مدیریت منافع پروژه و پرینس۲
سه اصطلاح کلیدی در پرینس۲ عبارتند از: خروجی (output)، نتیجه (outcome)، و منفعت (benefit). درک این سه لغت، و تفاوت بین آن‌ها، آمادگی شما برای درک پرینس۲ را بالاتر می‌برد و وقتی تمایز این سه مفهوم را بدانید، دلیل شکست بسیاری از پروژه‌ها را خواهید فهمید.
۱) تعاریف:
خروجی
خروجی‌ها محصولاتی هستند که پروژه تولید می‌کند. شاید محصول پروژه شما یک هتل، یا یک وب‌سایت جدید یا حتی یک کتاب باشد. همه این‌ها نمونه‌هایی از خروجی‌های پروژه هستند. گاهی اوقات، خروجی‌ها چندان ملموس نیستند. به عنوان مثال، یک پروژه ممکن است یک فرآیند مالی جدید ایجاد کند یا مثلا محصول یا خروجی آن می‌تواند یک تصمیم باشد.
نتیجه
وقتی خروجی‌های یک پروژه، عملاً مورد استفاده قرار گیرند، وضعیت جدیدی ایجاد می‌شود که نتیجه‌ی پروژه است. نتایج در حقیقت تغییراتی هستند که بر اثر استفاده از خروجی‌های پروژه حاصل می‌شوند. اگر یک فرآیند مالی جدید طراحی کنید و موفق شوید آن را جاری کنید، نتیجه ممکن است پردازش سریعتر صورت‌حساب‌ها باشد.
منافع
منافع، پیشرفت‌های قابل اندازه‌گیری ناشی از نتایج پروژه هستند و از نظر یک یا چند نفر از ذینفعان پروژه، مزیت تلقی می‌شوند. در مثال پروژه فرآیند مالی جدید، منفعت یا سود قابل اندازه‌گیری ممکن است کاهش ۱۰ میلیون تومانی در هزینه‌های اداری به دلیل پردازش سریعتر صورت‌حساب‌ها باشد. شکل ۱ رابطه بین خروجی‌ها، نتایج، و منافع را نشان می‌دهد.
مثال برای درک بهتر خروجی، نتایج، منافع
به عنوان مثال اول:
پروژه آزادراه تهران-شمال را در نظر بگیرید. خروجی‌های این پروژه عبارتند از:
جاده و تونل‌ها، علائم راهنمایی و رانندگی، حفاظ‌های کنار جاده، و مکان‌های استراحت. وقتی آزادراه عملیاتی شود و عبور و مرور از طریق آن صورت گیرد، نتایجی از قبیل زمان سفر کمتر، و امنیت سفر بالاتر خواهد داشت. با تداوم استفاده از آزادراه، می‌توان انتظار کاهش تلفات رانندگی، کاهش مصرف سوخت، و افزایش رضایت مردم را داشت که این‌ها منافع پروژه خواهند بود.
به عنوان مثال دوم:
پروژه انتقال آب از یک سد به یک شهر را در نظر بگیرید. خطوط لوله، ایستگاه‌های پمپ آب، و تصفیه خانه، خروجی‌های پروژه هستند. نتیجه عملیاتی شدن پروژه، دسترسی شهروندان به آب شرب بهداشتی است. با تداوم استفاده از خروجی‌های پروژه، منافعی از قبیل کاهش بیماری‌های ناشی از آب غیربهداشتی، و افزایش رضایت مردم، کسب خواهد شد.
تبدیل خروجی‌های پروژه به نتایج و منافع، همیشه به این سادگی‌ها نیست! به عنوان مثال، آموزش کارکنان در زمینه مدیریت کیفیت را به عنوان یک پروژه در نظر بگیرید. خروجی پروژه، آشنایی کارکنان با مفاهیم و تکنیک‌های مدیریت کیفیت است. اگر این مهارت‌ها به کار گرفته شود و بر عملکرد کارکنان اثر بگذارد، فرایندهای سازمان بهتر انجام خواهند شد (نتیجه پروژه). بهبود فرایندها می‌تواند موجب کاهش هزینه‌ها یا افزایش کیفیت و درآمدهای سازمان باشد (منافع پروژه). کسانی که در حوزه آموزش منابع انسانی تجربه دارند، می‌دانند که تبدیل خروجی آموزش به نتیجه و منافع، به دشواری اتفاق می‌افتد.
اکنون فکر کنید که اگر استاد یک دوره آموزشی باشید و آن را به عنوان یک پروژه تعریف کنید، خروجی‌ها و نتایج و منافع این پروژه از نظر شما چه چیزهایی خواهد بود؟
زیان ۱
زیان، نتیجه‌ای از پروژه است که توسط یک یا چند ذینفع، منفی تلقی می‌شود. بعضی اوقات، یک پروژه ممکن است عواقب منفی داشته باشد. به عنوان مثال، اگر یک پروژه ادغام دو دپارتمان برای کاهش هزینه‌ها باشد، ممکن است این پروژه روحیه کارکنان را کاهش دهد. این پیامدهای منفی زیان نامیده می‌شوند. زیان را با ریسک اشتباه نگیرید. در مورد ریسک عدم اطمینان وجود دارد، در حالی که زیان، یک نتیجه قطعی از پروژه است.
شکل ۲ رابطه بین خروجی‌ها، نتایج، منافع را نشان می‌دهد.
۲) اهمیت مدیریت منافع پروژه
تأکید و تمرکز تیم پروژه‌ها بر تولید و تحویل خروجی‌ها است. تمرکز بر خروجی‌ها ممکن است موجب غفلت از اموری شود که برای عملیاتی شدن خروجی‌ها و تحقق منافع، ضرورت دارند. هدف پرینس۲ این است که پروژه‌ها و طرح‌ها به گونه‌ای مدیریت شوند که نتایج و منافع مورد انتظار به دست آیند.
با توجه به زنجیره خروجی، نتیجه، و منافع، می‌توان برخی از الزامات موفقیت پروژه‌ها را تعریف کرد:
۱) قبل از تصویب و شروع پروژه، باید خروجی‌ها، نتایج و منافع آن تعریف و بررسی شوند. باید بررسی کنیم که:
- پروژه باید چه خروجی‌هایی با چه ویژگی‌هایی تولید کند؟
- آیا اگر این خروجی‌ها با ویژگی‌های مورد نظر تولید شوند، قابلیت عملیاتی شدن خواهند داشت؟
- چه اقداماتی داخل و خارج از محدوده پروژه، باید انجام شود تا خروجی‌های پروژه، عملیاتی شوند؟
- آیا پروژه‌های دیگری نیز هستند که باید خروجی‌هایی را تولید کنند و خروجی مجموعه این پروژه‌ها است که قابلیت عملیاتی شدن دارد؟ آیا فرد یا گروهی وجود دارد که مراقبت کند سایر پروژه‌های وابسته نیز خروجی مناسب با کیفیت مناسب را در زمان مناسب ارائه کنند؟
- آیا اگر پروژه با این خروجی‌ها عملیاتی شود، منافع پروژه قابل حصول است؟
۲) پروژه باید بتواند خروجی‌های تعریف شده را با کیفیت مطلوب، و با زمان و هزینه مورد نظر تولید کند. گاهی اوقات، افزایش هزینه یا زمان پروژه یا مناسب نبودن کیفیت خروجی آن، می‌تواند به معنی شکست کامل پروژه باشد. در این حالت‌ها، خروجی پروژه ایجاد شده است؛ اما نتایج و منافع مورد انتظار، قابل تحقق نیست. اگر محصول جدیدی طراحی کنید که منطبق با نیازهای مشتریان نباشد، با شکست مواجه خواهید شد. اگر محصول جدید خود را به موقع به بازار عرضه نکنید، ممکن است بازار را به رقبا واگذار کنید.
۳) خروجی‌های تولید شده توسط پروژه باید بتوانند عملیاتی شوند. گاهی یک سیستم خوب طراحی می‌شود اما در مرحله اجرا، با شکست مواجه می‌شود؛ چون آمادگی مورد نیاز برای اجرای آن ایجاد نشده یا آموزش مورد نیاز به درستی انجام نشده است. تمهیداتی که خارج از محدوده پروژه قرار دارند و برای تحقق منافع پروژه، ضروری هستند، باید به موقع انجام شده باشند.
۴) بررسی امکان‌پذیری تحقق منافع، در تمام مراحل تعریف و اجرای پروژه، ضرورت دارد. هم شرایط محیط پروژه در حال تغییر است و هم ممکن است پروژه طبق برنامه اجرا نشده باشد. ممکن است شرایط پیرامونی پروژه به گونه‌ای تغییر کرده باشد که در وضعیت جدید، خروجی‌های پروژه قابل عملیاتی شدن نباشند یا منافع مورد انتظار به دست نیایند.
۳) راهکار Prince2 برای مدیریت منافع پروژه
مدیریت منافع شامل شناسایی، برنامه‌ریزی، اندازه‌گیری و ردیابی منافع از شروع برنامه یا سرمایه‌گذاری پروژه تا زمان تحقق آخرین سود پیش بینی شده است. هدف این است اطمینان حاصل شود که منافعِ مورد نظر، خاص، قابل اندازه‌گیری، توافق شده، واقع بینانه و محدود به زمان هستند.
یکی از راهکارهای PRINCE2 برای تحقق منافع پروژه، تهیه سندی به نام «رویکرد مدیریت منافع»۲ است. این سند در همان مراحل اولیه پروژه تهیه می‌شود و در مراحل بعدی، در صورت لزوم، به روزآوری می‌شود.
هدف از رویکرد مدیریت منافع، شناسایی منافع و از همه مهمتر، انتخاب چگونگی اندازه‌گیری آن‌ها است، به گونه‌ای که بتوان نشان داد منافع پروژه به دست آمده‌اند. رویکرد مدیریت منافع باید شامل اطلاعات مربوط به جدول زمانی مورد انتظار برای این منافع باشد، یعنی زمانی که منافع باید اندازه‌گیری شوند و این‌که چه کسی اطلاعات را جمع‌آوری کند.
نکته: اگر نمی‌توانید یک منفعت را اندازه بگیرید، نمی‌توانید ادعا کنید که آن یک منفعت است.
سند «رویکرد مدیریت منافع» شامل موارد زیر است:
- چه منافعی باید مدیریت و اندازه‌گیری شوند؟
- چه کسی پاسخگوی منافع مورد انتظار است؟
- اقدامات مدیریتی برای اطمینان از این که نتایج پروژه به دست آمده است، چیست؟
- چگونه می‌توان میزان دستیابی به منافع مورد انتظار را اندازه‌گیری کرد و چه موقع قابل اندازه‌گیری هستند؟
- چه منابعی برای اندازه‌گیری منافع مورد نیاز است؟
- مبنایی۳ که بر اساس آن پیشرفت‌ها محاسبه می‌شوند، چیست؟
- نحوه عملکرد محصول پروژه چگونه بررسی می‌شود؟
رویکرد مدیریت منافع سندی است که:
- کلیه منافع ذکر شده در توجیه پروژه را پوشش می‌دهد.
- نشان می‌دهد منافع قابل اندازه‌گیری هستند و مبنا برای آن‌ها ثبت شده است.
- یک زمان‌بندی مناسب برای اندازه‌گیری منافع تعیین می‌کند و همینطور دلایل زمان‌بندی را بیان می‌کند.
- مهارت‌ها یا افراد مورد نیاز برای اندازه‌گیری منافع را مشخص می‌کند.
- در مورد این‌که آیا باید ضررهای جانبی پروژه سنجیده شود یا خیر، بحث می‌کند.
برای اندازه‌گیری مزایای پروژه نیاز به تعیین مبنا و هدف۴ داریم تا بتوانیم پیشرفت پروژه را در قیاس با آن‌ها اندازه بگیریم.
۴) نتیجه‌گیری
• توجه به منافع پروژه، در فاز تعریف و انتخاب پروژه‌ها، موجب انتخاب پروژه‌ی درست می‌شود؛ در حین اجرا، موجب اجرای درست پروژه می‌شود؛ پس از اتمام پروژه، موجب مراقبت از نتایج پروژه می‌شود. تحقق منافع پیش‌بینی شده، به معنی انتخاب پروژه درست، و انجام درست آن است.
• روش PRINCE2 بر این نکته تاکید دارد که مدیریت پروژه باید به نحوی انجام شود که به منافع مورد انتظار منجر شود. گاهی آنقدر درگیر مراحل انجام پروژه می‌شویم که هدف اولیه خود از انجام پروژه را فراموش می‌کنیم و حتی گاهی کارهایی می‌کنیم که با هدف اولیه ما در تناقض است، در این مواقع PRINCE2 مدام به ما اهداف را یادآوری می‌کند و از فراموش شدن آن‌ها جلوگیری می‌کند.
• این روش کمک می‌کند تا از تجارب خود درس بگیریم. مثلا با بررسی و اندازه‌گیری منافع به روش PRINCE2، زمانی که یک شیوه را تست کردیم و نتیجه نگرفتیم، دیگر آن را تکرار نمی‌کنیم و از اشتباهات گذشته خود درس میگیریم.
- Disbenefits
- benefit management approach
- baseline
- target
مراجع:
[۱]- TSO (The Stationery Office), 2017, Managing Successful Projects with PRINCE2.
[۲]- David Hinde, 2017, PRINCE2 Study Guide.
[۳]- www.tannerjames.com