۶ مهارت مدیریت پروژه که برای موفقیت پروژه‌های خود به آنها نیاز دارید.
مدیر پروژه عالی چه کسی است؟
داشتن مدارک تحصیلی و حتی تکمیل تمام وظایف یک مدیر پروژه به تنهایی برای داشتن چنین لقبی کافی نیست. به عبارت دیگر برای اینکه یک مدیر پروژه عالی باشید مهارت‌های فنی کافی نیستند. از مهمترین مهارت‌های مدیر پروژه آنهایی است که به باعث ایجاد احساس ارزشمندی، انگیزه و اعتماد در تیم شما می‌شوند. یعنی مهارت‌های نرم!
درباره وظایف مدیر پروژه بیشتر بخوانید.
مهارت‌های نرم مدیریت پروژه شما را قادر می‌سازد، بهترین نسخه‌ی افرادتان را بیرون بکشید و بین بخش‌ها هماهنگی ایجاد کنید. همان مهارت‌هایی که وقتی شرایط سخت و پیچیده می‌شود، شما به آنها تکیه می‌کنید.
در حالی که اصطلاح “مهارت‌های نرم” باعث می‌شود که این مهارت‌ها چندان جدی به نظر نرسند، اما تاثیری که آنها روی عملکرد تیم شما دارند کاملاً جدی است و ۸۰٪ از متخصصان مدیریت پروژه آن را تایید می‌کنند.
طبق گزارش موسسه مدیریت پروژه در سال ۲۰۱۸، از هر پنج پاسخ دهنده چهار نفر معتقدند که مهارت‌های نرم امروزه نسبت به پنج سال پیش مهمتر هستند.
در این مقاله ۶ مورد از مهمترین مهارت‌های مدیریت پروژه و چگونگی بهبود آنها آورده شده است.
فهرست مهارت مدیریت پروژه:
مهارت مدیریت پروژه شماره ۱: ارتباطات
به عنوان یک مدیر پروژه، شما باید با افراد مختلفی کار کنید: اعضای تیم، سایر دپارتمان‌ها، رهبری، مشتریان و غیره. بیشتر پروژه‌ها ذینفعانی دارند که نیاز است آنها را هماهنگ، بروز و در حالت ایده‌آل خوشحال نگه دارید.
زمانی که باید افراد زیادی را مدیریت کنید، ارتباط یک کلید است. برای اینکه کار جریان پیدا کند، باید مطمئن شوید که همه با هم هماهنگ هستند، برای رسیدن به اهداف یکسان کار می‌کنند و همه آنها در جریان هرگونه تغییر یا مشکل قرار دارند. اما این کار چندان آسان نیست، به ویژه هنگامی که کار شما برقراری ارتباط با افراد در تمام سطوح است. چرا که در این صورت باید بتوانید به طور مداوم سبک و محتوای ارتباطی خود را متناسب با مخاطبتان تنظیم کنید.
برای یک مدیر پروژه، ارتباطات ضعیف می‌تواند همه چیز را از بین ببرد. گزارش PMI 2018 نشان داد که این فاکتور اصلی شکست در ۲۹٪ از پروژه‌های ناموفق است.
بنابراین با توجه به اینکه از این مهارت، روزانه بارها و بارها در قالب‌های متنوع (رو در رو، ایمیل، پیام‌رسان‌ها، کنفرانس ویدیویی و غیره) استفاده خواهید کرد، نمی‌توان اهمیت آن را در مدیریت پروژه نادیده گرفت.
نحوه بهبود این مهارت مدیریت پروژه:
گوش دهید (و سوال بپرسید).
چه در یک جلسه با مشتری باشید یا یک جلسه شخصی با یک کارمند، گوش دادن یکی از قدرتمندترین راهکارهایی است که می‌توانید به کار ببرید. این کار را درست انجام دهید و سوالات صحیح بپرسید تا بتوانید آنچه را که گفته شده و حتی ناگفته‌ها را دریابید و با درک بهتر از شرایط موجود و همچنین احساسات اعضای تیم در مورد کارهایی که انجام می‌دهند، زمانی که لازم است برای حل مسئله در جایگاه بهتری قرار بگیرید.
در ارائه بازخورد کوتاهی نکنید.
بازخورد برای پیشرفت ضروری است، حتی زمانی که یک بازخورد انتقادی باشد. در ذهن اکثر افراد، بازخورد با پیشرفت شغلی مرتبط است. و یک مطالعه نشان داد که ۹۴٪ از افراد معتقدند که بازخورد اصلاحی (یعنی “منفی”) عملکرد آنها را بهبود می‌بخشد، به شرطی که به خوبی ارائه شود. این بدان معناست که بازخورد شما باید مشخص و عملگرا باشد و برای اینکه کارها در آینده بهتر انجام شوند، مسیری شفاف ارائه دهد.
ارتباطات خود را متمرکز کنید.
به دلیل وجود روش‌های مختلف برای برقراری ارتباط، ممکن است به آسانی دچار سو تفاهم شوید یا اطلاعات مهم را از دست بدهید. استفاده از یک ابزار مدیریت پروژه می‌تواند با ارائه یک مکان واحد برای همه بحث‌ها و بروزرسانی‌های مهم، به شما کمک کند. به کمک این ابزار، ارتباطات هدفمندتر شده، ردیابی ارتباطات آسانتر می‌شود و همچنین باعث می‌شود ایمیل کمتری ارسال و دریافت کنید و بنابراین تمرکز خود را بر روی کار حفظ کنید.
ابزار مدیریت پروژه بهتایم را به رایگان امتحان کنید.
مهارت مدیریت پروژه شماره ۲: ساماندهی
توانایی ساماندهی یکی از مهمترین مهارت‌های لازم برای مدیر پروژه است. خبر خوب این است که بهبود این توانایی آسان است.
ساماندهی یک اصطلاح گسترده است که مهارت‌های بسیاری را شامل می‌شود، از موضوعات اصلی مانند برنامه‌ریزی دقیق پروژه گرفته تا کارهای روزمره مانند مدیریت زمان شخصی که به شما امکان می‌دهد to-do لیست خود را تکمیل کنید و در زمان مناسب در مکان مناسب باشید.
به عنوان یک مدیر پروژه، شما فقط مسئول ساماندهی و مدیریت کار خود نیستید، دیگران هم به شما تکیه می‌کنند. بنابراین به راحتی می‌توان فهمید که چرا ساماندهی یکی از مهمترین نقاط قوت یک مدیر پروژه است.
نحوه بهبود این مهارت مدیریت پروژه:
تقویم خود را بروز نگه دارید.
داشتن یک تقویم مشترک به کل تیم کمک می‌کند تا وظایف مهم و نقاط عطف را ردیابی کنند و از سررسید فعالیت‌ها غافل نشوند. همچنین آگاهی شما از در دسترس بودن افراد آسانتر شده و بنابراین می‌توانید جلسات را با جنجال کمتری تنظیم کنید. این تقویم به شما کمک می‌کند تا مسائل احتمالی مانند کمبود منابع به دلیل مرخصی‌ها را قبل از اینکه به مشکل تبدیل شوند، شناسایی کنید.
با تقویم فارسی ابزار مدیریت پروژه بهتایم آشنا شوید.
گاهی اوقات از تابلوی مزاحم نشوید، استفاده کنید.
مزاحم نشوید. بخش مهمی از ساماندهی تمرکز همزمان بر روی یک موضوع و اعطای توجه کامل به هر وظیفه است، به جای اینکه تلاش کنید توجه خود را بین چندین موضوع در یک زمان واحد پخش کنید و در هیچکدام موفق نشوید. بنابراین وقتی در یک جلسه هستید، یا اگر به تمرکز عمیق نیاز دارید، نوتیفیکشن‌ها را خاموش کرده و امکان تفکر را برای خود فراهم کنید.
مهارت مدیریت پروژه شماره ۳: سازگاری
آن برنامه‌ریزی دقیقی که برای پروژه آماده کرده‌اید، به احتمال بسیار زیاد تغییر خواهد کرد. این اتفاق می‌تواند به دلایلی خارج از کنترل شما رخ دهد، مانند خواسته‌های مشتری یا ذینفعان، یا به این دلیل که در طول پروژه، متوجه شدید برای دستیابی به بهترین نتیجه باید جهت خود را تغییر دهید.
بهترین مدیران پروژه از تغییر نمی‌ترسند، چرا که یکی از ویژگی‌های مدیریت موفقیت‌آمیز پروژه سازگاری است. این مهارت مدیریت پروژه به رهبران پروژه امکان می‌دهد تا با انعطاف‌پذیری بیشتر در لحظه به تغییرات پاسخگو باشند، بدون اینکه کل برنامه پروژه خود را فدا کنند و یا کار را از ابتدا شروع کنند.
اگر نتوانید این کار را انجام دهید؟ طبق گزارش PMI، باید بدانید که تغییر در اهداف پروژه عامل ۳۷٪ از شکست‌های پروژه و تغییر در اولویت‌های سازمان عامل ۳۹% از این شکست‌هاست.
نمی‌توان گفت که سازگاری به طرز جادویی همه این فاکتورهای شکست را از بین می‌برد اما کمک می‌کند تا برای کنترل تغییرات، به حداقل رساندن نتایج ناخوشایند، و هدایت پروژه به مسیر درست برای رسیدن به نتیجه مطلوب مجهز باشید.
نحوه بهبود این مهارت مدیریت پروژه:
کمی چابک‌تر باشید.
مهم نیست که از کدام روش مدیریت پروژه استفاده می‌کنید، درک اصول چابک یک مهارت مدیریت پروژه خوب است. حتی اگر این متدولوژی را انتخاب نمی‌کنید، اصول مناسبی در چابک وجود دارد که می‌توانید شروع به استفاده از آنها کنید. مانند: جلسات روزانه، اسپرینت‌ها یا بازخورد مداوم.
همه چیز درباره مدیریت پروژه چابک
مهارت مدیریت پروژه شماره ۴: همدلی
همدلی توانایی درک احساس افراد اطراف و دیدن مسائل از دید آنها است.
به عنوان یک مدیر پروژه، همدلی به شما این قدرت را می‌دهد که به همه افرادی که با آنها کار می‌کنید نزدیکتر شوید. به نوبه خود، این نزدیکی به شما کمک می‌کند تا به عنوان یک رهبر بصیرت بیشتری داشته باشید و یک محیط کاری انگیزه دهنده‌تر و راضی کننده‌تر برای تیم خود ایجاد کنید. چرا که به واسطه این نزدیکی با افرادتان می‌دانید چه چیزهایی به هر کدام از آنها انگیزه می‌دهد و می‌توانید به آنها کمک کنید مهارت‌های خود را بهبود بخشیده و به اهداف خود برسند.
همدلی همچنین مهارت بسیار مهمی از مجموعه مهارت‌های مدیر پروژه در هنگام حل تعارضات است. به خصوص وقتی در کنار مهارت‌های ارتباطی عالی استفاده شود. همدلی شما را به میانجیگر بهتری تبدیل می‌کند و می‌تواند به اعضای تیم شما کمک کند تا احساس احترام و ارزش بیشتری داشته باشند.
درباره همدلی سازمانی بیشتر بخوانید.
نحوه بهبود این مهارت مدیریت پروژه:
به تیم خود نردیک شوید.
سعی کنید با افرادی که روی پروژه شما کار می‌کنند ارتباط برقرار کنید. این کار در واقع بازگشت به مهارت‌هایی است که در بخش ارتباط در مورد آنها صحبت کرده‌ایم، مانند پرسیدن سوال و گوش دادن به پاسخ‌ها، اما در این مرحله باید یک گام فراتر بروید: همزمان با همه این کارها باید تلاش کنید تا مسائل را از نقطه نظر شخص مقابل ببینید.
بیشتر داستان بخوانید.
مطالعات نشان داده که خواندن داستان‌های ادبی ما را با شخصیت‌ها و سناریوهای پیچیده‌ای آشنا می‌کند که ممکن است در زندگی واقعی خود هرگز با آنها مواجه نشویم. زمانی که شروع به شناسایی شخصیت‌های مختلف می‌کنیم، میتوانیم دیدگاه‌ها، اهداف و خواسته‌های دیگران را هم در نظر بگیریم.
مهارت شماره ۵: خونسردی (یعنی توانایی آرام ماندن تحت فشار و استرس)
مدیران پروژه عالی خونسرد هستند. یا به عبارت دیگر: آنها تحت فشار قادر به آرام نگه داشتن خود هستند.
این مهارت مهم است چرا که شما به عنوان یک مدیر پروژه در موقعیت‌های بسیاری تحت فشار قرار خواهید گرفت: نزدیک شدن به سررسیدها، مکالمات دشوار با مشتری و یا مواردی که طبق برنامه‌ریزی پیش نمی‌روند. مدیران پروژه فقط به گذر از بحران احتیاج ندارند، بلکه باید بتوانند در این شرایط پیشرفت کنند.
به خصوص در یک محیط کسب و کار خدماتی، که همه چیز سریع و دائماً در حال تغییر است، مدیران پروژه باید بتوانند آرامش خود را حفظ کرده و تحت فشار تصمیم‌های خوبی بگیرد.
اگر می‌خواهید یک مدیر پروژه عالی باشید، باید بتوانید بداهه فکر کنید و تصمیم بگیرید، راه‌حل‌های خلاقانه ارائه دهید، احساسات مثبت افراد را حفظ کنید، و وحشت‌زده نشوید.
نحوه بهبود این مهارت مدیریت پروژه:
بدانید چه چیزی باعث استرس شما می‌شود.
اگر می‌خواهید خونسرد باشید، باید بفمید ضامن شروع استرس شما چیست. شاید از ددلاین‌ها آشفته می‌شوید، یا هنگام نه گفتن به دیگران استرس می‌گیرید. شناخت مسائلی که باعث استرس شما می‌شوند، به شما کمک می‌کنند تا بتوانید از قبل برنامه‌ریزی کنید و تصمیمات بهتری بگیرید.
از تجربیات خود بیاموزید.
یادتان باشد که شما فقط انسان هستید، بنابراین هر چقدر هم که سعی کنید خونسرد باشید ممکن است گاهی آشفته شوید. باید بتوانید از این وضعیت به نفع خود استفاده کنید و آنچه را که اتفاق افتاده نقد و بررسی کنید. (یک جلسه پس از واقعه، در مغزتان)
هنگامی که از شرایط خارج شدید با بررسی موارد زیر واکشن‌های خود را ارزیابی کنید:
- موقعیت چه بود؟
- چرا این اتفاق افتاد؟
- چگونه نسبت به آن واکنش نشان دادید؟ چرا چنین واکنشی نشان دادید؟
- فکر می‌کنید چه کاری را می‌توانستید بهتر انجام دهید؟
- دفعه بعد چه کاری را متفاوت انجام می‌دهید؟
مواردی را که باعث آشفتگی شما می‌شوند، ردیابی کرده و سعی کنید به مرور به الگوهایی دست پیدا کنید.
مهارت مدیر پروژه شماره ۶: رهبری
آیا چیزی مبهمتر از جمله “یک رهبر خوب باشید” وجود دارد؟
مسئله این است که افراد مختلف نسبت به یک رهبری خوب دیدگاه متفاوتی دارند. رهبر خوب بودن می‌تواند بسته به صنعت و تک تک اعضای تیم متفاوت باشد.
برای اینکه یک رهبر خوب باشید، باید بسیاری از مهارت‌های مدیریت پروژه دیگر را در این لیست بگنجانید. به عنوان یک رهبر باید بتوانید هدف پروژه را به وضوح بیان کرده، با همدلی با تیم خود ارتباط برقرار کنید و پروژه را در مسیرهای سنگی هدایت کنید، و همچنین به خوبی الهام بخش تیم خود باشید.
ما معتقدیم که یک رهبری خوب به معنای توانایی درک آن چیزی است که باعث انگیزه تیم شما می‌شود؛ پس از مهارت‌های منحصر به فرد مدیریت پروژه خود برای یک رهبری موثر استفاده کنید.
نحوه بهبود این مهارت مدیریت پروژه:
از رهبران دیگر بیاموزید.
چه کسی الهام بخش شماست و چرا؟ سعی کنید تا جایی که می‌توانید از رهبرانی که تحسینشان می‌کنید، بیاموزید. می‌توانید با یک رهبری که مورد تحسین شماست قهوه بخورید یا درباره زندگی رهبران بزرگ مطالعه کنید.
چگونه مهارت‌های مدیریت پروژه را توسعه دهیم؟
بهترین روش برای یادگیری این مهارت‌های مدیریت پروژه، تمرین روزانه آنهاست.
ردیابی کار خود را با یک ابزار مدیریت پروژه آغاز کنید تا اطمینان حاصل کنید که همیشه منظم هستید و همه کارها را تحت کنترل دارید. به دنبال راه‌هایی برای تعامل و الهام بخشیدن به هر یک از اعضای تیم خود باشید.
مهارت‌های نرم خود را تقویت کنید، و به زودی خواهید دید که آنها به نقاط قوت شما در مدیریت پروژه تبدیل می‌شوند.
نتیجه‌گیری
برای اینکه یک مدیر پروژه عالی باشید، داشتن مدارک تحصیلی و حتی تکمیل تمام وظایف یک مدیر پروژه کافی نیست. این مهارت‌های نرم مدیریت پروژه هستند که شما را قادر می‌سازند بهترین نسخه‌ی افرادتان را از آنها بیرون بکشید و بین بخش‌های مختلف هماهنگی ایجاد کنید.
۶ مهارتی که برای اینکه یک مدیر پروژه عالی باشید، باید آنها را تقویت کنید:
- ارتباطات
- ساماندهی
- سازگاری
- همدلی
- خونسردی
- رهبری
چه مهارت‌های مدیریت پروژه دیگری می‌شناسید که در این مقاله به آنها اشاره نشده است؟ آنها را با ما در میان بگذارید.