4 نکته برای مدیریت و رهبری با پرسیدن سؤال
مقاله مرتبط:
فهرست مطالب:
- برای مدیریت و رهبری با پرسیدن سؤال نوع صحیحی از سوالات را بپرسید.
- برای مدیریت و رهبری با پرسیدن سؤال فرهنگی ایجاد کنید که پذیرا و مشوق سوالات باشد.
- چه چیزی را نباید بپرسید.
مدیریت و رهبری با پرسیدن سؤال
مدیران وقتی با مشكلی مواجه می‌شوند، فوراً راه حل خودشان را پیشنهاد می‌كنند. به جای این کار با پرسیدن سؤال، می‌توانند به اعضای تیم کمک کنند تا راه‌حل‌های خود را ارائه کرده و اعتماد به نفس و مهارت‌های خود را بهبود ببخشند.
برای مدیریت و رهبری با پرسیدن سؤال این نکات را در نظر داشته باشید:
۱) پایان سوالات را باز نگه دارید.
سؤالات محرکی بپرسید که اعضای تیم را ترغیب به فکر کردن کنند. سوالات را با چرا یا چگونه شروع کنید.
۲) سوالات هدایت کننده نپرسید.
از پرسیدن سؤالاتی که جواب آنها را می‌دانید، خودداری کنید.
۳) مشوق راه حل‌ها باشید.
مثلا بپرسید:
پیشنهاد می‌کنید برای به دست آوردن بهترین نتیجه چه کاری انجام دهیم؟
۴) یک فرهنگ مشوق پرسیدن سؤال ایجاد کنید.
از اعضای تیم بخواهید تا سؤالات مهم و حیاتی را به جلسات بیاورند، و نشان دهید که برای سؤالات آنها ارزش قائل هستید.
این نکته مدیریتی از «نحوه پرسیدن سؤالات بهتر» نوشته Judith Ross اقتباس شده است.
وقتی یکی از کارکنان شما با مشکلی مواجه می‌شود، خیلی ساده‌تر است که مستقیم به سراغ شما بیاید و شما هم سریعا راه حل خود را در اختیار او قرار دهید. اما در بلندمدت برای شما و سازمان بهتر است که آنها را وادار کنید خودشان فکر کنند و به راه حل برسند، یعنی مدیریت و رهبری با پرسیدن سؤال.
مدیریت و رهبری با پرسیدن سؤال
با پرسیدن سوالات مناسب، به اعضای تیم خود کمک کنید تا خودشان بهترین راه حل را پیدا کنند. سوالاتی که:
- الهام‌بخش افراد شود تا به روش‌های جدید فکر کنند،
- دامنه دیدشان را گسترش دهند،
- و آنها را قادر به مشارکت بیشتر در سازمان کنند.
در ادامه چارچوبی برای پرسیدن سؤالات مناسب در زمان مناسب، برای ایجاد شفافیت و توافق پیرامون مسائل و توانمندسازی کارکنان ارائه شده است:
برای مدیریت و رهبری با پرسیدن سؤال نوع صحیحی از سوالات را بپرسید.
وقتی رئیس ایده‌های کارکنان خود را می‌پرسد، این پیام را به آنها می‌دهد که کارشان را خوب انجام داده‌اند و قابل اعتماد هستند.
اما یک سوال مناسب بیش از این که نشان دهنده احترام به شخصی که از او سوال می‌کنید باشد، در واقع مشوق پیشرفت آن شخص به عنوان یک متفکر و برطرف‌کننده مشکل خواهد بود و از این طریق برای شما ارزش کوتاه مدت و بلند مدت به ارمغان می‌آورد:
ارزش کوتاه مدت:
تولید راه حل برای مسئله مورد نظر
ارزش بلند مدت:
دادن ابزار به کارکنان برای این‌که در آینده به مسائل مشابه به طور مستقل رسیدگی کنند.
سؤالات موثری که موجب توانمندسازی افراد می‌شوند، از یک یا چند روش زیر ایجاد ارزش می‌کند:
آنها وضوح ایجاد می‌کنند:
آیا می‌توانید درباره این وضعیت توضیح بیشتری بدهید؟
آنها روابط کاری بهتری ایجاد می‌کنند:
به جای این‌که بپرسید:
آیا به هدف فروش خود رسیده‌اید؟
بپرسید:
فروش چگونه پیش می‌رود؟
آنها به افراد کمک می‌کنند تا به صورت تحلیلی و انتقادی فکر کنند:
عواقب حرکت در این مسیر چیست؟
آنها باعث می‌شوند که افراد مسائل را به روشی تازه و غیرقابل پیش‌بینی ببینند:
چرا این راه حل جواب نداد؟
آنها تفکری را که موجب پیشرفت می‌شود، تشویق می‌کنند:
آیا می‌توان این کار را به روش دیگری انجام داد؟
آنها فرضیات را به چالش می‌کشند:
فکر می‌کنید اگر شروع به اشتراک‌گذاری مسئولیت فرایند اجرایی کنید، چه چیزی را از دست خواهید داد؟
آنها برای راه‌حل‌ها مالکیت ایجاد می‌کنند:
بر اساس تجربه‌تان، پیشنهاد می‌کنید چه کاری انجام دهیم؟
برای مدیریت و رهبری با پرسیدن سؤال فرهنگی ایجاد کنید که پذیرا و مشوق سوالات باشد.
برای پرورش فرهنگی که در آن از سؤالات برای ایجاد ارزش استفاده می‌شود، به کارکنان خود اطلاع دهید که برای سؤالات آنها ارزش قائل هستید.
به عنوان مثال:
به آنها بگویید كه بهترین سؤالات خود را در ارزیابی عملکردشان ذکر کنند. این ممکن است سؤالاتی باشد که آنها در یک سال گذشته مطرح کردند و منجر به ایده‌ها و راه حل‌های جدیدی برای شرکت شده است. به همان اندازه مهم است که به عنوان رهبر روشی را برای پرسیدن سوال طراحی و استفاده کنید تا تیم شما نیز به نوبه خود، آن را در رابطه با زیردستان خود به کار ببرد.
به عنوان مثال:
می‌توانید با پرسیدن سؤالاتی از قبیل سوالات زیر متوجه شوید میزان همکاری تیم با یکدیگر چکونه است:
- امروز سه ساعت با هم کار کردیم. به عنوان تیم کدام کار را بهتر انجام داده‌ایم؟
- چگونه می‌توانیم سؤالات بهتری بپرسیم؟
- چگونه می‌توانیم آنچه را که می‌آموزیم در سایر قسمت‌های کار خود استفاده کنیم؟
- چه مهارت‌های رهبری به ما کمک کردند تا امروز موفق شویم؟
آنچه با پرسیدن به دست می‌آورید.
با هدایت جلسات تیم خود با سؤال، به رفع ابهام و ایجاد هماهنگی درمورد مسائل کمک خواهید کرد.
بیشتر گروه‌ها وقتی تشکیل می‌شوند ،هم جهت نیستند. وقتی یک رهبر وارد گروه می‌شود و یک مشکل را بیان می‌کند، همه فرض می‌کنند که مسئله را به شکلی مشابه درک می‌کنند. در واقعیت، این نادرست است.
مثلاً:
اگر محصولی به فروش نمی‌رسد، ممکن است تصور کنید که این به دلیل یک برنامه بازاریابی ناقص است. اما شاید دیگران فکر کنند که مشکل خود این محصول است. بدون پرسیدن متوجه این موضوع نخواهید شد. بدون توافق عمومی در مورد مشکل، نمی‌توانید یک استراتژی برای رفع آن تعریف کنید. پرسیدن چنین سؤالاتی اعضای تیم را قادر می‌سازد دیدگاه‌های یکدیگر را درک کنند و در مورد آنچه با آن دست و پنجه نرم می‌کنند، توافق کنند.
چه چیزی را نباید بپرسید.
چندین نوع سؤال می‌تواند بر کارکنان تأثیر منفی بگذارند.
سؤالات متمرکز بر این مسئله که چرا شخص نتوانسته موفق شود؛
کارکنان را مجبور به گرفتن موضع دفاعی یا واکنشی می‌کند. چنین سؤالاتی فرصت‌های موفقیت را از بین می‌برند و به افراد اجازه نمی‌دهند سوء‌تفاهم‌ها را برطرف کنند و یا به اهداف برسند.
این سوالات عبارتند از:
- چرا از برنامه عقب هستید؟
- مشکلِ این پروژه چیست؟
- چه کسی از گروه عقب می‌ماند؟
- یعنی بیشتر از این نمی‌دانید؟
سؤالات هدایت کننده‌ای که به دنبال یک پاسخ مشخص هستند،
و باعث می‌شوند فردی که از او سؤال پرسیده می‌شود، در سامان به فردی منفور تبدیل شود و یا محبور به توافق شود. در میان بسیاری از مشکلات دیگری که این نوع سوالات ایجاد می‌کنند، آنها باعث می‌شوند که افراد از ارائه پاسخ صریح و صادقانه خودداری کنند.
مانند سوالات زیر:
- شما می‌خواستید این کار را خودتان انجام دهید، مگر نه؟
- آیا قبول ندارید که مشکل اینجا آقای رحیمی است؟
- همه افراد حاضر در این تیم فکر می‌کنند آقای رحیمی مشکل‌ساز است. شما چطور؟
در حالی که سوالات بسته که نیاز به پاسخ‌های خاص دارند،
می‌توانند روشی مناسب برای شروع و پایان مکالمه باشند، یک سری از آنها مانند موارد زیر باعث می‌شوند کارکنان احساس کنند که در معرض بازجویی هستند:
- آیا این زمان خوبی برای صحبت کردن است؟
- ساعت جلسه چه زمانی است؟
- چند نفر می‌آیند؟
- چه کسانی در آنجا خواهد بود؟
- چه زمانی گزارش آماده خواهد شد؟
موفقیت آنها موفقیت شماست.
به یاد داشته باشید که رهبران دقیقا به اندازه افرادی که برای آنها کار می‌کنند، موفق هستند. با پرسیدن سوالات صحیح از کارکنان خود، می‌توانید به آنها کمک کنید تا توانایی خود در حل مشکلات، خلاقیت و مهارتشان را پرورش دهند. قدرت بیشتر آنها در این مناطق باعث می‌شود هنگام بروز چالش‌های تازه به شما و کل واحد بهتر کمک کنند.