در کنار هم قرار می‌گیرند. همه اینها باعث گردش کار سریعتر و انجام کارهای وقت‌گیر در زمان کمتر می‌شود.
۳) تشویق یادگیری
” به من بگو و من فراموش می‌کنم. به من آموزش بده و من یادم می‌ماند. مرا درگیر کن و من یاد می‌گیرم.”
– بنجامین فرانکلین
تیمی که به طور مداوم در حال یادگیری است، دائماً در حال پیشرفت است. مدیریت تیم مشوق یادگیری، رشد و پیشرفت برای تیم و افراد آن است و به این ترتیب، دانش و تجربه تیم را بهبود می‌بخشد.
۴) بهبود رضایت کارکنان
“افکار بزرگ داشته باشید اما از شادی‌های کوچک لذت ببرید.”
– جکسون براون
مدیریت صحیح تیم در جستجوی یافتن بهترین راه برای این است که گروهی از افراد به عنوان تیم با هم کار کنند. این موضوع شامل تیم‌سازی، ارزیابی عملکرد و همچنین ایجاد فرهنگ تیمی شفاف و حمایت‌گر است. وقتی افراد از کار مشترک در یک تیم احساس راحتی کنند، شادی و رضایت بیشتری دارند و عملکرد بهتری خواهند داشت.
چک لیستی از فاکتورهای هر تیم مدیریتی موفق:
- توانایی تعریف دقیق اهداف سازمان.
- شناسایی فعالیت‌های اولویت داری که سازمان برای دستیابی به اهداف مورد نظر خود باید بر آنها تمرکز کند.
- داشتن دسترسی به اطلاعاتی که برای تصمیم‌گیری آگاهانه بسیار مهم است.
- همکاری کارآمد که روند دستیابی به اهداف تیم را تسهیل میکند.
- گردش کاری که اطمینان می‌یابد، تصمیمات گرفته شده تبدیل به اقدامات مشخصی می‌شوند.
علاوه بر این موارد کلی، تیم‌های مدیریتی و مدیران مختلف روش‌های خاص خود را برای مدیریت تیم‌ها، پروژه‌ها و وظایف دارند که با عنوان سبک مدیریت تیم شناخته می‌شوند.
سبک مدیریت تیم
۹ سبک اصلی مدیریت تیم وجود دارد:
۱) سبک مدیریت تیم مربی‌گونه (Coaching)
این سبک مدیریت تیم بر پیشرفت حرفه‌ای اعضای تیم در طولانی مدت متمرکز است.
رهبر مشهور این سبک:
شریل سندبرگ، مدیر ارشد فیس بوک
مدیران این سبک چگونه هستند؟
آنها دوست دارند دانش خود را به تیم منتقل كنند و سپس مشاهده كنند كه آموزه‌های آنها منجر به رشد اعضای تیم می‌شود. این مدیران از مشکلات و شکست‌های کوتاه مدت چشم پوشی می‌کنند، زیرا انتظار دارند اعضای تیمشان از اشتباهات خود درس بگیرند و با گذشت زمان بهتر شوند.
این مدیران چگونه انگیزه ایجاد می‌کنند؟
مدیران سبک مربی‌گونه دوست دارند با ترکیبی از پاداش و اعتماد، در قالب ارتقای شغلی و اعطای مسئولیت‌های بیشتر به کارمندان خود انگیزه دهند.
✅ مزایا:
- این سبک یک اتمسفر مثبت در محل کار ایجاد میکند.
- کارکنان همیشه می‌دانند مدیران از آنها چه انتظاری دارند.
- کارکنان همواره مجموعه مهارت‌های خود را توسعه می‌دهند.
❌ معایب:
- اثبات کارآیی ممکن است مدتی طول بکشد.
- رویکرد مشاوره و آموزش ممکن است بر روی برخی از افراد جواب ندهد.
- زمانبر است.
۲) سبک مدیریت تیم عدم مداخله (Laissez-faire)
این سبک مدیریت تیم به کارکنان برای انجام کاری که فکر می‌کنند باید انجام دهند، آزادی کامل اعطا میکند.
رهبر مشهور این سبک:
وارن بافت، تاجر بزرگ
مدیران این سبک چگونه هستند؟
مدیران این سبک دوست دارند در نحوه مدیریت و کنترل وظایف به کارکنان خود آزادی کامل بدهند. آنها فقط در صورت بروز مشکل یا زمانی که تیم‌هایشان به طور خاص از آنها راهنمایی بیشتری بخواهند، دخالت می‌کنند.
این مدیران چگونه انگیزه ایجاد می‌کنند؟
آنها انتظار دارند خود تیم انگیزه خود برای کار را پیدا کنند.
✅ مزایا:
- نوآوری و خلاقیت را بهبود می‌بخشد.
- کارمندان می‌توانند بر روی کاری که بیش از همه نسبت به آن اشتیاق دارند، تمرکز کنند.
- این سبک به کارکنان اجازه می‌دهد هنگام جستجوی راه حل مناسب، تجربه کسب کنند.
❌ معایب:
- آزمایش و کسب تجربه ممکن است اشتباه انجام شود، که منجر به اتلاف وقت می‌شود.
- برای یک تیم بی‌تجربه که نیاز به راهنمایی بیشتر دارد، مناسب نیست.
- احتمالاً پر ریسک است، زیرا مدیران ممکن است تا اواخر پروژه از مشکلات بزرگ مطلع نشوند.
۳) سبک مدیریت تیم دموکراتیک (Democratic)
این سبک مدیریت تیم می‌گوید که همه افراد یک سازمان باید بدون در نظر گرفتن عنوانشان در شرکت، حق بیان نظر خود را داشته باشند. در این سبک، بهترین ایده همیشه برنده می‌شود، مهم نیست که چه کسی آن را مطرح کرده است.
رهبر مشهور این سبک:
جینی رومتی، مدیر عامل IBM
مدیران این سبک چگونه هستند؟
دوست دارند به کارکنان خود فرصت دهند تا ایده‌های خود را به اشتراک بگذارند و در رشد شرکت سهیم شوند.
این مدیران چگونه انگیزه ایجاد می‌کنند؟
مدیران تیم دموکراتیک با دادن حق مشارکت برابر، به افراد خود انگیزه می‌دهند.
✅ مزایا:
- کارکنان احساس ارزش و قدردانی می‌کنند.
- باعث نوآوری و خلاقیت می‌شود.
- مسئولیت‌پذیری و تصمیم‌گیری را تشویق میکند.
❌ معایب:
- اثبات کارآیی ممکن است مدتی طول بکشد.
- ممکن است باعث ناراحتی افرادی شود که فکر می‌کنند ایده‌های آنها هیچوقت مورد توجه قرار نمی‌گیرد.
- اگر بیشتر اوقات مجبورید سریع تصمیم بگیرید، این سبک مدیریت تیم مناسب شما نیست.
۴) سبک مدیریت تیم الهام بخش (Visionary)
این سبک مدیریت تیم چشم انداز و استراتژی کلی را تعریف میکند و سپس به افراد اجازه می‌دهد به روشی که صلاح می‌دانند، عمل کنند. با این حال، پیشرفت به طور منظم بررسی می‌شود.
رهبر مشهور این سبک :
هنری فورد، بنیانگذار شرکت فورد موتور
مدیران این سبک چگونه هستند؟
دوست دارند اطمینان حاصل کنند که کارمندان از چشم انداز کلی سازمان یا پروژه آگاه هستند.
این مدیران چگونه انگیزه ایجاد می‌کنند؟
با اعطای استقلال کامل کاری به افراد خود انگیزه می‌دهند.
✅ مزایا:
- کارکنان تشویق می‌شوند اهداف و راه حل‌هایی را پیدا کنند که متناسب با همه افراد تیم باشد.
- تیم‌سازی را تسهیل میکند.
- برای اجرای تغییرات در سازمان عالی است.
❌ معایب:
- چشم انداز‌های عالی همیشه منجر به اقدامات بزرگ نمی‌شوند.
- برای تیم‌های جدیدی که به راهنمایی بیشتری نیاز دارند، مناسب نیست.
- جزئیاتی که در بررسی‌های منظم چک نشده باقی می‌مانند، ممکن است منجر به مشکلات جدی شوند.
۵) سبک مدیریت تیم تحول‌گرا (Transformational)
“نوآوری وجه تمایز بین یک رهبر و یک پیرو است.”
– استیو جابز
این سبک مدیریت تیم بر تغییرات، نوآوری‌ها و پیشرفت به عنوان بهترین راه برای پرورش یک سازمان کارآمد تأکید دارد.
رهبر مشهور این سبک:
استیو جابز، بنیانگذار اپل
مدیران این سبک چگونه هستند؟
مدیران تیم تحول‌گرا دوست دارند با داشتن انتظارات بالا، الهام بخش تیم‌های خود برای توسعه مهارت‌ها و بهبود عملکردشان باشند.
این مدیران چگونه انگیزه ایجاد می‌کنند؟
مدیران این سبک با بالا بردن استانداردهای کیفیتی مورد انتظار به کارکنان خود انگیزه می‌دهند، در نتیجه، کارکنان برای رسیدن به این نقاط عطف جدید انگیزه پیدا می‌کنند.
✅ مزایا:
- کمک میکند وضعیت شرکت به سرعت ارزیابی شود.
- نوآوری‌های مداوم باعث شور و اشتیاق می‌شوند.
- نوآوری مداوم باعث ایجاد یک محیط پرشور می‌شود.
❌ معایب:
- تصویر بزرگتر توجه شما را از جزئیات مشکل ساز درون تیم پرت میکند.
- برخی از مدیران ممکن است از سبک مدیریت تحول‌گرا به درستی استفاده نکنند و انتظارات زیادی را از تیم خود داشته باشند.
- توجه بیش از حد به ایجاد اشتیاق ممکن است باعث شود، موفقیت‌های سازمان دست بالا گرفته شوند.
۶) سبک مدیریت تیم تعامل‌گرا (Transactional)
این سبک مدیریت تیم بر نتیجه‌گیری از طریق اجرای سیستم جریمه_پاداش و همچنین ایجاد ساختار و سلسله مراتب مشخص در تیم متمرکز است.
رهبر مشهور این سبک:
بیل گیتس، بنیانگذار شرکت مایکروسافت
مدیران این سبک چگونه هستند؟
مدیران این سبک دوست دارند معیارها و الزاماتی را که تیم باید به آنها برسد تنظیم کنند. عملکرد کارکنان براساس اینکه آیا معیارها و شرایط تعیین شده را برآورده می‌کنند یا خیر، ارزیابی می‌شود.
این مدیران چگونه انگیزه ایجاد می‌کنند؟
این مدیران برای ایجاد انگیزه، کارکنان خود را در صورت عملکرد خوب با ارائه پاداش‌های محسوس همانند ارتقا و پاداش‌های مالی و در صورت عملکرد ضعیف با تنبیه سازمانی مواجه می‌کنند.
✅ مزایا:
- دستیابی به اهداف کوتاه مدت آسان‌تر می‌شود.
- برای سازمان‌هایی که وظایف تکراری دارند، بسیار موثر است.
- برای اضافه کاری موثر است.
❌ معایب:
- بعد از مدتی، اثر چنین پاداش‌های محسوسی ممکن است از بین برود.
- برای دوره‌های زمانی طولانی مناسب نیست.
- برای ارتقا نوآوری و خلاقیت مناسب نیست.
۷) سبک مدیریت تیم خدمت‌گزار (Servant)
این سبک مدیریت تیم به معنای خدمت یک مدیر به تیم خود است که شامل آموزش، پشتیبانی و مشاوره به تیم است.
رهبر مشهور این سبک:
چریل بچلدر، مدیر عامل سابق Popeyes
مدیران این سبک چگونه هستند؟
دوست دارند تیم خود را در درجه اول و وظایفی را که انجام می‌دهند در درجه دوم اهمیت قرار دهند.
این مدیران چگونه انگیزه ایجاد می‌کنند؟
آنها معتقدند شادی کارکنان برای انجام وظایفشان انگیزه کافی را ایجاد میکند.
✅ مزایا:
- در مورد درخواست‌ها و ایده‌های تیم به طور کامل بحث می‌شود.
- بر ایجاد فرهنگ تیمی سالم تأکید فراوان می‌شود.
- بر یادگیری از اشتباهات شخص تأکید می‌شود.
❌ معایب:
- فرآیند تصمیم‌گیری ممکن است به طول بیانجامد.
- مدیر اختیارات رسمی خود را از دست می‌دهد.
- هیچ فشار رسمی برای عملکرد خوب کارکنان وجود ندارد.
۸) سبک مدیریت تیم استبدادی (Autocratic)
این سبک مدیریت تیم به معنای ارائه جهت‌دهی شفاف به تیم و کنترل کامل بر روی آنچه انجام می‌دهند و آنچه باید انجام شود، است.
رهبر مشهور این سبک:
هلن گورلی براون، سردبیر “Cosmopolitan”
مدیران این سبک چگونه هستند؟
مدیران این سبک دوست دارند در تصمیم‌گیری قدرت کاملی داشته باشند و از افرادی که تحت مدیریتشان هستند انتظار توصیه، ایده و اطلاعات ندارند.
این مدیران چگونه انگیزه ایجاد می‌کنند؟
آنها انتظار دارند کارکنان خودشان انگیزه کار خود را پیدا کنند.
✅ مزایا:
- در فرهنگ‌هایی که انتظار دارند مدیران سطح قدرت بالاتری داشته باشند، موثر است.
- برای کارکنان جدیدی که نیاز به اهنمایی بیشتر دارند موثر است.
- برای کارکنان شفافیت را به ارمغان می‌آورد.
❌ معایب:
- به طور کلی یک سبک مدیریت تیمی است که انگیزه ایجاد نمی‌کند.
- ممکن است مشارکت کم کارکنان را در پی داشته باشد و باعث فقدان ایده‌های ابتکاری مناسب برای رشد شرکت شود.
- منجر به میکرو مدیریت می‌شود.
۹) سبک مدیریت تیم پیشتازانه (Pace-setting)
این سبک مدیریت تیم حاکی از آن است که مدیر آن رهبری است که سرعت کار را تعیین میکند و انتظار دارد کارکنان از سرعت گفته شده پیروی کنند.
رهبر مشهور این سبک:
جک ولش، مدیر عامل سابق جنرال الکتریک
مدیران این سبک چگونه هستند؟
دوست دارند استانداردهای بالا و سرعت چالش برانگیزی را تعیین کنند.
این مدیران چگونه انگیزه ایجاد می‌کنند؟
استانداردهای بالا کارکنان را بر آن می‌دارد که سخت تلاش کنند تا با سایر اعضای تیم همگام شوند.
✅ مزایا:
- برای مقابله با چالش‌ها و اهداف کوتاه مدت مناسب است.
- مدیر به عنوان الگویی برای دیگران است.
- برای کارکنان جدید و کم تجربه که نیاز به راهنمایی بیشتری دارند، بسیار مناسب است.
❌ معایب:
- در طولانی مدت مناسب نیست. (خطر فرسودگی شغلی)
- تأكيد بر موفقيت‌هاي شخصي (و نه تلاش‌هاي تيمي) ممكن است منجر به رقابت ناسالم شود.
- مدیر کارهای زیادی را انجام می‌دهد که بهتر است به برخی دیگر از اعضای تیم واگذار شود.
مدیریت تیم موثر چیست؟ و چه چیزی یک مدیریت تیم موثر ایجاد میکند؟
برخی از سبک‌های مدیریت تیم ممکن است بهتر باشند اما مراحل و مهارت‌هایی که باید برای مدیریت تیم کارآمد داشته باشید و طی کنید تقریبا یکسان هستند. مدیریت تیم موثر یک سیستم پیچیده است که اگر از الگوهای درست پیروی کنید به راحتی می‌توانید آن را بدست آورید.
برای مدیریت تیم کارآمد باید اطمینان حاصل کنید که:
- اعضای تیم مسئولیت‌های خود را درک می‌کنند.
- اعضا از مسئولیت‌های خود راضی هستند.
- حجم کار به طور مساوی به اشتراک گذاشته شده است.
- وظایف را به اعضایی اختصاص داده‌اید که مهارت، توانایی و تجربیات لازم برای انجام آنها را دارند.
- ایده‌های تیم را در نظر می‌گیرید.
- برای تیم انگیزه فراهم می‌کنید.
علاوه بر این، باید مهارت‌های مدیریت تیم کلیدی را در طول حرفه خود پرورش دهید:
مهارت‌های مدیریت تیم کدامند؟
داشتن مهارت‌های مدیریت تیم مناسب برای موفقیت شما به عنوان مدیر تیم بسیار مهم است. این مهارت‌ها به طور معمول به سه نوع مهارت تقسیم می‌شوند:
مهارت‌های مدیریت تیم فنی، مهارت‌های مدیریت تیم ادراکی و مهارت‌های مدیریت تیم انسانی
مهارت‌های فنی
مهارت‌های مدیریت تیم فنی شامل دانش استفاده از انواع تکنیک‌ها برای رسیدن به اهداف تیم است:
- استفاده از نرم افزارها
- استفاده از دستگاه‌ها
- استفاده از ابزارهای تولید
- افزایش فروش
- بازاریابی
معمولاً سطح اول مدیریتی باید مهارت‌های مدیریت تیم فنی را داشته باشند.
مهارت‌های ادراکی
مهارت‌های مدیریت تیم ادراکی شامل توانایی تدوین ایده‌ها و تفکر در مورد موارد زیر است:
- تشخیص مشکلات
- تحلیل مشکلات
- یافتن راه حل‌های خلاقانه برای مشکلات
- پیش‌بینی و جلوگیری از مشکلات مشابه در آینده
این مهارت‌ها برای هر مدیر به ویژه آن‌هایی که مسئول تیم‌هایی هستند که روی یک پروژه پویا کار می‌کنند، حیاتی است.
مهارت‌های انسانی
شامل مهارت‌های زیر است:
- ارتباط موثر با اعضای تیم
- همکاری موثر با اعضای تیم
- ارتباط با مشکلات و چالش‌های اعضای تیم
- ایجاد انگیزه در اعضای تیم برای استفاده حداکثر از پتانسیل آنها
مهارت‌های مدیریت تیم انسانی برای مدیران تمام سطوح اهمیت دارند. انتقال صحیح انتظارات خود به تیم، مهارت بسیار مهمی است.
برای ایجاد یک سیستم مدیریت تیم موثر، مهارت‌های مدیریت تیم کلیدی وجود دارد:
۱) اشتیاق خود را مدیریت کنید.
پس از پذیرش یک کار، به جای اینکه به دلیل هیجان بالای شروع کار جدید، به سرعت آن را آغاز کنید، کمی به خودتان وقت دهید تا در مورد بهترین روش برای انجام کار گفته شده فکر کنید:
- کار را به مراحل کوچکتر تقسیم کنید.
- برای موفقیت در هر مرحله، وظایفی را تعیین کنید که تیم باید آنها را به پایان برساند.
- در صورت امکان، وظایف را به کارهای فرعی کوچکتر تقسیم کنید، تا بتوانید آنها را قابل مدیریت‌تر کنید.
- سعی کنید نقش همه افراد را در پروژه درک کنید. سپس به این فکر کنید که چگونه می‌توانید وظایف را با توجه به نقاط قوت، مجموعه مهارت‌ها و توانایی‌های تیم خود به بهترین شکل محول کنید. (می‌توانید از بهتایم برای تعیین وظایف افراد استفاده کنید تا همه به طور واضح بدانند چه کسی مسئول چه کاری است.)
با توجه به اینکه بهتایم یک نرم افزار مدیریت تیم است، می‌توانید از آن استفاده کنید تا مطمئن شوید تیم به برنامه پایبند است و همه چیز طبق برنامه پیش می‌رود. به کمک بهتایم از تیم خود بخواهید تا زمان صرف شده بر روی فعالیت‌های خود در محل کار را ثبت و ردیابی کنند. به این ترتیب می‌توانید پیشرفت همه افراد را ردیابی کرده و گزارشی از کارهایی که تاکنون انجام شده است، در اختیار داشته باشید.
درباره امکانات بهتایم برای مدیریت تیم بیشتر بخوانید.
۲) انتظارات واقع بینانه تعیین کنید.
اگر قادر به تعریف اهداف واقع بینانه نباشید، مدیر واقع بینی نیستید.
بنابراین، همیشه اهدافی را تعیین کنید که تیم شما مهارت‌ها و توانایی‌های لازم برای رسیدن به آنها را داشته باشند، همچنین سررسیدهایی را تعیین کنید که می‌توانند به آن برسند و اطمینان حاصل کنید که انتظارات واقع بینانه‌ای از نتایج و خروجی آنها در طول پروژه دارید.
۳) انگیزه‌های الهام بخش تعریف کنید.
تعریف انگیزه دهنده‌های مناسب یک روش عالی برای الهام بخشیدن به تیم برای تلاش در راه رسیدن به بهترین نتیجه است. اما، باید شرایط را تحلیل کنید تا بفهمید چه نوع انگیزه‌هایی برای تیم شما بهتر است. وقتی شک دارید که چگونه می‌توانید به اعضای تیم انگیزه بدهید، افزایش حقوق و مزایا و ارتقای شغلی همیشه پاداش خوبی است.
برخی از اعضای تیم ممکن است پاداش‌های دیگری را ترجیح دهند:
- ممکن است دورکاری برای یک فرد انگیزه مناسبی باشد.
- یکی دیگر از اعضای تیم ممکن است تحسین شدن برای یک عملکرد عالی را الهام بخش‌ترین انگیزه بداند.
- ممکن است برخی دیگر از این پاداش استقبال کنند که در پایان یک مرحله از پروژه، جشن بگیرید.
زمانی که بفهمید چه عواملی به تک تک اعضای تیمتان انگیزه می‌دهد، انگیزه دادن به همه افراد در شرایط دشوار آسان‌تر خواهد شد.
درباره انگیزه‌های غیر مالی کارکنان بیشتر بخوانید.
۴) توضیح دهید چرا؟
تعیین وظایف و اختصاص دادن آنها به اعضای تیم شما تنها نیمی از کار است. باید مطمئن شوید که همه اعضا اهمیت کارشان را برای پروژه درک می‌کنند.
بنابراین، در ابتدای پروژه وقت بگذارید تا اهمیت هر کار را مشخص کنید. با این کار به بزرگی و اهمیت مشارکتی که تیم با انجام وظیفه‌اش در پیشبرد پروژه ایفا میکند، تأکید می‌کنید. این خود یک انگیزه دهنده عالی است.
۵) تیم خود را برای کسب دانش جدید تشویق کنید.
دانش مناسب همیشه تیم را سریعتر و مولدتر میکند. بنابراین تیم خود را به یادگیری در مورد نوآوری‌هایی که می‌توانند به شما کمک کنند سریعتر به اهداف خود برسید، تشویق کنید:
- اطلاعات صحیح را در اختیار آنها قرار دهید.
- جلسات آموزشی تیمی ترتیب دهید.
- تیم خود را با ابزارهای بهره وری که به شما کمک می‌کنند تا گردش کار را ساده کنید، آشنا کنید.
۶) ساخت یک فرهنگ تیمی
اگر افراد تیم شما دوست دارند با هم کار کنند، نتایج بهتری خواهند داشت.
بنابراین، قدرت فرهنگ عالی تیمی را دست کم نگیرید. این موضوع شامل باورها، قوانین، نگرش‌ها و ارزش‌هایی است که می‌خواهید براساس آنها کار کنید.
فرهنگ عالی تیمی فرهنگی است که افراد در آن:
- از یکدیگر حمایت می‌کنند.
- به همدیگر گوش می‌دهند.
- برای رسیدن به اهدافشان همکاری می‌کنند.
- این فرهنگ سیستمی برای حل اختلافات دارد، سیستمی که هر دو طرف بحث را در نظر می‌گیرد.
۷) ارائه بازخورد
نمی‌توانید اجازه دهید که اعضای تیم پروژه را کورکورانه و بدون اینکه بدانید آیا انتظارات هر مرحله از آن را برآورده می‌کنند یا نه پشت سر بگذارند. بنابراین، مطمئن شوید که به موقع به همه اعضای تیم بازخورد ارائه می‌دهید.
بهتر است بازخورد مثبت و منفی را ترکیب کنید و در ارزیابی‌های خود صادق باشید:
- بازخورد مثبت می‌تواند یک انگیزه عالی برای ادامه کار باشد.
- بازخورد منفی می‌تواند تجربه و درسی باشد که فرد می‌تواند در پروژه‌های بعدی از آن استفاده کند.
۸) الگوی تیم خود باشید.
اطمینان حاصل کنید که رفتار شما الگویی عالی برای دیگران است:
به ایده‌های تیم خود گوش دهید.
اگر می‌خواهید آنها هم به یکدیگر گوش دهند و همکاری خوبی داشته باشند.
اگر درخواست کردند، آنها را راهنمایی و یاری کنید.
اگر می‌خواهید زمانی که در مسیر انجام وظایف خود به دست انداز برخورد می‌کنند، به یکدیگر کمک کنند.
دانش خود را گسترش دهید و بر اهمیت یادگیری و بهبود مداوم تاکید کنید.
اگر می‌خواهید تیم نسبت به آموزش و یادگیری مشتاق باشد.
۹) شفافیت را به تیم بیاورید.
شفاف بودن به اعضای تیم کمک میکند تا حس کنند بخشی از پروژه هستند، که این موضوع به آنها کمک میکند تا پاسخگو، شاد و خلاق باشند. همه اینها برای بهره وری مهم هستند. شفافیت به اعضای تیم کمک میکند احساس امنیت بیشتری داشته باشند، که به نوبه خود باعث می‌شود ایده‌های خود را بیشتر به اشتراک بگذارند. هرچه بحث‌های آزاد و شفاف بیشتری وجود داشته باشد، راه حل‌های خلاقانه‌تری وجود دارد. تیم خود را در جریان امور قرار دهید. به آنها احترام بگذارید و برای مشارکتشان ارزش قائل شوید.
۱۰) محول کنید.
نه خودتان می‌توانید همه کارها را انجام دهید و نه میکرو کنترل کردن اعضای تیم راه حل درستی است. اعضای تیم استخدام شده‌اند، زیرا آنچه را که برای انجام پروژه لازم است، دارند. بنابراین، به مهارت و تجربه آنها احترام بگذارید. محول کردن کارها تنها به معنای توزیع وظایف نیست، بلکه باید بدانید چه کسی ظرفیت، زمان و مهارت لازم برای انجام آن وظایف را دارد.
۱۱) کشمکش و درگیری‌ها را مدیریت کنید.
حل مشکلات و درگیری‌ها برای ادامه کار تیم شما مهم است. ممکن است مسائل شخصی وجود داشته باشد، یا اینکه افراد احساس کنند در حالی که مهارت‌های آنان نادیده گرفته می‌شود، دیگران مسئولیت‌های زیادی دارند. این مسائل حتی در بهترین تیم‌ها هم پیش می‌آید، بنابراین باید مراقب آنها باشید و در صورت بروز درگیری، سریعاً به آن واکنش نشان دهید. کشمکش و درگیری باعث از بین رفتن توافقاتی می‌شود که تیم شما را در کنار هم نگه داشته است و نتایج فاجعه باری را برای پروژه به همراه خواهد داشت.
۱۲) از نرم افزار مدیریت تیم استفاده کنید.
نرم افزار مدیریت تیم می‌تواند به مدیریت بار کاری، برنامه‌ریزی و زمانبندی، مدیریت وظایف و رسیدن به سررسیدها، ارتباطات و موارد دیگر کمک کند. بنابراین باید یک نرم افزار مدیریت تیم یا یک ابزار مدیریت پروژه داشته باشید که بتواند تیم شما را مدیریت کند و در عین حال تمام جنبه‌های دیگر پروژه را نیز کنترل کند.
برای ثبت نام رایگان در نرم افزار مدیریت تیم و پروژه بهتایم کلیک کنید.
مطالب مرتبط:
- ۵۰ نکته کلیدی مدیریت و رهبری
- درباره مدیریت از راه دور تیم بخوانید.
- امکانات نرم افزار مدیریت تیم بهتایم
مراجع: