۴ نکته برای نوشتن ایمیل های بهتر
مقاله مرتبط:
فهرست مطالب:
- ۴ نکته برای نوشتن ایمیل بهتر
- ۱) دعوت به یک عمل.
- ۲) آن را شفاف بیان کنید.
- ۳) توضیح دهید.
- ۴) تفکر کنید.
۴ نکته برای نوشتن ایمیل های بهتر
چند نکته برای پیام رسانی موثر وجود دارد:
۱) چیزی درخواست کنید.
هر نوشته‌ی تجاری شامل دعوت به یک کار یا call to action است. قبل از نوشتن ایمیل خود، باید بدانید که از مخاطبان خود چه درخواستی دارید.
۲) آن را شفاف و صادقانه بیان کنید.
هدف خود از نوشتن ایمیل را در آخرین پاراگراف ایمیل مدفون نکنید. اطلاعات مهم را در موضوع ایمیل و جمله آغازین آن قرار دهید.
۳) توضیح دهید.
فرض نکنید که مخاطب شما همه چیز را می‌داند. کلیه‌ی اطلاعات مرتبط و لازم را در اختیار او قرار دهید.
۴) به آن‌ها بگویید که چه فکر می‌کنید.
قبل از این‌که از مخاطبان خود بخواهید نظرشان را بیان کنند، شما باید نظر خود را بیان کنید.
این مطلب از «۴ نکته برای نوشتن ایمیل بهتر» توسط david silverman اقتباس شده است.
۴ نکته برای نوشتن ایمیل بهتر
۱) دعوت به یک عمل.
اولین چیزی که یک یادداشت، گزارش یا پاورپوینت را از یک رمان جدا می‌کند، دعوت به یک عمل است. یک رمان برای لذت بردن و سرگرمی نوشته می‌شود. اما هدف از نوشته‌های تجاری این است که مخاطب را به انجام کاری دعوت کنند.
مثلا: سرمایه‌گذاری بر روی یک موضوع، دعوت به یک عمل خیرخواهانه، یا ثبت نام در یک سایت.
سؤالاتی که باید از خود بپرسید:
- آیا ایمیل من از خواننده می‌خواهد کاری انجام دهد؟
- اگر اینطور نیست، چرا آن را ارسال می‌کنم؟
۲) آن را شفاف بیان کنید.
کارگردان فیلم ترسناک پول می‌گیرد تا مردم را غافلگیر کند. اما به ما پول می‌‌دهند تا رئیس خود را غافلگیر نکنیم! هدف از نامه شما هر چه که هست، آن را در خط اول بگویید. رمز و راز و داستان راه‌های خوبی برای سرگرمی و آموزش هستند، اگر این شغل‌ها را ندارید، هدف خود از نوشتن ایمیل را در خطوط ابتدایی بیان کنید.
سؤالاتی که باید از خود بپرسید:
- آیا خواننده می‌تواند از موضوع و جمله اول ایمیل بدون این‌که ادامه نامه را بخواند بگوید که در مورد چه چیزی نوشتم؟
- اگر چنین نیست، چرا اصرار دارید که آن‌ها حدس بزنند؟
۳) توضیح دهید.
آیا خواننده باید بداند که اگر کارگران مترو اعتصاب کنند، این پروژه موفق نخواهد شد، یا این‌که همه چیز بستگی به این دارد که در ۱۰۰ سال آینده هیچ طوفانی اتفاق نیفتد؟ به خواننده اطلاع دهید که چه فکری پشت این نامه وجود دارد. و هنگام پیگیری و ایمیل‌های بعدی، فرض نکنید همه‌ی آنچه را که گفته‌اید به خاطر می‌آورند. اگر نگرانید که یک کلمه اختصاری، اصطلاح یا مرجع حتی برای یک لحظه اشتباه برداشت شود، آن را توضیح دهید.
سؤالاتی که باید از خود بپرسید:
- آیا به آنچه مخاطب می‌داند متکی هستم یا آنچه که فکر می‌کنم باید بداند؟
- آیا ناخواسته چیزی را از خواننده پنهان می‌کنم؟ اگر چنین است، چرا می‌خواهم بعداً او را غافلگیر کنم؟
۴) تفکر کنید.
چند بار ایمیلی دریافت کرده‌اید که می‌گوید:
«شما چه فکر می‌کنید؟ یا نظر شما چیست؟» که به دنبال آن زنجیره‌ای از پیام‌ها رد و بدل می‌شود تنها به این دلیل که نویسنده با خودش گفته:
«من نمی‌توانم به خودم زحمت توضیح استدلال یا آنچه می‌خواهم روی آن تمرکز کنید را بدهم.»
وقتی می‌نویسید، مطمئن شوید که آنچه به آن فکر می‌کنید و آنچه را که می‌خواهید خواننده روی آن زمان بگذارد، توضیح داده‌اید.
سؤالاتی که باید از خود بپرسید:
- آیا ایمیل من نظر خودم و گزینه‌های پیش روی خواننده را به او نشان می‌دهد؟
- اگر اینطور نیست، چرا او را مجبور می‌کنم سعی کند، ذهنم را بخواند؟