چک لیست مدیریت وظایف را آسان می‌کند.
شاید فکر کنید که چک لیست ها نقشی در محل کار ندارند و اغلب برای کارهای ساده‌ای مانند تهیه لیست مواد غذایی استفاده می‌شوند، اما قدرت چک لیست ها بارها و بارها در انواع مشاغل ثابت شده است. مهم نیست که چند بار یک کار را انجام داده‌اید یا چقدر آموزش و تجربه در نقش خود دارید، چک لیست ها احتمال نادیده گرفتن مراحل مهم را کاهش می‌دهند و به شما کمک می‌کنند تا مطمئن شوید که کار خود را با مهارت تکمیل کرده‌اید.
فهرست مطالب
وظایف و چک لیست ها
نباید آیتم‌های چک‌لیست را با وظایف اشتباه گرفت. به عنوان مثال وظیفه نوشتن مقاله برای وبلاگ بهتایم به من داده شده است، اما وظایف فرعی زیادی وجود دارند که باید برای تکمیل وظیفه نوشتن مقاله انجام شوند. به عنوان مثال:
- انجام تحقیقات سئو
- انتخاب یا ایجاد تصاویر
- ویرایش نسخه نهایی
- انتشار پست در وردپرس
- افزودن لینک‌های داخلی
- درج تصاویر
- اضافه کردن متن جایگزین برای تصاویر
- افزودن Call to action به مقاله
تکمیل اکثر وظایف، به بیش از یک کار واحد نیاز دارد و منطقی نیست که برای هر یک از این کارها وظایف جداگانه تعریف کنیم، بنابراین استفاده از چک‌لیست یک راه حل مناسب است.
چرا چک لیست ها قدرتمند هستند؟
چک لیست‌ها به شما کمک می‌کنند تا از اشتباهات جلوگیری کنید و همچنین ذهن شما را از نگرانی آزاد می‌کنند تا بتوانید بر روی کارهای مهم‌تر تمرکز کنید.
جراح و نویسنده آمریکایی Atul Gawande در کتاب خود به نام The Checklist Manifesto توضیح داد که چرا چک‌لیست ها ابزار ضروری بهره‌وری هستند:
چک لیست ها حداقل مراحل لازم را به ما یادآوری کرده و آنها را شفاف می‌کنند.
دو نوع چک لیست به شما کمک می‌کند تا از اشتباهات جلوگیری کنید:
چک لیست اول: Read-Do
اگر تا به حال از روی یک دستور آشپزی شام پخته باشید، با این نوع چک لیست آشنایی دارید. با خواندن هر مورد در لیست شروع می‌کنید و آن را قبل از رفتن به آیتم بعدی، تکمیل می‌کنید. این نوع چک‌لیست مراحل مورد نیاز برای دستیابی به یک نتیجه خاص مانند پخت لازانیا را مشخص می‌کند.
چک لیست دوم: Do-Confirm
چک‌لیست Do-Confirm وظایفی را که از روی حافظه خود انجام می‌دهید، پوشش می‌دهد.
خلبانان از یک چک‌لیست Do-Confirm استفاده می‌کنند تا مطمئن شوند که چیزی مانند چک کردن ابزار مناسب یا قفل کردن ترمزهای هواپیما را نادیده نگرفته‌اند. این نوع چک لیست به خلبان کمک می‌کند تا با خیال راحت هواپیما را بدون تکیه بر حافظه خطاپذیر خود به پرواز در بیاورد.
شما هم می‌توانید از چک‌لیست Do-Confirm برای پروژه‌های مهمی مانند سخنرانی یا برنامه‌ریزی سفرهای کاری استفاده کنید. بعید است که نوشتن سخنرانی یا حتی تمرین آن را فراموش کنید، اما در مورد تأیید اینکه جزوه‌های کافی برای شرکت‌کنندگان چاپ کرده‌اید و یا اینکه لپ‌تاپتان درست کار می‌کند یا نه، ممکن است به آن نیاز داشته باشید.
این نوع چک‌لیست به شما کمک می‌کند تا از مشکلات قابل پیشگیری در محل کار جلوگیری کنید و یا اگر زیاد سفر می‌کنید، به شما کمک می‌کند تا قبل از خروج از خانه یا محل کار، آنچه را که نیاز دارید (مانند پاسپورتتان!) به همراه داشته باشید.
چگونه یک چک لیست موثر بنویسیم.
می‌توانید چک‌لیست را روی کاغذ، اکسل یا حتی در ابزاری مانند بهتایم ثبت کنید. به عنوان مثال، من برای نوشتن مقاله، چک لیستی دارم که هر بار بعد از نوشتن یک مقاله تمام آیتم‌های آن را چک می‌کنم و مطمئن می‌شوم که مواردی مانند غلط املایی، تصویر نامناسب، لینک‌های شکسته و غیره در مقاله من وجود ندارد.
برای تهیه اولین چک لیست خود، از خود بپرسید که چه وظایفی را به طور منظم انجام می‌دهید، سپس آیتم‌هایی را که نباید فراموش کنید بنویسید و با بررسی مجدد این آیتم‌ها، به یک چک لیست برای این وظایف برسید.
۳ مرحله برای ایجاد چک لیست
مرحله ۱: در مورد موضوع چک لیست تصمیم بگیرید.
کاری را که انجام می‌دهید و تکراری است و لازم است چندین مرحله از آن را به خاطر بسپارید، پیدا کنید. به عنوان مثال:
- آماده شدن برای یک جلسه
- جمع آوری داده‌ها برای گزارش‌های ماهانه
- سازماندهی یک وبینار
مرحله ۲: فعالیت را به آیتم‌های چک لیست تجزیه کنید.
فعالیت را به وظایف جزئی تقسیم کنید. لیست شما می‌تواند به ترتیبی باشد که باید وظایف را انجام دهید یا به صورت یک لیست بزرگ که ترتیب کارها در آن مهم نیست.
می‌توانید از بهتایم برای مدیریت وظایف و تهیه چک لیست استفاده کنید.
مرحله ۳: چک لیست را تست کنید.
اکنون که یک چک لیست ایجاد کرده‌اید، باید آن را آزمایش کنید!
چگونه و چرا چک لیست ها در محل کار مفید هستند؟
چک لیست ها لیستی از مواردی هستند که باید در نظر گرفته شوند و ما از آنها در بسیاری از جنبه‌های مختلف زندگی روزمره خود استفاده می‌کنیم. ممکن است برای یک کار ساده مانند بستن چمدان یا ایجاد یک لیست مواد غذایی از آنها استفاده کنیم. با این حال ثابت شده که ابزارهای قدرتمندی در صنایع و حرفه‌های مختلف هستند.
حرفه شما هر چه باشد، وظایفی وجود دارد که باید انجام دهید و مهم نیست که چقدر تجربه یا آموزش دارید، این احتمال وجود دارد که وظایف یا مراحل مهمی را نادیده بگیرید. چک لیست می‌تواند به شما کمک کند تا احتمال این اتفاق را کاهش دهید و کارایی و بهره وری را افزایش دهید.
اما این تنها دلیل مفید بودن چک لیست ها در محل کار نیست.
مزایای چک لیست محل کار
استفاده از چک لیست هفت مزیت دارد:
۱) به شما کمک می‌کند تا سازماندهی بیشتری داشته باشید.
هنگامی که یک چک لیست ایجاد می‌کنید، به شما کمک می‌کند تا سازماندهی بیشتری داشته باشید زیرا مطمئن می‌شود هیچ مرحله‌ای را از قلم نینداخته‌اید. استفاده از چک لیست ساده است و اگر به درستی استفاده شود، می‌تواند ابزار مفیدی باشد چرا که اساساً، لیستی است که به شما امکان می‌دهد وظایف مختلف خود را سریع و کارآمد مدیریت کنید. همه افراد در محل کار می‌توانند از این ابزار عالی استفاده کنند، از مدیران ارشد گرفته تا کسانی که در خط تولید هستند.
۲) انگیزه می‌دهد.
وقتی چک لیستی برای دنبال کردن داشته باشید، انگیزه خوبی خواهید داشت. چک لیست شما را تشویق می‌کند که دست به عمل زده و وظایف مختلف را انجام دهید. همچنین احساس شیرینی که پس از انجام هر کار پیدا می‌کنید، انگیزه انجام کارهای بیشتر را فراهم کرده و در نتیجه احتمال موفقیت شما بیشتر می‌شود.
۳) به عنوان حافظه عمل می‌کند.
می‌دانیم که زمانی که تصمیمات کوچک زیادی می‌گیریم، انرژیمان برای گرفتن تصمیمات بزرگ از دست می‌رود. این پدیده خستگی تصمیمی (Decision fatigue) نامیده می‌شود:
هرچه تصمیمات بیشتری بگیرید، توانایی شما در قضاوت کردن تحلیل می‌رود. خستگی تصمیم یک مشکل واقعی است و با کمک چک لیست‌ها می‌توان آن را کاهش داد. اگر چک‌لیست وجود داشته باشد، مجبور نیستید هر کار کوچکی را که باید انجام دهید به خاطر بسپارید.
چک‌لیست به عنوان حافظه شما کارهایی را که باید انجام شوند و همچنین ترتیب انجام دادنشان را نگهداری می‌کند تا اشتباهات و خطاها در هر فرآیندی کاهش یابد و بهترین نتایج ممکن حاصل شود.
۴) بهره‌وری را بهبود می‌بخشد.
وقتی چک‌لیست محل کار دارید، می‌توانید کارهای تکراری را به سرعت و کارآمدتر انجام دهید. این کار زمان بیشتری را در روز برای شما آزاد می‌کند و به شما امکان می‌دهد تا بازدهی بیشتری داشته باشید و هر روز کارهای بیشتری انجام دهید.
۵) کمک می‌کند خلاق‌تر باشید.
داشتن چک‌لیست برای کارهای تکرای در محل کار، به شما کمک می‌کند هیچ یک از مراحل یک فرآیند را فراموش نکنید و در عین حال، مغز شما را آزاد می‌کند تا بتوانید از آن برای فعالیت‌های خلاقانه استفاده کنید.
۶) آموزش و به اشتراک‌گذاری دانش را ممکن می‌سازد.
مستندسازی فرآیند کسب و کار در قالب چک‌لیست، راهنمای چگونگی تکمیل یک کار یا فرآیند را ارائه می‌دهد. این یک راه عالی برای آموزش اعضای جدید تیم است. همچنین مستند کردن فرآیندهای تجاری با چکلیستها باعث می‌شود دانش برای همیشه در کسب و کار باقی بماند.
۷) فرصت محول کردن کارها را فراهم می‌کند.
محول کردن کارها آسان‌تر می‌شود، زیرا فرآیندهای انجام کار به بهترین شکل ممکن مستند شده و اعتماد به فرد دیگری برای انجام کارها ممکن می‌شود.
از طرفی باعث افزایش اعتماد به نفس به فردی می‌شود که کار به او محول شده، زیرا با داشتن تمام این مراحل احتمال بیشتری وجود دارد که فرد کار را ماهرانه انجام دهد و به پایان برساند.
ایجاد وظایف و چک لیست در بهتایم
بهتایم یک ابزار مدیریت پروژه است که برای پیگیری و مدیریت وظایف هم استفاده می‌شود. این ابزار برای کارهایی که به بیش از یک مرحله برای تکمیل شدن نیاز دارند، چک‌لیست آماده می‌کند. اگر به مثال نوشتن مقاله برگردیم، ممکن است من در یک ماه، ۵ مقاله بنویسم. هر یک از این مقاله‌ها تبدیل به یک فعالیت در بهتایم می‌شوند:
هر یک از این فعالیت‌ها شامل چک‌لیستی است که به من کمک می‌کند مطمئن شوم هیچ مرحله‌ای را هنگام نوشتن یا انتشار مقاله فراموش نمی‌کنم:
وقتی هر یک از این مراحل را انجام دادم، آن را از لیست آیتم‌ها خط می‌زنم و به این ترتیب از فراموش شدن این مراحل مهم جلوگیری می‌کنم.
اگر شما هم فکر می‌کنید چکلیستها می‌توانند در بهبود بهره‌وری شما موثر باشند، پیشنهاد ما به شما استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه و وظایف بهتایم است که با امکاناتی مثل: ساختار شکست کار، اضافه کردن چک‌لیست به فعالیت‌ها و تسک بورد، مدیریت وظایف را برای شما آسان می‌کند.
مراجع: